Ghidul simplu pentru înțelegerea fazelor ciclului de viață al managementului de proiect

Menținerea proiectului dumneavoastră pe drumul cel bun de la început până la sfârșit, prevenind în același timp utilizarea greșită a resurselor, timpului și banilor depinde de cât de bine gestionați fazele ciclului de viață al proiectului.

Acum, pe baza tipului de proiect și a cerințelor acestuia, numărul de faze ale ciclului de viață al managementului de proiect se poate modifica; dar în această postare vom discuta despre toate cele cinci și pașii pe care ar trebui să-i urmezi în fiecare dintre ele.

Ce este ciclul de viață al proiectului?

Ciclul de viață al proiectului este un proces pe care managerii de proiect îl urmează atunci când finalizează un proiect. Include o succesiune de faze prin care trece un proiect de la inițiere până la închidere.

Care sunt cele cinci etape ale ciclului de viață al proiectului?

Împărțirea proiectelor în mai multe etape face de fapt mai ușor de gestionat și controlat și de a lucra la îmbunătățirea calității.

Initierea proiectului

Prima fază de inițiere va pune bazele următoarelor câteva etape ale managementului proiectului. Aici vei defini proiectul la un nivel larg.

Aici vei,

• Evaluați valoarea și fezabilitatea proiectului pentru a decide dacă să mergeți mai departe cu el. În timpul studiului de fezabilitate, veți verifica dacă puteți îndeplini cerințele proiectului cu resursele disponibile și puteți dezvolta un caz de afaceri.

• Identificați părțile interesate ale proiectului. Aici veți efectua o analiză a părților interesate pentru a le identifica pe aceștia și nevoile lor și pentru a le prioritiza pe baza influenței lor.

• Identificați livrabilele proiectului. Puteți folosi reperele pentru a împărți livrabile complexe în părți mai mici, astfel încât să fie mai ușor de urmărit.

• Definiți scopul și cerințele (cum ar fi resursele, bugetul și timpul necesar) proiectului. Creați o carte de proiect sau un document de inițiere a proiectului care să includă aceste informații. De asemenea, ar trebui să enumere nevoile afacerii, obiectivele, părțile interesate și riscurile proiectului.

Resurse utile

Ghidul simplu pentru managementul părților interesate

9 instrumente vizuale pentru a aduna cerințele pentru software-ul dvs

Planificarea proiectului

În faza de planificare a ciclului de viață al managementului de proiect, veți elabora o strategie pentru realizarea pașilor proiectului sau, cu alte cuvinte, veți determina ce trebuie făcut exact pentru a atinge obiectivele pe care le-ați definit mai devreme.

Aici vei,

• Începeți cu definirea clară a obiectivelor proiectului și a domeniului proiectului. Puteți folosi criteriile SMART care vă ghidează pentru a stabili obiective care sunt specifice, măsurabile, realizabile, realiste și oportune.

• Stabiliți ceea ce trebuie făcut și creați o structură de defalcare a activității care vă va ajuta să împărțiți proiectul în sarcini gestionabile bazate pe livrabilele proiectului.

• Crearea de diagrame de etape sau diagrame Gantt în care puteți afișa reperele cheie și foile de parcurs ale produselor care conturează cronologia proiectului și reperele proiectului pentru echipă

Șablon de planificare a proiectului

Șablon de foaie de parcurs de produs

• Estimați și alocați resursele necesare și constituiți o echipă competentă și clarificați-i rolurile și responsabilitățile.

• Creați un plan de management al riscurilor prin identificarea riscurilor potențiale care ar putea împiedica progresul proiectului și subliniind pașii pe care trebuie să îi luați pentru a le atenua.
• Creați un plan de comunicare specificând strategia dvs. de comunicare pentru părțile interesate.

• Faceți o analiză a costurilor pentru a vă asigura că totul se încadrează în bugetul dvs. Și stabiliți măsuri de performanță bazate pe domeniul de aplicare al proiectului, costuri și program pentru a evalua progresul și a vă asigura că proiectul va rămâne pe drumul cel bun.

Resurse utile;

Ghidul vizual pentru planificarea unui proiect

Lista finală a tehnicilor vizuale de management al riscului

Ghidul simplu pentru crearea unui plan de comunicare eficient

Utilizarea diagramelor Gantt și diagramelor de flux în planificarea proiectelor

Execuția proiectului

În fazele de execuție implementați ceea ce ați planificat. Sarcina managerului de proiect aici este să țină cont de erori și să supravegheze echipa, asigurându-se în același timp că toată lumea respectă planul inițial.

• Creați diagrame de flux de lucru sau hărți de proces care subliniază pașii pe care echipa/individuul trebuie să-i facă pentru a finaliza fiecare etapă și pentru a procura resursele necesare.
  

• Organizați o întâlnire de lansare a proiectului în care puteți parcurge diagramele fluxului de lucru, diagramele de reper, structurile de defalcare a activității etc. pe care le-ați creat împreună cu echipa dvs. Ajutați-i să înțeleagă exact ce se așteaptă de la ei.
• Comunicați actualizările proiectului părților interesate și organizați întâlniri de stadiu, dacă este necesar
• Urmăriți progresul și actualizați programele de proiect și faceți modificări la planurile de proiect, după cum este necesar

Resurse utile;

Ghidul simplu pentru fluxuri de lucru | Cu șabloane editabile de flux de lucru

Monitorizarea Proiectului

Această fază necesită ca managerul de proiect să monitorizeze performanța proiectului și să comunice stadiul părților interesate.

Puteți utiliza indicatori cheie de performanță (KPI), cum ar fi respectarea calendarului, menținerea bugetului sub control, livrarea cu succes a rezultatelor proiectului etc. pentru a măsura progresul.

După cum este necesar, găsiți modalități de optimizare a performanței și de a face modificări în planul de management al proiectului pentru a vă asigura că aduce cea mai bună performanță.

Închiderea Proiectului

Această fază marchează închiderea proiectului când rezultatul final este livrat. Puteți profita de lecția învățată pentru a optimiza procesele proiectului și eforturile echipei în timpul proiectelor viitoare.

Aici vei,

• Eliberați resursele care au fost utilizate pentru proiect și alocați-le inclusiv ceea ce rămâne din buget pentru proiectele viitoare.
• Evaluați succesul proiectului și împărtășiți rapoartele cu părțile interesate. Identificați ce a funcționat și ce nu și documentați în mod corespunzător informațiile pentru referințe viitoare.
• Evaluați modul în care echipa a performat și informați-i cu privire la ceea ce trebuie să se îmbunătățească și recunoașteți-i pentru succesul lor.
• Rezilieți oficial orice contractori care au fost angajați pentru proiect.
• Împreună cu echipa creați un plan pentru a finaliza sarcinile care nu au fost finalizate în timpul proiectului

Sfârșitul ciclului de viață al proiectului poate fi marcat cu o întâlnire de închidere sau o petrecere pentru a sărbători succesul și a felicita echipa.

Care este strategia ta de management de proiect?

Fiecare proiect, mare sau mic, simplu sau complex trece prin aceste câteva faze. Este datoria managerului de proiect să aibă o strategie solidă de management al ciclului de viață al proiectului pentru a menține totul pe drumul cel bun.

Care este strategia ta? Împărtășiți-vă experiența cu noi în secțiunea de comentarii de mai jos.