Organizarea muncii: 10 sfaturi pentru a stăpâni organizarea muncii

Vă întrebați care este secretul oamenilor de succes în locurile lor de muncă? Desigur, observați imediat că aceasta este o chestiune complet individuală, deoarece fiecare angajat posedă un set unic de abilități hard și soft, personalitate sau trăsături de caracter. Cu toate acestea, există un element de care poți avea grijă pentru a îmbunătăți performanța sarcinilor tale zilnice și pentru a stimula obținerea rezultatelor așteptate – o bună organizare a muncii. Cum? Mai jos veți găsi lista noastră cu 10 sfaturi de organizare care pot face acest lucru să se întâmple.

Organizarea muncii – cuprins:

1. Planificați-vă munca
2. Concentrați-vă pe un singur obiectiv (și sarcină) la un moment dat
3. Nu uitați să luați pauze regulate
4. Stabiliți priorități
5. Estimați și controlați timpul
6. Stabiliți cicluri individuale de productivitate
7. Scapa de distragerile
8. Lucrați cu panouri Kanban
9. Folosiți instrumente pentru a vă simplifica munca
10. Stabiliți limite pentru colegi
11. O mai bună organizare a muncii – acum știi ce să faci

Planificați-vă munca

Îți poți organiza programul într-un instrument special online, într-un caiet online, în mod tradițional pe hârtie (în funcție de modul care funcționează cel mai bine pentru tine) – nu poți uita să-ți planifici munca dacă ești interesat să-ți îmbunătățești organizația. Scrierea tuturor sarcinilor de făcut pentru o anumită zi sau săptămână este baza pentru următorii pași pe care i-am menționat. Totuși, nu uitați să vă planificați doar 80% din timp la locul de muncă - restul ar trebui să fie rezervat pentru evenimente neprevăzute.

Concentrați-vă pe un singur obiectiv (și sarcină) la un moment dat

Nu vei putea realiza imediat tot ce ți-ai stabilit – la fel cum nu vei reuși să duci la bun sfârșit toate sarcinile pe care le-ai planificat pentru o zi înainte de după-amiază. Concentrează-te pe ceea ce este cel mai important în acest moment și vei vedea rezultate pozitive.

Nu uitați să luați pauze regulate

Cel mai bine este să vă planificați pauzele în fiecare zi cam la aceeași oră (pe cât posibil, desigur) – astfel corpul dumneavoastră va intra într-un anumit ritm de lucru, ușurând să vă atingeți obiectivele.

Stabiliți priorități

Ce sarcină este importantă și urgentă și pe care să o punem înapoi? Odată ce v-ați planificat munca, ar trebui să determinați ordinea în care trebuie să vă îndepliniți diferitele responsabilități (matricea Eisenhower vă va ajuta în acest sens). Astfel vei ști exact ce trebuie să faci și cum să treci fără probleme de la o sarcină la alta, fără a-ți permite nici un moment de ezitare.

Estimați și controlați timpul

Pentru a vă organiza cel mai bine timpul la locul de muncă, ar trebui să vă bazați și pe estimarea cât timp vă va dura pentru a finaliza o anumită sarcină. În acest fel, vei dobândi controlul în timp, crescând în același timp motivația de a-l finaliza. Verificarea constantă a ritmului îndatoririlor dumneavoastră, la rândul său, vă va permite să anticipați blocajele și să învățați lecții pentru viitor (de exemplu, în ceea ce privește faptul că un anumit tip de sarcină necesită un termen prelungit). Aceste două acțiuni îmbunătățesc semnificativ organizarea muncii.

Stabiliți cicluri individuale de productivitate

La ce ore lucrezi cel mai bine? A descoperi dacă ești mai productiv dimineața, prânzul sau după-amiaza (și cum se corelează acest fapt cu mesele tale la locul de muncă) este punctul de plecare pentru o mai bună organizare a muncii tale zilnice. La urma urmei, cel mai bine este să vă lăsați sarcinile cele mai provocatoare pentru momentul în care sunteți cel mai productiv, astfel încât finalizarea acestora să vină cu puțin mai multă ușurință. În perioada de cea mai mică productivitate, pe de altă parte, ar trebui să efectuați sarcini automate și repetitive care nu necesită mult angajament. Această abordare te va ajuta să scapi de senzația de timp pierdut la locul de muncă.

Scapa de distragerile

Țineți minte că nimic nu funcționează la fel de rău pentru îndeplinirea sarcinilor zilnice precum cederea constantă la distragerile de tot felul - verificarea rețelelor sociale, vizitarea colegilor sau revizuirea e-mailurilor. De ce? Pentru că mintea ne ia ceva timp să ne concentrăm asupra sarcinii pe care o avem la îndemână și fiecare distragere face ca concentrarea noastră să se estompeze și trebuie să începem de la zero. Din acest motiv, este o idee bună să blochezi anumite site-uri pe durata muncii tale sau să folosești tehnica Pomodoro (care susține lucrul în cicluri) pentru a evita să cedezi la distrageri.

În acest sens, rețineți că întâmpinați distrageri atât la birou, cât și în timp ce lucrați acasă – identificați ceea ce vă distrage cel mai adesea atenția de la serviciu și apoi încercați să eliminați aceste probleme pentru a vă îmbunătăți fluxul de lucru.

Lucrați cu panouri Kanban

Vizualizarea sarcinilor dvs. de făcut pe panoul Kanban (diviziunea coloanelor este do-doing-made) îmbunătățește controlul asupra fluxurilor de lucru. În plus, le permite altora să vadă dacă în prezent vă pot folosi resursele sau poate că vă concentrați pe o sarcină importantă și nu puteți găsi spațiu pentru a vă ajuta.

Folosiți instrumente pentru a vă simplifica munca

Gândiți-vă la acest tip de software (cum ar fi software-ul nostru de management de proiect Firmbee) dacă lucrați în echipă și simțiți nevoia de a îmbunătăți comunicarea între membrii individuali ai echipei. Soluțiile care vă permit să stocați toate informațiile necesare despre procesele care au loc într-un singur loc pot îmbunătăți foarte rapid și eficient organizarea muncii celor implicați. Cu toate acestea, trebuie să vă amintiți să le selectați corespunzător nevoilor echipei dvs. (prin analizarea zonelor care cauzează probleme).

Stabiliți limite pentru colegi

Ultimul sfat este unul pe care puțini oameni doresc să-l urmeze, deoarece se crede că, făcând acest lucru, puteți obține o etichetă de „prieten inutil”. Cu toate acestea, uneori este mai bine să le transmiteți colegilor că nu îi veți ajuta în acest moment decât să îi susțineți cu forță pe ceilalți și mai târziu să vă confruntați cu întârzieri în sarcinile dvs., care vă pot dăuna atât (consecințele asupra sănătății fizice și mintale legate de stres și orele suplimentare), cât și organizația (din cauza termenelor limită ratate).

O organizare mai bună a muncii – acum știi ce să faci

S-ar putea să credeți că sfaturile enumerate mai sus sunt „banale” și cu siguranță nu sunt suficiente pentru a curăța dezordinea din viața profesională. Cu toate acestea, încearcă să încorporezi câteva în activitățile tale zilnice și vei observa rapid că rezultatele vor depăși cu mult previziunile tale. Desigur, nu este cazul ca toate sfaturile enumerate mai sus să funcționeze exact în situația ta (totul depinde de ce probleme ai avut cu organizarea muncii tale până acum), dar sunt, fără îndoială, un punct de plecare potrivit pentru a te gândi la un schimbare, efectuarea acesteia și apoi – bucurându-vă de rezultate.

Dacă vă place conținutul nostru, alăturați-vă comunității noastre de albine ocupate pe Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Caroline Becker

În calitate de manager de proiect, Caroline este expertă în găsirea de noi metode de a proiecta cele mai bune fluxuri de lucru și de a optimiza procesele. Abilitățile ei de organizare și capacitatea de a lucra sub presiunea timpului o fac cea mai bună persoană pentru a transforma proiectele complicate în realitate.

Vizualizați toate postările