3 instrumente pentru procesarea automată a documentelor în compania dvs. pentru a vă îmbunătăți fluxul de lucru | AI în afaceri #6

Companiile de astăzi procesează volume uriașe de documente, așa că merită să luați în considerare și automatizarea acestora. Procesarea automată a documentelor sau Intelligent Document Processing (IDP) este răspunsul la aceste nevoi. Cu IDP, putem scana, recunoaște text, clasifica și căuta informații în documente. Dar ce instrumente ar trebui să alegem pentru a face procesul cât mai eficient posibil? Citiți mai departe pentru a afla!

Ce este procesarea automată a documentelor (IDP)?

Procesarea automată a documentelor nu este doar scanare sau OCR. Este un întreg set de tehnici care vă permit să gestionați eficient documentele din compania dvs. Iată principalele avantaje ale utilizării instrumentelor IDP:

• Economisirea de timp: automatizarea sarcinilor repetitive, cum ar fi extragerea datelor din documente, permite angajaților să se concentreze pe sarcini mai strategice.
• Îmbunătățirea acurateței: instrumentele IDP ajută la reducerea erorilor de procesare a documentelor, ceea ce se traduce în economii și previne problemele de conformitate.
• Consolidarea conformității: instrumentele IDP pot fi programate pentru a respecta regulile și reglementările specifice pentru a ajuta organizațiile să rămână conforme.
• Creșterea eficienței: instrumentele IDP pot ajuta la eficientizarea procesării documentelor, ceea ce duce la o muncă mai eficientă.
• Îmbunătățirea serviciului pentru clienți: procesarea mai rapidă a documentelor se traduce într-un serviciu mai bun pentru clienți.

Ce documente pot fi procesate?

Nu numai facturile sau contractele pot fi procesate automat. IDP poate gestiona multe tipuri de documente. Printre acestea se numără:

• Contracte – de exemplu, contracte de muncă sau contracte cu clienții.
• Facturi – atât facturi de intrare, cât și de ieșire.
• Rapoarte – cum ar fi rapoartele de vânzări sau rapoartele financiare.
• Corespondență – scrisori, e-mailuri și alte forme de comunicare scrisă.
• Formulare – sondaje, cereri, trimiteri.
• Documente medicale – fișele pacientului, rezultatele testelor.
• Documente financiare – extrase bancare, bilanțuri.
• Acte juridice – acte juridice, decizii administrative.

4 tehnici de procesare automată a documentelor

Procesarea inteligentă a documentelor (IDP) nu este doar un scaner pentru a transfera documente pe hârtie pe un computer. Sunt câteva tehnici care ne permit să procesăm documentele în mod eficient. Dintre acestea, merită menționat:

1. OCR, recunoaștere optică a caracterelor – o tehnică de bază pentru citirea textului din documente pe hârtie. Cel mai adesea este punctul de plecare pentru automatizarea procesării și circulației documentelor într-o companie. Este o soluție veche și dovedită pentru scanarea și recunoașterea textului conținut în documentele pe hârtie. Odată cu creșterea digitalizării, tot mai multe companii folosesc documente electronice. Cu toate acestea, în multe cazuri, cerințele legale fac necesară întreținerea și procesarea bazelor de date pe hârtie. Astfel, OCR este încă un instrument aplicat pe scară largă.
2. Recunoașterea textului – analiza structurii textului din documente. Următorul pas în procesarea automată a documentelor este identificarea datelor digitizate. O parte esențială a înțelegerii mașinii a ceea ce a fost scanat este diferența dintre datele relevante și cele irelevante. Adică, recunoașterea informațiilor cheie din, de exemplu, branding-ul companiei care a trimis documentul, sau distorsiuni accidentale sau murdărie.
3. Clasificarea documentelor – atribuirea automată a documentelor pe categorii. Documentele recunoscute sau informațiile obținute din acestea sunt apoi trimise într-o bază de date digitală. Acestea sunt clasificate în funcție de tipul de document sau de acțiunea care trebuie întreprinsă în baza acestora. Aceasta ar putea fi, de exemplu, punerea datei unei întâlniri pe calendarele digitale ale celor invitați la un concert caritabil sau trimiterea unui e-mail personalizat unui client care să încurajeze feedback după un proces de reclamație.
4. Căutare document – ​​găsiți rapid informații în baza de date a documentelor. Datorită IDP, găsirea unei facturi de la un anumit contractant sau a unui bilet cumpărat pentru o anumită sumă este la fel de simplă ca și introducerea unui cuvânt în fereastra de căutare.

Cum funcționează software-ul de procesare automată a documentelor?

Software-ul de procesare a documentelor este un instrument care utilizează tehnici IDP pentru a automatiza procesele companiei. Funcționează atât pe computere, cât și în cloud și se poate integra cu alte sisteme, precum ERP (Enterprise Resource Planning) sau CRM (Customer Relationship Manager).

Documentați AI de la Google

Document AI este un serviciu bazat pe cloud de la Google care oferă procesarea automată a documentelor. Acesta exploatează învățarea automată pentru a extrage date structurate din documente nestructurate.

Document AI oferă multe caracteristici care îl fac un instrument puternic pentru procesarea documentelor, cum ar fi precizie ridicată, scalabilitate, flexibilitate și securitate. Cu tehnologia Google Cloud AI și un set de modele pre-instruite sau modele personalizate în Workbench, Document AI poate procesa o varietate de tipuri de documente cu precizie și viteză ridicate. Avantajele sale neîndoielnice sunt:

• O singură platformă pentru procesarea documentelor – utilizarea unei singure platforme permite accesul rapid la toate modelele și instrumentele, inclusiv modelele pre-instruite pentru procesarea documentelor, cum ar fi OCR și Form Parser, precum și modele specializate pentru anumite industrii.
• Tehnologia AI de la Google – Document AI folosește recunoașterea imaginilor (inclusiv OCR) și tehnologia de procesare a limbajului natural (NLP) de la Google pentru a crea modele pre-antrenate pentru documente de mare valoare și volum mare.
• Îmbogățirea datelor – capacitatea de a verifica și îmbogăți informațiile prelucrate folosind tehnologia grafică a cunoștințelor Google, care vă permite să verificați numele companiilor, adresele și alte date pe baza informațiilor disponibile pe Internet.
• Adăugarea verificării umane la proces – O nouă caracteristică AI Human-in-the-Loop realizează o precizie mai mare în procesarea documentelor prin adăugarea momentului acceptării umane la procesele selectate.

Punctul forte al Document AI de la Google este integrarea sa cu alte servicii Google Cloud, care vă ajută să creați fluxuri de lucru avansate. Încercați-l online la această adresă.

Rossum

În timp ce Document AI de la Google este cel mai bun pentru companiile care doresc să profite de tehnologiile cloud avansate și să integreze procesarea documentelor cu alte servicii cloud, Rossum este o alegere excelentă pentru companiile care au nevoie de o soluție flexibilă și scalabilă care poate fi personalizată pentru a răspunde nevoilor specifice ale afacerii. .

Sursa: Rossum.ai

Cu alte cuvinte, Rossum este un instrument puțin mai puțin sofisticat, dar mai simplu de utilizat, care folosește inteligența artificială pentru a extrage date din documente. Poate elimina procesele de introducere manuală a documentelor și poate îmbunătăți acuratețea datelor. Datorită cloud-ului, Rossum este rapid, precis și ușor de utilizat. Funcționează bine pentru procesarea diferitelor tipuri de documente, cum ar fi facturi, contracte și formulare.

• Captarea automată a datelor : instrumentul clasifică automat documentele, eliminând erorile de introducere a datelor care pot duce la taxe și penalități. Poate procesa datele documentelor în toate formatele și canalele, poate automatiza comunicațiile pentru a elimina urmărirea manuală, poate filtra spam-ul și documentele duplicate și poate ruta și procesa documentele cu un sistem flexibil de așteptare.
• Caracteristici avansate : Rossum oferă funcții precum pre-procesare, validare, post-procesare și raportare. Acest lucru face instrumentul versatil și adaptabil la o varietate de nevoi de afaceri.
• Soluții personalizate : Rossum oferă soluții personalizate pentru diverse industrii și nevoi, cum ar fi contabilitate, onboarding, managementul lanțului de aprovizionare, managementul comenzilor și asigurarea calității.

Docsumo

Docsumo este cel mai bun pentru companiile care doresc să proceseze documente rapid și eficient, fără a fi nevoite să se angajeze în procese complexe de formare a modelelor. Este o platformă pentru a procesa cu ușurință datele din volume uriașe de documente nestructurate, cu o acuratețe de peste 99%. Oferă multe caracteristici, cum ar fi clasificarea automată a documentelor, clasificarea datelor, OCR inteligent, validarea datelor în timp real și multe altele.

Sursa: Docsumo.com

Docsumo este ideal pentru companiile mici și mijlocii care doresc să-și eficientizeze procesarea documentelor.

• Versatilitate – Docsumo poate procesa o varietate de formate de documente, cum ar fi facturi, extrase bancare, contracte, conosament, facturi de energie și multe altele.
• Extracție inteligentă – Datorită tehnologiei avansate AI, Docsumo poate extrage și revizui cu precizie numai câmpurile de care aveți nevoie din documente atât de complexe.
• Validarea datelor – Creați reguli și formule similare cu Excel pentru a valida datele extrase dintr-un document, între documente sau față de o bază de date.
• Clasificare automată – Docsumo poate face distincția automată între diferite documente înainte de a le procesa, permițând transferul datelor în baza de date corespunzătoare.
• Integrare cu sisteme – Indiferent de industrie – asigurări, finanțe, logistică – Docsumo oferă un API gata făcut care poate fi integrat cu ușurință în sistemele existente.
• Securitate – Platforma este conformă cu GDPR, certificată SOC2 și HIPAA, asigurându-se că datele companiei sunt securizate și sub controlul dumneavoastră.

Docsumo a câștigat laude de la multe companii din întreaga lume, inclusiv de la Arbor Realty Trust și National Debt Relief, care se mândrește cu o rată de procesare fără atingere de 95% și cu o acuratețe de 99% datorită automatizării sale complete.

rezumat

Procesarea automată a documentelor este cheia eficientizării muncii în multe companii. Cu instrumente precum Document AI de la Google, Rossum și Docsumo, companiile pot accelera procesele de afaceri, pot crește acuratețea datelor și pot îmbunătăți serviciile pentru clienți. Alegerea instrumentului potrivit depinde de nevoile specifice ale unei companii, dar toate aceste soluții oferă caracteristici avansate care ajută companiile să aibă succes în lumea digitală de astăzi.

Dacă vă place conținutul nostru, alăturați-vă comunității noastre de albine ocupate pe Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.

Autor: Robert Whitney

Expert JavaScript și instructor care antrenează departamentele IT. Scopul său principal este de a crește productivitatea echipei, învățându-i pe alții cum să coopereze eficient în timp ce codifică.

Vizualizați toate postările

AI în afaceri:

1. Amenințările și oportunitățile AI în afaceri (partea 1)
2. Amenințările și oportunitățile AI în afaceri (partea 2)
3. Aplicații AI în afaceri - prezentare generală
4. AI și rețelele sociale – ce spun ei despre noi?
5. Chatbot text asistați de inteligență artificială
6. Operarea și aplicațiile de afaceri ale vocii roboților
7. Tehnologia asistentului virtual sau cum să vorbești cu AI?
8. Business NLP astăzi și mâine
9. Cum poate ajuta inteligența artificială cu BPM?
10. Va înlocui inteligența artificială pe analiștii de afaceri?
11. Rolul AI în luarea deciziilor în afaceri
12. Ce este Business Intelligence?
13. Programarea postărilor pe rețelele sociale. Cum poate ajuta AI?
14. Postări automate pe rețelele sociale
15. Inteligența artificială în managementul conținutului
16. AI creativ de astăzi și de mâine
17. AI multimodal și aplicațiile sale în afaceri
18. Interacțiuni noi. Cum schimbă AI modul în care operăm dispozitivele?
19. RPA și API-uri într-o companie digitală
20. Servicii și produse noi care operează cu AI
21. Viitoarea piață a muncii și viitoarele profesii
22. AI verde și AI pentru Pământ
23. EdTech. Inteligența artificială în educație
24. Care sunt punctele slabe ale ideii mele de afaceri? O sesiune de brainstorming cu ChatGPT
25. Folosind ChatGPT în afaceri
26. Actori sintetici. Top 3 generatoare video AI
27. 3 instrumente utile de proiectare grafică AI. AI generativ în afaceri
28. 3 scriitori AI minunați pe care trebuie să-i încercați astăzi
29. Explorarea puterii AI în crearea muzicii
30. Navigarea noilor oportunități de afaceri cu ChatGPT-4
31. Instrumente AI pentru manager
32. 6 plugin-uri minunate ChatGTP care vă vor face viața mai ușoară
33. 3 graficow AI. Generatywna sztuczna inteligencja dla biznesu
34. Care este viitorul AI conform McKinsey Global Institute?
35. Inteligența artificială în afaceri - Introducere
36. Ce este NLP sau procesarea limbajului natural în afaceri
37. Procesarea automată a documentelor
38. Google Translate vs DeepL. 5 aplicații de traducere automată pentru afaceri