7 sfaturi experte în managementul sarcinilor pentru a vă îmbunătăți productivitatea la locul de muncă

Gestionarea eficientă a sarcinilor este crucială pentru a ne asigura că totul se face într-o manieră organizată, fără a sacrifica calitatea sau creativitatea.

Cu atât de multe lucruri de făcut, pierderea obiectivelor tale necesită timp. Cu toate acestea, puteți rămâne în top cu strategiile potrivite și vă puteți atinge obiectivele.

Acest articol va discuta șapte sfaturi organizaționale experți pentru a vă ajuta să gestionați sarcinile mai eficient și să vă îmbunătățiți productivitatea la locul de muncă. Deci, indiferent cât de agitate devin lucrurile în viața ta de afaceri, poți folosi aceste strategii simple pentru a duce treaba la bun sfârșit.

7 sfaturi pentru managementul sarcinilor și cum să le implementați

1. Utilizați matricea Eisenhower
2. Folosiți software de management al sarcinilor
3. Automatizați sarcinile repetitive
4. Creați o listă de verificare zilnică
5. Delegați sarcini persoanelor potrivite
6. Simplificați comunicarea
7. Ia pauze și exersează-ți îngrijirea de sine
   

Dar mai întâi trebuie pusă întrebarea:

De ce este atât de important gestionarea sarcinilor?

Managementul sarcinilor este atât de important pentru că fiecare profesie, indiferent de industrie, o cere. Gestionându-vă timpul cu înțelepciune, puteți face mai multe în mai puțin timp, ceea ce duce la creșterea productivității și la o eficiență îmbunătățită.

Pe lângă faptul că vă oferă control asupra volumului de lucru, vă permite să planificați astfel încât sarcinile să nu se suprapună. De asemenea, un bun management al sarcinilor încurajează o mai bună colaborare între membrii echipei, deoarece toată lumea știe la ce trebuie să lucreze și când.

Managementul sarcinilor necesită abilități de planificare strategică, organizare și comunicare - și având în vedere aceste sfaturi, ar trebui să vă puteți gestiona sarcinile ca un profesionist. Să luăm în considerare Matricea Eisenhower.

1. Utilizarea matricei Eisenhower

„Dacă durează mai puțin de două minute, fă-o acum”. - David Allen, consultant în productivitate și autor al cărții „ Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity ”

Matricea Eisenhower este o tehnică puternică pentru managementul sarcinilor. Dezvoltată de fostul președinte american Dwight D. Eisenhower, matricea constă din patru cadrane:

• Important și urgent
• Important, dar nu urgent
• Nu important, dar urgent
• Nu este important și nu urgent

Împărțind sarcinile în aceste categorii, puteți utiliza matricea pentru a determina ce sarcini să lucrați prima, a doua etc.

Cum se implementează

Notează-ți sarcinile curente pe hârtie sau pe un software de gestionare a sarcinilor online . Atribuiți fiecare sarcină după importanță și urgență.

Completează-le pe cele care nu sunt importante sau urgente. Apoi creați un plan pentru a finaliza fiecare sarcină pe rând.

De exemplu, dacă sunteți un agent de marketing în rețele sociale care aplică Matricea Eisenhower după ce ați analizat datele de performanță ale postărilor, este posibil să observați că postările vizuale au rezultate mai bune decât postările bazate pe text. Deci, conform metodei, puteți crea conținut vizual peste postări doar text.

Sursa imaginii

Folosind Matricea Eisenhower ca parte a strategiei dumneavoastră organizaționale pentru gestionarea sarcinilor de afaceri, puteți reduce nivelurile de stres în timp ce creșteți productivitatea și obțineți succesul!

În secțiunea următoare, vom analiza modul în care software-ul de gestionare a sarcinilor poate ajuta să ducă productivitatea organizației dvs. la nivelul următor.

2. Utilizați software-ul de gestionare a sarcinilor

"Creează un sistem care să funcționeze pentru tine. Nu te forța într-un sistem care nu funcționează." - Laura Vanderkam, expert în managementul timpului și autor din „ 168 de ore: ai mai mult timp decât crezi ”

Gestionarea simultană a mai multor proiecte poate fi o provocare, mai ales atunci când termenele limită sunt termene limită strânse, iar volumul de muncă pare fără sfârșit.

Fără o organizare și o comunicare adecvată, afacerea dvs. ar putea avea de suferit din cauza termenelor limită ratate, pierderi de date și servicii slabe pentru clienți . Vă poate costa venituri și vă poate afecta reputația.

Utilizarea instrumentelor potrivite poate face acest proces ușor și fără probleme pentru echipe și indivizi. Software-ul de gestionare a sarcinilor este un instrument puternic pentru companiile de toate dimensiunile pentru a crea sarcini, a le atribui membrilor echipei și a urmări progresul mai eficient.

Software-ul vă permite să setați termene limită pentru sarcini individuale și să primiți mementouri când acele termene limită se apropie într-un tablou de bord central.

Membrii echipei pot, de asemenea, să colaboreze și să comunice despre proiecte fără a comuta între mai multe aplicații sau platforme, scăzând confuzia.

Cum se implementează

Un agent de marketing pentru crearea de conținut , de exemplu, poate crea o schiță și poate atribui părți de scriere (cercetare/copywriting/optimizare SEO) colegilor de echipă.

Folosind un document partajat pe care oricine îl poate accesa, este ușor să urmăriți actualizările și să vedeți ce a realizat fiecare membru în îndeplinirea sarcinilor care i-au fost atribuite.

Software-ul popular de gestionare a sarcinilor, cum ar fi Trello, Asana sau Basecamp, include adesea analize care vă permit să urmăriți performanța echipei dvs. în timp și să identificați îmbunătățirile.

Sursa imaginii

Atunci când alegeți software-ul de management al sarcinilor potrivit pentru afacerea dvs., luați în considerare nevoile și bugetul dvs.

Căutați software cu funcții care se potrivesc cerințelor dvs., cum ar fi atribuirea sarcinilor, termenele limită, urmărirea progresului și partajarea fișierelor.

Testează diferite opțiuni de software înainte de a te angaja la unul și asigură-te că echipa ta este instruită și confortabilă să-l folosească.

3. Automatizați sarcinile repetitive

Automatizați sarcinile pe care le efectuați frecvent pentru a economisi timp și pentru a reduce erorile. Folosiți instrumente precum macrocomenzi, scripturi și software de automatizare pentru a vă simplifica fluxul de lucru.” - Laura Stack, expert și autor în productivitate și managementul timpului din „ Ce să faci când sunt prea multe de făcut: reduceți sarcinile, creșteți rezultatele și economisiți 90 de minute pe zi ”

Automatizarea sarcinilor repetitive în domenii precum serviciul pentru clienți, marketingul digital sau managementul proiectelor vă poate optimiza fluxul de lucru.

Cu software și tehnologie, proprietarii de afaceri pot automatiza sarcini precum introducerea datelor, facturarea și marketingul prin e-mail, economisind timp și minimizând erorile.

Instrumentele automate oferă funcții precum e-mailuri automate, un sistem de ticketing , distribuție de apeluri și chatbot pentru a ajuta vizitatorii site-ului web sau clienții să găsească rapid răspunsuri fără a aștepta în așteptare sau a trimite mai multe e-mailuri.

În plus, vă permit să prioritizați cererile în funcție de urgență sau importanță, astfel încât echipa dvs. să se poată concentra mai întâi pe cele mai urgente articole.

Cum se implementează

De exemplu, să presupunem că sunteți responsabil pentru trimiterea de e-mailuri ulterioare după o vânzare reușită — în loc să le creați manual pe fiecare și să introduceți în mod repetat aceleași informații, puteți utiliza un instrument de automatizare a e-mailurilor .

Va economisi timp, asigurându-vă în același timp că clienții dvs. primesc comunicare în timp util din partea companiei dvs.

Imagine din e-mailul personal

Automatizarea sarcinilor repetitive poate avea un impact semnificativ asupra îmbunătățirii managementului sarcinilor de afaceri. Eliberând timp, angajații se pot concentra pe sarcini de nivel superior care necesită atenție umană, cum ar fi rezolvarea problemelor și luarea deciziilor.

Acestea fiind spuse, crearea unei liste de verificare zilnică este un pas esențial pentru a vă asigura că echipa dvs. rămâne pe drumul cel bun și își atinge obiectivele.

4. Creați o listă de verificare zilnică

„Listele de sarcini ar trebui să fie dinamice, flexibile și trebuie ajustate pentru a se potrivi cu prioritățile în schimbare.” - Julie Morgenstern, expert în organizare și management al timpului și autor de „ Gestionarea timpului din interior spre exterior ”

Lipsa structurii și a unui plan clar vă pot face ziua de lucru haotică și neproductivă. Ca urmare, este posibil să vă simțiți stresați și anxiosi, ceea ce duce la o scădere a calității muncii dvs.

Prin crearea unei liste de verificare zilnice, puteți garanta că nicio sarcină nu trece prin fisuri și că toți membrii echipei sunt pe aceeași pagină cu privire la ceea ce trebuie îndeplinit.

Cum se implementează

Începeți prin a enumera toate sarcinile cele mai urgente ale zilei. Apoi împărțiți-le în sarcini mai mici și ușor de gestionat.

Apoi, prioritizează-ți sarcinile pe baza importanței și a termenului limită și includeți note sau detalii care să vă ajute să le finalizați. În cele din urmă, urmăriți-vă progresul pe parcursul zilei. Acest pas poate avea și Matricea Eisenhower.

De exemplu, un agent de marketing de conținut ar putea crea o listă de verificare zilnică care include scrierea unei postări pe blog, care poate fi împărțită în sarcini mai mici, cum ar fi: idei de brainstorming, conturarea postării, efectuarea de cercetări, scrierea unei schițe, editarea și publicarea acesteia.

Sursa imaginii

Fii atent la orice sarcini noi sau termene limită în timpul zilei. Adăugarea la timp a acestor sarcini pe listă vă poate ajuta să rămâneți organizat și să împiedicați să treacă prin fisuri.

Examinați-vă lista de verificare la sfârșitul fiecărei zile pentru a vă evalua progresul și pentru a vă ajusta prioritățile și estimările de timp după cum este necesar.

O listă de verificare zilnică vă asigură că iei toate sarcinile în serios. Drept urmare, este mai ușor să delegați sarcini persoanelor potrivite.

5. Delegați sarcini persoanelor potrivite

"Prioritizarea este cheia. Faceți o listă cu sarcinile dvs. și concentrați-vă pe cele care vor avea cel mai mare impact asupra obiectivelor dvs." - Brian Tracy, autor și vorbitor motivațional cunoscut pentru munca sa privind managementul timpului și productivitatea.

În orice profesie care implică munca în echipă sau colaborarea, doriți ca membrii echipei dvs. să se ocupe de sarcini care se aliniază cu punctele lor forte și expertiza.

S-ar putea să fii copleșit și ars atunci când încerci să faci totul singur. Vă puteți gestiona eficient volumul de muncă delegând și asigurându-vă că sarcinile sunt îndeplinite conform standardelor dvs.

Cum se implementează

Când delegați sarcini, luați în considerare mai întâi setul de aptitudini și expertiza fiecărui membru al echipei. Identificând care persoană este cea mai potrivită pentru job, vă veți asigura că fiecare membru al echipei își folosește punctele forte și lucrează la sarcinile pe care le poate gestiona.

În plus, prin atribuirea muncii pe baza nivelului de calificare, puteți reduce riscul apariției erorilor și puteți maximiza calitatea rezultatelor echipei dvs.

Delegați sarcini precum managementul rețelelor sociale unui membru al echipei cu experiență în domeniul respectiv și concentrați-vă pe crearea de conținut și strategie.

Sursa imaginii

Furnizarea de instrucțiuni clare pentru delegarea sarcinilor este esențială pentru a se asigura că membrii echipei înțeleg ceea ce trebuie finalizat și orice termene sau așteptări asociate.

Să explorăm modul în care eficientizarea comunicării vă poate îmbunătăți și mai mult procesul de gestionare a sarcinilor.

6. Simplificați comunicarea

"Claritatea este cheia. Fii specific și direct în comunicarea ta și evitați detaliile inutile și jargonul." - Erica Dhawan, expert în comunicare și colaborare și autor de „ Limbajul corporal digital: Cum să construiți încredere și conexiune, indiferent de distanță ”

Când comunicarea ar putea fi mai bună, pot apărea greșeli la finalizarea sarcinii, precum și întârzieri. Pe de altă parte, munca în echipă eficientă și managementul sarcinilor depind de o bună comunicare.

Cum se implementează

În primul rând, setați așteptările pentru timpii de răspuns și canalele de comunicare, astfel încât toată lumea să fie pe aceeași pagină. Apoi, utilizați un e-mail sau un sistem de mesagerie instantanee pentru a trimite informații și actualizări pentru a menține pe toți conectați și informați.

În al doilea rând, programați un moment în fiecare zi pentru o discuție de grup despre progresele înregistrate pe parcursul zilei. Dacă toată lumea își discută provocările între ei, este mai ușor să rezolvi problemele mai rapid. Pe lângă check-in-urile zilnice, încurajează dialogul deschis între membrii echipei pentru a stimula colaborarea.

De exemplu, o echipă de management de proiect ar putea înființa un panou Trello pentru a atribui și urmări sarcini, pentru a programa check-in-uri regulate prin Zoom sau Slack și pentru a stabili așteptări pentru timpii de răspuns.

Sursa imaginii

Acum că am discutat despre gestionarea sarcinilor în echipă, să trecem la o parte adesea trecută cu vederea, dar vitală a managementului sarcinilor de afaceri - luarea pauzelor și exersarea îngrijirii de sine.

6. Ia pauze și exersează-ți auto-ingrijirea

"Odihnește-te când ești obosit. Reîmprospătează-te și reînnoiește-ți corpul, mintea și spiritul. Apoi întoarce-te la muncă." - Ralph Marston, vorbitor motivațional și autor cunoscut pentru munca sa privind dezvoltarea personală și succesul.

Să ai grijă de sănătatea ta fizică și psihică este necesară pentru a-ți atinge obiectivele și a performa cel mai bine. Neglijarea îngrijirii de sine poate duce la epuizare, oboseală și o scădere a bunăstării generale.

Cum se implementează

• Luați câteva pauze scurte, cum ar fi o plimbare de 15 minute afară sau o sesiune de stretching
• Mâncați mese și gustări sănătoase
• Citește o carte înainte de culcare sau meditează timp de 10 minute în fiecare dimineață
• Dormiți suficient în fiecare noapte. Privarea de somn se corelează cu scăderea performanței în timpul zilei.

Sursa imaginii

  Încorporarea acestor activități în rutina zilnică poate avea beneficii de anvergură dincolo de sănătatea fizică.

Lucrătorii care abordează munca plini de energie, relaxați și încrezători sunt mai bine pregătiți pentru a face față provocărilor zilei.

Concluzie

Gestionarea eficientă a sarcinilor de afaceri înseamnă prioritizarea acestora în funcție de nivelul lor de importanță și planificarea suficient de adecvată pentru ca totul să funcționeze fără probleme.

Încorporarea acestor sfaturi în rutina ta zilnică poate necesita puțină dedicare și efort, dar recompensele merită. Nu numai că vei îmbunătăți succesul afacerii tale, dar vei stimula și creșterea și dezvoltarea personală.

-------------------------------------------------- -------------------------

Biografia autorului:

Oliver Stasinszky este un lider de echipă de informare la LiveAgent cu experiență în comerț electronic și servicii pentru clienți. Este pasionat de scris, de citit și de a învăța să cânte la orice instrument muzical.