Cum a construit acest proprietar de agenție procese pentru a se elimina din agenția sa de 1 milion de dolari

Ryan Stewart este fondatorul WEBRIS, o agenție de marketing digital cu sediul în Miami, Florida, care a fost achiziționată în 2018 de I'm From The Future (IFTF). Ryan este binecunoscut în lumea marketingului pentru construirea necruțătoare – și predarea – procesele pe care le-a folosit pentru a scala WEBRIS la 1,1 M$ AR în doar un an și jumătate. Aceste sisteme i-au permis să facă un pas înapoi în calitate de proprietar și să-și reevalueze rolul, permițând în același timp angajaților săi să preia munca pe care o făcea el însuși.

Ryan Stewart, CMO și fondator al agenției de marketing WEBRIS.

I-a dat libertatea de a alege achiziția atunci când prietenul său, Nick Eubanks, a vrut să cumpere WEBRIS. Și acum, este capabil să se dedice muncii de care îi place cu adevărat: creșterea vânzărilor, marketingul mărcii și consultanță pentru alte agenții. Când ne-am așezat să discutăm despre ce a făcut procesul lui pentru procese atât de grozav, Ryan a împărtășit:

• Cele două mari greșeli pe care proprietarii de agenții le fac cu procesele agenției
• Cum să începeți să construiți propriile procese ale agenției
• Când are sens să aduci un consultant.

Acestea sunt bazele sfaturilor (mai aprofundate) pe care le oferă proprietarilor de agenții în timpul consultărilor. Să ne scufundăm în fiecare.

Lista de acțiuni bonus: [sg_popup id=”218″ event=”click”] Obțineți rezumatul nostru PDF de 2 pagini [/sg_popup] cu elemente de acțiune pe care le puteți utiliza pentru a construi procesele agenției dvs. pe baza sfatului lui Ryan.

Două greșeli comune pe care proprietarii le fac cu procesele agenției

1. Încercați să copiați pe alții (în loc să vă jucați cu punctele dvs. tari)

„De multe ori, oamenii vor să imite succesul altora atunci când nu ar trebui să facă asta”, a spus Ryan. Mulți dintre proprietarii de agenții pe care i-a sfătuit să urmărească poveștile de succes ale tuturor celorlalți, mai degrabă decât să le construiască pe ale lor (o ironie care nu a fost pierdută pentru scriitorul unui articol care te încurajează să imite povestea de succes a cuiva).

Iată chestia: ceea ce a făcut ca Ryan și agenția sa să aibă succes poate să nu fie ceea ce te face să reușești pe tine și pe agenția ta . De ce? Pentru că fiecare are puncte forte diferite. Ryan știa că era o persoană puternică a procesului: putea antrena oameni noi să repete tehnicile pe care le folosea pentru a obține rezultate. Nu era distractiv, dar era bun la asta.

Pe de altă parte, este groaznic la crearea de rețele și la vânzări agresive. „Am prieteni care sunt oameni de vânzări incredibili care au construit o agenție în jurul acestei abilități. Au construit o organizație în jurul generării de clienți potențiali prin apeluri la rece și sensibilizare și se concentrează pe închiderea acelor clienți potențiali la orice preț posibil. Îl zdrobesc (+15 milioane USD pe an). Ei știu că au o rată de pierdere foarte mare, dar operațiunile lor de vânzări sunt atât de puternice încât atâta timp cât vând clienților, ei cresc. Ei sunt capabili să atenueze retragerea prin încheierea continuă de noi oferte.”

Tacticile pe care cunoscuții lui le folosesc pentru a conduce organizații agresive bazate pe vânzări nu sunt aceleași tactici pe care Ryan le-ar folosi (sau le-ar putea) folosi pentru a conduce WEBRIS. Și dacă ar fi încercat să folosească sfaturi care au funcționat pentru acele companii, nu ar fi funcționat pentru agenția lui.

În schimb, fondatorii trebuie să se concentreze pe ceea ce face agenția lor puternică, apoi să se dubleze asupra tacticilor care o vor face mai puternică. „Îmi place marketingul. Îmi place acțiunea de a crea conținut.

Îmi place să construiesc canale de intrare pentru clienți potențiali și branding. Este un punct forte al meu”, a spus Ryan. „Dar nu pot să ridic telefonul și să sun la rece oamenii. Sunt groaznic la angajarea oamenilor pentru că nu sunt un bun judecător al talentelor sau al modului în care se vor integra în organizație. Mă uit la toți și cred că au potențial.”

Dacă doriți să construiți procese și să scalați, trebuie să aveți o înțelegere fermă a punctelor voastre tari și slabe - împreună cu o evaluare realistă a ceea ce echipa dvs. poate și nu poate implementa în starea sa actuală.

Acestea fiind spuse, unii fondatori vor trece prin acel exercițiu și vor crede că, deoarece nu sunt oameni „de proces”, nu au nevoie de procese. Asta ne duce la greșeala nr. 2.

2. Gândindu-vă că nu aveți nevoie de procese de agenție

Mulți dintre proprietarii de agenții pe care Ryan îi sfătuiesc cred că nu au nevoie de procese. Ei vorbesc mult despre modul în care serviciile lor sunt „create” pentru clienți. Dar, potrivit lui Ryan, toată lumea are nevoie de procese, inclusiv agenții care oferă servicii personalizate.

„Dacă vrei să scalați ceva, trebuie să fie ceva ce puteți face în mod repetat”, a spus Ryan. În special în marketing, unde rezultatele nu sunt niciodată garantate, este important să construiți un set de procese. Înveți din ceea ce funcționează, apoi continuă să o faci.

O altă problemă este marjele de profit. „În special, în cazul unei afaceri de servicii, atingeți un plafon cu marjele de la început”, a spus Ryan. Dacă doriți ca marjele să se îmbunătățească, aveți nevoie de modalități prin care oamenii să-și finalizeze locurile de muncă mai repede și de modalități prin care să transfere munca către forța de muncă cu salarii mai mici. Și asta nu se va întâmpla niciodată fără procese pe care le pot urma.

„Cea mai bună modalitate de a face acest lucru este să ai un sistem care să atragă oamenii de la nivel de intrare instruiți în sistemul tău și să-i lași să crească în cadrul tău”, a adăugat el.

Procesele stabilite fac posibilă instruirea și scalarea acestora.

Cum să începeți procesele agenției de construcție

Echipa WEBRIS în timpul unei ieșiri sociale în aprilie 2018.

Construirea unui proces, pentru majoritatea oamenilor, nu este distractiv. Necesită înregistrarea fiecărui detaliu despre ceva ce faceți în mod regulat, comunicarea acelor detalii într-un mod pe care angajații dvs. le pot înțelege și depanarea la nesfârșit. Dar rezultatul - sisteme pe care angajații dvs. le pot urma pentru a obține rezultate repetabile și de încredere - înseamnă că vă puteți petrece timpul pe orice doriți să urmăriți.

Ceea ce urmează sunt trei pași pe care îi puteți face pentru ca acest lucru să se întâmple.

1. Cunoaște-ți foaia de parcurs

Este greu să știi ce procese ar trebui să construiești mai întâi dacă nu știi încotro se îndreaptă compania ta. Stabilirea unei foi de parcurs vă ajută să alegeți ce acțiuni veți întreprinde pentru a vă asigura că compania dvs. își îndeplinește obiectivele.

Fiecare agenție atinge un vârf și apoi atinge platouri la diferite niveluri de desfășurare a afacerilor. Pentru Ryan, primul său platou a fost atunci când WEBRIS a atins venituri de 50.000 USD/lună. A depăși acel punct și a crește mai mult însemna că ceva trebuia să se schimbe.

„Uneori este un proces, poate este o chestie de conductă, uneori este o chestie de oameni. Pot fi o serie de lucruri diferite”, a spus Ryan. Odată ce vă dați seama ce vă împiedică să treceți la 3 milioane USD, 5 milioane USD, 10 milioane USD și mai mult, puteți începe să prioritizați.

2. Construiește ceea ce știi – și fii parte a procesului

„Trebuie să-ți cunoști foarte bine produsul sau serviciul pentru că nu poți construi un proces în jurul a ceva ce nu înțelegi”, a spus el.

Când sunteți gata să construiți procese, trebuie să alegeți ceva ce compania dvs. face deja bine . A alege ceva netestat este o rețetă pentru frustrare și timp pierdut.

În plus, Ryan crede că tu, în calitate de fondator sau proprietar al companiei, ar trebui să fii cel care construiește procesele - cel puțin la început. Dacă conduceți deja o afacere de 10 milioane de dolari, atunci probabil că există cineva mai „în plin” care ar putea prelua conducerea. În mod ideal, veți construi procese pentru sarcinile pe care încă le faceți în prezent. Dar dacă ați predat această sarcină altcuiva, ar trebui să lucrați îndeaproape cu acesta pentru a crea documentație și materiale de învățare pentru acest proces.

De exemplu, primul proces dezvoltat de Ryan a fost pentru crearea de linkuri. La acea vreme, nu multe agenții mari ofereau link building; în schimb, toate au fost despre „explorări masive de date și analize”, a spus el. Crearea de legături a fost mai greu de scalat, așa că majoritatea oamenilor nu au oferit-o la scară.

Dar Ryan știa cum să construiască linkuri SEO cu pălărie albă. Așa că a construit un proces în jurul unei nevoi pe care a identificat-o pe piață.

„Am construit acele procese pentru a offshore acele lucrări, pentru că știam ce oameni sunt dispuși să plătească pentru o legătură și știam cât m-ar costa să livrez asta la calitatea necesară. Așa că am creat procese foarte detaliate pentru ca oamenii din străinătate să efectueze activități manuale. Găsirea link-urilor, contactarea lor, negocierea, urmărirea, plasarea lor... toate acestea. Și, în cele din urmă, am luat acel proces și l-am transformat într-un curs de formare video, care mi-a funcționat foarte, foarte bine”, a spus el.

Dacă nu sunteți sigur ce să începeți mai întâi să construiți, urmați această ierarhie:

1. Ceva ce faci bine și care are mai multe oportunități pe piața ta
2. Ceva pe care îl faceți bine și pe care agenția dumneavoastră îl oferă în prezent ca serviciu
3. Management de proiect

De ce managementul de proiect ca a treia opțiune? Vă va ajuta echipa să îndeplinească sarcinile în mod mai fiabil. Ryan a descoperit că, de la început, și-a petrecut cea mai mare parte a timpului acționând ca manager de proiect pentru o mână de angajați. Documentând ceea ce a făcut pentru a menține proiectele în mișcare la timp, a reușit să angajeze un adevărat manager de proiect și să-și elibereze placa pentru o muncă mai relevantă.

Dacă nu sunteți pregătit să documentați procesele pe care le utilizați în timp ce serviți clienții, atunci managementul de proiect este cel mai bun loc pentru a începe.

3. Folosiți o tablă și începeți testarea

Ryan este un fan al folosirii tablelor albe pentru a dezvolta idei și a comunica cu echipa sa.

Odată ce vă cunoașteți foaia de parcurs și primul proces pe care doriți să îl documentați, este timpul să vă așezați și să începeți documentarea.

Ryan preferă să înceapă cu o tablă albă. Făcând referire la procesul său de construire a legăturilor, a început prin a se întreba: „Ce fac pentru a trece de la nimic la o legătură securizată?” Apoi a diagramat toți pașii și oamenii pe care trebuie să-i parcurgă pentru a transforma acea legătură în realitate.

Este posibil să ratați câțiva pași la prima trecere, dar este mai important să luați ceva jos, apoi să revizuiți mai târziu. Odată ce notele de pe tablă sunt completate, Ryan le transformă într-un document. Și odată ce acest lucru a fost testat pe o mână de angajați, el îl transformă într-un training video.

„Descompune-l la nivelul SOP”, a îndemnat Ryan. „Transformați un proces într-o serie de subprocese.”

Nu este o sarcină pe care o consideră plăcută. „Nu sunt o persoană orientată spre detalii”, a râs el. „Dar am înțeles că, pentru a avea succes, asta trebuie făcut.”

A rămâne blocat? Angajați un consultant

Uneori, procesul tău pur și simplu nu funcționează. Sau poate există un aspect al agenției cu care nu aveți suficientă experiență pentru a construi un proces.

Pentru Ryan, timpul să angajeze un consultant a fost atunci când echipa sa de proiectare avea nevoie de asistență pentru a-și construi procesul. „Designerul nostru principal a fost mereu sub apă – așa cum sunt majoritatea echipelor de proiectare. Deși toți aveam propriile noastre teorii, ne-a fost greu să identificăm exact de ce a fost asta”, a spus el. Deci, au adus pe cineva cu o experiență semnificativă în design.

„Consultatorii sunt valoroși pentru că oferă o perspectivă imparțială, exterioară. Și toți eram marketeri și dezvoltatori. A avea pe cineva cu acele cunoștințe inerente despre produs, care a trecut prin asta înainte și care ne-ar putea ajuta să luăm o decizie finală cu privire la ceea ce trebuie să facem a fost incredibil de valoros”, a adăugat el.

Drept urmare, au reușit să îmbunătățească eficiența echipei de proiectare și să stabilească un proces care a funcționat pentru toată lumea.

Dacă există un proces cu care nu sunteți familiarizat sau despre care echipa dvs. se ceartă, puteți economisi timp și frustrare semnificativ, aducând pe cineva din exterior pentru a rezolva conversația.

Gânduri finale

Ryan și echipa sa sărbătoresc când a fost achiziționat WEBRIS.

Nu toată lumea are aceleași motivații pentru stabilirea proceselor de agenție. Pentru Ryan, a fost să iasă din rutina zilnică și să-și lase angajații să preia toate sarcinile pe care nu voia să le facă. Acest lucru i-a permis să crească afacerea, să navigheze prin achiziții și să-și re-prioritizeze angajamentele de timp.

Acum, el lucrează la un proiect pentru a transforma toate procesele de succes și documentele de învățare ale agenției sale într-un program de instruire pentru alte agenții. Tot noul său material video va apărea pe theblueprint.training.

Deși încă menține o conexiune cu agenția sa „la nivel executiv”, acum are timp pentru noi proiecte - cum ar fi cursul de formare - pe care îi place cu adevărat să le facă.

„Îți mai dorești să schimbi titlurile paginilor și să revizuiești rapoarte sau vrei să conduci și să gestionezi o afacere? Nu toată lumea vrea să facă asta din urmă, ceea ce este bine. Dar asta trebuie să te întrebi”, a spus el. Elaborarea proceselor și finalizarea achiziției „a fost un pas foarte pozitiv pentru cariera mea, pentru că știam că trebuie să mă scap de buruieni dacă vreau să am mai multe afaceri și să fiu la nivel executiv, nu la slujbă,” a explicat.

Lista de acțiuni bonus: [sg_popup id=”218″ event=”click”] Obțineți rezumatul nostru PDF de 2 pagini [/sg_popup] cu elemente de acțiune pe care le puteți utiliza pentru a construi procesele agenției dvs. pe baza sfatului lui Ryan.