Tot ce trebuie să știți despre contractele Zoho

Contractele sunt documente legale care guvernează aproape fiecare ban care fie intră, fie părăsește o afacere. Dacă companiile sunt echipate cu software-ul potrivit de gestionare a contractelor pentru a le gestiona, atunci pot transforma contractele din documente statice în active strategice. Într-un peisaj de afaceri care se schimbă atât de rapid odată cu evoluția tehnologiei, măsurile de reglementare apar adesea.

Mai mult decât atât, lanțurile globale de aprovizionare devin complexe, iar modelele de marketing și vânzări devin din ce în ce mai diverse. Aceasta este o stare care a condus la necesitatea unor contracte digitale care pot fi ușor accesate și modificate. Există o cerere din ce în ce mai mare pentru o platformă CLM puternică, care vă permite să gestionați și să profitați la maximum de contractele dvs.

Un software puternic de gestionare a ciclului de viață al contractelor vă permite să automatizați și să eficientizați procesele contractuale și să deblocați potențialul real din acestea. Cu un CLM precum Zoho Contracts, echipele juridice pot economisi timp considerabil, care poate fi investit în sarcini de mare valoare.

În acest blog, vom avea o privire detaliată asupra contractelor Zoho și a funcțiilor pe care le oferă acest software.

Ce sunt contractele Zoho?

Zoho Contracts este o soluție simplă pentru toate provocările contractuale. Ajută la eficientizarea procesului de management al ciclului de viață al contractului cu o platformă bogată în funcții, în același timp, obținând conformitatea la scară cu costuri reduse.

Implementarea platformelor CLM precum Zoho Contracts vă permite să reduceți durata ciclului contractului, să reduceți riscurile de afaceri și să îmbunătățiți guvernarea contractului. Este o soluție contractuală completă care elimină nevoia de aplicații multiple.

Toți proprietarii de afaceri pot rămâne la curent cu contractele lor de afaceri, indiferent unde se duc. Aplicațiile Zoho Contracts creează un tablou de bord mobil personalizat care oferă informații despre valorile cheie ale contractului. Aplicația vine și cu funcții care sunt necesare atunci când sunteți departe de birou.

Pe lângă faptul că oferă eficiență în operațiunile legale, software-ul Zoho Contracts facilitează rezultate mai bune în afaceri. Acesta abordează aspectele menționate mai jos ale operațiunilor juridice.

Raționalizarea ciclului de viață al contractului

Există cinci etape incluse în ciclul de viață al contractului de care se ocupă Zoho Contracts și sunt menționate mai jos:

• Creare : Zoho Contracts vine cu o bibliotecă extinsă de șabloane de contracte predefinite și o capacitate de a crea șabloane personalizate în Zoho Contracts, ceea ce face crearea contractelor o simplă simplitate. Șabloanele de tip de contract împreună cu biblioteca de clauze din Zoho Contracts aduc o abordare sistematică a creației de contracte. Ajută la economisirea de mult timp în etapa de creație, asigurând în același timp consecvența lingvistică în toate contractele. Editorul de documente vine cu capabilități avansate de asamblare a documentelor, funcții de editare în colaborare, funcții de completare a câmpurilor, comentarii contextuale etc.
• Aprobari : Toate contractele sunt documente obligatorii din punct de vedere juridic, astfel încât conținutul inclus în acestea trebuie să fie clar, concis și precis. Procesul de aprobare a contractelor poate îmbunătăți conformitatea și reduce riscurile, asigurându-se că părțile interesate sunt conștienți de domeniul de aplicare al unui contract înainte de a fi executat. Zoho Contracts poate fi folosit de administratori pentru a configura fluxuri de lucru de aprobare atât secvențiale, cât și paralele și pentru a le asocia cu tipuri de contracte. Aprobatorii pot adăuga comentarii contextuale în documente și le pot aproba sau respinge, de asemenea.
• Negocieri : Spre deosebire de abordarea tradițională în care trimiteți contracte înainte și înapoi ca atașamente la e-mail, Zoho Contracts vă ajută să aveți acces controlat la contactele contrapartidei cu linkuri protejate prin parolă. Contactele contrapartidei pot colabora între ele în timp real, pot sugera modificări relevante care ar trebui făcute documentului, pot face comentarii contextuale și pot stabili vizibilitatea. Această funcție de urmărire și comparare a modificărilor istoricului negocierilor este foarte utilă atunci când există diferite runde de negociere.
• Execuție: Zoho Contracts este un sistem CLM care vine pre-integrat cu un software de semnătură electronică numit Zoho Sign, ceea ce face ca acest pas important din ciclul de viață al contractului să fie extrem de rapid și fără efort. Timpul de livrare pentru ciclurile de e-mail, tipărire, semnare și fax poate fi eliminat sau redus considerabil. Puteți semna și asigura semnăturile electronice obligatorii din punct de vedere juridic în câteva minute. De asemenea, poate fi specificat un ordin de semnare care se întinde pe tot grupul de semnatari, semnatarii organizației, semnatarii contrapartidei, alți reprezentanți etc.
• Management post-execuție: utilizarea contractelor Zoho acceptă, de asemenea, etapele post-execuție, împreună cu modificări, prelungiri, rezilieri și reînnoiri. Software-ul vine încorporat cu un șablon de litere predefinit, care este personalizabil pentru fiecare dintre aceste etape. Șabloanele convenționale oferă doar o structură scheletică a documentului în care toți membrii pot edita în mod contextual conținutul și îl pot completa. Pe de altă parte, Zoho Contracts permite unui utilizator să modifice un contract făcând modificări în contract, deoarece scrisoarea de modificare care este generată captează automat modificările curente împreună cu întregul istoric al contractului. Această reducere extremă a oricărei intervenții manuale în generarea documentelor face ca managementul ciclului de viață al contractelor post-execuție să fie extrem de simplu și direct.

Crearea de contracte cu dovadă de risc

Zoho Contracts este un software excelent de gestionare a contractelor, care poate ajuta la obținerea accesului la șabloane predefinite pentru contractele utilizate în mod obișnuit, cum ar fi NDA-urile și MSA. Șabloanele pot acționa ca șină de ghidare pentru autorii contractului. Puteți modifica detaliile cât de mult aveți nevoie în timp ce creați un contract. De asemenea, vă puteți crea propriul șablon.

Crearea instantanee a contractelor este, de asemenea, activată prin utilizarea Zoho Contracts, deoarece puteți adăuga pur și simplu informațiile despre contract și contraparte într-un formular pentru generarea de contracte cu toate detaliile potrivite. Contractele pot fi create pe baza șabloanelor care împuternicesc toți membrii să creeze contracte, asigurând în același timp consecvența lingvistică în toate contractele.

Zoho Contract vine cu un editor de documente încorporat cu toate funcțiile într-un procesor de text puternic numit Zoho Writer. Oferta cloud vă permite să creați contracte de oriunde v-ați afla. În cele din urmă, selectorul avansat de clauze permite autorilor de contracte să caute și să introducă cu ușurință o clauză într-un contract. Toate clauzele din șabloanele predefinite, inclusiv cele pe care le adăugați, sunt disponibile în biblioteca de clauze.

Datele contractuale pot fi transformate în informații despre afaceri

Funcția Dashboard vă permite să obțineți o privire de ansamblu la nivel înalt asupra afacerii dvs. dintr-o privire, luând rapid decizii informate. Puteți vedea KPI-urile privind sănătatea și creșterea afacerii dvs. la îndemână.

În afară de caracteristica Tablou de bord, funcția Rapoarte ajută, de asemenea, la obținerea de informații utile asupra tuturor aspectelor sistemului de management al contractelor. Puteți verifica lucruri precum reperele, clauzele, obligația, contrapartea, performanța și alte atribute generale ale contractului.

Îmbunătățirea guvernanței

Zoho Contracts este un software avansat de gestionare a contractelor care le permite administratorilor să ia decizii bine informate, ajungând la informații de afaceri acționabile, obținute dintr-o gamă largă de date contractuale. Vine cu peste 30 de rapoarte standard pentru diferite aspecte ale managementului contractelor. Iar tabloul de bord personalizat oferă o privire de ansamblu la nivel înalt asupra contractelor de afaceri dintr-o privire.

În plus, Zoho Contracts permite, de asemenea, urmărirea activității pe trei niveluri diferite, inclusiv nivelul contractului, nivelul utilizatorului și nivelul etapei (aprobare, negociere, semnătură). Tot felul de activități desfășurate de utilizatori la aceste niveluri sunt urmărite cronologic. Urmărirea la nivel de etapă prezintă proprietarului contractului informații despre dacă persoanele implicate în această etapă au primit notificarea prin e-mail, au vizualizat documentul și au efectuat acțiunea intenționată împreună cu marcajele de timp.

Administratorii pot structura întregul proces al ciclului de viață al contractului prin configurarea bibliotecii de clauze, șabloane de scrisori de contract, șabloane de tip de contract și fluxuri de lucru de aprobare pentru tipurile de contracte. Jurnalele de activitate, acces și audit oferă o vizibilitate mai bună asupra activităților la nivelul întregii organizații.

Reducerea riscurilor de afaceri

Adăugarea de clauze adecvate, cum ar fi limitările de răspundere și despăgubiri, poate elimina toate riscurile la nivel de contract individual și doar un proces holistic de gestionare a contractelor concepute având în vedere diminuarea riscurilor poate face o afacere cu adevărat pregătită pentru riscuri. Utilizarea Zoho Contracts vine cu o capacitate de evaluare inter pares și de flux de lucru de aprobare care oferă o mai bună transparență asupra articolelor contractuale pentru aproape toate părțile interesate implicate. Puteți crea o bibliotecă de clauze cu limbi aprobate legal și șabloane de tip contract care acționează ca șină de ghidare pentru autorii contractelor. Setările de guvernare oferă administratorilor un control mai bun asupra procesului contractual, îmbunătățește în același timp conformitatea.

Un factor de risc critic pentru o afacere este neîndeplinirea obligațiilor contractuale. Orice nerespectare a obligațiilor poate duce la consecințe negative de reglementare și financiare și, de asemenea, poate lăsa organizația cu relații de afaceri deteriorate. Un sistem CLM precum Zoho Contracts asigură că toate obligațiile legate de un contract pot fi urmărite și gestionate din secțiunea de obligații contractuale. Proprietarul contractului poate atribui obligații proprietarilor de afaceri respectivi și poate stabili mementouri pentru aceștia. De asemenea, administratorii pot rămâne la curent cu aceste obligații cu ajutorul rapoartelor bazate pe obligații.

Promovarea integrărilor interfuncționale

Contractele sunt considerate documente dinamice care ating toate părțile unei afaceri. Importanța din ce în ce mai mare a rolului contractelor necesită vizibilitate interfuncțională și colaborare asupra acestora. Integrarea Zoho CRM permite profesioniștilor de vânzări să inițieze contracte din secțiunile conexe ale unei înregistrări de tranzacții în CRM și să urmărească starea contractului din CRM.

Majoritatea profesioniștilor în dezvoltarea afacerilor raportează că orice ineficiență în procesul de contractare duce la recunoașterea lentă a veniturilor. Principala cauză a acestui lucru este echipele de vânzări și juridice care lucrează în siloz, mai degrabă decât împreună. Ofertele care au fost câștigate și care au fost încheiate sunt adesea marcate ca finalizate după semnarea acordului de vânzare, ceea ce înseamnă că orice ineficiență în procesul de management al ciclului de viață al contractului al unei organizații are un impact asupra creșterii veniturilor.

Orice lipsă de transparență sau dificultăți în comunicarea între echipele de vânzări și cele juridice duc la perioade lungi de ciclu al contractelor și poate duce chiar la pierderi de tranzacții uneori. Cu integrarea Zoho CRM , puteți stabili un fel de transparență între procesele de vânzare și contract, îmbunătățind în același timp considerabil timpul ciclului.

Integrarea poate face ca aspectele funcționale critice ale contractelor Zoho să fie relevante pentru agenții de vânzări din cadrul Zoho CRM. Managementul ciclului de vânzări oferit de Zoho CRM și managementul ciclului de viață al contractului oferit de Zoho Contracts funcționează împreună ca cel mai bun proces de contractare pentru echipa de vânzări.

Control și conformitate mult mai bune

Zoho Contracts este un software de management al ciclului de viață al contractului extrem de funcțional , care ține toate părțile interesate la cunoștință de potențialele riscuri și oportunități dintr-un contract înainte ca acesta să devină activ, adăugându-le ca aprobatori. Puteți să vă proiectați propriile fluxuri de lucru de aprobare, atât secvențiale, cât și paralele. Aprobatorii pot colabora și prin secțiunea de comentarii.

Există un depozit central unde pot fi stocate toate contractele. Există, de asemenea, opțiuni de căutare și filtrare care permit o vizibilitate și accesibilitate mult mai bune. Puteți rămâne la curent cu toate activitățile utilizatorilor în platforma CRM a Zoho Contracts. Este ușor să vizualizați istoricul tuturor progreselor, modificărilor și sugestiilor făcute într-un singur loc.

Cu controlul versiunilor, toate versiunile unui contract pot fi văzute în ordine cronologică. De asemenea, este posibil să comparați versiunile și să restaurați oricare dintre versiunile mai vechi simultan. Există o altă caracteristică a Vizualizării calendar care oferă o afișare a calendarului cu vizualizare lunară a tuturor programărilor contractuale și mementourilor.

Nu puteți rata niciodată nicio obligație sau o oportunitate pentru o reînnoire cu ajutorul alertelor de memento. În cele din urmă, cu Roluri și Permisiuni de utilizator, puteți atribui roluri pentru utilizatorii din organizație. Există permisiuni de acces diferite pentru fiecare rol, care permit un control mai bun asupra software-ului de management al ciclului de viață al contractului .

Concluzie

Zoho Contracts poate oferi organizațiilor și indivizilor un control mai bun asupra contractelor datorită fluxurilor sale de lucru automatizate impresionante. Are un portofoliu larg de produse și integrări perfecte care fac fluxul de lucru foarte ușor de gestionat.

Puteți configura rapid Zoho Contracts cu doar puțin sprijin din partea unui consultant Zoho certificat și experimentat. Profesionist vă va putea prezenta toate funcțiile, importând și contractele cheie. Luați legătura cu Encaptechno pentru a rămâne la curent cu contractele pe tot parcursul ciclului lor de viață.