Procesarea automată a documentelor | AI în afaceri #6

Procesarea automată a documentelor este posibilă prin combinarea a două tehnologii puternice: NLP (Natural Language Processing) și AI (inteligență artificială). Ceea ce iese acoperă mult mai mult decât simpla generare de facturi cu data corectă și numerele succesive, așa că unii îl numesc și Procesare inteligentă a documentelor (IDP).

Procesarea automată a documentelor – cuprins:

1. Introducere
2. Ce documente puteți gestiona automat?
3. Ce poate face AI cu documentele companiei?
4. Procesarea automată a documentelor – rezumat

Introducere

Procesarea automată a documentelor înseamnă în primul rând economisirea de timp și scutirea angajaților de la îndeplinirea sarcinilor obositoare și repetitive care necesită precizie ridicată. Să începem cu simpla transcriere a datelor din documente pe hârtie în programele de servicii pentru clienți. Este nevoie de ore pentru a-ți muta privirea de la o masă alb-negru pe un ecran de monitor sau pentru a pune contracte de hârtie într-un scaner și, eventual, a gestiona ambiguitățile și excepțiile.

Cu toate acestea, există mult mai multe soluții care combină inteligența artificială (AI) , procesarea limbajului natural (NLP) și procesarea inteligentă a documentelor (IDP) sau automatizarea cognitivă (CA) . Iar combinația lor funcțională este posibilă prin automatizarea proceselor robotizate (RPA), care este un software dedicat capabil să automatizeze trecerea documentelor manipulate prin mai multe programe. Automatizarea în manipularea documentelor a devenit atât de populară pentru varietatea imensă și gama extinsă de aplicații.

Ce documente puteți gestiona automat?

Această problemă se referă la determinarea tipurilor de documente de tratat cu sistemele automate. Acestea includ:

• documente interne
• documentele de ieșire
• documentele primite

Documentele interne sunt adesea o parte subestimată sau chiar neobservată a muncii unei companii. Cu toate acestea, puteți face operarea în cadrul unei organizații mai eficientă și mai transparentă prin aplicarea creării automate a documentelor și gestionării fluxurilor de lucru interne ale documentelor. De exemplu, cu sistemele de recunoaștere a vorbirii (STT), AI poate genera rezumate și note scrise și apoi le poate distribui participanților la întâlnire într-o formă personalizată.

Puteți încredința o parte la fel de importantă a sarcinilor AI astăzi și anume, gestionarea documentelor emise de companie. Această opțiune se potrivește foarte bine comerțului electronic . Cu baze de date, șabloane de documente gata făcute, proceduri de securitate și personalizare de marketing a contactului cu clienții, soluțiile bazate pe inteligență artificială pot îmbunătăți semnificativ performanța unei afaceri online.

Cu toate acestea, AI poate prelua și citirea și procesarea documentelor primite. Aceasta poate părea o sarcină foarte dificil de automatizat din cauza varietății de documente pe care trebuie să le încorporați în fluxul de lucru al unei companii. De la facturi, documente de asigurare și contracte până la cereri de împrumut. Fiecare dintre aceste documente are un formular complet diferit și, în plus, este posibil să nu fie complet completat sau parțial ilizibil.

Sistemele automate se ocupă perfect de astfel de probleme, dând naștere la dezvoltarea de astăzi a metodelor de procesare a imaginilor (viziunea computerizată) care se combină cu automatizarea cognitivă. Cu această combinație, automatizarea este posibilă chiar și cu date incerte sau nestructurate. Totuși, aceasta implică predarea modelului a modalităților corecte de răspuns, adică angajarea unui specialist care să adapteze inteligența artificială la nevoile companiei.

Ce poate face AI cu documentele companiei?

AI poate gestiona documentele dintr-o companie prin:

• citirea și prelucrarea documentelor
• crearea si sprijinirea realizarii documentelor
• managementul documentelor

Mai jos ne vom concentra pe citirea, prelucrarea și crearea documentelor. Pe de altă parte, vom discuta despre managementul documentelor când vom discuta despre BPM sau Business Process Management.

Cel mai adesea, punctul de plecare pentru automatizarea procesării și circulației documentelor într-o companie este OCR (Optical Character Recognition), care este o soluție veche și dovedită pentru scanarea și recunoașterea textului conținut în documentele pe hârtie. Odată cu creșterea digitalizării, tot mai multe companii sunt dornice să opteze pentru documente electronice. Cu toate acestea, în multe cazuri, cerințele legale fac necesară întreținerea și procesarea bazelor de date pe hârtie. Astfel, OCR este încă un instrument aplicat pe scară largă.

Următorul pas în procesarea automată a documentelor este identificarea datelor digitizate. O parte importantă a înțelegerii mașinii a ceea ce a fost scanat este diferența dintre datele relevante și cele irelevante. Adică, recunoașterea informațiilor importante din, de exemplu, branding-ul companiei care a trimis documentul, sau distorsiuni accidentale sau murdărie.

Documentele recunoscute sau informațiile extrase din acestea sunt apoi trimise într-o bază de date digitală, unde pot furniza input pentru acțiunile ulterioare. Aceasta ar putea fi, de exemplu, introducerea datei unei întâlniri în calendarele digitale ale celor invitați la un concert de caritate sau trimiterea unui e-mail personalizat unui client care să încurajeze feedback după finalizarea procesului de reclamație.

De asemenea, puteți crea instantaneu documente ale companiei conform șabloanelor și datelor introduse în baza de date. O altă abordare inteligentă este de a sprijini crearea de documente prin software cu inteligență artificială. Unul dintre cele mai simple, dar cele mai utile instrumente în domeniul automatizării documentelor este un corector automat (verificator ortografic automat). Poate nu numai să corecteze ortografia și gramatica, ci și să sfătuiască cu privire la lizibilitatea textului prin numărarea cuvintelor și propozițiilor.

Procesarea automată a documentelor – rezumat

Procesarea automată a documentelor combină soluții de inteligență artificială, procesare a limbajului natural și optimizare a proceselor de afaceri. Software-ul realizează deja o multitudine de sarcini plictisitoare rapid și precis. Cu toate acestea, pentru a face acest lucru este nevoie de o înțelegere a naturii problemelor care trebuie rezolvate, precum și o bună definire a dependențelor și condițiilor de creare, circulație și accesare a documentelor companiei.

Dacă vă place conținutul nostru, alăturați-vă comunității noastre de albine ocupate pe Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.

Autor: Robert Whitney

Expert JavaScript și instructor care antrenează departamentele IT. Scopul său principal este de a crește productivitatea echipei, învățându-i pe alții cum să coopereze eficient în timp ce codifică.

Vizualizați toate postările

AI în afaceri:

1. Inteligența artificială în afaceri - Introducere
2. Amenințările și oportunitățile AI în afaceri (partea 1)
3. Amenințările și oportunitățile AI în afaceri (partea 2)
4. Aplicații AI în afaceri - prezentare generală
5. Ce este NLP sau procesarea limbajului natural în afaceri
6. Procesarea automată a documentelor
7. AI și rețelele sociale – ce spun ei despre noi?
8. Traducător automat. Localizare inteligentă a produselor digitale
9. Chatbot text asistați de inteligență artificială
10. Operarea și aplicațiile de afaceri ale vocii roboților
11. Tehnologia asistentului virtual sau cum să vorbești cu AI?
12. Business NLP astăzi și mâine
13. Cum poate ajuta inteligența artificială cu BPM?
14. Va înlocui inteligența artificială pe analiștii de afaceri?
15. Rolul AI în luarea deciziilor în afaceri
16. Ce este Business Intelligence?
17. Programarea postărilor pe rețelele sociale. Cum poate ajuta AI?
18. Postări automate pe rețelele sociale
19. Inteligența artificială în managementul conținutului
20. AI creativ de astăzi și de mâine
21. AI multimodal și aplicațiile sale în afaceri
22. Interacțiuni noi. Cum schimbă AI modul în care operăm dispozitivele?
23. RPA și API-uri într-o companie digitală
24. Servicii și produse noi care operează cu AI
25. Viitoarea piață a muncii și viitoarele profesii
26. AI verde și AI pentru Pământ
27. EdTech. Inteligența artificială în educație