7 practici de top pentru acordarea licențelor și conformitatea flotei

Lumea acordării de licențe și conformității flotei poate fi complicată, deoarece evoluează constant. Este ca un marketing a cărui dinamică continuă să se schimbe. Majoritatea flotelor cuprind furgonete, camioane mici și alte vehicule utilizate pentru transportul de mărfuri sau persoane. Din fericire, puteți urma multe bune practici pentru a vă asigura că respectați întotdeauna legea.

Pentru a vă ajuta să rămâneți în fruntea curbei, articolul următor acoperă 7 practici de top pentru acordarea licențelor și conformitatea flotei. Dar înainte de asta, să ne uităm la beneficiile de acordare a licențelor și de conformitate a flotei.

Beneficiile acordării de licențe și conformității flotei

Există mai multe beneficii de a avea o licență de flotă și de a vă asigura că vehiculele dumneavoastră respectă toate reglementările necesare. Iată câteva dintre beneficii:

• Vă ajută să evitați amenzi și penalități costisitoare.
• Vă ajută să vă organizați și să vă asigurați că vehiculele dumneavoastră sunt la zi cu cele mai recente standarde de siguranță.
• Liniștea sufletească știind că vehiculele dumneavoastră funcționează în siguranță și legal.
• Vă ajută să construiți încredere cu clienții și angajații dvs. Ei vor ști că sunteți angajat să respectați regulile și să le păstrați în siguranță.

Puteți îmbunătăți întotdeauna întreținerea flotei cu un sistem telematic al flotei . Potrivit Teletrac Navman, 86% din flote folosesc în prezent telematica. Cu acesta, puteți primi oricând date în timp real, ajutându-vă să răspundeți rapid la urgențe. De asemenea, crește siguranța flotei dumneavoastră .

Cele mai bune 7 practici pentru acordarea de licențe și conformitate a flotei

1. Urmăriți vehiculele dvs

Dacă aveți o companie care deține mai multe vehicule, este important să le urmăriți. Acest lucru se poate face cu un sistem de urmărire a vehiculului.

Un sistem de urmărire a vehiculelor folosește GPS pentru a urmări locația unui vehicul. De asemenea, poate urmări viteza, kilometrajul și alte date. Aceste date pot fi folosite pentru a îmbunătăți gestionarea flotei.

Există multe tipuri diferite de sisteme de urmărire a vehiculelor. Unele sunt simple și doar urmăresc locația. Altele sunt mai complexe și pot urmări o varietate de puncte de date.

Alegerea sistemului potrivit de urmărire a vehiculelor depinde de nevoile dumneavoastră. Luați în considerare tipul de date pe care doriți să le colectați, dimensiunea flotei și bugetul dvs.

Un sistem de urmărire a vehiculelor este o investiție bună dacă doriți să vă îmbunătățiți gestionarea flotei. Vă poate ajuta să economisiți bani și să creșteți eficiența.

2. Respectați toate regulile și reglementările locale privind operațiunile flotei.

Conformitatea DOT este un termen care descrie conformitatea cu toate regulile și reglementările locale, statale și federale. Aceasta include respectarea limitelor de viteză, a orelor de funcționare și a restricțiilor de parcare. Este necesar pentru toate flotele comerciale din Statele Unite .

Trebuie să știți că conformitatea DOT (departamentul de transport) este un domeniu al dreptului complex și în continuă schimbare. Ar trebui să monitorizați numărul de ore petrecute șoferii dvs. pe drum. Suprasolicitarea șoferului poate duce la oboseală, iar aici riscați viețile mai multor persoane.

Este important să consultați un avocat cu experiență specializat în acest domeniu. Un avocat cu experiență vă poate ajuta să navigați în rețeaua complexă de legi și reglementări și să vă asigurați că flota dvs. respectă toate legile aplicabile.

3. Mențineți înregistrări la zi.

Menținerea înregistrărilor exacte și actualizate este esențială pentru conformitate. Urmăriți toate modificările aduse flotei dvs., inclusiv noile adăugări, ștergeri și modificări ale detaliilor vehiculului.

Înregistrările de întreținere vă ajută să urmăriți lucrările pe care le-a întreprins un anumit vehicul și orice are nevoie în viitor. Vă puteți asigura că fiecare vehicul este într-o formă excelentă înainte de a-l elibera pentru o anumită sarcină.

Înregistrările vă permit să eliberați numai vehicule demne de circulație. Șoferii dumneavoastră trebuie să completeze rapoartele de inspecție a vehiculului (DIR) înainte și după fiecare călătorie. Sau mai bine zis, la începutul și sfârșitul fiecărei zile de lucru.

DVIR acoperă tot ceea ce permite conducerea în siguranță, inclusiv

• Sisteme de frânare
• sisteme de directie,
• Lumini
• Oglinzi retrovizoare și laterale
• Echipament de siguranță și urgență,
• A cincea roată.

De asemenea, șoferii trebuie să înregistreze milele parcurse, combustibilul achiziționat și locul de cumpărare.

În plus, actualizați în mod constant scorurile de conformitate, siguranță și responsabilitate (CSA). Scorurile variază de la (0 la 100), 0 fiind cel mai bun și 100 cel mai rău.

Scorurile se bazează pe următoarele categorii:

• Fitness șofer,
• Întreținerea vehiculului
• Conducere nesigură
• Respectarea orelor de serviciu cerute
• Frecvența coliziunilor
• Substanță controlată sau alcool.

Dacă șoferul și vehiculul dvs. nu se încadrează în scorul CSA acceptabil, acestea pot fi scoase din funcțiune. Afacerea ta ar putea fi, de asemenea, penalizată. A fi de partea dreaptă a legii este grozav dacă doriți să vă extindeți afacerea.

4. Asigurați-vă că vehiculele sunt asigurate corespunzător.

Este important să vă asigurați că toate vehiculele sunt asigurate corespunzător. Aceasta include atât vehiculele personale, cât și vehiculele de afaceri. Nimeni nu știe când va avea loc un accident. Astfel, fără asigurare, ai putea fi răspunzător pentru orice daune, care te-ar putea costa o grămadă de bani.

Ar trebui să fii conștient de diferitele tipuri de asigurări. Acestea includ:

• Asigurarea de răspundere civilă va acoperi orice daune pe care le provocați unei alte persoane sau proprietății acesteia.
• Asigurarea de coliziune va acoperi orice daune suferite de vehiculul dumneavoastră în urma unui accident.
• Asigurarea cuprinzătoare va acoperi orice daune aduse vehiculului dumneavoastră din alți factori decât un accident, cum ar fi vremea sau furtul.

Asigurați-vă că vorbiți cu agentul dvs. de asigurări pentru a determina ce acoperire este potrivită pentru dvs. De asemenea, este esențial să vă revizuiți polița în mod regulat pentru a vă asigura că flota dumneavoastră este acoperită în mod corespunzător.

5. Aveți acces la o bază de date detaliată.

Trebuie să creați o bază de date detaliată. Alternativ, deoarece este multă muncă, puteți angaja o organizație de flotă care are baza de date la loc. Baza de date trebuie să aibă:

• Informațiile de pe fiecare plăcuță de înmatriculare
• Placa expiră
• Numele șoferului este atașat vehiculului
• Greutatea vehiculului
• Identificarea înregistrării teritoriului

O bază de date detaliată este o modalitate excelentă de a ține evidența tuturor vehiculelor plus cerințele de licențiere din flota dumneavoastră. Deoarece fiecare stat are reglementările sale, vă veți familiariza cu legile din diferitele domenii în care funcționează flota dumneavoastră.

6. Efectuați un audit regulat

Auditurile regulate ale flotei dumneavoastră vă vor ajuta să identificați orice zone de neconformitate. Auditurile ar trebui efectuate cel puțin anual și mai frecvent dacă flota dumneavoastră suferă modificări semnificative.

O parte esențială a oricărui program comercial de gestionare a flotei este auditarea continuă pentru a asigura conformitatea cu liniile directoare ale programului. Auditul regulat vă protejează organizația de riscurile legale și financiare și ajută la asigurarea siguranței flotei dumneavoastră și a persoanelor care o operează.

Există multe moduri diferite de a audita o flotă, dar unele dintre cele mai comune metode includ inspecțiile vehiculelor, verificările înregistrărilor de întreținere și verificările istoricului șoferului. În funcție de dimensiunea și domeniul de aplicare al flotei dvs., poate fi necesar să angajați o companie profesionistă de management al flotei care să vă ajute cu nevoile dvs. de audit.

De asemenea, puteți utiliza un software de gestionare a flotei pentru a vă ajuta să ușurați munca. Aflați mai multe aici.

De asemenea, efectuați o evaluare a riscurilor pentru a vă asigura că toți șoferii sunt apți pentru muncă. Dacă nu sunt, vezi cum îi poți ajuta. Ar trebui să facă anual teste oculare și controale generale de sănătate.

Indiferent de modul în care alegeți să faceți acest lucru, auditarea regulată a flotei dumneavoastră este esențială pentru succesul programului dumneavoastră de management al flotei dumneavoastră.

Întrebări frecvente Întrebări frecvente

Iată întrebările frecvente referitoare la licența și conformitatea flotei.

1. Cum începeți cu acordarea de licențe și conformitatea flotei?

În primul rând, va trebui să vă asigurați că toate vehiculele dumneavoastră sunt înmatriculate și licențiate. De asemenea, va trebui să vă asigurați că șoferii dvs. sunt autorizați și asigurați corespunzător. Apoi, va trebui să dezvoltați un plan de conformitate care să sublinieze cum să vă asigurați că flota dvs. respectă toate reglementările aplicabile.

Odată ce acesta este pus la punct, veți fi gata să începeți să vă operați flota. Nu uitați să fiți conformi și veți fi bine.

2. Cum îmi pot îmbunătăți gestionarea flotei?

Există multe modalități de a îmbunătăți gestionarea flotei. Unii pași pot fi mai eficienți decât alții, în funcție de nevoile specifice ale afacerii dvs. Cu toate acestea, câțiva pași cheie ar trebui să ia companiile pentru a-și îmbunătăți gestionarea flotei:

• Examinați sistemul dvs. actual de management al flotei.
• Identificați zonele de îmbunătățire.
• Implementați schimbări și procese noi.
• Evaluați rezultatele modificărilor dvs.

3. Care sunt elementele cheie ale managementului eficient al flotei?

Sistemul de management al flotei este o parte critică a oricărei operațiuni ale flotei. Este responsabil pentru urmărirea și gestionarea flotei de vehicule și joacă un rol vital în asigurarea siguranței și eficienței flotei.

Câteva elemente cheie alcătuiesc sistemul de management al flotei, fiecare esențial pentru buna funcționare a sistemului.

Acestea sunt:

• Sistem de urmărire GPS Permite managerului de flotă să urmărească locația vehiculelor în orice moment.
• Sistem de întreținere a vehiculului . Se asigură că vehiculele sunt întreținute corespunzător și că orice reparații se fac la timp.
• Sistem de management al șoferului . Se asigură că șoferii sunt instruiți corespunzător și respectă toate protocoalele de siguranță.

Lovitură de despărțire

Urmărirea fiecărui vehicul, etichetă și plăcuță poate fi mult. Multe companii se bazează pe flote de vehicule pentru a-și menține funcționarea fără probleme. Dar gestionarea unei flote poate fi o provocare, mai ales când vine vorba de licențiere și conformitate.

Urmând aceste practici, puteți evita multe capcane comune care pot duce la probleme pe viitor.