O privire interioară asupra dăruirii corporative

Anul acesta, la Submittable ne-am propus să reînvie programul nostru de donații corporative. Am făcut investiții în comunitate în trecut, dar după câțiva ani de schimbări, inclusiv o creștere rapidă, era timpul să reimaginam procesul.

Ne-am dorit un program care să facă o diferență semnificativă în viața membrilor comunității. Și am vrut ca angajații să aibă o voce puternică în direcție și execuție.

Sincer, când ne-am uitat în jur pentru ajutor, am găsit o mulțime de informații despre motivul pentru care contează donațiile corporative, dar nu am găsit prea multe de la oameni care au făcut efectiv treaba. Și construirea unui program în teorie este cu totul diferită de a construi unul în realitate.

Așa că acum că am trecut prin procesul complet de acordare a granturilor, am dori să împărtășim ceea ce am învățat. Au existat succese și pași greșiți pe parcurs – ambele vor influența modul în care facem lucrurile data viitoare.

Un angajament de a da de jos în sus

Una dintre cele mai bune părți ale lucrului pentru o companie cu impact social este că întreaga echipă se gândește la binele social. Suntem cu toții investiți în a face lumea un loc mai bun. Și acest angajament a arătat. Angajații au fost un mare motor al acestui program de la început. În întreaga companie, angajații au exprimat vocea în legătură cu dorința unui program de donații corporative.

Liderii companiei au ascultat. Nu au fost doar vag de acord cu ideea. Ei au luat măsuri făcând spațiu în buget, creând o structură pentru un program de granturi și formând o echipă cu scop corporativ.

O invitație deschisă a fost adresată întregii companii, care caută voluntari. Au apărut angajații. În total, 11 oameni s-au reunit pentru a forma echipa cu scop corporativ - cu membri din fiecare departament din companie. Această răspândire a fost esențială. Când construiți un astfel de comitet, doriți ca acesta să reprezinte toți angajații. Dacă se simte ca o extensie a resurselor umane sau a marketingului, probabil că veți lupta să inspirați și să mențineți un sprijin larg.

„M-am simțit uimitor să faci parte dintr-un grup care trebuie să dea înapoi comunităților noastre – și într-un mod în care majoritatea companiilor ar putea să nu facă neapărat.”

— Stephanie Dunlap, asistent executiv

Filantropia bazată pe loc adâncește legătura angajaților cu comunitate

Am adoptat o abordare a dăruirii bazată pe loc. În loc să ne concentrăm pe o cauză specifică, am urmărit să ridicăm comunitatea locală prin sprijinirea organizațiilor de bază care întăresc țesutul social. Am ales organizații dedicate echității, durabilității și construirii de relații.

Adoptarea unei abordări bazate pe loc a însemnat că ne-am putea concentra atenția asupra zonelor locale – Missoula și Seattle pentru noi – și am putea ajuta la conectarea angajaților mai profund la comunitățile lor. Deoarece știm că tehnologia este subfinanțată în organizațiile nonprofit, ne-am concentrat pe IT, permițând beneficiarilor de granturi să cheltuiască banii pentru orice nevoie de tehnologie.

În cele din urmă, am finanțat patru organizații nonprofit diferite – două în Missoula și două în zona Seattle. Partenerii noștri grant sunt:

• Be:Seattle: construirea puterii și a conducerii chiriașilor și persoanelor care se confruntă cu lipsa adăpostului.
• Alianța comunitară pentru justiție globală: consolidarea mișcării pentru suveranitatea alimentară globală prin educație și mobilizare comunitară.
• EmpowerMT: dezvoltarea liderilor tineri și adulți care lucrează pentru a pune capăt maltratării, a corecta inegalitățile sistemice și pentru a consolida comunitățile.
• Soft Landing Missoula: primirea și furnizarea de servicii de sprijin pentru refugiați și imigranți.

„A fost o onoare să contribui la procesul de returnare a Submittable organizațiilor locale din sector. Așteptăm cu nerăbdare să mutam acul în viitor și să oferim și mai mult sprijin pentru organizațiile de caritate din regiunea noastră.”

— Nathan McDonough, director de cont

8 lecții pe care le-am învățat în procesul de dăruire

Crearea unui program de donații corporative de impact necesită planificare, iterare și dorința de a pune întrebări dificile. Făcut bine, poate îmbunătăți coeziunea echipei și poate avea un impact semnificativ pentru membrii comunității.

1. Angajații ar trebui să conducă luarea deciziilor

Conducerea companiei trebuie să stabilească suportul și infrastructura pentru un program de dăruire, dar angajații ar trebui să fie cei care stabilesc prioritățile și iau deciziile finale.

Construiți o structură care să permită angajaților să aibă o voce puternică. Cel mai bun mod de a face acest lucru este de a crea o echipă sau un comitet dedicat conducerii procesului. Această echipă ar trebui să aibă o structură plată. În cadrul acestuia, nu ar trebui să existe o ierarhie. Toată lumea își lasă titlurile la ușă.

În echipa noastră cu scopul corporativ, vicepreședintele impactului social, Sam Caplan, a condus echipa prin direcționarea conversației, punând întrebări și stabilind obiective. Apoi, a făcut spațiu pentru ca toată lumea să cântărească.

În cele din urmă, angajații au ajuns să ia decizii în legătură cu ce tip de organizații să sprijine și cum să structureze procesele de aplicare și revizuire. Echipa de 11 a decis să implice întreaga companie, oferind fiecărui angajat de la Submittable șansa de a analiza și evalua organizațiile locale nonprofit care au aplicat.

Includerea întregii companii a permis fiecărui angajat să se simtă implicat și conectat la program. Dar pentru următoarea rundă, vom căuta să simplificăm procesul și să clarificăm ceea ce ne dorim la fiecare etapă a revizuirii.

„Înființarea și participarea în echipă s-au simțit ca modalitatea perfectă de a pune în practică valorile noastre comune și scopul corporativ.”

— Sam Caplan, vicepreședinte al impactului social

2. Obiectivitatea nu este scopul

Procesele de aplicare și de revizuire pentru organizațiile nonprofit trebuie să fie corecte și echitabile. Dar nu combina asta cu obiectivitatea. De fapt, este posibil să fii corect și echitabil în timp ce îi lăsăm pe angajați să își canalizeze propriile valori personale în această muncă.

Una dintre cele mai bune modalități de a ajuta angajații să se simtă investiți într-un program de donații corporative este să le permită să-și onoreze propriile experiențe. Angajații trebuie să simtă că se pot dedica din plin la această muncă. Dacă se simt pasionați de o cauză, dă-i puterea să canalizeze acel entuziasm în rolul lor.

Îmbrățișarea subiectivității inerente în proces poate fi destul de eliberator. Le permite oamenilor să fie sinceri cu privire la conexiunea lor personală cu o problemă. Acea onestitate creează un dialog mult mai sănătos și mai productiv decât dacă îi încurajezi pe oameni să-și susțină preferințele ca fapte obiective.

În grupul nostru, o serie de oameni au articulat conexiuni personale cu anumite cauze. Asta nu a însemnat că am putut finanța fiecare dintre aceste cauze. Dar le-a dat spațiu oamenilor să vorbească despre acele experiențe și să se simtă auziți. Și a stârnit o discuție importantă despre obiectivitate și părtiniri, care este încă în desfășurare.

Aplecarea către subiectivitate înseamnă că s-ar putea să ai o mulțime de perspective distincte despre ceea ce este mai bine pentru comunitate. Cheia este de a ajuta oamenii să găsească unde se suprapun valorile lor și unde se intersectează cu misiunea companiei.

3. Dialogul face parte din proces

Crearea de spațiu și timp pentru ca angajații să vorbească este o componentă esențială a luării deciziilor în colaborare. Le permite să sape în complexitatea muncii cu impact social și să exploreze perspectivele altora.

Deoarece oamenii aduc o varietate de experiențe și valori personale în muncă, sunt sigur că vor exista unele dezacorduri. E firesc. Angajații au nevoie de un forum pentru a discuta împreună despre decizii.

Crearea spațiului pentru dialog permite, de asemenea, angajaților să recunoască părtinirile și punctele moarte. Pe cât de important este să încorporăm valorile personale în proces, merită să înțelegem și limitările experienței personale. Dialogul îi poate ajuta pe oameni să vadă acele părtiniri și părtiniri și să se gândească la modul în care acestea influențează propriul proces de luare a deciziilor. Nu este întotdeauna o muncă confortabilă, dar este atât de importantă, mai ales în contextul impactului social.

Când au apărut neînțelegeri pentru noi, Sam a pus întrebări și a ghidat conversația către obiective comune. El i-a încurajat pe toți să-și împărtășească gândurile. Împreună, am lucrat pentru a găsi soluții.

Ca orice luare a deciziilor de grup, a fost nevoie de onestitate și har. Uneori era loc de compromis, iar alteori nu. Aici structura plată a echipei a dat cu adevărat roade. Toată lumea a putut să cântărească, iar oamenii au ascultat perspective care diferă de ale lor.

Introducerea dialogului în proces și a fi explicit cu privire la intențiile acelui dialog vă va ajuta echipa să cerceteze aspectele mai complexe ale dăruirii corporative.

„Să facem parte din această echipă a fost o oportunitate fantastică de a învăța diferite moduri de abordare a donațiilor și a acordării de granturi și de a citi despre atât de multe organizații valoroase care fac o muncă importantă. Am adunat o mulțime de informații bune despre cum să facem acest lucru și mai bine anul viitor.”

— Caroline Simms, Manager Vânzări

4. Mărimea contează

Mărimea fondului dvs. de grant va dicta câte organizații puteți susține în mod semnificativ, ce dimensiune vor beneficia organizațiile nonprofit și ce ar trebui să cereți partenerilor de grant.

Există atât de multe cauze demne și organizații nonprofit puternice, dar nu vrei să împrăștii banii atât de subțiri încât fiecare grant să nu aibă un impact prea mare.

Bugetul nostru total a fost de 20.000 USD. Am decis să finanțăm patru granturi de 5.000 USD. Aceasta a însemnat că am putea răspândi impactul fără a-l dilua prea mult. Întrucât 5.000 USD ar putea face o mare diferență pentru o organizație nonprofit locală mică (dar ar simți ca o picătură în găleată pentru organizațiile mai mari), am decis să ne concentrăm pe organizațiile nonprofit cu bugete operaționale mai mici. Am acordat prioritate organizațiilor cu bugete operaționale sub 500.000 USD.

De asemenea, ne-am gândit la mărimea grantului în ceea ce privește modul în care acesta este legat de procesul de aplicare. Un grant de 5.000 USD nu ar trebui să necesite o cerere mare și lungă. Ne-am propus să reducem întrebările la cele mai esențiale informații, astfel încât să putem minimiza povara personalului nonprofit.

Pe măsură ce clarificați bugetul cu care lucrați, utilizați-l pentru a lua decizii cu privire la modul de împărțire a resurselor și de a crea un proces de solicitare care să se alinieze cu mărimea grantului.

5. Angajarea angajaților depinde de detalii

Majoritatea angajaților se vor implica și vor fi entuziasmați de donațiile corporative doar dacă le este ușor să facă acest lucru. Este pe organizatorii programului pentru a facilita participarea oamenilor.

Trebuie să comunicați clar obiectivele și cererile. A avea un purtător de cuvânt desemnat și un nume pentru program poate ajuta la reducerea zgomotului pentru angajați. Utilizați canalele pe care angajații le folosesc pentru a comunica alte anunțuri ale companiei, cum ar fi e-mailul și Slack. Cereți liderilor și managerilor să pună în evidență munca ca parte a reuniunilor regulate ale companiei și ale echipelor.

Privind retrospectiv, acesta este un loc în care am fi putut face o treabă mai bună. Ne-am dorit ca toți cei din companie să aibă șansa de a lua în considerare decizia finală. Dar privind în urmă, ne-am dat seama că am cerut puțin prea mult și am făcut procesul puțin complicat.

Acordați-vă timp pentru a clarifica rolurile și responsabilitățile în cadrul echipei de donații corporative. Deoarece aceasta a fost o nouă iterație a programului nostru, ne-am bazat pe oameni care să facă voluntariat pe măsură ce au apărut nevoi. Acest lucru a făcut ca munca să fie puțin neuniformă, unii membri ai echipei asumând mai mult decât echitabilul lor din volumul de muncă.

Pentru a ajuta la ușurarea volumului de muncă, utilizați un instrument de revizuire și notare care simplifică procesul pentru cei care doresc să participe. Nu le cere oamenilor să se ocupe de o foaie de calcul uriașă sau să descarce o grămadă de fișiere.

„Participarea la efortul nostru de dăruire corporativă a fost un memento puternic de ce sunt fericit să lucrez la Submittable – pentru că pot face bine în timp ce fac bine.”

— Jackson Crawford, director de cont

6. Organizațiile nonprofit nu au nevoie de mai multă muncă

Solicitarea dvs. de grant și procesul de acordare nu ar trebui să adauge mai multă muncă la mesele de multe ori deja pline ale personalului nonprofit.

Aceste organizații sunt ocupate cu lucrări esențiale de construire a comunității și, cu cât aplicația dvs. este mai implicată, cu atât mai mult le îndepărtați de acea activitate.

Adopta o abordare bazata pe incredere. Configurați-vă procesele și aplicațiile pentru a minimiza sarcina pe care o puneți asupra acelor echipe. Solicitați numai informațiile pe care le veți folosi efectiv pentru a lua o decizie și nu cereți organizațiilor nonprofit să trimită informații disponibile public pe care le puteți găsi pe cont propriu.

Pe măsură ce ne-am construit aplicația, am făcut un efort să ne gândim la ea din perspectivă nonprofit, dar ne-a rămas o lecție mare. Indiferent cât de scăzut a fost liftul, unele organizații au pus timp să completeze cererea și nu au primit nimic în schimb. Deoarece am finanțat doar patru granturi, a trebuit să refuzăm zeci de organizații nonprofit care nu au fost selectate.

În viitor, am putea regândi structura acestui proces. Poate că în loc să solicite cereri, membrii echipei cu scop corporativ vor identifica potențiali parteneri de grant fără a necesita o cerere. Sau, dacă păstrăm o aplicație deschisă, o vom reduce și mai mult.

Oricum ai structura aplicația, vrei să te gândești la asta din perspectiva organizațiilor nonprofit. Evitați solicitările duplicate și faceți întrebările simple și directe. Fii cât de flexibil poți. În loc să ceri solicitanților să-și pună informațiile într-un format specific, luați în considerare posibilitatea de a le permite să trimită rapoarte pe care le-au creat deja în alt scop.

„Mi-a plăcut oportunitatea de a fi atât de puternic implicat în procesul de donații corporative din acest an. M-a făcut să realizez cât de important este accesul la tehnologie pentru organizațiile nonprofit pentru a se conecta pe deplin cu ceilalți.”

— Jessica Waltz, specialist în asistență tehnică

7. Tehnologia poate eficientiza procesele pentru toată lumea

Găsiți o soluție tehnologică care facilitează procesul de acordare a granturilor pentru angajați și organizațiile comunitare. Acest lucru îi menține pe toți mai implicați și face întregul program mai eficient.

Folosind Submittable, echipa noastră a putut să colecteze, să examineze și să voteze aplicațiile într-un singur loc. Organizațiile nonprofit au putut să-și trimită cu ușurință informațiile, să colaboreze cu colegii lor și să obțină actualizări instantanee.

Platforma a centralizat și comunicarea. Nimic nu s-a pierdut în firele de e-mail sau nu a fost transmis de la o persoană la alta. În schimb, am putea vedea cu toții interacțiunile și am putea extrage orice informație de care aveam nevoie.

A avea totul într-un singur loc a fost important pentru procesul de revizuire și decizie. De asemenea, a ajutat la eficientizarea activității pe backend. Am reușit să anunțăm imediat beneficiarii granturilor și să solicităm informații suplimentare, cum ar fi detaliile bancare și siglele organizației.

Utilizarea distribuției de fonduri digitale ne-a permis să primim banii cât mai repede posibil. Nu am vrut să acordăm un grant și apoi să îi facem pe beneficiari să aștepte un cec pe hârtie. Odată ce organizațiile și-au trimis detaliile bancare, cu un clic pe un buton le-am putea livra fondurile direct.

Deși tehnologia a ușurat lucrurile, ne dăm seama că există oportunități de a folosi platforma și mai strategic. În același mod, ajutăm clienții să-și optimizeze acordarea de granturi de la an la an, vom continua să modificăm și să experimentăm pentru a găsi noi modalități de a simplifica și eficientiza procesul pentru toată lumea.

8. Dăruirea face parte dintr-o relație continuă

Grantul este începutul unei relații cu partenerii comunitari. Odată ce finanțați o organizație nonprofit, doriți să găsiți alte modalități de a oferi sprijin și de a continua conversația.

Cheia acestor relații este că ele sunt construite pe încredere și respect reciproc. Pe măsură ce formați aceste parteneriate, doriți să faceți acest lucru în timp ce respectați timpul și autonomia personalului nonprofit. Procesul de grant poate da acest ton. Dacă vă configurați aplicația pentru a minimiza povara pe care o pune asupra organizațiilor nonprofit, puneți bazele unui parteneriat puternic.

Acum că avem o relație cu aceste patru organizații, vom continua să căutăm mai multe modalități de a rămâne implicați. Acest lucru ar putea însemna mai multe finanțări în viitor, dar ar putea include și oportunități de voluntariat pentru personalul nostru sau folosirea vocii noastre pentru a răspândi cuvântul despre ceea ce fac aceste organizații nonprofit.

Pentru început, așteptăm cu nerăbdare să lansăm o serie Lunch and Learn, invitând organizațiile să vină să discute cu personalul nostru despre munca lor în comunitate. Și în timpul recentei noastre conferințe Impact Audio, compania s-a angajat să doneze 2 USD pentru fiecare înregistrare la conferință, care va merge către partenerii noștri grant. În total, acest lucru ne-a oferit o sumă suplimentară de 3.200 USD de distribuit.

Dăruirea corporativă în evoluție pentru viitor

Pe plan intern, luăm aceste lecții învățate și le folosim pentru a modela programele viitoare. Pentru noi, asta înseamnă să ne acordăm timp pentru a discuta rezultatele și a clarifica unde tehnologia se încadrează în proces.

Acordarea de granturi nu ar trebui să fie niciodată statică. Cu toții ar trebui să ne propunem să evoluăm continuu pentru a fi mai eficienți și mai de impact. Suntem încântați să facem parte din evoluție.