11 lucruri pe care le fac oamenii organizați și productivi în fiecare zi
Publicat: 2017-11-05Există un motiv pentru care oamenii care sunt cei mai calmi și cel mai puțin stresați sunt cei care se fac cel mai mult
Adesea confundăm a fi productiv cu munca cât de repede putem, în fiecare secundă a zilei. Ne temem că încetinirea pentru a ne organiza ne va distruge productivitatea, dar faptele sugerează altceva:
- Angajatul mediu de birou petrece peste o oră în fiecare zi doar căutând lucruri.
- Un director mediu din SUA petrece șase săptămâni pe an căutând prin birouri dezordonate și fișiere dezorganizate pentru informații deplasate.
- 23% dintre adulți spun că întârzie să-și plătească facturile pentru că le pierd.
A fi dezorganizat este costisitor, atât din punct de vedere al banilor, cât și al timpului. Dar dacă te poți convinge să încetinești și să te organizezi, rentabilitatea investiției te va șoca.
„Pentru fiecare minut petrecut organizând, se câștigă o oră.” - Benjamin Franklin
În timp ce estimarea lui Benjamin Franklin este exagerată, petrecerea timpului organizându-se este încă o investiție valoroasă. Experții estimează că fiecare oră petrecută în planificare și organizare economisește trei până la patru ore de timp care altfel ar fi pierdut.
Există un motiv pentru care oamenii care sunt cei mai calmi și mai puțin stresați sunt cei care fac cel mai mult lucru – înțeleg importanța organizării și și-au adaptat obiceiurile în consecință.
Vestea bună este că și tu poți deveni mai organizat și mai productiv, doar emulând obiceiurile pe care se bazează.
Ei nu-și lasă birourile să devină aglomerate
S-ar putea să credeți că știți exact unde și în ce teanc de hârtie puteți găsi un anumit document. Dar vă glumiți dacă nu credeți că ați fi mai productiv cu un birou curat și organizat. Doar acțiunea de a organiza lucrurile pe birou vă ajută să le organizați în minte. În plus, cercetările efectuate la Universitatea Princeton au arătat că, cu cât creierul nostru este mai bombardat de stimulii concurenți de pe un birou aglomerat, cu atât suntem mai puțin capabili să ne concentrăm. Și aceasta nu a fost doar dovezi subiective; au putut vedea diferența în RMN-urile activității creierului subiecților.
Nu ating lucrurile de două ori niciodată
Oamenii organizați și productivi nu pun niciodată nimic într-un model de ținere, deoarece atingerea lucrurilor de două ori este o mare pierdere de timp. Nu salvați un e-mail sau un apel telefonic pentru a vă ocupa mai târziu. De îndată ce ceva vă atrage atenția, ar trebui să acționați asupra lui, să-l delegeți sau să îl ștergeți.
Ei nu răspund la e-mailuri pe măsură ce sosesc
Oamenii productivi nu permit ca e-mailul lor să fie o întrerupere constantă. Pe lângă faptul că își verifică e-mailul într-un program, aceștia profită de funcțiile care prioritizează mesajele după expeditor. Ei stabilesc alerte pentru cei mai importanți furnizori și cei mai buni clienți ai lor și îi salvează pe restul până când ajung la un punct de oprire în munca lor. Unii oameni chiar au configurat un răspuns automat care le permite expeditorilor să știe când își vor verifica din nou e-mailul.
Recomandat pentru tine:
Cum va transforma Metaverse industria auto din India
Ce înseamnă prevederea anti-Profiteering pentru startup-urile indiene?
Cum startup-urile Edtech ajută forța de muncă din India să își îmbunătățească abilitățile și să devină pregătite pentru viitor...
Stocuri de tehnologie New-Age săptămâna aceasta: problemele Zomato continuă, EaseMyTrip postează Stro...
Startup-urile indiene iau comenzi rapide în căutarea finanțării
Platforma de marketing digital Logicserve are finanțare de 80 INR Cr, rebrand-urile ca LS Dig...
Lucrează dintr-o singură listă de sarcini
Îți amintești de vremurile în care oamenii obișnuiau să cumpere acele planificatoare scumpe, legate în piele și să le umpleau cu o listă de lucruri de făcut, codificată de culoare în funcție de prioritate? Acestea ar putea părea puțin de școală veche acum, dar nimeni nu poate nega că a fost eficient. De ce au fost acei planificatori eficienți? Ne-au reamintit cât de important este să păstrăm o singură listă de lucruri de făcut. Când consolidezi totul într-o singură listă, știi întotdeauna unde să cauți și poți să nu mai pierzi timpul încercând să-ți amintești care listă conține informațiile de care ai nevoie.
Au un nivel ridicat de conștientizare de sine
Oamenii foarte productivi și organizați au un sentiment clar despre cine sunt. Își cunosc punctele slabe și pun structuri organizaționale pentru a le depăși . Dacă au tendința de a lăsa întâlnirile să dureze prea mult, stabilesc un cronometru. Dacă au probleme în menținerea productivității întâlnirilor, își fac o agendă. Dacă uită să-și verifice mesageria vocală dimineața, stabilesc un memento. Detaliile nu contează; ceea ce este important este ca ei să gândească cu atenție și să folosească ajutoare și rutine specifice care funcționează cu slăbiciunile lor organizaționale.
Își fac timp pentru prânz
Am fost cu toții acolo — ești ocupat cu capul în jos și, când ridici privirea, a trecut cu mult ora prânzului. Ajungi fie să pleci fără, fie să iei o gogoașă sau o pungă de chipsuri de la mașina de gustări. Ambele sunt idei cu adevărat proaste. Gogoasa iti va da un plus de energie pentru aproximativ 20 de minute, dar dupa aceea, concentrarea ta va scadea ca o piatra. În ceea ce privește săritul peste mese, nu numai că vă afectează concentrarea, productivitatea și abilitățile de rezolvare a problemelor, ci vă afectează și talia - și nu în modul în care v-ați aștepta. Cercetările de la Universitatea de Stat din Ohio arată că greutatea pe care o pierzi sărind peste mese este greutatea musculară pe care o recâștigi mai târziu sub formă de grăsime.
Ei mănâncă broaște
„Mâncarea unei broaște” este cel mai bun antidot pentru amânare; oamenii ultraproductivi încep fiecare dimineață cu acest „deliciu” gustos. Cu alte cuvinte, ei fac mai întâi obiectul cel mai puțin apetisant și cel mai de temut de pe lista lor de lucruri de făcut, înainte de a face orice altceva. După aceea, sunt eliberați să se ocupe de lucrurile care îi entuziasmează și îi inspiră.
Ei fac ordine la sfârșitul fiecărei zile
Cel mai bun remediu pentru dezordine este să aloci aproximativ 10 minute la sfârșitul fiecărei zile pentru a-ți organiza biroul. Deși știm că cel mai bine este să atingem lucrurile o singură dată, cu toții ne-am oprit la jumătatea unei sarcini pentru că a sunat telefonul sau a trecut cineva să discute. Chiar nu poți preveni astfel de lucruri, dar poți încheia ziua rezolvând toate lucrurile pe care le-ai lăsat pe jumătate terminate .
Își planifică zilele cu o noapte înainte
Oameni organizați și productivi merg la culcare în fiecare seară, siguri de ceea ce vor realiza în ziua următoare. Își clarifică prioritățile cu o seară înainte, astfel încât, odată ce începe ziua, este mai puțin probabil să se lase distras de „tirania urgentului” – acele mici incendii care apar și le stau în calea priorităților reale.
Ei folosesc pe deplin tehnologia
S-au spus multe despre modul în care tehnologia modernă prelungește ziua de lucru, astfel încât să fim mereu la curent. Deși acest lucru poate fi adevărat, tehnologia ne poate face și mai productivi. Fie că este vorba despre configurarea unui filtru de e-mail pentru a vă menține căsuța de e-mail fără spam, fie că folosiți o aplicație precum Evernote pentru a organiza din nou informațiile de care veți avea nevoie, tehnologia nu este întotdeauna rea. Folosit corect, poate economisi mult timp.
Ei nu-și ignoră poșta de melc
Pentru aceasta, ne întoarcem la filosofia „atingeți o dată”. Pentru cei mai mulți dintre noi, în zilele noastre, nu există o mulțime de e-mailuri pe care să le așteptăm cu nerăbdare. Dar ignorarea acestuia poate cauza probleme, mai ales când vine vorba de lucruri precum facturi și notificări fiscale. Doar mergeți înainte și deschideți-l și aveți grijă de el de îndată ce sosește; altfel, vei ajunge să sapi sub pernele canapelei căutând acea factură restante.
Aducând totul împreună
Fiecare minut pe care îl petreceți căutând ceva ce ați greșit sau încercând să vă amintiți ce ar trebui să faceți în continuare, vă va afecta productivitatea. Asta, la rândul său, mănâncă potențialul tău de carieră. Vestea bună este că există multe instrumente pe care le puteți folosi pentru a rămâne organizat și productiv și, prin urmare, chiar și cei mai dezorganizați dintre noi pot pune în aplicare un sistem care să ne țină sub control.
Despre autor
Dr. Travis Bradberry este co-autorul premiat al celei mai bine vândute cărți, Emotional Intelligence 2.0, și cofondatorul TalentSmart, cel mai important furnizor mondial de teste și training de inteligență emoțională, care deservește peste 75% din companiile Fortune 500. Cărțile sale cele mai vândute au fost traduse în 25 de limbi și sunt disponibile în peste 150 de țări. Dr. Bradberry a scris sau a fost acoperit de Newsweek, BusinessWeek, Fortune, Forbes, Fast Company, Inc., USA Today, The Wall Street Journal, The Washington Post și The Harvard Business Review.