7 sfaturi de productivitate pentru proprietarii de afaceri mici pentru a vă îmbunătăți performanța

Conducerea unei afaceri este greu. Există o listă nesfârșită de sarcini pe care trebuie să le finalizați. Din păcate, există doar atâtea ore într-o zi. Aceasta este o mare problemă pentru că încercarea de a face totul te va lăsa copleșit.

Trebuie să vă maximizați producția.

Din fericire, există câteva modalități simple de a supraîncărca productivitatea afacerii tale. Iată un set util de sfaturi de productivitate pe care le puteți încerca imediat, oferindu-vă un control mai bun și o planificare mai bună a sarcinilor dvs. legate de muncă și ale echipei dvs.

Să începem.

1. O sarcină la un moment dat

Supraîncărcarea atât pe tine, cât și cu forța de muncă cu lucrări, termene limită și proiecte concurente nu face bine nimănui și duce la niveluri ridicate de stres și confuzie.

În ciuda faptului că unii oameni se laudă că pot face mai multe sarcini, știința nu le susține afirmațiile. Un studiu asupra productivității realizat de Clinica Cleveland a arătat că doar 2,5% dintre oameni ar putea face mai multe sarcini în mod eficient, făcându-i o mare minoritate. Multitasking-ul poate, de asemenea, să împiedice performanța, mai degrabă decât să o ajute, făcându-vă angajații mai puțin eficienți.

În loc să-ți faci echipa să facă mai multe sarcini, încearcă să-i sfătuiești să scrie liste de sarcini, prioritând mai întâi sarcinile critice, dar asigurându-te că totul se face la timpul său. Întăriți importanța de a finaliza corect o sarcină înainte de a trece la următoarea.

Sfaturile de productivitate ar trebui să împingă angajații într-o direcție mai eficientă, beneficiind de funcționarea întreprinderii tale mici. Dar, bineînțeles, sfaturile de productivitate sunt doar vârful aisbergului dacă vrei să dai un impuls micului tău business .

2. Îmbunătățiți colaborarea în cadrul echipelor

Munca în echipă face ca visul să funcționeze, așa cum se spune! Având în vedere acest lucru, este întotdeauna o idee bună să simplificați procesele de partajare și colaborare ale echipei mici în beneficiul tuturor.

O modalitate ușoară de a acționa la acest nivel îmbunătățit de colaborare este să investești în software-ul care face o mare parte din munca ta grea. Exemplele includ software-ul de mesagerie instantanee (Microsoft Teams are o funcție excelentă de „chat”) și acces fiabil la documente care pot fi editate în timp real (cum ar fi Google Sheets și Google Docs). Puteți, de asemenea, să lansați un software de videoconferință fiabil pentru lucrătorii de la distanță sau personalul care se autoizola (MS Teams, Google Meet și Zoom funcționează bine).

Sursă

Colaborarea nu mărește doar nivelul de productivitate; de asemenea, crește nivelul de satisfacție a personalului. Un studiu realizat de Universitatea Queens din Charlotte a arătat că 75% dintre angajatori au apreciat munca în echipă și colaborarea ca fiind „foarte importante”, totuși doar 18% dintre angajați primesc evaluări de comunicare în timpul evaluărilor de performanță.

Nu deveniți ultima statistică și investiți în tehnologia potrivită pentru echipa dvs. De exemplu, să dispuneți de sisteme pentru lucrătorii de la distanță, asigurându-vă în același timp că colaborarea este un proces cât mai ușor posibil. Aceste sfaturi de productivitate vor beneficia de afacerea dvs. mică pe termen scurt, mediu și lung și reprezintă o mică parte a planului general de stabilire a obiectivelor de afaceri SMART .

3. Încercați automatizarea

Mulți oameni par să creadă că automatizarea înseamnă înlocuirea întregii forțe de muncă cu roboți. În schimb, există câteva instrumente excelente de automatizare în prezent, care pot face toate sarcinile obositoare în timp ce forța de muncă se descurcă cu lucrurile importante, cum ar fi generarea de clienți potențiali .

Programarea postărilor de marketing pe rețelele sociale și adunarea rapoartelor de cheltuieli sunt exemple de sarcini pe care un anumit software le poate gestiona cu ușurință. Sistemele de gestionare a forței de muncă, cum ar fi Asana sau Slack, pot facilita programarea locurilor de muncă și îi pot menține pe toți pe aceeași pagină cu calendarul și fișierele necesare pentru proiecte.

Sursă

Tehnologia poate fi un lucru minunat, iar atunci când este utilizată în mod corect, poate transforma productivitatea afacerii dumneavoastră în câțiva pași simpli.

4. Evitați distragerile

Ca oameni, nu suntem atât de grozavi în a ne concentra asupra sarcinilor ore întregi. Studiile repetate au evidențiat cât de mult se luptă majoritatea oamenilor să se concentreze în întâlniri pentru o perioadă lungă de timp.

Având în vedere acest lucru, este prea ușor să permiteți distragerii atenției la locul de muncă pentru a împiedica echipa dvs. să-și facă treaba. Nu spunem că trebuie să implementați măsuri draconice, cum ar fi blocarea forței de muncă într-o cameră, dar câteva sfaturi de productivitate ici și colo fac diferența.

De exemplu, încercați să restricționați trimiterea de e-mailuri doar în anumite părți ale zilei, cum ar fi primul sau ultimul lucru - în acest fel, toată lumea poate uita de e-mailuri în mijlocul zilei de lucru. De asemenea, restricționarea accesului la rețelele sociale ar putea face diferența, reducând numărul de întâlniri inutile ale echipei.

Întâlnirile care nu sunt relevante pentru toată lumea pot determina unii lucrători să-și piardă concentrarea, permițându-le să cadă în obiceiuri proaste în ceea ce privește durata lor de concentrare. Deci, în schimb, încercați să aveți o singură întâlnire pe zi, în același timp - în acest fel, detaliile esențiale sunt rezolvate, lăsând restul zilei pentru sarcini individuale.

Potrivit unui studiu realizat de Udemy și Toluna, cea mai enervantă distragere a atenției la birou au fost colegii de lucru! Gândiți-vă la modalități de a evita acest lucru vorbind cu unii dintre membrii mai zgomotoși ai echipei dvs. De asemenea, le puteți plasa în camere diferite.

Sursă

Reducerea zgomotului de la birou este, de asemenea, un aspect cheie de luat. De ce să nu vă programați în „ore liniștite” în care toată lumea este de acord să lucreze în tăcere pentru o anumită perioadă. Dacă sunt respectate corect, sesiunile de concentrare ca acestea ar putea fi cele mai productive momente ale zilei.

Încercați câteva idei diferite și vedeți care sfaturi de productivitate funcționează cel mai bine pentru echipa dvs.

5. Gestionează-ți bine timpul

Gestionarea timpului este cheia pentru îndeplinirea eficientă a sarcinilor, indiferent de sectorul de lucru în care sunteți implicat. Utilizarea unui software pentru fluxul de lucru, cum ar fi Asana, va ajuta la eficientizarea sarcinilor pe care oamenii trebuie să le facă în compania dumneavoastră. Dar pentru a profita la maximum de aceste instrumente, există cele mai bune practici de productivitate pe care le puteți implementa în cadrul echipei dvs.

De exemplu, poți folosi Tehnica Pomodoro la locul tău de muncă. Un sistem eficient de gestionare a timpului creat pentru prima dată în anii 1980 de italianul Francesco Cirillo, Tehnica Pomodoro (numită după italianul pentru tomate), poate fi executat în șase pași simpli.

1. Alegeți proiectul de lucru pe care trebuie să îl finalizați.
2. Setați un cronometru pentru între 25 și 30 de minute și începeți lucrul.
3. După ce sună temporizatorul, luați o pauză de două până la trei minute.
4. Repetați pașii doi și trei.
5. După patru ședințe, luați o pauză mai prelungită.
6. În cele din urmă, înregistrați fiecare sesiune de lucru finalizată cu o bifă sau o bifă într-un format de listă.

Această tehnică este cea mai bună pentru sarcini specifice, cum ar fi scrierea sau codarea, și pentru sarcini plictisitoare, repetitive, în care concentrarea poate scădea rapid.

Sursă

Tehnica Pomodoro vă învață disciplina, importanța de a face pauze regulate și o înțelegere mai cuprinzătoare a gestionării eficiente a timpului. Cercetătorul Jonathan Schooler a descoperit în 2007 că mintea obișnuită rătăcește 15 până la 20% din timp, așa că obligarea pauzelor regulate ajută la acest lucru.

Luați în considerare implementarea Tehnicii Pomodoro împreună cu colegii dvs. pentru o perioadă de probă de aproximativ o lună și înregistrați rezultatele în nivelurile de productivitate și managementul timpului. De asemenea, puteți experimenta diferite modele de lucru. De exemplu, un model de cernere rotativă este o abordare care poate crește nivelurile de productivitate.

6. Creați un spațiu de lucru favorabil

Stațiile de lucru dezordonate și incomode fac muncitori nefericiți. Pe de altă parte, lucrătorii dumneavoastră au nevoie de un spațiu de lucru eficient pentru a-și desfășura sarcinile în mod eficient, așa că luați în considerare investiția în echipamente care se potrivesc fiecărui muncitor și cerințelor specifice ale acestuia.

Pentru personalul care lucrează cu multe cifre (contabili, de exemplu), un al doilea monitor îi va ajuta să fie mai productivi cu foile de calcul. Lucrătorii de la distanță, cum ar fi agenții de marketing digital, au nevoie de acces la o conexiune puternică la internet și un computer cu o cameră web pentru apeluri video. Între timp, designerii grafici au nevoie de software și instrumente specializate pentru desen, cum ar fi un stylus.

Sursă

Încercați să vă așezați cu fiecare angajat și să-i întrebați de ce are nevoie pentru a-l face să se simtă mai productivi, să bugetați ceea ce solicită și să vedeți dacă puteți pune acești pași în practică.

7. Stabiliți obiective realiste

Este esențial să vă setați dvs. și echipa dvs. obiective realiste ca o afacere mică. Împărțiți locurile de muncă mari în bucăți zilnice realizabile, în loc să vă bombardați angajații cu sarcini care îi copleșesc. În acest fel, toată lumea este pe aceeași pagină și simte că lucrează în mod constant către rezultatul dorit, mai degrabă decât să se simtă copleșiți.

Începeți prin a stabili rezultatul dorit al unui loc de muncă, apoi lucrați înapoi, împărțind rezultatul în locuri de muncă mici, realizabile, care contribuie la obiectivul final.

Această abordare îi face pe toată lumea să conștientizeze ce trebuie făcut și când și asigură un proces fără probleme pentru finalizarea sarcinii mari la timp. Planificarea este totul, mai ales într-o afacere mică care poate să nu acceseze aceleași resurse pe care le au companiile mai mari.

În încheiere

Îmbunătățirile performanței sunt esențiale pentru succesul și creșterea continuă a oricărei afaceri. Cu toate acestea, doar pentru că a ta este o afacere mică, nu înseamnă că ar trebui să-ți fie mai greu decât marile corporații.

Cercetările au arătat că întreprinderile mici pot fi mai inventive și mai eficiente decât cele mai mari, așa că folosește-ți dimensiunea mică în avantajul tău atunci când stabilești obiective realiste.

Luați în considerare aceste sfaturi de productivitate, încercați-le și măsurați rezultatul prin performanța sporită și fericirea generală a forței de muncă.

Vă dorim succes în viitorul afacerii dumneavoastră mici!