Un proces de afaceri este orice serie de sarcini conexe care se termină cu livrarea de către companie a unui produs sau serviciu unui client sau client. Procesele ineficiente duc la clienți nemulțumiți, lucrători nemulțumiți și, potențial, chiar nerespectarea termenelor limită de livrare.

Cel mai bun mod de a face față proceselor ineficiente este îmbunătățirea acestora.

De ce sunt importante procesele de afaceri eficiente

Procesele eficiente reduc volumul de muncă și simplifică livrarea unui produs sau serviciu. Procesele pot include chiar și sarcini relativ simple. De exemplu, procesele financiare simple, cum ar fi modul în care facturați clienții, este un proces.

Atunci când o afacere nu reușește să-și îmbunătățească și să-și eficientizeze procesele, riscă să rămână în urmă pe piață și să piardă clienți în fața concurenților săi. Îmbunătățirea proceselor poate fi la fel de simplă ca deținerea unei metodologii pentru finalizarea unei sarcini complexe sau distribuirea acelei sarcini între ceilalți membri ai unei echipe.

7 pași pentru îmbunătățirea unui proces de afaceri

După cum sa explicat în această discuție, îmbunătățirea procesului de afaceri este un proces incremental. Schimbările care au loc companiei nu vor afecta imediat nimic pe termen scurt. Potențiala schimbare a eficienței afacerii în timp este ceea ce trebuie să se concentreze echipa de îmbunătățire a proceselor.

1. Definirea procesului

Primul pas în orice strategie de îmbunătățire a proceselor de afaceri este definirea exactă a procesului pe care compania dorește să-l îmbunătățească. De obicei, echipele care lucrează la îmbunătățirea procesului utilizează diagrame, cum ar fi o diagramă flux sau o diagramă a benzii de înot. După cum raportează Lucid Chart, o diagramă a benzii de înot îndeplinește funcțiile unei organigrame tipice, dar atribuie și responsabilitățile unui anumit individ sau departament.

Exemplu de diagramă a benzii de înot a unui proces

Definirea procesului poate însemna folosirea contribuțiilor de la oameni care se ocupă zilnic de procesul. Interviurile și discuțiile ajută la informarea echipei de îmbunătățire a procesului cu privire la subetașii care pot să nu fie imediat evidenti.

2. Explorați oportunitățile conexe

În cadrul interviurilor pentru definirea procesului, persoanele care utilizează acest proces în mod regulat pot oferi o perspectivă asupra potențialelor îmbunătățiri care ar putea aduce beneficii sistemului. Aceste oportunități conexe ar putea merita explorate dacă sporesc și mai mult eficiența sistemului.

Elaborarea unei declarații detaliate a problemei oferă echipei de îmbunătățire a procesului o apreciere a locului în care pot și ar trebui să apară schimbările în operațiune. În plus, echipa poate identifica și elimina pașii și subpașii străini din cadrul procesului dacă nu par să servească unui scop.

3. Analiza procesului

În acest pas, echipa de îmbunătățire a procesului poate analiza diagrama benzii de înot și poate afla unde apar blocaje în sistem. După cum notează Kiss Flow, fără un pas de analiză adecvat, echipele sunt probabil să piardă timp și resurse căutând probleme din mers.

În general, pasul de analiză poate fi defalcat punând câteva întrebări pertinente, cum ar fi:

• Unde au loc majoritatea costurilor pentru afacere?
• Pare vreun pas să creeze un blocaj?
• Care parte a procesului frustrează cel mai mult clienții sau membrii echipei?
• Unde au loc majoritatea întârzierilor?
• Care pas sau subpas al procesului durează cel mai mult timp pentru a fi realizat?
  
  

Metodele de analiză, cum ar fi analiza cauzei rădăcină sau analiza cauzei și efectului, pot ajuta echipa să rezolve problemele de bază care provoacă problemele. Rezolvarea problemelor în sine tratează doar simptomul problemei, care va reapărea mai târziu și va cere echipei să o rezolve din nou.

4. Reproiectarea sistemului

Odată ce echipa a evidențiat problemele de bază care afectează procesul, începe să-l reproiecteze pentru a elimina acele probleme. O sesiune inițială de brainstorming pune idei pe masă. Odată ce echipa generează o listă suficient de substanțială de soluții, poate începe să restrângă cele care nu sunt rentabile sau necesită prea mult timp pentru a fi implementate.

Soluțiile selectate ar trebui să fie expuse analizei de risc și analizei de impact pentru a vedea amploarea completă a soluției propuse de echipă și care ar putea fi consecințele potențiale pentru implementarea acestei soluții.

5. Localizați resursele disponibile

După finalizarea planului de reproiectare a sistemului, echipa trebuie să găsească resursele pe care le are la dispoziție pentru a implementa reproiectarea. Aceste resurse pot varia de la resurse umane la software, hardware și infrastructură.

Comunicarea cu departamentul de resurse umane, IT și alte părți interesate ajută echipa să înțeleagă cum va avea loc reproiectarea sistemului, precum și să îi informeze cu privire la orice probleme interne care ar putea afecta finalizarea procesului.

6. Instituiți schimbarea și informați părțile interesate

În timp ce îmbunătățirea proceselor de afaceri poate fi progresivă, din când în când apar schimbări masive, care zdruncină o afacere până la capăt. Îmbunătățirile pot necesita înlocuirea echipelor, a infrastructurii și chiar a sistemelor hardware și software. Activarea acestei modificări poate necesita gestionarea unui întreg proiect în sine.

O altă problemă semnificativă cu care se confruntă îmbunătățirea proceselor este incapacitatea multor oameni de a accepta schimbarea. Pentru a face față acestui lucru, echipa poate utiliza modele teoretice, cum ar fi modelul de schimbare în 8 pași al lui Kotter. După cum menționează Educational Business Articles, modelul este o metodă simplă de implementare a muncii în echipă, a transparenței și a comunicării în metodologia de îmbunătățire a procesului.

7. Analiza procesului

După cum sa spus inițial, îmbunătățirea procesului este un proces gradual. Nici măcar procesele recent renovate nu funcționează așa cum era de așteptat, deoarece lumea este un loc imprevizibil. Pentru a oferi sugestii pentru următoarea iterație a procesului, este necesar un sistem de revizuire constantă.

Metodologii precum Kaizen pot fi utile pentru a se asigura că eficiența procesului este îmbunătățită la fiecare iterație. Kaizen, așa cum este definit de Institutul Kaizen, este un sistem de îmbunătățire continuă aplicat strategiei competitive pe termen lung a unei afaceri.

Nimic nu se întâmplă imediat

În lumea noastră digitală în ritm rapid, ne-am așteptat la rezultate imediate cu tot ceea ce facem. Aceasta este o așteptare nerealistă când vine vorba de îmbunătățirea procesului de afaceri.

În schimb, echipele dedicate îmbunătățirii proceselor de afaceri privesc timpul ca pe o serie de cicluri, fiecare pas fiind mai aproape de atingerea eficienței depline. Schimbările care au loc în cadrul organizațiilor, în special cele care au impact asupra sarcinilor zilnice ale companiei, au loc treptat. A avea o echipă de îmbunătățire a proceselor de afaceri permite unei companii să-și păstreze avantajul competitiv prin eficientizarea constantă a procesului de producție sau de livrare.

Samantha Wallace este un scriitor și editor veteran în domeniul tehnologiei care a lucrat în mai multe companii de comerț electronic. Ea acoperă tehnologia online de peste cinci ani.

Ea este avocatul de conținut pentru GreenwingTechnology.com.