9 pași de implementare a ERP către următoarea fază a creșterii afacerii tale

Ce pași de implementare ERP ar trebui să urmezi dacă nu vrei să ajungi printre organizațiile pentru care adoptarea ERP a devenit o corvoadă înțepătoare? O strategie adecvată pentru implementarea unui nou sistem vă poate ajuta să minimizați riscurile implementării ERP și să ajungeți la clusterul de succes. Fluxul de lucru pe care îl sugerăm este relevant pentru orice sistem, deoarece, de exemplu, pașii de implementare SAP ERP sunt în general aceiași ca și pentru Odoo, Oracle etc.

În acest articol, analistul nostru senior de afaceri a dezvăluit secretele modului de a crea cea mai scurtă și mai simplă cale către vizibilitatea și managementul proceselor de afaceri, evitând în același timp greșelile dureroase pe drum.

Metode de implementare ERP: abordare big bang, etapizată și paralelă

Identificarea modului de implementare a unui sistem ERP pas cu pas este coloana vertebrală a adoptării cu succes a sistemului. Cu toate acestea, procesul va fi același pentru un startup și pentru o organizație care rulează pe mai multe sisteme vechi on-premise timp de 30 de ani?

Surprinzător, da! Pașii pentru implementarea eficientă a ERP sunt similari, indiferent de dimensiunea organizației sau de complexitatea sarcinii. Totuși, ceea ce face o călătorie de implementare ERP specifică este metoda de implementare pe care o urmați. Există o serie de abordări din care să alegeți, inclusiv big bang, lansare în etape și paralel.

• Metoda Big Bang. Este cea mai rapidă modalitate de a implementa un ERP, dar și cea mai dificilă, deoarece trebuie să vă ocupați de formarea angajaților, de a lucra live și de a face față erorilor – toate în același timp. Prin urmare, această abordare funcționează bine pentru organizațiile care caută doar 1-2 module în noul lor sistem.
• Abordare în etape. Această metodă este mai puțin riscantă decât Big Bang pe măsură ce implementați noi module sau unități de afaceri unul câte unul. Este nevoie de mai mult timp pentru a finaliza toți pașii implementării ERP, dar vă este mai ușor să controlați procesul și să rezolvați problemele pe măsură ce apar. O astfel de abordare este potrivită dacă aveți o companie de dimensiune medie și vă așteptați să utilizați o mulțime de module în noul ERP.
• Lansare paralelă. Este cea mai puțin precară metodă. Toate funcțiile critice rămân protejate, deoarece nu abandonați imediat sistemele vechi, ci rulați noul ERP în paralel cu acestea pentru a proteja funcțiile care trebuie să funcționeze continuu. Adopția paralelă este metoda cea mai consumatoare de timp, așa că vă veți mișca încet... dar sigur.

Susțin o abordare în care, în primul rând, implementăm funcții cu care clientul este deja familiarizat din sistemele lor moștenite. Și apoi adăugați funcții și module pe care nu le-au folosit până acum, dar pe care se așteaptă să le aibă.

— Volha Homza, analist de afaceri, *instinctools

Pași obligatorii pe care ar trebui să îi urmați pentru adoptarea ERP fără probleme și eficientă

Doar 27% dintre organizații profită de îndrumarea strategiei digitale atunci când implementează un ERP. Cu toate acestea, planificarea strategică este coloana vertebrală a oricărei implementări de software orientate spre rezultate. În calitate de companie care combină atât dezvoltarea ERP, cât și serviciile de consultanță, am analizat în detaliu pașii implementării ERP cu succes.

1. Stabiliți cerințe

Unul dintre cei mai importanți pași ai implementării ERP este determinarea competentă a cerințelor inițiale, care modelează ceea ce vei ajunge. Cu toate acestea, dezvăluirea nevoilor și limitărilor de afaceri ar putea fi destul de provocatoare, dacă nu chiar descurajatoare. Prin urmare, această activitate este mai bine să fie încredințată unor analiști de afaceri profesioniști, care pot minimiza decalajul dintre așteptările dumneavoastră și rezultatul proiectului.

Cel mai obișnuit exemplu de nevoie de client este capacitatea de a vedea toate procesele lor de afaceri într-un singur loc. Tratarea cu sisteme disparate – unul pentru scopuri contabile, altul pentru monitorizarea vânzărilor, al treilea pentru operațiunile de inventar etc. – împiedică această vizibilitate mult râvnită.

Procesarea multor documente este o altă cerință comună. Cantitatea de date pe care trebuie să o gestionați zilnic, printre altele, va determina pentru ce ERP să optați.

În ceea ce privește limitările, acestea pot include, de exemplu, utilizarea numai a soluțiilor on-premise și respectarea reglementărilor locale.

— Volha Homza, analist de afaceri, *instinctools

Cerințele clienților se referă, de asemenea, la configurarea și personalizarea soluției out-of-the-box. Având în vedere acest lucru, este esențial să specificați așteptările dvs. pentru noile caracteristici, conectivitate și performanță ERP, deoarece acest lucru influențează și alegerea unui sistem în detrimentul altuia.

2. Formați o echipă care să lucreze la proiectul de implementare ERP

Nu subestima importanța construirii unei echipe puternice și bine coordonate. De cine veți avea nevoie de alături pentru a face toți pașii din ciclul de viață al implementării ERP? Ca și pentru orice proiect de dezvoltare software, este posibil să aveți nevoie de anumiți membri ai echipei de bază, cum ar fi un manager de proiect, un analist de afaceri, un designer UX/UI, dezvoltatori și QA.

Există, de asemenea, experți preferați a căror participare la proiect îl va face și mai sigur și mai robust. Întrucât un ERP este unul dintre sistemele esențiale pentru orice afacere, timpul său de nefuncționare poate anula majoritatea beneficiilor pe care le-ați câștigat în urma implementării sale. Prin urmare, vă puteți consolida echipa de bază cu ingineri DevOps care se vor ocupa de agilitatea și stabilitatea sistemului. Când implementările de cod au loc în mod regulat, puteți identifica și remedia defectele la începutul SDLC și aveți capacitatea de a implementa mai rapid schimbările de afaceri.

Un alt membru de preferat al echipei de proiect este un consultant de reglementare. Această persoană garantează că sistemul dumneavoastră ERP respectă cerințele legale ale țării în care se află organizația dumneavoastră.

Conformitatea ERP poate fi gestionată și de un analist de afaceri. Luăm întotdeauna în considerare nu numai cerințele și restricțiile clienților, ci și legile țării în care își desfășoară activitatea.

— Volha Homza, analist de afaceri, *instinctools

În plus, asigurați-vă angajamentul de nivel C pentru a comunica importanța adoptării noului sistem către angajații din rândul lor, slăbindu-le rezistența la schimbare și asigurând o lansare cu succes.

3. Identificați ERP-ul care se potrivește cu nevoile și constrângerile afacerii dvs

Următorul pas de implementare a software-ului ERP este analizarea soluțiilor disponibile și determinarea celor care vă acoperă nevoile așa cum sunt sau care pot fi personalizate pentru a răspunde cerințelor dumneavoastră. Ar trebui să decideți asupra numărului de utilizatori, rolurilor acestora în sistem și fluxului dvs. de documente pentru a înțelege volumul operațiunilor pe zi și pentru a selecta un ERP cu performanță adecvată.

Până în acest moment, te-ai gândit deja la limitările tale și știi care ERP nu va funcționa pentru tine. De exemplu, dacă cerințele privind confidențialitatea datelor dictează necesitatea unui software on-premise, întrebarea despre cloud sau ERP on-premise nici măcar nu se pune.

Un exemplu similar se referă la nivelul de personalizare pe care îl permit diferitele sisteme. Dacă procesele dvs. de afaceri nu se potrivesc cu cele standard, veți avea nevoie de un ERP flexibil în ceea ce privește personalizarea. Nimeni nu vrea să calce pe urmele lui Lidl, o organizație care a petrecut șapte ani personalizând SAP la prețurile sale specifice. Totuși, proiectul a eșuat în cele din urmă, iar compania a irosit 500 de milioane de euro.

Pe lângă limitări, alegerea ERP-ului este determinată de ceea ce are nevoie clientul. În practica noastră, exista o organizație care avea mai multe persoane juridice. Și era imperativ să se găsească un ERP care să permită clienților să-și vadă toate companiile într-un singur sistem și să comute fără probleme între ele, fără a fi nevoie să se reconnecteze. Am comparat mai multe ERP-uri și am sugerat Odoo deoarece are o caracteristică multi-companie care permite implementarea funcționalității solicitate de client.

— Volha Homza, analist de afaceri, *instinctools

Există o grămadă de jucători ERP pe piață, de la giganți cu aproape 50 de ani de istorie, precum SAP, până la noi veniți inovatori, precum Odoo sau Salesforce. Am discutat deja despre diferențele dintre Odoo și SAP ERP în detaliu cu analistul nostru de afaceri și dezvoltatorul principal al echipei ERP. Și cu siguranță credem că merită citită!

4. Configurați sau personalizați sistemul dvs. ERP

Doar 3,6% dintre afaceri pot fi pe deplin mulțumiți de o soluție gata făcută. Celelalte 96,4% necesită personalizare sau, cel puțin, configurare a sistemului pentru a se potrivi proceselor lor.

Configuram mai intai un ERP out-of-the-box pentru a se adapta la nevoile si cerintele clientului cat mai mult posibil. Iar dacă nu este suficient și funcționalitatea necesară nu este disponibilă într-o soluție gata făcută, oferim personalizare.

De exemplu, aveți nevoie de un raport privind soldurile stocurilor la o anumită dată. Sau, pe lângă coloanele implicite, cum ar fi contacte și vânzări, îl doriți pe cel cu statut de factură. Acestea sunt lucrurile care necesită personalizare.

— Volha Homza, analist de afaceri, *instinctools

În timpul acestui pas de implementare ERP, ar trebui să vă ocupați și de integrările cu serviciile de care veți avea nevoie. Acestea pot include servicii de plată și livrare, cum ar fi PayPal și DHL, și servicii de Business Intelligence, cum ar fi Power BI și Tableau.

De asemenea, integrăm ERP cu orice sisteme pe care le aveți. De exemplu, utilizați un sistem de contabilitate în care sunt generate rapoarte fiscale, debit și credit etc. Sau rulați deja un CRM cu pâlnii de vânzări configurate care vă acoperă în totalitate nevoile. Atunci are mai mult sens să se integreze cu aceste sisteme decât să le înlocuiască cu unul nou care ar trebui ajustat de la zero.

— Volha Homza, analist de afaceri, *instinctools

5. Migrați-vă datele

Oracle afirmă că migrarea datelor poate ocupa până la 10 până la 25% din costul întregului proiect, ceea ce o face cel mai critic pas în implementarea ERP.

Migrarea tuturor datelor istorice nu este o opțiune. În zilele datelor mari, organizațiile se îneacă într-o mare de date neorganizate, nestructurate și incomplete. Prin urmare, îngrijirea calității datelor ar trebui să fie prioritatea dvs. principală în această etapă. Determinați datele semnificative și verificați-le pentru dubluri și erori înainte de a începe migrarea.

În timpul unuia dintre proiectele noastre, migrarea datelor a fost atât de extinsă încât a trebuit să alocăm o echipă dedicată care să se ocupe de aceasta. După ce datele au fost actualizate, le-am mapat – am asociat entitățile din vechile sisteme cu entitățile corespunzătoare din noul ERP.

De exemplu, în vechiul sistem, entitatea se numește „client” și are o valoare specifică în cod. Dar în noul sistem, se numește „contact” și are o valoare diferită în cod. Prin urmare, scopul nostru este să descriem cu exactitate cum să le potrivim. Este întotdeauna partea manuală a sarcinii, dar migrarea datelor în sine poate fi automatizată.

— Volha Homza, analist de afaceri, *instinctools

După curățarea și maparea datelor, trebuie să testați sistemul înainte de lansare. De exemplu, ar trebui să verificați dacă performanța sa se va schimba atunci când vă ocupați de volumul real de date.

Cantitatea de date reale din producție ar putea fi mult mai mare decât datele de testare de pe bancul de testare. Prin urmare, datele de ieșire (de exemplu, rapoarte) sau interogările simple ale bazei de date pot rula mai lent într-un mediu real decât pe serverul de testare. Luăm în considerare acest aspect când verificăm încărcarea sistemului.

— Volha Homza, analist de afaceri, *instinctools

6. Rulați teste

Testarea performanței este un pas obligatoriu în implementarea oricărui software. Dacă nu doriți să descoperiți defecte grave după lansare și să plătiți de șase sau șapte ori mai mult pentru gestionarea lor.

Cu cât descoperiți mai devreme probleme în SDLC, cu atât costul remedierii lor este mai mic. Prin urmare, iată primele 3 teste de performanță pe care ar trebui să le rulați pentru a vă asigura că construiți un sistem ERP robust.

• Testare de regresie. Când lucrați la nivel de cod și faceți modificări la acesta, este esențial să verificați dacă acestea nu au afectat funcțiile existente într-un mod negativ.
• Teste de sanitate. Acest tip urmărește verificarea raționalității sistemului. Nu are rost să trecem la alte teste dacă, din punct de vedere tehnic, sistemul spune că 2+2=5.
• Testarea fumului. Se efectuează pentru a verifica dacă software-ul este stabil și ajută la detectarea defectelor majore de severitate și a defectelor.

Toate tipurile de teste pot fi automatizate pentru a simplifica și accelera sarcina.

7. Antrenează-ți utilizatorii finali

Potrivit unui sondaj McKinsey, 70% dintre proiectele de implementare a software-ului eșuează din cauza rezistenței angajaților de a accepta noi sisteme. O astfel de situație descurajatoare ar putea fi evitată oferind personalului o pregătire adecvată. Acesta este motivul pentru care instruirea pentru diferite grupuri de utilizatori nu poate fi ignorată în foaia de parcurs pentru implementarea ERP. Poate fi ținut în două formate și le sugerăm pe ambele pentru a minimiza rezistența angajaților la schimbare.

• Furnizarea utilizatorilor finali cu ghiduri de utilizare. Partenerul dumneavoastră de implementare ERP pregătește manuale de utilizare detaliate pentru angajații din diferite departamente. Analiștii de afaceri explică pas cu pas ce, cum, unde și când să facă. Cu această abordare, utilizatorii finali se vor simți confortabil lucrând în noul sistem încă din prima zi a lansării acestuia.
• Efectuarea de formare în persoană sau e-learning. Adoptarea noii tehnologii este întotdeauna stresantă pentru angajații care se țin de abordarea „a fost mereu așa”. În cazul unei rezistențe puternice la trecerea la noul sistem, implicarea executivului este cheia unei schimbări de paradigmă în gândirea personalului. Mai ales dacă implementarea ERP este una dintre etapele de transformare a afacerii bazate pe tehnologie.

Scopul principal al instruirii este de a oferi cunoștințe de 100% despre cum se utilizează noul sistem și de a transforma angajații din oponenți în susținători ai software-ului actual.

De ce ar trebui făcut acest pas de implementare a proiectului ERP înainte de a intra în funcțiune cu noul sistem?

Dacă instruirea se ține după implementare, există un risc mare ca un val de angajați nemulțumiți care nu înțeleg cum să lucreze în noul sistem să te cuprindă. Pregătirea personalului atunci când trebuie să rezolvi situația urgentă după eliberare este o sarcină pe care nu mi-aș dori nimănui să se ocupe.

— Volha Homza, analist de afaceri, *instinctools

8. Planificați și inițiați activități de lansare

La acest pas al implementării ERP, întreaga echipă urmărește îndeaproape performanța sistemului, rezolvă erorile și ajustează.

Data de implementare a sistemului este întotdeauna aprobată de client, deoarece lansarea ERP implică o nouă perioadă pentru departamentul de contabilitate. Este imposibil să începeți totul de la zero pe 1 ianuarie. Pentru fiabilitate, clienții noștri își execută sistemele noi și cele vechi în paralel în prima lună sau două.

— Volha Homza, analist de afaceri, *instinctools

De asemenea, vă sugerăm să faceți o urmărire post-live pentru a asigura adoptarea completă de către utilizatorul final a noului sistem.

9. Evaluează succesul în funcție de cerințele tale stabilite

Este timpul să reveniți la obiectivele pe care le-ați stabilit la începutul proiectului și să verificați dacă le-ați atins. Dacă ați vrut să creșteți vânzările și noul sistem ERP ar fi trebuit să gestioneze mai multe vânzări pe zi, poate face asta?

Un exemplu real: unul dintre clienții noștri și-a stabilit un obiectiv de a reduce timpul de procesare a cererilor de la 20 de minute la cel puțin 15. Prin urmare, conformitatea noului sistem cu acest KPI a fost unul dintre criteriile de evaluare a succesului proiectului. Am construit un sistem care a reușit să facă un raport în 5 minute, ceea ce a fost un succes evident. Depășirea așteptărilor – asta ne determină să mergem mai departe.

— Volha Homza, analist de afaceri, *instinctools

Urmărirea unei strategii inteligente de implementare face ca ERP-ul tău să merite fiecare dolar

Implementarea ERP este una dintre investițiile pe care ar trebui să le faceți pentru a vă menține datele curate și organizate într-un singur loc și pentru a vă simplifica creșterea. Totuși, cum ajungi la acest obiectiv fără a-ți goli buzunarele? În 2022, 41,4% dintre proiectele de implementare ERP și-au depășit bugetele. Problemele cheie cu depășirile bugetare au fost legate de probleme organizaționale, de date și tehnice. Ambiția necesită o planificare strategică atentă. Organizațiile sunt adesea atât de entuziasmate de agilitatea viitorului lor ERP și de beneficiile pe care le vor culege datorită acestuia, încât trec cu vederea urmând în mod corespunzător toți pașii implicați în implementarea ERP. În calitate de partener de consultanță și dezvoltare de software pentru întreprinderi, *instinctools vă poate naviga în organizația până la implementarea ERP, economisind tone de timp și bani și ajutând la evitarea greșelilor nefericite.

Acest articol este publicat inițial aici.