Sistem de automatizare a agenției: cum folosește acest proprietar de agenție tehnologia pentru a gestiona 500 de clienți cu 5 angajați
Publicat: 2018-12-06Zack Spear este coproprietarul ICS Creative Agency, o agenție de marketing canadiană care a stăpânit arta automatizării și eficienței.
Majoritatea agențiilor nu puteau decât să viseze la raportul client-angajat de 1:100 . Cu toate acestea, ICS reușește să ofere rezultate clienților lor cu ajutorul a cinci angajați și a unui număr de freelanceri preferați. La un moment dat, nu au mai mult de doisprezece oameni – inclusiv proprietarii – care lucrează la afacerile clienților.
Modelul lor de afaceri este o combinație de servicii unice și muncă recurentă care generează venituri consistente. Mulți dintre clienții lor vin la ei pentru un site web nou, apoi achiziționează un plan de găzduire când este finalizat. Deși site-urile web sunt specialitatea lor, ICS Creative Agency face mult mai mult decât să construiască site-uri web: lucrează, de asemenea, cu clienții pe optimizarea motoarelor de căutare, automatizarea marketingului, managementul rețelelor sociale și inbound marketing.
Cum acoperă atâtea nișe cu o echipă atât de mică? Cheia, potrivit lui Zack, este automatizarea și talentul.
În acest articol, vom analiza modul în care ICS abordează angajarea, împreună cu instrumentele specifice pe care Zack le recomandă agențiilor care doresc să facă mai multe în același timp.
Lista de acțiuni bonus: [sg_popup id=”216″ event=”click”] Obțineți rezumatul nostru PDF de 3 pagini [/sg_popup] al elementelor de acțiune pe care le puteți utiliza pentru a automatiza procesele agenției dvs. pe baza sfatului lui Zack.
Angajarea angajaților agenției: patru sfaturi de la ICS Creative Agency
Înainte de a ne aprofunda în tehnologia care face ca Agenția de Creație ICS să funcționeze, să explorăm mai întâi ce fac ei pentru a-și atrage și păstra angajații talentați.
Zack are patru sfaturi principale cu privire la angajare.
1. Angajați oameni multi-talentați
Când ai o echipă mică, fiecare membru „trebuie să poată purta pălării diferite”, a explicat Zack. În timp ce în trecut, ICS Creative Agency a angajat persoane care se pricepeau la un singur segment al afacerii lor, ei au descoperit că nu era o strategie bună pentru compania lor. „ Dacă nu sunt cu adevărat grozavi la acel singur lucru, pur și simplu nu merge. ” a explicat.
Adevărat, managerul lor de comunicare se ocupă și de gestionarea rețelelor sociale și crearea de conținut. Managerul lor de dezvoltare a afacerii se concentrează pe vânzări și are cunoștințe solide de marketing. Directorul lor de creație este un designer grafic premiat, dar este și un expert videograf, editor și fotograf.
Este o politică care reflectă modul în care lucrează proprietarii. Zack a început să se dezvolte înainte de a se specializa în marketing digital și încă poate prezenta designul grafic atunci când este necesar. Partenerul său, Mike Capson, este un dezvoltator care are și experiență în design, video și fotografie.
Dacă nu ar fi angajat angajați multitalentați – și nu ar fi fost ei înșiși multitalentați – ar fi avut nevoie de o echipă mult mai mare pentru a acoperi aceeași cantitate de muncă.
2. Angajați un agent de vânzări
Pentru a fi corect, angajarea unui agent de vânzări nu a fost nici măcar pe radar pentru Zack și Mike până când aceștia au fost abordați de o persoană în 2010 care s-a oferit să lucreze doar pe bază de comision. Odată ce i-au auzit argumentul, și-au dat seama că nu putea decât să le ajute agenția.
Dacă agentul de vânzări nu ar reuși, nu ar avea impact asupra numărului lor. Dacă ar reuși, singura lor provocare ar fi să țină pasul cu ritmul comenzilor lor de lucru. În mintea lui Zack, aceasta a fost o provocare care merită avută.
Când vânzările lor au crescut rapid, au atras liber profesioniști pentru a-i ajuta cu volumul de muncă, ducând în cele din urmă la mai multe angajări interne.
3. Prioritizează recomandările
Unii dintre cei mai buni angajați ai lui Zack au fost recomandări de la oameni pe care îi cunoștea și în care avea încredere. Alții erau liber profesioniști cu care lucraseră înainte și care erau gata să treacă la un loc de muncă salariat.
Asta nu înseamnă că ar trebui să angajezi doar oameni care au fost îndrumați la tine, dar merită să-i întrebi pe colegii tăi dacă pot trimite talent la agenția ta.
4. Acordați atenție timpilor de răspuns lenți (și altor semnale roșii)
În retrospectivă, Zack și-a dat seama că există câteva semne simple de urmărit atunci când intervieviți un potențial angajat. Cât de repede răspund ei la e-mailurile tale? Cum sunt gramatica și ortografia lor în răspunsurile la e-mail? Dacă le trimiteți o invitație la Google Calendar, o acceptă?
Dacă unui candidat îi ia mai mult de câteva zile să le răspundă, Zack consideră că este un steag roșu. Și dacă nu își pot da seama cum să programeze o întâlnire cu tine, nu este promițător, având în vedere că majoritatea angajărilor în agenții trebuie să fie competente din punct de vedere tehnologic.
Pe măsură ce angajați mai mulți membri ai echipei, este posibil să găsiți alte mici ticuri comportamentale care acționează ca indicii când cineva nu va fi potrivit pentru agenția dvs.
Instrumentele care mențin ICS Creative Agency să funcționeze conform programului
Membrii echipei talentați, multi-tasking, care mențin ICS Creative Agency în funcțiune, sunt cheia succesului agenției. Din păcate, au aceleași limitări ca toți ceilalți: există doar atâtea ore într-o zi.
ICS Creative Agency are atât de mult succes datorită modului în care au folosit tehnologia pentru a crește drastic ceea ce pot realiza în orice zi. Iată o privire asupra tehnologiei lor preferate și a modului în care o folosesc pentru a gestiona atât de mulți clienți în mod eficient.
ClickUp: Organizație
Oricine conduce operațiuni pentru o agenție știe cât de dificil poate fi să:
- Aduceți toată lumea să folosească același software de management de proiect
- Găsiți un software care funcționează cu adevărat pentru fluxurile de lucru ale agențiilor.
„Am folosit sincer fiecare instrument de management de proiect creat vreodată”, a spus Zack. Această căutare l-a condus la un instrument relativ nou numit ClickUp. Instrumentul oferă patru stiluri diferite de tablou de bord, împreună cu peste 130 de funcții care se adresează diferitelor cazuri de utilizare - util atunci când doriți să colaboreze oameni cu roluri foarte diferite.
„Îmi plac șabloanele prefabricate. Să presupunem că avem un site web nou: Tot ce fac este să merg la ClickUp, să creez un spațiu numit (nume client) și să selectez tipul de proiect - în acest caz, dezvoltarea unui nou site web. Apoi doar construiește întregul cadru cu cine face ce, care sunt termenele scadente și cât ar trebui să dureze”, a spus el.
Lui Zack îi place cât de rapid se îmbunătățește produsul. „Au aproximativ 50 de dezvoltatori, așa că lansează produse și funcții noi aproape în fiecare săptămână. Integrarile sunt minunate”, a spus el. Integrarea lui preferată este cu Slack. „Putem crea sarcini direct în Slack și le putem vedea în ClickUp”, a adăugat el.
ClickUp este gratuit până la 100 MB de spațiu de stocare. După aceea, percep 5 USD/lună/utilizator pentru stocare nelimitată, integrări nelimitate și raportare avansată.
ReportGarden: Raportarea campaniei
Întâlnirea cu clienții pentru a analiza datele campaniei necesită timp. Și deși este bucuros să răspundă la întrebări și să programeze întâlniri după cum este necesar, Zack nu este un fan al întâlnirilor lunare doar pentru a trece peste numere.
Deci, el folosește ReportGarden pentru a configura tablouri de bord personalizate pentru clienții relevanți. Când doresc să vadă cum se descurcă campaniile lor, se conectează la portalul lor și văd tabloul de bord configurat de Zack pentru ei. Dacă doresc să vorbească cu cineva de la agenție după ce au vizualizat datele, pot face clic pe un link și pot programa un spațiu în calendarul său.
În timp ce unii clienți preferă rapoartele, majoritatea clienților săi s-au bucurat cel mai mult de caracteristica tabloului de bord. „Clienții mai implicați le plac tablourile de bord personalizate și posibilitatea de a vedea datele în timp real. Le place că pot intra și să se gândească „Oh, bine. Iată câte accesări am astăzi față de un raport care îmi arată cifrele pentru lună”, a spus el.
De asemenea, îi place cât de ușor este de utilizat și interpretat ReportGarden. „M-am uitat la alte instrumente de raportare și ele par super complexe, în timp ce acest lucru este valabil pentru o persoană obișnuită care nu este un marketer”, a spus el. ReportGarden îi facilitează personalizarea raportării și ușor pentru clienții săi să înțeleagă cum se descurcă eforturile lor de marketing.
Prețul pentru ReportGarden începe de la 149 USD/lună.
HubSpot: Automatizarea fluxului de lucru
Întrebați orice agent de marketing și vă vor spune că HubSpot este cunoscut pentru automatizarea marketingului. Dar Zack și echipa sa folosesc HubSpot pentru automatizarea fluxului de lucru.
Inițial, au început să folosească HubSpot pentru CRM. „Ne-am trezit să le spunem clienților despre HubSpot CRM și acest lucru i-a determinat să ne întrebe cum funcționează. Ne-am dat seama că dacă vom petrece timp cu el, atunci evident că trebuie să taxăm pentru asta”, a spus el.
Deci, s-a forțat să se așeze și să obțină o serie de certificări HubSpot, știind că cunoștințele ar fi extrem de utile pentru clienții săi. Între timp, și-a dat seama că l-ar putea folosi pentru procesul lor intern.
„Avem fiecare tip de serviciu pe care îl oferim într-un folder. Am scris, cu jetoane personalizate, toate e-mailurile pe care le-am trimite în timpul acelui proiect”, a spus el. Ei pot trimite automat lucruri precum e-mailul de lansare, un e-mail care explică cu ce membri ai echipei vor lucra, un e-mail care documentează la ce vor lucra într-o anumită săptămână, un e-mail care îi anunță că designul paginii lor de pornire este gata. pentru revizuire și așa mai departe.
E-mailurile pentru întregul lor flux de lucru merg în canalul pe care l-au construit. „Am petrecut mult timp inițial pentru a crea acele e-mailuri, deoarece toate sunt practic același schelet. Dacă desfășurați același proiect sau același tip de muncă, puteți pur și simplu să îl refolosiți și apoi să îl personalizați”, a spus el.
HubSpot funcționează pe un model freemium și poate ajunge până la 3200 USD/lună.
Slack: comunicare
Există atât de multe motive pentru care lui Zack și echipa sa le place să folosească Slack. „Este convenabil, este pe telefon, pe desktop. Există o istorie a tuturor. Păstrează toate fișierele într-o singură zonă. Menține fiecare client într-o zonă”, a spus el despre platforma de mesagerie instantanee.
În prezent, folosesc aplicația atât pentru comunicarea internă, cât și pentru comunicarea cu clienții. Echipa are intern un canal specific clientului, dar menține și un „canal de asistență” pentru fiecare client. „Doar că face conversația mult mai ușoară. Nu mai există: „Hei, i-am trimis un e-mail lui Eric și nu am primit nicio răspuns de la el, știi răspunsul?” Toți sunt pe aceeași pagină. Cred că este o idee bună să nu mai folosiți e-mailul la fel de mult. Păstrează totul foarte transparent”, a spus el.
Și chiar dacă împarte spațiul de birou cu angajații săi, aceștia vorbesc mai mult despre Slack decât în persoană. „Este un birou cu concept deschis, dar încă vorbim despre Slack toată ziua”, a râs el.
Slack este gratuit pentru majoritatea utilizatorilor; funcțiile premium încep de la 6,67 USD/utilizator activ/lună.
PandaDoc: Propuneri
Zack folosește PandaDoc, un instrument de propunere, pentru a crea documente legale în timpul procesului de vânzare. De asemenea, îl folosește pentru a crea chestionare pe care clientul le poate completa. „Unul dintre primele fluxuri de lucru pe care le activăm este în cazul în care clientul primește un chestionar într-un e-mail. Totul este despre cum vrei să fie site-ul, cine sunt principalii tăi concurenți, ce faci și ce nu-ți place la site-urile lor, dacă ai un slogan al companiei... doar să obții cât mai multe informații posibile”, a explicat Zack.
Este alternativa ca el să obțină toate informațiile într-o întâlnire, ceea ce îi consumă timpul (și înseamnă că directorul său de creație obține o relatare la mâna a doua a acelei informații). În schimb, este responsabilitatea clientului să completeze chestionarul.
„ Dacă există vreodată ezitare din partea clientului, atunci probabil că nu se potrivesc. Dacă nu vor petrece cinci minute pentru a face un chestionar, acesta este un semnal roșu, pentru că vor fi mai multe informații de care avem nevoie de la ei în timpul proiectului”, a adăugat Zack.
Acum că au creat câteva șabloane, instrumentul este în mare parte drag-and-drop pentru a pune în mișcare contractele. Și ori de câte ori învață ceva dintr-o interacțiune cu clientul, se întorc la PandaDoc și modifică șablonul.
Planul de echipă pentru PandaDoc este de 49 USD/lună/utilizator.
Aplicația Marvel: prototipuri și machete
„Folosim aplicația Marvel în procesul nostru de proiectare. În loc să trimitem cuiva un .png lung al unei pagini de pornire, îl folosim pentru a vă oferi o idee despre cum va arăta de fapt pe un desktop și pe mobil”, a spus Zack.
Înainte de a începe să folosească aplicația Marvel, au petrecut mult timp explicând clienților că paginile lor web nu ar arăta exact ca un fișier PNG foarte lung.
„De asemenea, oferă clientului o modalitate de a avea feedback direct asupra designului. Ei pot da clic pe orice ar fi și să spună „Nu ne place asta” sau „Schimbați asta în asta”. Nu există nicio ghicire”, a spus el.
Combină această capacitate de a obține feedback cu faptul că toată comunicarea despre design este stocată într-un singur loc - Aplicația Marvel - și ai un instrument prototip care economisește ore în comunicarea dus-întors cu clienții.
Planurile de echipă pentru aplicația Marvel încep de la 42 USD/lună.
QuickBooks: Contabilitate
S-au dus vremurile foilor de calcul pentru calcularea numerelor companiei. Orice proprietar de agenție care dorește să recupereze mult timp și minte fără a plăti un contabil cu normă întreagă are nevoie de o soluție software.
Deoarece QuickBooks funcționează în cloud, acesta permite ICS Creative Agency să se conecteze cu unul dintre procesatorii lor de plăți, PLOOTO. PLOOTO permite transferul electronic de fonduri și plăți recurente; se va lega cu o factură în Quickbooks Online și o va marca ca plătită când plata este finalizată.
Zack folosește Quickbooks pentru a gestiona contabilitatea agenției și pentru a trimite automat facturile clienților. Înseamnă că rareori este implicat în urmărirea dacă un client întârzie o plată.
Prețul pentru Quickbooks variază considerabil în funcție de versiunea pe care o alegeți și dacă cumpărați în timp ce este la reducere.
Concluzie
Tehnologia a transformat modul în care ICS Creative Agency face afaceri. O mare parte din procesul lor este automatizat, ceea ce le permite să aloce muncă umană activităților care contează.
„Îți oferă cu siguranță o mai bună perspectivă asupra a ceea ce se întâmplă”, a spus Zack despre instrumentele pe care le folosesc. „Totul este transparent. Puteți vedea cine ce face; nu este nevoie să ghiciți ce se face. Și asta îmi permite să mă concentrez mai mult pe creșterea afacerii decât pe toate lucrurile practice.”
Între timp, menținerea costurilor de angajare la un nivel scăzut înseamnă că aceștia au mai multe venituri. În prezent, ei reinvestesc acele profituri în afacere.
„ Tot ce am câștigat a revenit în afaceri și în angajați. Facem creșteri regulate de salariu, facem beneficii regulate și facem o mulțime de activități de team-building pentru a face din aceasta o cultură bună. Și apoi, evident, investim în aceste produse software, care nu sunt ieftine. Dar face totul mai bine pe drum.”
Lista de acțiuni bonus: [sg_popup id=”216″ event=”click”] Obțineți rezumatul nostru PDF de 3 pagini [/sg_popup] cu elemente de acțiune pe care le puteți utiliza pentru a automatiza procesele agenției dvs. pe baza sfatului lui Zack.