Peste 330 de milioane de oameni din întreaga lume folosesc documente PDF în fiecare zi. PDF-urile au apărut ca coloana vertebrală a operațiunilor de lucru corporative moderne, în special odată cu creșterea culturii de lucru la distanță.

‍

Sunt ușor de utilizat, de depozitat și de lucrat. Cu toate acestea, trebuie să utilizați platforma corectă pentru a le procesa. Multe software-uri PDF sunt rigide de utilizat și se bazează pe terți pentru operațiunile de bază.

‍

Alegeți un software PDF care procesează PDF-uri fără a pune presiune pe sistemul dvs. Să aruncăm o privire la câteva dintre caracteristicile esențiale de luat în considerare atunci când alegeți un software PDF.

10 caracteristici esențiale de luat în considerare atunci când alegeți un software PDF

Formatul de document portabil (PDF), după cum sugerează și numele, este un format de document digital care conține informații care pot fi procesate, securizate și partajate cu ușurință electronic . A apărut ca una dintre cele mai proeminente pietre de temelie în spațiul de lucru digital de astăzi.

‍

Toate operațiunile corporative necesită utilizarea pe scară largă a fișierelor PDF create, editate și partajate pe platforme . Ca o afacere în era digitală, va trebui să utilizați PDF-uri zilnic.

‍

Pentru aceasta, aveți nevoie de un software PDF ușor de utilizat și care oferă caracteristici care se potrivesc naturii și domeniului operațiunilor dvs. de afaceri . Am venit cu cele mai esențiale caracteristici de luat în considerare atunci când alegeți un software PDF. Aruncă o privire.

1. Conversie multi-format

Sursă

‍

Prima și cea mai importantă caracteristică la care trebuie să te uiți în software-ul tău PDF este dacă oferă conversia documentului PDF în diferite alte formate, cum ar fi Word, cum ar fi Word, Excel, PPT, JPG etc.

‍

Acest lucru se datorează faptului că fișierele PDF sunt renumite pentru rigiditate la editare și utilizare flexibilă . Companiile trebuie adesea să se bazeze pe instrumente externe pentru a extrage utilizarea optimă a fișierelor PDF. Utilizarea unui software care permite conversia din mers ușurează fluxul de lucru.

‍

Puteți converti cu ușurință PDF în Word cu instrumentul Smallpdf și documentul Word înapoi în PDF pentru a se potrivi utilizării documentului. Facilitează partajarea și procesarea documentului pe diverse platforme, deoarece îl puteți modifica în funcție de ceea ce este acceptat pe platformă.

2. Ușurință în utilizare

Software-ul PDF sunt instrumente de zi cu zi care ușurează fluxul de lucru al operațiunilor dintr-un birou. Nu trebuie să fie instrumente complicate care necesită o curbă de învățare pe care să le folosească angajații. Un software PDF ar trebui să fie ușor de utilizat, astfel încât toată lumea să poată profita la maximum de el .

‍

Un utilizator ar trebui să poată edita documente și să le scaneze cu ușurință. Căutați caracteristica OCR, adică Recunoașterea optică a caracterelor, deoarece transformă imaginile în text prin recunoașterea textului din imagine. Acest lucru ajută la transformarea PDF-urilor în documente editabile care pot fi procesate din mers.

‍

În afară de asta, vedeți că soluția software oferă șabloane care pot fi utilizate pentru a vă accelera procesul de lucru . Când aveți șabloane pregătite din care să alegeți, nu trebuie să creați documente de la zero sau să petreceți timp pe aspecte precum design și aspect.

3. Preț și licență

Soluțiile software PDF sunt de obicei disponibile ca produse SaaS, ceea ce înseamnă că va trebui să le achiziționați pe bază de abonament lunar sau anual . Deoarece este un instrument pe care companiile îl folosesc în fiecare zi, ele optează adesea și pentru abonamente pe viață.

‍

Prețul și licențierea software-ului PDF joacă un rol major în decizia dvs. de cumpărare. Există software PDF care sunt disponibile gratuit și oferă funcționalități de bază și uneori excelente. În timp ce altele oferă o multitudine de caracteristici exclusive la un preț mai mare .

‍

Soluția pe care o alegeți depinde de bugetul dvs. și de utilizarea de care aveți nevoie pentru instrument. Enumerați nevoile dvs. și bugetul pe care îl puteți aloca pentru a lua decizia finală. Dacă soluția oferă o probă gratuită, profitați de ocazie pentru a evalua dacă instrumentul va fi compatibil cu structura dvs. de lucru sau nu.

4. Utilizare pe mai multe platforme

O altă caracteristică importantă de luat în considerare atunci când alegeți un software PDF este compatibilitatea acestuia cu platforme terțe. Un software PDF va trebui să colaboreze cu alte platforme pentru diverse sarcini . De exemplu, permiterea mai multor participanți la un document.

‍

În mod similar, un document PDF ar trebui să poată fi accesat cu ușurință de pe diverse platforme . Software-ul ar trebui să ofere flexibilitatea pentru a permite documentelor PDF să fie utilizate de mai multe părți în același timp.

5. Compatibil cu dispozitivele mobile

Sursă

‍

Aproximativ jumătate din traficul web din întreaga lume provine de la dispozitive mobile. Este posibil ca toată lumea, de la angajații tăi până la asociații tăi, să folosească un dispozitiv mobil pentru a accesa și a lucra la PDF-urile. Prin urmare, devine important să verificați soluția dvs. software pentru utilizarea mobilă.

‍

PDF-urile dvs. trebuie să fie editabile din mers . Aceasta înseamnă că un utilizator ar trebui să lucreze la ele în același mod de pe dispozitivul său mobil ca și de pe un desktop. Acest lucru pune un accent special pe lizibilitatea și ajustarea marjelor.

‍

Dispozitivele mobile, cum ar fi smartphone-urile și tabletele, au ecrane mai mici, astfel încât software-ul ar trebui să poată ajusta dimensiunile documentului fără a compromite lizibilitatea textului . Dacă documentul a fost comprimat, calitatea acestuia nu ar trebui să fie afectată atunci când este deschis pe un ecran mai mic.

6. Securitate încorporată

Unul dintre motivele majore pentru care PDF-urile au devenit formatul preferat în spațiile corporative este securitatea pe care o oferă . Nu toată lumea le poate accesa sau edita. Ele pot fi partajate cu ușurință în întreaga lume, fără a compromite conținutul din interiorul lor.

‍

Software-ul PDF pe care îl alegeți trebuie să ofere securitate de top pentru a proteja informațiile confidențiale din documentele dumneavoastră. Căutați funcții precum protecția prin parolă care vă ajută să restricționați cine poate accesa un document.

‍

Există permisiuni unice care vă permit să alegeți cine poate citi sau edita un document . Caracteristicile avansate de securitate vă permit să restricționați sau să revocați accesul după ce un document a fost partajat unui utilizator, astfel încât acesta să nu mai aibă acces la el.

7. Suport și service clienți

În timp ce software-ul PDF sunt soluții software în mod inerent ușor de utilizat, furnizorul dvs. trebuie totuși să se asigure că îl puteți utiliza la întregul potențial. Vedeți că furnizorul de software vă oferă tutoriale și ghiduri despre cum să utilizați soluția .

‍

Trebuie să existe întrebări frecvente care să vă ajute să rezolvați cu ușurință problemele simple. În plus, trebuie să existe un serviciu instant pentru clienți pentru a ajuta la rezolvarea problemelor mai mari. Pentru a afla despre calitatea serviciului oferit de un furnizor, verificați recenziile acestora și ce spun utilizatorii.

‍

Vă va oferi o idee realistă despre cât de eficient este furnizorul dvs. în rezolvarea problemelor. Mai mult, puteți oricând să întrebați furnizorul însuși despre serviciul pentru clienți pentru a obține o idee de bază despre amploarea serviciului pe care îl oferă.

8. Bazat pe cloud

Soluțiile software PDF bazate pe cloud sunt unele dintre cele mai frecvent optate de companii. Acest lucru se datorează motivului simplu pentru care sunt soluții ușoare, destul de ușor de utilizat și care oferă acces la .

‍

Nu doriți ca sistemul dvs. PDF să fie greu sau lent. Mai mult, un sistem lent vă poate bloca întregul flux de operațiuni cu procesarea lui lentă . Un sistem bazat pe cloud este rapid, agil și flexibil de utilizat, precum și ușor de accesat pentru majoritatea utilizatorilor.

9. integrarea eSignature

Sursă

‍

Opțiunea de semnătură electronică a apărut ca fiind nevoia momentului pe măsură ce tot mai multe companii desfășoară afaceri virtuale . Pur și simplu nu puteți trimite documente fizice unei partide și nu puteți aștepta zile pentru a le primi înapoi cu semnătura lor.

‍

Software-ul dumneavoastră PDF ar trebui să aibă un instrument de semnătură electronică care să permită utilizatorilor să semneze digital un document și să-l returneze cu calitatea intactă . Ajută la accelerarea tranzacțiilor dintre părți și face procesele mult mai eficiente.

10. Automatizare

Automatizarea este o nevoie a oricărui proces corporativ, mai ales dacă afacerea dvs. funcționează la scară largă și aveți nevoie să procesați un număr mare de documente zilnic. Căutați funcții de automatizare în software-ul dumneavoastră PDF pentru a putea face alegerea corectă.

‍

Funcțiile de automatizare, cum ar fi instrumentele de glisare și plasare și instrumentele de căutare și înlocuire, vă ajută să vă îndepliniți sarcina mai rapid și cu ușurință, fără posibilități de erori. Adnotările și marcajele vă vor ajuta să editați mai rapid fișierele PDF.

‍

Va fi mai ușor pentru următorul utilizator să le proceseze mai rapid și va ști instantaneu punctele de căutat. În acest fel, le pot procesa în cel mai scurt timp.

Alegeți soluții software PDF agile și bogate în funcții pentru a vă ușura operațiunile zilnice

PDF-urile au apărut ca formate de fișiere de bază pentru operațiunile corporative. Alegerea soluției software corecte pentru a le procesa și gestiona vă va ajuta să scoateți tot ce este mai bun din ele și să vă ușurați operațiunile zilnice ca afacere.

‍

Căutați funcții precum editarea din mers și colaborarea pe mai multe platforme în software-ul dvs. PDF. Ar trebui să ofere o securitate de top, fiind în același timp ușor și ușor de utilizat pentru toate tipurile de utilizatori.

‍

Spuneți-ne în comentarii care credeți că este cea mai importantă caracteristică pe care ar trebui să o posede un software PDF pentru a vă ajuta să vă ușurați operațiunile.

‍