10 tipuri comune de facturi

Conducerea unei afaceri este indisolubil legată de emiterea de facturi și acestea vin în toate formele și dimensiunile. Unele sunt familiare, în timp ce altele trebuie să le emitem o dată pe lună albastră. Cu toate acestea, ca profesioniști, ar trebui să știm cum să alegem și să emitem toate tipurile. Acest articol va sublinia elementele de bază necesare pentru a vă ajuta să distingeți și să alegeți rapid tipul potrivit de facturi.

Tipuri de facturi – cuprins

1. Factură proformă
2. Factura cu plata in avans
3. Factură de vânzare
4. Factură recurentă
5. Factură parțială
6. Factura finală
7. Rezumat factura
8. Nota de credit
9. Nota de debit
10. factura cu TVA

Factură proformă

O factură proforma, sau așa cum spun unii o factură preliminară, este o soluție concepută pentru a vă prezenta oferta clienților. Dacă vă acceptă termenii și condițiile, ei vor plăti factura și vă puteți livra bunurile sau serviciile detaliate.

Dacă clienții nu vă acceptă termenii și condițiile, nu trebuie să plătească. Pentru că emiterea de facturi proforme nu obligă clienții să plătească și nici nu creează nicio obligație fiscală.

Ce condiții implică atunci o asemenea obligație? Doar atunci când clientul plătește factura proforma. Într-un astfel de caz, trebuie să emiteți o factură normală și să plătiți toate taxele care se referă la vânzare. Ceea ce primești sunt banii chiar înainte de procesarea comenzii. Ce zici de clienții tăi? De asemenea, beneficiază, deoarece factura proforma permite clientului să compare cu ușurință și liber ofertele de la mai multe companii pentru a o alege pe cea potrivită.

Factura cu plata in avans

La prima vedere, factura de avans este similară cu proforma. Dar uită-te mai atent și vei descoperi că acestea variază. O factură în avans implică o obligație de plată, în timp ce o factură proforma este doar o propunere de încheiere a unui contract de vânzare.

Când este o factură în avans o alegere bună? Cu siguranta, in cazul in care trebuie sa angajezi resurse financiare semnificative, din punctul tau de vedere, pentru finalizarea comenzii. Factura în avans vă permite să primiți o parte din plată de la client chiar înainte de a vinde bunurile sau serviciile. Acest lucru va avea un efect pozitiv asupra lichidității dumneavoastră, în special atunci când procesați comenzi mari. Puteți seta valoarea ca un anumit procent din comanda totală. Acest lucru îți oferă mai multă siguranță că clienții tăi nu se vor retrage din contract, pentru că atunci ar pierde banii deja plătiți.

Factură de vânzare

Aceasta este o factură obișnuită, dar nu poate lipsi din această listă. În tranzacțiile comerciale, o astfel de factură apare cel mai des. Acesta este documentul pe care îl avem cu toții în minte când auzim termenul factură. Ca și alte tipuri de facturi, conține toate cele 12 elemente pe care orice factură le cere. Documentează un eveniment de afaceri care a avut loc între vânzător și cumpărător. O astfel de factură poate acoperi atât vânzarea de bunuri , cât și prestarea de servicii.

Factură recurentă

Acest tip de factură este foarte comun pentru prestarea serviciilor. Se emite pe fiecare perioadă prestabilită. Cel mai frecvent este o lună, dar puteți găsi și facturi săptămânale trimestriale sau anuale. Acestea apar de obicei în cazul diferitelor abonamente.

Taxa pentru fiecare lună este stabilită în avans, astfel încât să știți imediat ce sumă să plătiți. Această caracteristică a facturilor recurente facilitează automatizarea emiterii unui astfel de tip de facturi. Prin utilizarea unei aplicații de facturare, procesul de emitere a facturilor recurente poate deveni cu adevărat simplu și simplu. Tot ce trebuie să faceți este să introduceți câteva date necesare și următoarele facturi vor fi generate automat. Ce date sunt necesare pentru asta? De obicei, următoarele informații sunt suficiente:

• datele despre consumator,
• informații despre pentru ce este factura,
• suma facturii,
• la ce oră trebuie emisă următoarea factură,
• data plății.

Pentru facturile recurente, fiecare factură ulterioară este foarte asemănătoare cu prima factură care a fost emisă. Acestea vor diferi ca număr, data emiterii și vânzării și data scadenței. Dacă știți adresele de e-mail ale clienților dvs., puteți solicita software-ului dvs. de facturare să trimită automat aceste facturi, ceea ce cu siguranță vă va economisi mult timp.

Factură parțială

În cazul proiectelor mari, facturile parțiale sunt populare. În această situație, munca convenită este împărțită în etape. Când o anumită etapă este îndeplinită, emiteți o factură parțială. Această metodă de facturare se aplică atât livrării de bunuri, cât și prestării de servicii. Cel mai bine este să stabiliți programul de plată mai devreme, deja în stadiul de semnare a contractului. Astfel iti vei informa in prealabil clientii fara a-i surprinde cu factura pe care o emiti.

Care sunt avantajele facturilor parțiale? Acestea îți vor oferi o lichiditate mai mare, în timp ce clientul tău va evita o factură foarte mare după finalizarea întregii comenzi, deoarece plata se sparge în părți și se întinde în timp.

Factura finală

Acest tip de factură apare de obicei după finalizarea unei comenzi. Poate veni împreună cu facturi anticipate sau facturi parțiale. Emiteți factura finală calculând suma care este diferența dintre facturile finalizate și decontate până în prezent și suma totală a contractului. Cum să o facă? Trebuie să scădeți din valoarea facturilor în avans sau parțiale pe care le-ați emis pentru proiect din valoarea totală a proiectului.

Rezumat factura

O factură rezumată este practică atunci când un client a plasat mai multe comenzi la dvs. Nu este nevoie să emiti o factură separată pentru fiecare comandă. În acest caz, puteți utiliza o factură sumară. Desigur, pentru ca această soluție să fie avantajoasă pentru dvs., comenzile individuale nu pot fi prelungite în timp. De ce? Trebuie să vă amintiți că veți primi banii abia după ceva timp după emiterea facturii. Prin urmare, dacă așteptați prea mult înainte de a emite o factură sumară, banii vor fi creditați în contul dumneavoastră pentru comenzile finalizate.

În practică, puteți programa o factură sumară la fiecare anumită perioadă, de exemplu, o săptămână sau o lună. La sfârșitul săptămânii sau lunii, adunați toate comenzile pe care le-ați făcut pentru acel client și pregătiți o singură factură rezumativă. De asemenea, puteți utiliza acest tip de factură atunci când un client a plasat o comandă, dar ulterior a adăugat altceva. În acest caz, nu este nevoie să prescrii două facturi separate, dar poți include ambele comenzi în rezumat.

Nota de credit

O notă de credit este un tip de factură de credit. Este folosit de obicei atunci când un client a returnat un produs, a plătit pentru un produs, dar dorește să anuleze comanda sau a primit mărfuri deteriorate sau subdimensionate care implică o reducere de preț ca compensație. De asemenea, puteți înmâna această notă atunci când doriți să oferiți unui client o reducere suplimentară după ce comanda a fost finalizată și plătită. Se aplică și atunci când o factură conține o valoare totală incorectă și umflată, necesitând astfel ajustări.

O notă de credit înseamnă că vânzătorul datorează bani cumpărătorului. Este o confirmare din partea vânzătorului că acesta a acordat cumpărătorului o formă de credit. Cumpărătorul poate folosi acest credit pentru achiziții viitoare sau poate cere o rambursare.

Nota de debit

Acesta este tipul de factură corectivă pe care o trimiteți unui client atunci când faceți o greșeală în a subestima valoarea bunurilor sau serviciilor vândute. O notă de debit înseamnă că, pe lângă suma facturii, clientul vă datorează și suma pentru care a fost emisă nota. Diferența dintre o factură de credit sau de debit și o factură obișnuită este că trimiteți factura obișnuită atunci când bunurile sau serviciile sunt vândute. Factura de credit sau de debit, însă, are loc după ce a fost emisă factura obișnuită pentru a corecta sumele afișate pe factură.

factura cu TVA

În țările în care există TVA (taxa pe valoarea adăugată), un tip foarte comun de factură este factura cu TVA. Documentează vânzarea de bunuri și servicii de către entitățile plătitoare de TVA. Aceasta este, în general, majoritatea companiilor care operează în astfel de țări. Interesant este că, chiar dacă în țara dumneavoastră nu există TVA, dacă vindeți bunuri sau servicii către țări în care există TVA, vi se poate cere să emitați o factură care include TVA.

Citește și: 5 greșeli frecvente de facturare

Dacă vă place conținutul nostru, alăturați-vă comunității noastre de albine ocupate pe Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.

Autor: Andy Nichols

Un rezolvator de probleme cu 5 grade diferite și rezerve nesfârșite de motivație. Acest lucru îl face un proprietar și manager de afaceri perfect. Când caută angajați și parteneri, deschiderea și curiozitatea lumii sunt calitățile pe care le prețuiește cel mai mult.

Vizualizați toate postările