4 pași pentru a proiecta și rula un exercițiu eficient de masă

Exercițiul de masă, care este adesea abreviat ca TTX sau TTE, este o formă specifică de pregătire pentru o criză. Se evidențiază față de alte abordări ale managementului riscului prin trăsătura sa cea mai caracteristică – o atmosferă fără stres. Ca atare, echipa discută despre domeniile individuale de măsuri care trebuie luate, despre rolurile anumitor membri ai echipei, precum și despre posibile scenarii, toate sub formă de discuții de grup facilitate.

Totul se întâmplă prin vorbire, împărtășire și găsire de soluții, mai degrabă decât, ca în cazul exercițiilor de teren, a face sau a juca. Într-o astfel de formă, lucrul crucial este să înveți și să vezi dacă prevederile teoretice se traduc în situații de urgență reale. Din acest articol, veți afla ce valoare pot aduce exercițiile de masă unei organizații, când merită să le efectuați și cum să le desfășurați corect.

Reguli de bază pentru efectuarea unui exercițiu de masă

Un exercițiu de masă este o întâlnire menită să elaboreze proceduri de urmat și măsuri de luat în timpul unei situații de urgență. În funcție de tipul de organizație, poate implica schițarea modalităților de răspuns la un atac cibernetic, un dezastru natural precum un cutremur sau un atac terorist brusc. Ar putea avea, de asemenea, un scop mai ocazional, cum ar fi descoperirea modului de a gestiona pierderea membrilor esențiali ai echipei sau apariția bruscă a unui concurent pe piață.

Indiferent de gradul de urgență, exercițiile de masă au un lucru în comun: un scenariu gata făcut cu măsuri specifice de luat și progresia lor. Fără scenariu, efectuarea unui TXT nu are sens. Acest lucru se datorează faptului că scopul principal al acestor exerciții este de a verifica dacă prevederile teoretice care funcționează în organizație sunt reflectate în realitate și dacă trebuie făcute modificări. Deci, dacă organizația dumneavoastră nu are un plan de acțiune definit în caz de urgență, primul pas ar trebui să fie să scrieți un astfel de scenariu.

Exercițiile se desfășoară într-un mediu relaxat pentru a permite tuturor membrilor echipei să își definească rolurile în răspunsul la anumite situații în mod liber și să discute probleme tulburătoare fără teamă sau rușine. Aici, nu este vorba despre competiție și testarea dacă angajații pot acționa sub presiune, ci despre învățare și lucru în echipă.

Ce valoare aduce efectuarea unui exercițiu de masă?

Efectuarea unui exercițiu de masă nu este la fel de consumatoare de timp ca un exercițiu pe teren, dar necesită totuși dedicarea timpului și convocarea membrilor individuali ai echipei. Va trebui să aloci niște resurse, dar ceea ce vei primi în schimb sunt multe beneficii nu numai pentru organizație, ci și pentru membrii echipei.

Valoarea organizației pe care o poate aduce TXT

• Verificarea procedurilor în timpul unei întâlniri ocazionale este mult de preferat decât testarea „în direct” în timpul unei crize
• Oportunitatea de a perfecționa regulile, de a închide lacunele și de a implementa acțiuni corective
• Oportunitatea de a îmbunătăți tehnicile de răspuns în caz de urgență
• Întărește legăturile între membrii individuali ai echipei
• Verificați dacă angajații cunosc și respectă prevederile teoretice ale protocoalelor

Valoarea pentru membrii echipei pe care TXT o poate aduce

• Oportunitatea de a lucra prin rolul tău într-un format casual
• Condiții mai bune pentru reamintirea următorilor pași de a face față unei situații specifice
• Oportunitatea de a pune întrebări, de a vă extinde cunoștințele
• Executarea scenariilor și testelor facilitează venirea cu sugestii pentru modificări sau îmbunătățiri ale înregistrărilor individuale

Cum să faci un exercițiu de masă?

1. Identificați scopul efectuării unui exercițiu de masă

Planificarea unui exercițiu de masă ar trebui să înceapă cu definirea scopului pe care doriți să-l atingeți după ce acesta este efectuat și modul în care intenționați să aplicați rezultatele obținute. Pentru unii, problema cheie va implica educarea acelor membri ai echipei care au ratat ocazia de a analiza diferitele prevederi din planuri anterior. Alții vor găsi în ea o șansă de a evalua dacă principiile teoretice sunt reflectate în realitate. Oricare ar fi principalul stimulent pentru efectuarea unor astfel de exerciții, ele sunt obligate să aducă mult mai multe beneficii decât veți planifica.

2. Desemnați persoanele implicate și definiți rolul acestora în exercițiu

Deși exercițiul de pe masă este static și desfășurat sub forma unei conversații ocazionale de grup, există totuși anumite reguli de urmat. Trebuie să desemnați persoanele care vor participa la exercițiu și să le atribuiți roluri specifice. Alți oameni pot urmări și urmări scenariul, dar pentru a evita haosul nu ar trebui să ia parte activă în timpul exercițiului în sine. Observatorii își pot exprima și punctele de vedere, ceea ce poate fi util în timpul evaluării și documentării exercițiului, așa că merită să stabiliți un timp pentru a pune întrebări și a face sugestii imediat după TXT.

Un element vital al întregului demers este numirea liderului/facilitatorului potrivit. Puteți alege pe cineva din echipa dvs. sau puteți angaja un profesionist pentru această sarcină. În orice caz, ar trebui să fie cineva care nu numai că cunoaște foarte bine scenariul și regulile companiei și sarcinile membrilor individuali ai echipei, dar are și calitățile interpersonale specifice pentru a conduce exercițiul în mod corespunzător.



Facilitatorul ar trebui să știe și să decidă cu atenție când să urmeze și când să conducă grupul. Atuul cheie pe care trebuie să-l ai este abilitatea de a oferi condiții confortabile pentru discuții creative și de a conduce dezbaterea pentru a o menține la obiect. Un lider de exerciții de masă consacrat va simți grupul și va menține un echilibru sănătos între slăbiciune și reguli rigide.

3. Identificați un scenariu specific

Scenariul ar trebui să răspundă la potențiala amenințare care este cea mai reală pentru organizație. Depinde mult de tipul de afacere, dar și de locația sediului. Un astfel de plan de acțiune poate aborda apariția unui uragan sau a unui alt element, dar poate specifica și următorii pași pentru a face față unui atac masiv de hacking.

Indiferent de scopul tău, scenariul ar trebui să definească și să descrie în detaliu o situație destul de realistă. Trebuie să includă întrebări pentru indivizi pentru a le pune în mentalitatea corectă și pentru a verifica dacă iau deciziile corecte. Acest lucru se datorează faptului că fiecare membru al echipei trebuie să știe pe cine să contacteze în caz de criză, ce acțiuni sunt esențiale, precum și ce resurse rămase să prioritizeze și să le protejeze. Ei trebuie să se familiarizeze cu scenariul general înainte de întâlnirea programată, astfel încât să se poată pregăti bine pentru el.

Scenariul trebuie să includă un scenariu specific, totuși, merită să pariezi pe o anumită flexibilitate aici. Poate că în cursul discuției, alte puncte se vor schimba și abordarea membrilor echipei va arunca o nouă lumină asupra întregii situații. Într-un astfel de caz, cel mai bine este ca liderul să nu întrerupă discuția, să o lase să curgă și să se îndepărteze ușor de la scenariul original pentru a crea unul mai bun, îmbunătățit.

4. Amintiți-vă de analiza finală

Exercițiile îi fac pe membrii echipei să-și înțeleagă rolurile și să testeze dacă cunosc diferitele prevederi pentru a răspunde corect în cazul unei urgențe. Cu toate acestea, valoarea reală a exercițiului de masă provine din analiza acestei discuții și constă în oportunitatea de a aduce îmbunătățiri și de a îmbunătăți soluțiile deja existente. De aceea este la fel de important să analizați întregul eveniment după ce exercițiul a avut deja loc și să faceți un raport pe baza acestuia. Aceste informații pot îmbunătăți planul de urgență și pot verifica lacunele din acesta.

Masa este întotdeauna soluția potrivită?

Desigur, fiecare abordare a managementului riscurilor și a pregătirii pentru situații de urgență are avantajele și dezavantajele sale. Rezultatele pe care le oferă sunt modelate de mai multe variabile emergente, medii și circumstanțe și oameni. Același lucru este valabil și pentru exercițiul de pe masă. Fără îndoială, acest exercițiu vă permite să testați ghidurile existente și să evaluați mediul și oamenii. De asemenea, vă permite să aflați despre sugestiile altor membri ai echipei.

Este, de asemenea, o oportunitate grozavă de învățare și întrebări care nu implică multe resurse și nu necesită multă muncă. În plus, astfel de exerciții pot avea loc și de la distanță, astfel încât vor funcționa bine pentru organizațiile care au locații diferite în întreaga lume.

Cu toate acestea, acest lucru nu înseamnă că această metodă este o soluție ideală, ci are și dezavantajele sale. În primul rând, o atmosferă relaxată și o discuție teoretică nu vor reflecta niciodată evenimentul real, în timpul căruia chiar și angajații bine pregătiți pot eșua, pe măsură ce se adaugă stresul și nevoia de a acționa în grabă. În timpul unui exercițiu de masă, poți verifica dacă toată lumea își cunoaște rolul, dar nu vei detecta întotdeauna toate defectele din plan. Unele dintre ele vor apărea doar în situații din viața reală, nu în timpul discuțiilor teoretice.

Dacă vă place conținutul nostru, alăturați-vă comunității noastre de albine ocupate pe Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Caroline Becker

În calitate de manager de proiect, Caroline este expertă în găsirea de noi metode de a proiecta cele mai bune fluxuri de lucru și de a optimiza procesele. Abilitățile ei de organizare și capacitatea de a lucra sub presiunea timpului o fac cea mai bună persoană pentru a transforma proiectele complicate în realitate.

Vizualizați toate postările