Cele mai bune 10 aplicații pentru a îmbunătăți productivitatea echipei (și de ce funcționează)

La nivelul său cel mai fundamental, puteți determina productivitatea echipei prin numărul de sarcini sau proiecte atribuite pe care o echipă le poate finaliza într-o anumită perioadă, fără a sacrifica calitatea.

În unele departamente, cum ar fi asistența pentru clienți sau vânzările, productivitatea echipei se bazează pe numărul de conversații, bilete și apeluri gestionate cu succes într-un anumit timp.

Comenzi rapide:

• De ce este atât de importantă productivitatea echipei?
• Ce încetinește productivitatea echipei?
• Tehnologie utilă: 10 aplicații care măresc productivitatea echipei
• Sfaturi gratuite pentru productivitatea echipei

Dacă departamentele din cadrul unei companii sunt productive, afacerea mică își va atinge obiectivele în foarte puțin timp - spre deosebire de o companie cu echipe neproductive.

Cu toate acestea, productivitatea echipei depinde de mulți factori, inclusiv cultura companiei, comunicarea și colaborarea - care unele companii le lipsesc.

Din fericire, există instrumente tehnologice care ajută la crearea mediului și a culturii necesare pentru a spori productivitatea echipei.

În această bucată, veți afla ce încetinește productivitatea echipei, instrumentele pe care le puteți utiliza pentru a crește productivitatea la locul de muncă și câteva măsuri pe care le puteți lua pentru a vă asigura că productivitatea afacerii dvs. este optimă.

De ce este atât de importantă productivitatea echipei?

Productivitatea optimă a echipei este ceea ce menține o afacere pe linia de plutire.

Atunci când echipele respectă în mod constant termenele limită și oferă rezultate excelente pentru clienții și clienții lor, cel mai probabil afacerea va experimenta o binefacere - atât cu numărul de clienți, cât și cu veniturile lunare (sau anuale).

Acest nivel de productivitate ajută o afacere să-și construiască o reputație și un moral excelent, așa că nu trebuie să facă prea mult pentru a convinge oamenii să-și cumpere produsele sau să-și angajeze serviciile.

În mod optim, productivitatea echipei crește satisfacția în muncă, permițând angajaților să-și maximizeze potențialul într-un mediu de lucru propice și de sprijin.

Acest lucru nu numai că reduce rata angajaților/clienților și economisește banii afacerii, dar îi încurajează și pe cei care caută un loc de muncă de înaltă calitate să aplice pentru poziții în cadrul afacerii.

Ce încetinește productivitatea echipei?

În calitate de proprietar de afaceri, doriți în mod natural să creați un mediu de lucru care să încurajeze productivitatea optimă a echipei. Cu toate acestea, unii factori încetinesc echipa și scad productivitatea pe scară largă. Iată cinci dintre ele:

• Comunicare slabă: atunci când angajații nu comunică deschis cu colegii lor, vor avea dificultăți în a-și înțelege rolurile, responsabilitățile și obiectivele.
  
  Același lucru se aplică atunci când managerul sau liderul echipei trebuie să ofere feedback cuprinzător membrilor echipei cu privire la un proiect.
  
  Comunicarea deficitară poate duce la ciocniri, neînțelegeri, întârzieri și greșeli care afectează negativ productivitatea echipei.

• Silozuri: silozurile se formează atunci când diferite echipe dintr-o organizație nu comunică, colaborează și nu partajează în mod eficient date.
  
  Lucrul în siloz înseamnă că angajații sau departamentele întregi sunt complet izolate de restul afacerii.
  
  Este în detrimentul productivității echipei, deoarece munca unui departament influențează adesea munca unui alt departament.
  
  De exemplu, echipa de marketing trebuie să colaboreze cu echipele de produse și de servicii pentru clienți pentru a crea active de marketing care să evidențieze caracteristicile vedete ale produsului și să atragă clienți potențiali de înaltă calitate.
  
  Când există un siloz, aceste echipe nu sunt capabile să se influențeze reciproc munca, ceea ce poate duce la crearea și execuția unei campanii deplasate care va costa banii companiei și va produce rezultate slabe.

• Întâlniri inutile: în timp ce întâlnirile permit membrilor echipei să se ajungă din urmă unii pe alții și să discute despre progresul proiectelor, prea multe întâlniri pot fi contraproductive.
  
  71% dintre managerii superiori consideră că întâlnirile ar putea fi mai productive. Și din motive întemeiate, de asemenea.
  
  Întâlnirile pot dura mult timp și, cu fiecare oră care trece, atenția și interesul participanților scad.
  
  După o întâlnire de 3 ore, este nevoie de muncă pentru ca angajații să fie la fel de dedicați sarcinilor lor și să producă rezultate.
  
  Această reducere a productivității devine foarte vizibilă atunci când angajații participă la mai multe întâlniri pe zi (sau săptămână).

• Management slab: în organizațiile în care managerii și liderii de echipă au o atitudine lejeră sau își microgestionează angajații, există adesea o productivitate scăzută a echipei.
  
  Managementul defectuos îi frustrează pe angajați și îi demotivează de la a pune totul în munca lor.

• Multitasking frecvent: deși lucrul la mai multe sarcini simultan este o modalitate bună de a face lucrurile mai repede, poate reduce productivitatea la locul de muncă.
  
  Făcând prea multe lucruri simultan, îi determină pe angajați să-și împărtășească atenția și concentrarea, astfel încât nu pot îndeplini sarcinile cât mai bine.

• Stres și epuizare: organizațiile, în special cele cu creștere rapidă, au adesea nevoie de mai multă muncă și timp pentru a realiza lucrurile.
  
  Creează un mediu de lucru stresant, deoarece angajații trebuie să aloce mai mult timp și resurse pentru a finaliza munca, neglijând în același timp preocupările personale, educaționale și familiale.
  
  Când lucrurile ajung la un cap, angajații se confruntă cu burnout, ceea ce reduce concentrarea, eficacitatea, concentrarea și productivitatea echipei.

• Management slab al timpului: într-o organizație cu creștere rapidă, angajații trebuie să își gestioneze bine timpul pentru a menține productivitatea.
  
  Din păcate, mulți angajați se luptă să își gestioneze bine timpul, să prioritizeze sarcinile și să își echilibreze viața profesională și cea personală.
  
  Poate duce la nerespectarea termenelor limită, creșterea stresului și scăderea productivității.

Tehnologie utilă: 10 aplicații care măresc productivitatea echipei (și ceea ce fac ei)

1. Sunsama
2. Slack
3. Asana
4. Click Up
5. Evernote
6. Noţiune
7. Zapier
8. Gramatical
9. Calendly
10. HubSpot

Instrumentele de productivitate sunt o modalitate excelentă de a ajuta echipele de afaceri să gestioneze proiectele mai eficient, să-și eficientizeze fluxurile de lucru și să facă mai multă muncă în mai puțin timp.

Aceste instrumente pot ajuta echipele în diferite moduri – de la luarea de note și organizarea unei liste zilnice de activități până la automatizarea sarcinilor repetitive și optimizarea gestionării timpului.

Mai jos sunt 10 dintre cele mai bune aplicații de productivitate pe care echipele le pot folosi pentru a-și face procesele mai eficiente și mai productive.

1. Sunsama

Sunsama este un planificator zilnic digital care vă ajută să gestionați timpul și să atingeți echilibrul dintre viața profesională și viața privată prin planificarea zilei cu o rutină pas cu pas.

În interfața intuitivă cu utilizatorul Sunsama, puteți crea o vizualizare zilnică unificată prin extragerea de sarcini din instrumente de management de proiect precum Asana și Trello.

De asemenea, puteți colecta e-mailuri din Gmail și Outlook și puteți organiza întâlniri din calendarul dvs. Puteți decide cât timp doriți să lucrați la fiecare sarcină și să programați sarcinile viitoare în calendarul dvs.

Preț: încercare gratuită de 14 zile. Planurile plătite încep de la 16 USD/lună, facturate anual.

2. slăbiciune

Slack este un instrument de comunicare și colaborare care face mai ușor pentru membrii echipei să se conecteze și să lucreze eficient.

Aplicația are un sistem centralizat care permite mesageria instantanee, partajarea de fișiere, apeluri vocale și video și integrarea cu mai multe instrumente terțe.

Slack are o structură bazată pe canale, care vă permite să clasificați comunicarea echipei sau proiecte/teme specifice în diferite canale.

În acest fel, oamenii pot găsi cu ușurință la ce lucrează și la ce interacțiuni fac parte.

Angajații vor putea, de asemenea, să vadă la ce lucrează fiecare echipă fără a sări printre cercuri sau a citi nenumărate e-mailuri.

În ceea ce privește integrarea, Slack se integrează perfect cu nenumărate instrumente pe care companiile le folosesc în procesele lor, inclusiv Google Workspace, Zoom, Zapier, Salesforce și chiar Twitter.

Permite echipelor să creeze fluxuri de lucru personalizate, să își automatizeze procesele și să centralizeze fișierele, datele și notificările de la alte instrumente din stiva lor tehnologică.

Preț: plan gratuit disponibil. Planurile plătite încep de la 7,25 USD/lună. Există planul personalizat Enterprise Grid pentru companiile care au nevoie de funcții mai puternice decât oferă planurile obișnuite.

3. Asana

Asana este un instrument de management de proiect care ajută echipele de toate dimensiunile să organizeze munca, să se concentreze asupra obiectivelor lor și să își atingă termenele limită fără a compromite calitatea.

Cu Asana, puteți crea sarcini, le puteți atribui membrului potrivit echipei, puteți stabili termene limită și puteți stipula pașii pentru a executa fiecare sarcină.

De asemenea, puteți adăuga atașamente, descrieri și sarcini secundare pentru a oferi context pentru fiecare sarcină.

În calitate de administrator, Asana vă va trimite notificări cu privire la orice comentarii, actualizări de sarcini și modificări făcute de membrii echipei, ceea ce vă asigură că sunteți mereu la curent cu progresul unui proiect.

Pentru a eficientiza fluxurile de lucru, Asana se integrează cu instrumente precum Google Drive, Canva, Dropbox și Slack.

Preț: încercare gratuită de 30 de zile. Planurile plătite încep de la 10,99 USD per utilizator/lună, facturate anual.

4. ClickUp

ClickUp este un instrument puternic de gestionare a sarcinilor, cu o interfață de utilizator intuitivă și caracteristici ușor de navigat.

Acest instrument permite echipelor să creeze o pânză vizuală care afișează toate aspectele unui proiect într-un singur loc; acest lucru îi ajută să rămână concentrați asupra obiectivelor lor.

Dacă lucrați la mai multe proiecte, ClickUp vă permite să personalizați vizualizările sarcinilor și dependențele pentru a vă organiza și prioritiza munca.

Această platformă acceptă metodologii Agile, inclusiv Kanban și Scrum, și are funcții precum tablouri de bord Agile, Burndown Charts și Sprint Boards.

De asemenea, se integrează cu instrumente MarTech terțe, cum ar fi Slack, Figma, HubSpot și Loom.

Preț: plan gratuit disponibil. Planurile plătite încep de la 7 USD pe membru/lună. Există un plan Enterprise disponibil pentru companiile care au nevoie de un plan personalizat.

5. Evernote

Zilele în care lipeam post-it-uri pe o oglindă sau pe ecranul computerului s-au terminat. Acum, echipele pot lua și organiza note digital și le pot sincroniza pe toate dispozitivele prin Evernote .

Acest instrument permite membrilor echipei să acceseze, să editeze, să încarce și să partajeze note și fișiere de pe orice dispozitiv.

Ei pot, de asemenea, să creeze liste de activități, să scaneze documente, să adauge imagini, să decupeze pagini web și articole, să își sincronizeze calendarele și să înregistreze mesaje vocale atunci când au o idee grozavă.

Tabloul vizual al Evernote vă permite să filtrați informațiile inutile pentru a vă concentra asupra sarcinilor esențiale.

Preț: plan gratuit disponibil. Planurile plătite încep de la 10,83 USD/lună, facturate anual.

6. Noțiunea

Notion este un instrument cuprinzător de productivitate all-in-one care vă permite să luați note, să organizați munca, să colaborați cu echipe și să gestionați proiecte.

Este pentru indivizi și echipe de toate dimensiunile din diverse industrii, inclusiv crearea de conținut, marketing și dezvoltarea de software.

Notion are un spațiu de lucru flexibil și personalizabil unde puteți crea pagini, panouri și baze de date pentru a organiza informații care se potrivesc proceselor și fluxului dvs. de lucru.

Puteți crea liste de activități, calendare, sarcini și note și le puteți partaja altor membri ai echipei.

De asemenea, puteți lucra la documente și proiecte cu membrii echipei dvs. simultan, facilitând colaborarea fără întreruperi și îmbunătățind productivitatea.

Notion se integrează cu alte instrumente de afaceri, inclusiv Asana, Canva, ClickUp, Figma și GitHub.

Preț: plan gratuit disponibil. Planurile plătite încep de la 8 USD per utilizator/lună, facturate anual.

7. Zapier  

Zapier este un instrument de automatizare bazat pe web care îi ajută pe profesioniștii în afaceri să automatizeze sarcini repetitive și acționează ca o punte între aplicații.

Acest instrument se integrează cu mii de aplicații, inclusiv Airtable, Calendly, Gmail, Mailchimp , HubSpot și Notion - și poate fi folosit de marketeri, manageri de proiect, agenți de vânzări, dezvoltatori și altele asemenea.

Zapier permite utilizatorilor să creeze „zaps” – acțiuni automate declanșate de evenimente specifice – fără a avea nevoie de experiență anterioară de codare.

De exemplu, puteți configura un zap care trimite un tweet ori de câte ori publicați o nouă postare de blog pe site-ul dvs. web.

Sau puteți adăuga automat noi clienți potențiali pe care le colectați prin paginile de destinație și platformele de social media la lista dvs. de e-mail. Eliberează timp, astfel încât să vă puteți concentra pe proiecte mai critice.

De asemenea, Zapier permite dezvoltatorilor să creeze aplicații personalizate bazate pe nevoile unui utilizator și să le conecteze la celălalt software.

Preț: plan gratuit disponibil. Planurile plătite încep de la 19,99 USD/lună, facturate anual. Există un plan de companie pentru organizațiile care doresc automatizare cu funcții de securitate robuste și capabilități de supraveghere.

8. Gramatical

Grammarly este un asistent de scriere bazat pe inteligență artificială, care îi ajută pe oameni să-și îmbunătățească ortografia, gramatica și stilul de scriere.

Acest instrument folosește algoritmi complecși pentru a analiza conținutul scris și pentru a oferi feedback în timp real, inclusiv subliniind erorile de ortografie și gramaticale și sugerând o structură mai bună a propoziției.

În planul său premium, Grammarly oferă feedback cu privire la claritatea scrisului, tonul vocii și implicarea, care sunt utile utilizatorilor care nu sunt vorbitori nativi de engleză.

Acest instrument se integrează cu Google Docs, Gmail și Slack, printre alte instrumente, și diverse platforme, inclusiv browsere web, aplicații desktop și dispozitive mobile.

Preț: plan gratuit disponibil pentru persoane fizice. Probă gratuită de 7 zile pentru Grammarly Business. Planurile plătite încep de la 15 USD per utilizator/lună, facturate anual.

9. Calendly

Calendly este un instrument de programare pe care companiile de toate dimensiunile îl pot folosi pentru a automatiza programarea întâlnirilor cu clienții, clienții și membrii echipei.

Acest instrument se sincronizează cu calendarul dvs. și vă permite să configurați evenimente și să blocați orele în care sunteți ocupat.

Când cineva dorește să rezerve o întâlnire sau o întâlnire cu dvs., poate alege o oră disponibilă în Calendly fără a fi nevoit să vă dus și înapoi sau să trimită o solicitare de calendar prin e-mail. Vă eliberează timp pentru a vă concentra pe alte sarcini.

O caracteristică excelentă pe care Calendly o are este funcționalitatea de buffering.

Vă permite să stabiliți timpi tampon între întâlniri, cum ar fi o pauză de 15 minute pentru a se regrupa sau a se întinde sau o barieră pentru întâlnirile de ultim moment.

Oprește oamenii să adauge prea multe întâlniri la programul dvs. într-un termen scurt.

Calendly se integrează cu mai multe instrumente de productivitate terță parte din această listă, inclusiv ClickUp, HubSpot, Notion și Slack.

Preț: plan gratuit disponibil. Planurile plătite încep de la 8 USD pe loc/lună.

10. HubSpot

HubSpot este o platformă all-in-one de marketing pentru relații cu clienții (CRM) care cuprinde instrumente de inbound marketing, servicii pentru clienți , vânzări, CMS , operațiuni și comerț care ajută companiile să atragă, să implice și să satisfacă clienții.

Toate aceste instrumente dintr-o singură platformă ajută companiile să-și eficientizeze procesele, fluxurile de lucru, campaniile și comunicarea.

HubSpot CRM organizează profilurile și interacțiunile client/client într-un singur depozit în care toți membrii echipei pot vedea ce se întâmplă.

De asemenea, oferă o imagine de ansamblu detaliată a activităților operaționale ale unei companii prin tablouri de bord și valori personalizate, ceea ce facilitează sincronizarea diferitelor echipe și împiedică formarea de silozuri de date.

Preț: prețul HubSpot depinde de instrumentul (instrumentele) pe care doriți să le utilizați. Fiecare instrument sau „Hub” are un plan de bază gratuit disponibil. Planurile plătite sunt după cum urmează (facturate anual):

Centru de marketing

• Planul de pornire începe de la 18 USD/lună
• Planul profesional începe de la 800 USD/lună
• Planul Enterprise începe de la 3.600 USD/lună

Centru de vânzări

• Planul de pornire începe de la 18 USD/lună
• Planul profesional începe de la 450 USD/lună
• Planul Enterprise începe de la 1.500 USD/lună

Centru de servicii pentru clienți

• Planul de pornire începe de la 18 USD/lună
• Planul profesional începe de la 450 USD/lună
• Planul Enterprise începe de la 1.200 USD/lună

Hub CMS

• Planul de pornire începe de la 23 USD/lună
• Planul profesional începe de la 360 USD/lună
• Planul Enterprise începe de la 1.200 USD/lună

Hub de operațiuni

• Planul de pornire începe de la 18 USD/lună
• Planul profesional începe de la 720 USD/lună
• Planul Enterprise începe de la 2.000 USD/lună

Sfaturi gratuite pentru productivitatea echipei

1. Țineți întâlniri standup
2. Recompensează-ți angajații
3. Încurajează comunicarea adecvată
4. Prioritizează bunăstarea angajaților

Pe lângă utilizarea instrumentelor de productivitate, există și alte măsuri pe care le puteți lua pentru a crește productivitatea echipei. Iată patru dintre ele:

1. Țineți întâlniri standup

Organizarea mai multor întâlniri în fiecare săptămână ocupă tot timpul angajaților și nu este favorabilă productivității echipei.

Din fericire, instrumentele de comunicare precum Loom și Slack au permis echipelor, în special celor aflate la distanță, să comunice asincron.

În timp ce aceste instrumente elimină întâlnirile inutile, membrii echipei trebuie să țină întâlniri cel puțin o dată pe lună pentru a se conecta între ei și a discuta la ce lucrează. Acolo intervin întâlnirile în picioare sau în picioare.

În aceste întâlniri scurte, diferiți membri ai echipei oferă o actualizare cu privire la munca pe care au finalizat-o, munca pe care o fac încă și munca pe care încă nu a început-o.

Aceste întâlniri permit oamenilor să obțină diferite perspective, opinii și feedback cu privire la munca lor.

Iată câteva sfaturi despre cum să organizați corect întâlnirile permanente:

• Păstrați întâlnirea scurtă. 15-20 de minute este suficient timp pentru o întâlnire permanentă.
• Creați o agendă și trimiteți puncte de discuție participanților în avans, astfel încât aceștia să poată veni pregătiți și gata să se implice.
• Țineți întâlnirea la aceeași oră în ziua în care o aveți. Dacă aveți nevoie de ajutor pentru a respecta programul, informați-i pe oameni în prealabil.
• Dacă echipa ta este la distanță, folosește instrumente de videoconferință precum Google Meet și Zoom pentru a organiza întâlnirea.

2. Recompensează-ți angajații

Nu există sentiment mai bun decât recunoașterea după ce ai pus totul într-o sarcină sau proiect. Un bun lider de echipă sau manager ar trebui să-și ia timp pentru a recunoaște și a recompensa efortul și munca grea pe care membrii echipei lor le depun.

Această recunoaștere poate avea loc în timpul întâlnirilor permanente sau evenimentelor anuale din cadrul companiei.

Un lucru de reținut este că ar trebui să recompensați mai întâi calitatea, nu cantitatea.

De exemplu, să presupunem că reprezentantul clientului A răspunde la 100 de bilete într-o lună, dar are un scor de satisfacție a clienților (CSAT) de 62%, iar reprezentantul clienților B răspunde la 45 de bilete într-o lună cu un scor CSAT de 96%.

În acest scenariu, ar trebui să lăudați/recompensați reprezentantul clientului B pentru munca lor de calitate superioară.

Acest lucru nu numai că evidențiază importanța calității, dar îi stimulează și pe ceilalți angajați să îndeplinească sarcini având în vedere satisfacția clienților.

3. Încurajează comunicarea adecvată

Pentru a crea un mediu de lucru propice, încurajați-vă angajații să discute între ei despre munca lor .

În acest fel, ei pot obține diverse opinii, feedback și sprijin de care au nevoie pentru a crea și executa campanii și proiecte de înaltă calitate.

Acestea fiind spuse, comunicarea nu ar trebui să aibă loc numai între membrii echipei, ci între departamente.

Membrii echipelor interfuncționale, cum ar fi echipele de marketing, de produse, de vânzări și de succes ale clienților, trebuie să fie capabili să comunice între ei și să știe tot timpul ce se întâmplă în alte departamente.

Acest lucru nu numai că reduce șansele de formare a silozurilor, dar crește și productivitatea echipei.

4. Prioritizează bunăstarea angajaților

Angajații nu trăiesc doar pentru a îngrășa profitul companiei tale. În afara biroului, ei sunt oameni cu vieți și responsabilități reale, iar tu ar trebui să creezi un mediu de lucru care să le prioritizeze bunăstarea.

Pentru a ști ce abordare să adoptați, discutați cu angajații dvs. și rugați-i să-și împărtășească obiectivele personale de bunăstare.

Aceste obiective vă vor ajuta să determinați dacă preferă mai puține întâlniri, pauze de prânz mai lungi, sesiuni de meditație/yoga, concediu plătit sau cu totul altceva.

Când angajații dvs. împărtășesc cele mai bune modalități de a-și menține starea de bine, încercați să faceți check-in-uri regulate pentru a-i ajuta să prioritizeze acele obiective și să-i mențină pe drumul cel bun.

Construiește responsabilitatea și sprijinul echipei și încurajează formarea de obiceiuri sănătoase - toate acestea contribuind la productivitatea echipei.

Concluzie: Creșteți productivitatea echipei câte un factor

Când încercați să creșteți productivitatea echipei dvs., luați lucrurile încet. În primul rând, identificați factorii negativi care descurajează productivitatea și gândiți-vă la modalități de remediere a acestora.

Aveți grijă să nu vă executați toate ideile simultan, altfel veți risca să vă derutați și să vă epuizați angajații. În schimb, executați ideile individual și implicați toți angajații dvs. în proces.

Cu timpul, veți putea crea un mediu de lucru în care angajații comunică între ei, prioritizează sarcinile esențiale, gestionați timpul eficient și executați proiectele la timp, fără a compromite calitatea.

Vorbind de proiecte, dacă doriți să construiți aplicații profesionale pentru site-uri web, POWR este locul unde ar trebui să fiți.

Cu POWR, puteți accesa peste 60 de aplicații complet funcționale, fără cod, care vă vor ajuta să generați trafic , să colectați clienți potențiali, să îmbunătățiți conversiile, să atragă vizitatorii și să vă dezvoltați afacerea.

POWR se integrează cu peste 70 de platforme, inclusiv BigCommerce, Shopify, Squarespace și Joomla.

Înscrieți-vă gratuit la POWR astăzi .