Uma visão geral completa do Zoho Sign

Em um mundo onde tudo está se tornando cada vez mais digital, nossas vidas passaram a depender cada vez mais de métodos digitalizados. Pense em uma ferramenta que permite que as empresas fechem negócios rapidamente e que o processo de assinatura seja feito na nuvem sem nenhum tipo de incômodo. Um software que permite que os funcionários das organizações deixem de lado todas as preocupações causadas pela digitalização, impressão e envio de fax dos documentos. Parece sem costura, certo?

Bem, o software de assinatura eletrônica do Zoho Sign faz exatamente isso. Basicamente, traz a assinatura de contrato que pode ser a qualquer hora, em qualquer lugar e em qualquer dispositivo. A implementação do Zoho Sign é de grande importância para organizações de qualquer tamanho, seja no setor imobiliário, saúde, construção, manufatura ou mais. É conveniente, acessível e fácil de usar.

Além disso, com o uso generalizado do COVID-19, um número crescente de pessoas mudando para trabalhar em casa e tudo ficando totalmente sem papel, a implementação do Zoho Sign tornou-se mais importante do que nunca.

Neste blog, ofereceremos uma visão geral completa do Zoho Sign. No entanto, começaremos primeiro entendendo o que é o Zoho Sign em detalhes completos.

O que é Zoho Sign?

O Zoho Sign é uma ferramenta de assinatura digital projetada para que as empresas fechem negócios em minutos enquanto realizam o processo de assinatura na nuvem de forma transparente. É um serviço que elimina toda a tensão extra, tempo e dinheiro consumidos no transporte e digitalização de documentos em papel, permitindo que os usuários e seus clientes assinem digitalmente e verifiquem documentos juridicamente vinculativos.

O uso do Zoho Sign ajuda a otimizar o processo de assinatura de contratos em qualquer lugar e em qualquer dispositivo. Isso é para manter os negócios avançando graças à integração do aplicativo com uma variedade de aplicativos Zoho e outros aplicativos de terceiros, como OneDrive, DropBox, Google Drive e outros. Isso torna o Zoho Sign uma solução valiosa para PMEs e grandes empresas em diversos setores, incluindo imobiliário, manufatura, saúde e construção.

Com o login do Zoho Sign , um nível de segurança pode ser experimentado para a privacidade e confidencialidade dos documentos. Ele usa trilhas de auditoria, códigos de acesso e verificação multifatorial para proteger documentos. Além disso, também garante que os documentos assinados digitalmente no aplicativo Zoho Sign tenham tratamento legal semelhante ao das assinaturas manuscritas de acordo com os atos legais.

O uso do Zoho Sign suporta vários arquivos como pdf, doc, docx, txt, jpeg, png, etc. Além disso, ele também pode ser usado em vários navegadores populares como Google Chrome, Mozilla Firefox, etc. Zoho Sign é uma solução confortável e acessível para todos os usuários. O que se deve lembrar é que não há necessidade de uma conta para assinar um documento. Basta um e-mail contendo um link exclusivo para o destinatário acessar e assinar o documento.

Zoho Sign – Assinatura, envio e gerenciamento de documentos

O Zoho Sign oferece uma maneira rápida de assinar, enviar e gerenciar documentos. Você pode aprender como é fácil assinar, enviar e gerenciar digitalmente documentos juridicamente vinculativos nas etapas mencionadas abaixo.

Enviando um Documento

Ao usar o Zoho Sign, você pode enviar um documento para os destinatários em um piscar de olhos. Siga as etapas abaixo mencionadas para enviar o documento.

• Carregar: vá em frente e carregue os documentos da unidade local do seu dispositivo ou importe-os do seu serviço de armazenamento em nuvem preferido.
• Adicionar destinatários: agora adicione os destinatários, defina funções e defina uma ordem de assinatura para um documento.
• Enviar: Por fim, coloque os campos do formulário para cada signatário e pressione o botão enviar.

Assinar um documento

A implementação de uma ferramenta de assinatura digital, como o Zoho Sign, permite que os usuários assinem documentos com facilidade. Siga as etapas abaixo mencionadas para assinar os documentos de qualquer lugar que desejar.

• Abra o Link : Você pode iniciar o processo de assinatura clicando no link que é enviado para o seu e-mail.
• Digite o código de autenticação : Vá em frente e insira o código de autenticação quando for aplicado e inicie o processo de assinatura.
• Preencha os Valores dos Campos: Preencha todos os campos para finalizar o processo de assinatura de forma completa e eficiente.

Gerenciando Documentos

Com o uso do Zoho Sign, você pode gerenciar documentos sem problemas. Siga as etapas mencionadas abaixo para gerenciar documentos.

• Verificar o status do documento: Para começar, verifique o status do documento durante a execução e execute ações rápidas com base no status.
• Finalizar trilhas de auditoria: você pode obter um histórico completo de todas as ações executadas em um documento, juntamente com uma certificação de conclusão dos documentos finalizados.
• Personalize os Templates: Inicie o processo de criação de templates customizáveis ​​e use-os a qualquer momento sempre que houver necessidade.

Benefícios do Zoho Sign

O Zoho Sign é, na verdade, uma solução altamente conveniente e confiável para todas as empresas que precisam lidar com a assinatura de documentos e contratos juridicamente vinculativos on-line. Ele vem incorporado com vários benefícios que ajudam tremendamente a simplificar o processo de assinatura eletrônica. Alguns dos benefícios do Zoho Sign incluem:

1. Processo de assinatura de documentos personalizados

O Zoho Sign permite assinar e enviar diferentes tipos de documentos que vão desde propostas, regras e políticas da empresa, contratos independentes, acordos de confidencialidade, contratos de locação, ordens de compra, etc. Com isso, o aplicativo oferece as ferramentas que auxiliam na personalização ou adequar os documentos oficiais enviados com base nas diferentes necessidades.

Uma pessoa pode criar um modelo personalizado uma vez e salvá-lo para reutilizá-lo no futuro. Além disso, os documentos também podem ser marcados com e-mails e logotipos da empresa para incorporar a imagem da marca. Para economizar tempo, pode-se enviar vários documentos de uma só vez enquanto todos são assinados de uma só vez.

Além disso, o Zoho Sign também permite definir uma data de validade para os documentos. Ele envia notificações à medida que o prazo se aproxima para garantir que os documentos confidenciais não sejam esquecidos nem deixados para trás.

2. Rastreamento de Documentos Oficiais

A implementação de um software de assinatura eletrônica , como o Zoho Sign, ajuda a manter o controle dos documentos, garantindo acesso completo, visão geral e controle dos documentos oficiais. Para garantir que você fique completamente alinhado com destinatários individuais ou diferentes, você também pode deixar uma nota em qualquer documento oficial ou se comunicar usando as mensagens privadas e em grupo do aplicativo.

Sempre que um destinatário interagir com um documento oficial, o remetente será notificado. Todas as ações, incluindo visualização, assinatura e conclusão do processo de assinatura, serão conhecidas por um signatário. Como é muito importante garantir que o documento não seja esquecido em nenhum sentido, as notificações também são enviadas ao destinatário como lembrete a qualquer momento quando um documento precisa ser assinado.

3. Documentos seguros e em conformidade com a lei

O fundamento sobre o qual a ferramenta de assinatura digital do Zoho Sign é criada é, na verdade, baseada na criptografia de chave pública que garante a segurança e a conformidade legal das assinaturas digitais. A ferramenta utiliza alta segurança na criptografia e proteção de documentos por ser baseada em infraestrutura de chave pública.

O Zoho Sign é protegido com criptografia AES-256 e está em trânsito; a criptografia SSL também protege seus arquivos. Além disso, ele vem com acesso baseado em função que ajuda a definir permissões e definir funções de usuário. Isso oferece imenso controle sobre quem tem acesso concedido ou negado a um documento.

Em essência, o processo de autenticação é tão avançado que entrega um e-mail imediatamente ao signatário para garantir que o destinatário ou destinatários corretos tenham recebido o documento. Ele vem com trilhas de auditoria que ajudam no monitoramento do processo de assinatura do documento e alterações.

4. Otimizando fluxos de trabalho de assinatura

Com a ajuda dos parceiros de implementação da Zoho para a adoção do Zoho Sign, as empresas podem simplificar os processos manuais que ajudam a economizar tempo e erros. Por exemplo, o software permite adicionar vários destinatários a um documento enquanto acelera o tempo de resposta.

Quando há uma ordem que você precisa seguir no envio de documentos para assinar, uma ordem de assinatura pode ser definida para os destinatários. Com a ajuda de um visualizador de documentos, pode-se verificar facilmente os documentos antes de enviá-los.

O processo de visualização permite adicionar destinatários e emails. Fora isso, você também pode optar por imprimir o documento e depois baixá-lo. Basicamente, o processo de interação com os documentos permite pular para uma página específica e mover-se pelos campos com a ajuda da opção de arrastar e soltar.

5. Colaboração Remota

O uso do Zoho Sign oferece colaboração remota na forma de diferentes recursos. É possível que o remetente adicione uma nota pública ou privada que elabore as informações do documento e reduza o envio e recebimento de documentos para maior clareza.

Você também pode definir lembretes oportunos que ajudam a rastrear o status do documento e enviar lembretes para que o processo de assinatura seja rápido. Além disso, se o remetente cometer um erro no documento ou enviar o documento para a pessoa errada, não há necessidade de se preocupar, pois pode-se simplesmente recuperar o documento e cancelar o processo de assinatura.

Em essência, há um controle completo que permite ao remetente aprovar, negar ou recusar documentos como desejar. A implementação do Zoho Sign torna muito simples responder de qualquer forma que uma pessoa possa precisar.

Conclusão

O Zoho Sign é basicamente tudo o que uma organização pode precisar para concluir o processo de assinatura sem papel. Pode-se assinar, enviar e gerenciar documentos de praticamente qualquer lugar e a qualquer hora que desejar.

Se você administra uma empresa, pode facilitar o processo de fechamento de negócios, envio, assinatura e gerenciamento de documentos entrando em contato com parceiros de implementação especializados da Zoho, como a Encaptechno. Implemente o notável Zoho Sign hoje para garantir uma assinatura de documentos sem esforço, segura e em conformidade com a lei.