5 greșeli frecvente de facturare

Greșelile sunt inevitabile. La emiterea facturilor, acestea tind să apară din când în când. Care greșeli de facturare sunt cele mai frecvente? Cum să evitați greșelile de facturare? Ce consecințe pot avea? Dacă doriți să aflați răspunsurile la aceste întrebări, citiți articolul nostru despre 5 greșeli frecvente de facturare.

5 greșeli frecvente de facturare – cuprins

1. Număr de factură greșit
2. Date incorecte ale contrapartidei
3. Nu există informații despre metoda de plată
4. Descrierea incorectă a bunurilor sau serviciilor
5. Erori de facturare
6. rezumat

Număr de factură greșit

Fiecare factură trebuie să aibă un număr unic. Este ceva evident, dar în unele situații este ușor să faci aceste greșeli de facturare. Acest lucru este valabil mai ales dacă utilizați programe precum Word sau Excel sau echivalentele acestora pentru a emite facturi. La prima vedere, poate părea că acest lucru vă va ușura munca de facturare. În astfel de programe puteți pregăti șabloane de factură gata făcute, în care trebuie doar să modificați datele la emiterea documentelor ulterioare. Dar această soluție are un mare dezavantaj.

Suprascrierea fișierelor ulterioare vă poate face să vă pierdeți în numerotare. Și salvarea facturilor ca pagini succesive într-un document Word sau foi succesive în Excel poate duce, de asemenea, la inexactități.

Care sunt cele mai frecvente greșeli de facturare în numerotarea facturilor? Există două tipuri: numere de factură duplicate și lacune în numerotare. Ambele greșeli de facturare pot avea consecințe neplăcute atunci când autoritățile fiscale le verifică. Numerotarea care conține lacune poate indica faptul că nu toate facturile emise sunt incluse în calculele fiscale. Lacunele în numerotare vor ridica îndoieli serioase chiar dacă acestea sunt accidentale și nu au scopul de a induce în eroare autoritățile fiscale.

Al doilea tip de eroare, adică două sau mai multe facturi cu același număr, dar conținut diferit, poate sugera, de asemenea, că acestea au fost emise în mod deliberat în acest fel pentru a evita impozitul. În acest caz poate apărea și o problemă cu afișarea unor astfel de facturi, deoarece software-ul de contabilitate poate să nu vă permită introducerea a două sau mai multe documente cu același număr.

Corectarea unor astfel de neglijențe poate să nu fie ușoară, mai ales dacă ați trimis deja astfel de facturi eronate clienților dumneavoastră și abia mai târziu ați realizat că ați greșit numerotarea. Nu contează prea mult pentru contractorii dumneavoastră, deoarece nu verifică numerotarea corectă a facturilor dumneavoastră. Prin urmare, ei pot plăti astfel de facturi fără nicio problemă. Dar în cazul unui control fiscal s-ar putea să fii penalizat pentru asta. De aceea este mai bine să le preveniți, de exemplu, folosind un program de facturare sau o aplicație unde numerotarea va fi atribuită automat. Astfel vei evita greșelile de facturare și vei fi sigur că nu ai emis facturi cu numere greșite.

Date incorecte ale contrapartidei

Suntem doar oameni și ni se întâmplă tuturor pași greșiți din când în când. Ar putea fi o greșeală de tipar în numele companiei pe care ați facturat-o sau o greșeală de ortografie a numelui clientului dvs. Una tipică este, de asemenea , adresa greșită a contractantului. Într-un astfel de caz, pot exista o varietate de erori: număr greșit al clădirii, cod poștal greșit, nume greșit al străzii sau chiar un oraș greșit al sediului companiei. De asemenea, se poate întâmpla să scrieți greșit numărul de identificare fiscală al clientului dvs. pe factură.

S-ar părea că acestea sunt doar lucruri mărunte. Dar nimănui nu-i place când numele sau prenumele lor conține greșeli de ortografie. În plus, ele pot duce la consecințe fiscale. Datele incorecte ale contractantului îl pot face să nu poată recunoaște o astfel de factură ca un cost al afacerii sale. Într-un astfel de caz va fi necesară corectarea datelor. Acest lucru va prelungi timpul pe care trebuie să îl așteptați pentru plata unei astfel de facturi, deoarece clientul dvs. poate reține plata până când primește documentul cu datele corecte.

Un alt tip de defect este emiterea unei facturi pentru datele unui destinatar complet diferit. Acest lucru se poate întâmpla în special atunci când facturile sunt create manual prin suprascrierea datelor dintr-un fișier. În acest caz, pe factură sunt incluse cantitățile corecte de bunuri sau servicii vândute, dar datele destinatarului rămân din factura anterioară.

Acest decalaj vă poate determina să trimiteți o astfel de factură unui destinatar greșit, care nu a cumpărat de la dvs. articolele enumerate pe ea. De asemenea, îl puteți trimite unui contractant care a achiziționat de la dvs., dar informațiile destinatarului vor fi greșite pe acea factură. Până nu le corectați, cu siguranță nu puteți conta pe primirea plății pentru o astfel de factură.

Cum să le eviți? Aici vă poate veni în ajutor un program de facturare. Îl poți folosi pentru a crea o bază de date cu clienții tăi. Trebuie să verificați datele lor o singură dată, astfel încât să puteți factura fără probleme mai târziu. Unele programe vă permit să descărcați datele companiei din evidențele guvernamentale, astfel încât să puteți evita aceste erori la emiterea facturilor.

Nu există informații despre metoda de plată

Tuturor le place să aibă bani depuși în cont. Dar lipsa de informații despre modul de plată poate face imposibilă plata unei facturi.

Aici pot apărea o varietate de erori, de la lipsa unui număr de cont bancar la un număr de cont incorect și până la a nu ști când și cum să plătească o factură. Inexactitățile aici pot avea o varietate de consecințe. Nerespectarea termenului scade probabil ca clientul să vă plătească factura în termenul legal. Dar un număr de cont greșit sau chiar lipsa unuia va duce la imposibilitatea de a vă plăti contractorul. Doar atunci când corectați sau completați aceste date puteți conta pe plata facturii.

Descrierea incorectă a bunurilor sau serviciilor

Facturile trebuie să conțină descrieri exacte ale bunurilor și serviciilor vândute. În timp ce în cazul mărfurilor, greșelile sunt mult mai puțin frecvente, o descriere bună a serviciilor poate cauza multe probleme. Clientul dumneavoastră nu trebuie să se îndoiască că plătește pentru ceea ce a comandat. De aceea datele de pe factură trebuie să se potrivească cu datele de pe comandă.

În funcție de procedurile pe care le au contractanții dvs., unii pot necesita descrieri mai detaliate ale serviciilor pe care le furnizați, în timp ce alții nu. Cu toate acestea, este o idee bună să asigurați acuratețea, astfel încât să nu aveți probleme la primirea plății mai târziu. O descriere incorectă va trebui corectată, ceea ce probabil va dura ceva timp. Ca urmare, este posibil să primiți plata pentru o astfel de factură mai târziu decât vă așteptați. O soluție la această problemă poate fi crearea unui catalog de bunuri vândute și descrieri precise ale serviciilor individuale. În acest fel, veți avea întotdeauna pe factură descrieri clare și lizibile ale ofertei dvs.

Erori de facturare

O factura nu trebuie sa contina erori de contabilitate, insa aceste situatii pot aparea. Există mai multe locuri unde apar cel mai des. Acestea includ suma totală care trebuie plătită. Poate fi însumat incorect, făcând factura fie subestimată, fie supraevaluată. Niciuna dintre aceste opțiuni nu este benefică. De ce? Pentru că se reflectă prost asupra celui care a emis factura.

Se poate întâmpla ca clientul să nu verifice cu atenție dacă documentul emis de dumneavoastră nu conține erori contabile și să plătească pentru o astfel de factură. Dar, ca urmare, este posibil să primiți prea puțini sau prea mulți bani. În primul caz va trebui să ceri clientului să plătească în plus, ceea ce te poate pune într-o lumină proastă. În cel de-al doilea caz, clientul poate cere rambursarea plății în exces, ceea ce s-ar putea reflecta negativ asupra reputației companiei dumneavoastră. În ambele cazuri, o astfel de factură poate fi contestată de un control fiscal, așa că este mai bine să o evitați.

Un alt loc în care apar erori contabile pe o factură este în calculul valorii mărfurilor vândute. În acest caz, poate exista o eroare în înmulțirea numărului de bucăți de mărfuri și a prețului pentru o singură bucată. Acest lucru se întâmplă cel mai adesea când calculele sunt efectuate manual. O eroare poate apărea și la calcularea valorii TVA. Folosirea unui program de facturare vă va ajuta să evitați astfel de greșeli de facturare deoarece calculele se fac automat acolo.

Greșeli de facturare – rezumat

Greșelile de facturare se întâmplă tuturor. Cu toate acestea, trebuie să știți că acestea pot avea consecințe juridice. Greșelile de facturare contribuie și la întârzieri la plăți și pot avea un impact negativ asupra credibilității companiei dumneavoastră. Una dintre soluții este utilizarea platformelor de facturare dedicate care automatizează multe procese și în același timp vă permit să evitați erorile de bază.

Citește și: Ce trebuie să includă o factură? – 12 elemente esențiale

Dacă vă place conținutul nostru, alăturați-vă comunității noastre de albine ocupate pe Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube.

Autor: Andy Nichols

Un rezolvator de probleme cu 5 grade diferite și rezerve nesfârșite de motivație. Acest lucru îl face un proprietar și manager de afaceri perfect. Când caută angajați și parteneri, deschiderea și curiozitatea lumii sunt calitățile pe care le prețuiește cel mai mult.

Vizualizați toate postările