8 moduri de a vă maximiza ziua de lucru cu comunicarea asincronă

De ce hype-ul în jurul comunicării asincrone? Patty Yan de la RingCentral explică de ce este mai eficient și îți arată cum îl poți folosi și tu în afacerea ta.

Tiparele de lucru s-au îndepărtat de la obișnuitul nou la cinci la birou. În schimb, acestea au fost înlocuite cu un program hibrid de lucru și un program flexibil care se potrivește vieții angajaților.

Pe măsură ce ne adaptăm la aceasta, anumite provocări se confruntă cu forța de muncă. Una dintre acestea este gestionarea unei comunicări eficiente. Acest lucru poate duce la zile lungi petrecute în întâlniri online neproductive, dificultăți în predarea muncii și neînțelegeri.

Comunicarea asincronă poate rezolva aceste dificultăți.

Reduce presiunea asupra angajaților pentru a fi disponibili în mod constant și le oferă libertatea de a-și continua munca. Acest lucru vă poate face afacerea mai productivă. Reduceți repetarea acelorași informații și oferiți angajaților autonomie asupra orelor de lucru.

În era muncii hibride, comunicarea asincronă este, de asemenea, esențială pentru maximizarea productivității și economisirea timpului.

Ce este comunicarea asincronă?

Majoritatea companiilor folosesc deja metode asincrone în comunicarea de afaceri. Acesta este locul în care personalul mesajează fără nicio așteptare de un răspuns instantaneu, lăsând informații la care destinatarului le poate ajunge în timpul lor.

Exemplele de comunicare asincronă includ e-mailuri, panouri de mesaje, instrumente de management de proiect și portaluri de partajare a documentelor.

Aceasta diferă de metodele de comunicare sincronă, care necesită răspunsuri instantanee. Acestea includ apeluri online, conferințe video și mesagerie instantanee. Deși acestea pot fi benefice cu moderație, atunci când sunt suprautilizate, ele distrag atenția angajaților de la fluxul lor de lucru și împiedică concentrarea profundă asupra sarcinilor.

Pe de altă parte, comunicarea asincronă înseamnă că angajații pot răspunde la mesaje atunci când se potrivește programului lor și nu este o întrerupere.

Exemple de comunicare asincronă și cele mai bune practici: 8 moduri de a maximiza productivitatea

Prioritizarea comunicării asincrone poate avea beneficii de productivitate. Aceasta include:

• flexibilitate sporită pentru echipele dvs
• comunicații mai cuprinzătoare care oferă toate informațiile simultan
• și gestionarea mai ușoară a proiectelor care urmăresc organic pașii parcurși.

Toate acestea vă ajută să profitați la maximum de zilele de lucru. De asemenea, limitează numărul de întâlniri planificate și spontane, astfel încât tu și echipa ta să poți continua cu munca ta.

Iată opt exemple de comunicare asincronă pentru a vă ajuta să vă maximizați producția zilnică.

#1. Instrumente de management al echipei

Folosirea unui calendar de echipă sau a unui instrument alternativ de management al echipei îi ajută pe angajați să lucreze în jurul programului celuilalt. Încurajați personalul să blocheze timpul în timpul zilei lor de lucru atunci când sunt disponibili pentru răspunsuri instantanee și comunicare sincronă, creând un interval pentru orele de birou.

În afara acestor ore, echipa ta își poate continua munca fără a-și face griji că pierde ceva sau anticipează întreruperi.

Instrumentele de management al echipei pot mapa programe flexibile de lucru. Știind când nu mai lucrează, angajații nu vor simți nevoia să lucreze non-stop sau să se adapteze la comunicații în afara orelor de lucru.

Acest lucru asigură că restul echipei știe când să se aștepte la răspunsuri fără a necesita disponibilitate constantă. De asemenea, îi ajută pe angajați să mențină un echilibru bun între muncă și viață, îmbunătățind astfel productivitatea lor generală.

#2. documente Google

În loc să vă bazați pe feedback în direct despre documente, puteți adnota documentele Google pentru a permite colaborarea să aibă loc asincron.

Fie că este vorba de raportarea asupra sistemelor dvs. de stoc sau de pregătirea pentru aprobare a schițelor proiectelor, adnotarea permite angajaților să finalizeze sarcina la un moment care se potrivește cu programul lor. Ei pot lăsa note pentru dvs. sau pentru alți membri ai echipei la care să răspundeți mai târziu.

Acest lucru este util în special pentru companiile care au angajați care lucrează în diferite fusuri orare. Aranjarea întâlnirilor sincrone poate fi dificilă, ceea ce duce la lucrul personalului cu ore suplimentare pentru a obține feedbackul de care are nevoie.

Adnotările ajută proiectele să continue, reducând timpul pierdut în așteptarea întâlnirilor de predare. În schimb, echipele din întreaga lume pot lucra împreună la fișiere. În plus, ei pot adera la politica și pot menține standarde de înaltă calitate în timp ce lucrează la (mai degrabă decât în ​​jurul) programelor lor.

#3. Baze de cunoștințe

O parte a reducerii cantității de comunicare sincronă în afacerea dvs. este să le permiteți angajaților să găsească răspunsuri și informații pentru ei înșiși.

Crearea unei baze de cunoștințe sau a unui panou de informații centralizat înseamnă că toți angajații pot găsi un sens IVR sau documente legate de un proiect la care lucrează. Acest lucru previne ca informațiile să devină izolate sau restricționate la anumiți membri ai echipei dvs.

Clasificați aceste informații după subiect sau proiect, ajutând angajații să găsească tot ce au nevoie într-un singur loc. Acest lucru face ca baza de cunoștințe să fie mai ușor de navigat de către personal și să fie mai puțin intimidantă, ceea ce înseamnă că va fi mai probabil să o folosească în mod regulat.

Păstrați informațiile actualizate și relevante, cu linkuri către alte pagini de informații sau documente conexe. Acest lucru creează o cultură de verificare a bazei de cunoștințe de afaceri înainte de a deranja alți membri ai echipei.

#4. Fire de chat

Una dintre temerile legate de comunicarea asincronă este că aceasta reduce posibilitatea de a trimite mesaje rapide pentru clarificare. Acest lucru ar putea întârzia proiectele din cauza angajaților care așteaptă răspunsuri care durează doar un moment.

Cu toate acestea, prin obișnuința echipei tale de a folosi firele de chat pentru anumite subiecte, te asiguri că orice informație este clar prezentată, fără a lăsa nimic de ghicit.

Anticipând fiecare întrebare pe care membrii echipei dumneavoastră le-ar putea avea, faceți comunicarea mult mai eficientă. Acest lucru îi împiedică pe angajați să se bazeze pe mesaje și clarificări ulterioare. În schimb, au la îndemână toate informațiile de care au nevoie.

Clasificarea acestor fire de chat în funcție de subiect poate facilita navigarea în ele și găsirea informațiilor dorite. Astfel, permiteți personalului să găsească explicații complete fără a fi nevoit să deranjați pe alții.

#5. E-mailuri

Deși sunt o formă excelentă de comunicare în afaceri, trebuie să fiți atenți la e-mailuri. Nu toată lumea le folosește cu aceeași intenție. Unii le folosesc pentru confirmarea rapidă a unei decizii. Alții se așteaptă ca e-mailurile să fie mai informative și să aibă timpi de răspuns mai lungi.

Clarificarea tipului de mesaje pe care ar trebui să le transmită e-mailurile și a timpului de răspuns așteptat împiedică echipa dvs. să devină frustrată și confuză. Acest lucru poate duce la mesaje repetitive și pierdere de timp.

Alte canale sunt mai bune pentru răspunsuri mai sensibile la timp, în timp ce e-mailurile se potrivesc cu transmiterea de informații sau stabilirea așteptărilor. E-mailurile ar trebui să includă modul în care expeditorul dorește ca destinatarul să răspundă (dacă este deloc) pentru a salva lanțurile de e-mail nedorite de la distragerea atenției tuturor.

#6. Partajarea fișierelor în cloud

Diferitele canale de comunicare se pretează la diverse scopuri și roluri în cadrul afacerii dvs. Acolo unde este posibil să aveți deja e-mail, telefon și platforme de întâlnire online pentru a păstra legătura cu echipele hibride, asigurați-vă că aveți și canale care pot partaja și stoca fișiere.

Acestea ar trebui să fie ușor accesibile, iar angajații dvs. ar trebui să fie încrezători folosindu-le, crescând disponibilitatea fișierelor dvs. fără a fi nevoiți să-i întrebe pe alții.

Utilizarea partajării fișierelor în cloud poate însemna că anumite documente sau fișiere utilizate în mod obișnuit sunt disponibile pentru echipa dvs., indiferent de locația sau dispozitivul lor. Aceasta înseamnă că diferiți membri ai unei echipe pot lucra asincron pe același document fără a fi nevoie să solicite o copie.

De asemenea, înseamnă că fișierele cheie de afaceri sunt disponibile pentru ca oricine să caute și să obțină informații, reducând nevoia de comunicare sincronă.

#7. Comunicari inregistrate

Oricât de mult ar fi de dorit o comunicare complet asincronă, există circumstanțe în care nu se potrivește. Munca în echipă se bazează pe un nivel de colaborare în timp real, iar managementul angajaților necesită întâlniri și ocazional.

Cu toate acestea, aceste întâlniri și apeluri pot fi înregistrate, astfel încât informațiile pe care le acoperă pot fi accesate din nou în situații viitoare similare.

Acest lucru profită la maximum de comunicarea sincronă acolo unde este necesar, în timp ce adaugă la informațiile stocate pe care le pot accesa angajații. Prin stocarea acestor înregistrări, nu este nevoie să repeți întrebări sau discuții similare de mai multe ori.

Această abordare limitează numărul de apeluri și întâlniri spontane și ajută la organizarea resurselor pe care angajații le pot folosi înainte de a fi nevoiți să întrerupă colegii.

#8. Videoclipuri instrucționale

Când comunicați cu alți membri ai echipei, asigurați-vă că aceștia vă înțeleg pe deplin sensul. Evitați presupunerile că toată lumea este pe aceeași pagină și spuneți-vă intențiile. Folosirea videoclipurilor cu instrucțiuni este o modalitate excelentă de a asigura acest lucru. Puteți chiar să afișați exemple de răspunsuri adecvate sau cum să faceți o sarcină.

Așadar, folosiți instrucțiuni clare în videoclipurile cu instrucțiuni. Astfel, minimizați nevoia de explicații ulterioare și vă asigurați că spectatorul va face ceea ce ar trebui să facă. Acest lucru economisește timp pentru toți cei implicați, eliminând nevoia unei conversații în timp real.

În schimb, membrii unei echipe se pot interacționa cu videoclipurile de instruire atunci când au nevoie de ele, fără a cere altora din echipă să le discute despre sarcină.

Faceți-vă comunicarea asincronă

Adaptând fluxul de lucru al afacerii pentru a fi mai asincron, puteți îmbunătăți productivitatea angajaților și puteți adapta mai bine munca în echipă în cadrul programelor de lucru flexibile.

Aceste metode permit o comunicare eficientă, explică pe deplin orice informație sau așteptări și reduc clarificările necesare și impulsul către mesaj instantaneu. În acest fel, reduceți timpul petrecut de angajați pentru gestionarea e-mailului și așa mai departe, permițându-le să lucreze fără întreruperi.

Trecerea la comunicarea asincronă nu se întâmplă peste noapte. Este o schimbare a culturii muncii și înseamnă introducerea de noi canale și moduri de interacțiune. Pentru a vă obișnui, să vă obișnuiți să vă bazați mai puțin pe răspunsuri și conversații instantanee.

Cu toate acestea, aceste moduri asincrone de comunicare vor aduce beneficii echipei dumneavoastră pe termen lung. Indiferent dacă gestionați o forță de muncă hibridă, lucrați cu programe diferite sau doriți doar să comunicați mai eficient, este o strategie câștigătoare.

Autor: Patty Yan este EMEA Product Marketing Manager pentru RingCentral Office, lider în soluții de comunicații în cloud și sistem telefonic PBX virtual. Patty este pasionată de crearea de valoare și diferențiere, asigurând o experiență mai bună pentru clienți și parteneri. Ea a câștigat o mulțime de experiență internațională în marketingul produselor, managementul produselor, GTM și dezvoltarea pieței într-o gamă de SaaS de înaltă tehnologie. Ea nu este nouă în UC, începând cu Tandberg, apoi Cisco, conducând lansarea colaborării video și a serviciilor, și Enghouse cu responsabilități globale pentru CCaaS găzduit.