Automatizarea rapoartelor a ajutat această agenție să crească de la 25 la peste 500 de conturi în doar câțiva ani

Când portofoliul dvs. de clienți este mic, utilizarea Google Drive (Docs, Sheets și Slides) sau Excel pentru a crea rapoarte de marketing manual este o practică obișnuită. Aceste instrumente gratuite mențin costurile la un nivel scăzut și funcționează bine pentru a finaliza treaba până la un moment dat. Dar, pe măsură ce începi să crești și să atragi mai mulți clienți, acest proces poate deveni rapid imposibil de gestionat, ceea ce te duce să petreci ore întregi raportând singur.

Agențiile care nu rezolvă această problemă ajung să aibă mai puțin timp de alocat acțiunilor care produc de fapt valoare pentru clienții lor și pentru propria lor afacere. De exemplu:

• Lucrează la planificarea strategică și optimizarea campaniei tehnice pentru clienții lor
• Își fac propriul marketing pentru a aduce noi clienți potențiali pentru agenția lor
• Realizarea de apeluri de vânzări cu potențiali și îmbunătățirea procesului de vânzări

Într-un mediu competitiv, capacitatea unei agenții de a se concentra asupra lucrurilor care generează cel mai mare ROI pentru ei și clienții lor este ceea ce îi menține în afaceri. De aceea am creat ReportGarden pentru a oferi o modalitate simplă de a crea și automatiza rapoarte.

În acest articol, vom revizui o poveste despre cât de obositoare pot fi rapoartele manuale de exerciții, apoi vom descrie modul în care o agenție a crescut de la 25 la peste 500 de conturi în decurs de doar 4 ani, în timp ce folosește produsul nostru pentru automatizarea rapoartelor.

Doriți să consultați tabloul de bord și instrumentul nostru de raportare? Încercați perioada de încercare gratuită de 7 zile .

Realitatea rapoartelor manuale pe măsură ce creșteți

Raportarea săptămânală, bisăptămânală și lunară pentru majoritatea agențiilor înseamnă să petreceți ore întregi pentru a rula manual rapoarte interne. Când am vorbit cu Sven de la Koia, acesta ne-a spus că petrecea cel puțin trei ore pe săptămână pentru generarea rapoartelor. Sunt trei ore în care nu se concentrează pe strategia de marketing sau creșterea, ci doar se străduiește să obțină numere din fiecare sursă de date și să le introducă într-o foaie de calcul.

Când luați în considerare timpul cumulat petrecut pentru compilarea unui singur raport de către managerii dvs. de cont, este îngrijorător să luați în considerare cât de mult timp este luat de la munca care generează cu adevărat valoare.

Acest lucru se desfășoară în moduri diferite pentru diferite agenții:

• Pentru agențiile PPC: specialiștii dvs. PPC colectează date pentru rapoarte când ar putea monitoriza și optimiza campanii PPC, efectuează analize de date, creează segmente de public de remarketing sau optimizează canalele paginii de destinație.
• Pentru agențiile SEO: specialiștii dvs. în optimizarea motoarelor de căutare extrag manual numere din Google Analytics și Google Search Console atunci când ar putea face cercetări de cuvinte cheie, monitorizează degradarea conținutului, reoptimizează conținutul mai vechi sau realizează backlink.
• Pentru agențiile de social media: echipa dvs. de socializare conectează date noi în foi de calcul atunci când ar putea scrie conținut nou, își pot elabora strategii campaniilor folosind informații despre date și ar putea interacționa direct cu publicul clienți.

Și ce se întâmplă dacă unul dintre acești oameni care este responsabil pentru raportarea echipei lor face o eroare la introducerea datelor? Eroarea umană simplă poate duce la ore de lucru suplimentare pentru a crea un nou raport, inclusiv căutarea și remedierea problemei. Sau mai rău, duce la cheltuirea excesivă sau la raportarea greșită a numerelor clienților tăi.

În loc să lăsați raportarea să pună o pauză asupra capacității dvs. de scalare, raportarea automată vă permite să eliberați timp echipei dvs. pentru sarcini care creează valoare și depășesc concurența.

Cum a ajutat ReportGarden acest client să treacă de la 25 la peste 500 de conturi fără a compromite raportarea sau satisfacția clientului

Am vorbit cu Sam, liderul nostru de echipă pentru succesul clienților, despre o agenție care a venit la ReportGarden în urmă cu câțiva ani, exact în aceeași perioadă în care a început cu noi. Erau o agenție mică de doar 5 oameni care își ajutau clienții cu Google Adwords și SEO. La acea vreme, le-am creat un membru care acoperea tablouri de bord și raportare pentru 25 de conturi.

Echipa noastră de succes a clienților a lucrat cu aceștia pentru a se configura și a crea tablouri de bord pentru clienți pentru cazurile de utilizare obișnuite ale agenției lor. Aceasta a inclus conectarea surselor lor de date și oferirea clienților lor acces la fiecare dintre tablourile de bord.

Pentru a crea primele lor rapoarte, au folosit ca bază unul dintre șabloanele noastre de rapoarte concepute profesional. De acolo, datele din tablourile lor de bord au fost completate automat în fiecare raport al clientului și puteau rafina și personaliza după cum era necesar, în funcție de nevoile individuale ale clienților și KPI-urile. De asemenea, au profitat de programatorul ușor de utilizat al ReportGarden pentru a automatiza trimiterea de rapoarte de afaceri săptămânale și lunare, economisind echipei lor nenumărate ore de extragere și expediere rapoarte în fiecare săptămână.

Creștere uluitoare în doar 4 ani

De-a lungul celor 4 ani cu ReportGarden, această agenție a făcut upgrade de 9 ori pentru a se adapta la creșterea lor. Eliberându-și timpul pentru sarcini mai concentrate, generatoare de venituri, au reușit să adauge o mână de servicii noi. Pe lângă ofertele lor inițiale de AdWords și SEO, acum oferă servicii largi de marketing digital, inclusiv marketing pentru motoarele de căutare, copywriting, design de site-uri web, retargeting, urmărirea apelurilor și rețelele sociale.

În timp ce numărul lor complet a crescut la 15-20 de persoane de când ni s-au alăturat, este nevoie de doar 3 persoane pentru a se ocupa de raportarea pentru baza lor de clienți în creștere constantă. Astăzi, raportează pentru peste 500 de conturi folosind ReportGarden, dintre care multe au fost complet automatizate.

Pe măsură ce agenția crește, solicitările de funcții au ajutat ReportGarden să continue să-și servească nevoile

Pe măsură ce echipa lor a ajuns să ne cunoască, ei au făcut și solicitări și au oferit feedback care ne-au determinat să facem anumite îmbunătățiri. De exemplu, ei și-au exprimat nevoia pentru o integrare Wildjar și, în cele din urmă, am reușit să oferim acest lucru.

Deși cântărim cu atenție fiecare solicitare de funcție și nu le putem îndeplini întotdeauna, ne străduim întotdeauna să satisfacem nevoile utilizatorilor noștri cât mai bine putem.

Utilizarea instrumentelor automate de raportare este o modalitate eficientă din punct de vedere al costurilor de a vă extinde agenția

După cum am văzut în exemplul prezentat mai sus, automatizarea rapoartelor face ca scalarea agenției dvs. de marketing să fie mult mai eficientă. Această simplă modificare a procesului dvs. de raportare poate crea beneficii în cascadă pentru agenție și pentru rezultatul său.

Pentru a recapitula beneficiile din povestea de succes a clienților noștri:

• Scalați fără a fi nevoie să creșteți numărul de angajați.
• Evitați erorile umane, care pot duce la cheltuiala excesivă și pierderea de timp în rapoartele de reelaborare.
• Conectați-vă într-un singur loc, o singură dată. Nu mai vă conectați la mai multe surse de date pentru a extrage date relevante de pe mai multe platforme.
• Programați rapoarte în fiecare săptămână pentru a: rula rapoarte personalizate, trimite actualizări PDF săptămânale clienților tăi și configura șabloanele/programele în ReportGarden.
• Integrați cu ușurință surse de marketing externe folosind o integrare Google Sheets.
• Asistență 24/7, dacă lucrurile nu merg bine, cineva vă poate ajuta în 15 minute.

Dacă sunteți gata să simplificați raportarea, să vă optimizați automatizarea de marketing și să faceți din problema raportării manuale un lucru din trecut, puteți încerca gratuit ReportGarden cu perioada de încercare gratuită de 7 zile .