Un ghid cuprinzător pentru alegerea software-ului potrivit pentru managementul proiectelor

În calitate de manager, trebuie să utilizați Microsoft Excel pentru a vă gestiona proiectele, dar problema cu Excel este că nu are orice automatizare și personalizare și nu acceptă munca în echipă în colaborare. Software-ul de management al proiectelor vă poate ajuta să optimizați diferite funcții pentru a planifica proiecte, a aloca resurse și a gestiona timpul.

Îl puteți folosi pentru maparea rutieră a proiectului, programarea, alocarea resurselor și managementul calității. Să aflăm ce poate face toate programele pentru managerii de proiect care lucrează în diferite tipuri de procese de afaceri.

Prezentare generală a software-ului de management de proiect

Software-ul de management al proiectelor este folosit de manageri și echipe pentru a planifica, urmări, coordona și atinge obiectivele proiectului. Acest software este, de asemenea, utilizat pentru comunicare și colaborare între diferite părți interesate. Ajută managerii și supraveghetorii de proiect să-și îndeplinească termenele limită și să controleze costurile. Mai mult, ajută la urmărirea fluxului de lucru al echipei și, folosind aceste informații, puteți face modificările corespunzătoare sau puteți oferi orice contribuții utile echipei dvs.

Ce funcții puteți îndeplini cu software-ul de management de proiect?

Pentru a gestiona cu succes un proiect, trebuie să gestionați toate informațiile despre diferite activități de sprijin. Trebuie să colectați, să asimilați și să interpretați informațiile pentru părțile interesate ale proiectului în timp real. Când părțile interesate și echipele de proiect se află în zone diferite, devine mai dificil.

Prin urmare, un instrument de management de proiect a devenit un aspect critic al oricărei afaceri care permite echipelor să gestioneze toate procesele de la etapa inițială până la etapa de închidere. Să ne uităm la câteva funcționalități critice ale instrumentului de management de proiect.

• Colaborarea între membrii echipei

Software-ul permite colaborarea între diverse echipe și departamente. Ei pot actualiza cu ușurință și pot partaja informații între ei. În plus, caracteristica de partajare a accesului permite tuturor părților interesate să aibă o vedere unificată asupra proiectului.

• Programarea Proiectului

Programarea sarcinilor pentru diferite persoane este unul dintre cele mai importante aspecte ale unui proiect. Instrumentul de management al proiectelor vine cu funcționalități de programare care permit managerului să adauge un flux la toate sarcinile, să le atribuie anumitor persoane, să ofere date de început și de sfârșit unui proiect și să creeze un program detaliat al proiectului.

• Gestionarea documentelor legate de proiect

În timp ce lucrează la un proiect, echipa ta creează o gamă largă de documente de proiect, cum ar fi documente privind domeniul de aplicare, documente de cerințe, documente de risc, documente de estimare și multe altele. Soluția de management de proiect vă permite să gestionați toate aceste documente cu perfecțiune și să le modificați conform cerințelor.

• Managementul Resurselor

Următoarea funcție crucială a software-ului de management de proiect este gestionarea resurselor disponibile. Ajută la alocarea resurselor, la urmărirea lor și la utilizarea lor la nivelul optim. Mai mult, software-ul menține și un raport detaliat al fiecărui activ.

• Managementul costurilor

Vă permite să atribuiți elemente de cost la nivel de activitate. De asemenea, puteți face o analiză a costurilor, precum și o analiză a valorii câștigate în majoritatea sistemelor software.

• Planificarea proiectului

Motivul principal pentru a utiliza software-ul PMS este să vă dați seama ce trebuie făcut. Este adesea decis sub forma unui calendar sau diagramă Gantt, această caracteristică vă permite să uniți piesele proiectului dvs. și să mențineți munca pe drumul cel bun. Instrumentul vă permite să atribuiți sarcini persoanelor, să stabiliți scopuri, obiective și termene limită pentru diferite proiecte.

• Managementul sarcinilor

S-au dus acele vremuri în care obișnuiai să ții un bloc de scris manual la îndemână pentru a nota cine este responsabil pentru ce. Software-ul vă permite să urmăriți progresul echipei dvs. și să furnizați orice informații suplimentare pentru finalizarea cu succes. De asemenea, promovează coordonarea echipei și o transparență sporită între membrii echipei.

• Urmărirea timpului

La fel ca planificarea proiectelor și managementul sarcinilor, funcția de urmărire a timpului este, de asemenea, esențială pentru un management de proiect extrem de eficient. Mai ales când echipa ta lucrează la un buget restrâns. Funcția de urmărire a timpului vă permite să vă planificați cu atenție sarcinile, asigurându-vă că oferiți o muncă de top cu efort minim și într-un interval scurt.

• Comunicare și colaborare

Este o caracteristică esențială pentru a facilita comunicarea fără întreruperi între echipe și alte departamente. Îi ajută să discute punctele critice ale unui proiect și să obțină orice ajutor sau sugestii de la colegi atunci când este necesar. Această caracteristică le permite să obțină claritate cu privire la locul în care se află proiectul lor în scenariul actual și să ajusteze termenele limită conform cerințelor.

Cazuri de utilizare ale software-ului de management de proiect

Gestionarea mai multor proiecte și sarcini nu este atât de ușoară pe cât pare. Este nevoie de multă planificare, muncă asiduă și dăruire pentru a gestiona fiecare aspect al afacerii. Dar managerii inteligenți au nevoie doar de instrumentul de management al proiectelor potrivit pentru a-și gestiona proiectele cu aplomb.

Cu ajutorul unui software cuprinzător, puteți găsi și rezolva cu ușurință problemele critice și să prioritizați sarcinile importante. Vă permite să obțineți actualizări în timp real despre proiectele în derulare și să împărtășiți actualizări importante cu echipa. În plus, rezumatele aprofundate ale proiectului vă ajută să vă analizați progresul și să faceți modificări conform cerințelor.

• Importanța PMS pentru întreprinderile mici cu exemple

Managementul proiectelor este o expresie înfricoșătoare atunci când conduceți o afacere mică. Trebuie să jonglați cu mai multe proiecte, oameni și sarcini. Cu toate acestea, software-ul de management de proiect vă poate ajuta să planificați totul în avans și să rulați fiecare proiect într-o manieră profitabilă. Va economisi mult timp și vă va asigura că vă finalizați proiectele într-un interval scurt, fără stres excesiv.

În următoarele câteva paragrafe, vom enumera cinci moduri critice cu exemple despre cum software-ul de management de proiect vă poate face viața mai ușoară și vă poate duce afacerea la următorul nivel.

1. Rămâneți la program și la buget

Știți că într-o afacere mică, nu există loc de eroare, de aceea este important să vă îndepliniți obiectivele și să rămâneți la bugetul proiectat. Folosind instrumente de management de proiect, puteți crea o foaie de parcurs și o puteți gestiona cu perfecțiune până la finalizare.

Exemplu: În etapa de planificare a proiectului, Rahul a realizat că costul închirierii echipamentelor va crește în curând cu 30% în lunile următoare. Se află în mijlocul unui nou proiect și previziunile i-au permis să facă economii în alte domenii. Mai mult, a evitat și o creștere neașteptată a bugetului.

2. Control complet asupra proiectelor dvs

Proiectele care dau peste cap pot avea un impact negativ asupra structurii organizației dvs. și pot provoca, de asemenea, repercusiuni în alte sarcini critice. Dacă aveți o forță de muncă minimă, le puteți cere să se împrăștie pentru a rezolva problemele. Cu toate acestea, acest lucru ar fi dificil în timpul întreruperilor constante. Prin urmare, pentru a rezolva problemele continue, trebuie să implementați software de management de proiect în afacerea dvs.

Exemplu: Jacob se ocupa de mai multe proiecte și lucra din greu pentru a respecta termenele limită. În ciuda tuturor eforturilor sale, a aflat că echipa sa a depășit bugetul în proiectul actual. Pentru a adăuga la necazurile sale, nici măcar nu avea un plan B pentru a rezolva problema. Cu toate acestea, el a reușit să gestioneze situația cumva, dar a fost mustrat de conducerea superioară.

Pentru a evita astfel de probleme în viitor, a decis să folosească un software de management de proiect care i-a oferit indicații clare cu privire la orice probleme viitoare, să creeze un plan pentru fiecare proiect și să creeze o foaie de parcurs meticuloasă. În următoarele câteva luni, a văzut o îmbunătățire inspirată a eficienței, a rezultatelor finale, a costurilor și a procesului general.

3. Creșteți-vă șansele de succes

Diferența cheie între succesul și eșecul unui proiect constă în procesul de management al unui manager de proiect. Dacă nu își petrec timp întocmind un program detaliat al proiectului și dacă nu urmăresc îndeaproape etapa de execuție pentru a se asigura că toate obiectivele sunt îndeplinite la timp, atunci există șanse mari să nu reușească să atingă obiectivele dorite.

Exemplu: Era cea de-a 18-a zi a lui Esha ca manager de vânzări în noul birou, așa că a decis să facă o analiză de performanță a echipei sale. Ea a descoperit că echipa ei de vânzări nu a făcut atât de multe vânzări cât ar fi trebuit să facă într-o săptămână.

După o analiză atentă a fiecărui aspect, a ajuns să știe că echipa ei nu avea o foaie de parcurs clară și obiective predefinite în mână. Apoi a folosit instrumentul PMS pentru a eficientiza munca, a-și defini obiectivele și a îmbunătăți productivitatea și calitatea generală a muncii lor. După câteva săptămâni, ea a observat o îmbunătățire drastică a cifrelor de vânzări și a performanței echipei sale.

4. Definiți roluri clare

Chiar și atunci când conduceți o afacere mică și dacă rolurile nu sunt clar definite, vă veți confrunta adesea cu probleme de responsabilitate. Vă va întârzia proiectele și nu veți putea finaliza sarcinile importante la timp. Dar atunci când utilizați un instrument de management de proiect, veți putea să vă atribuiți sarcinile persoanelor potrivite și să îi trageți la răspundere pentru finalizarea lucrării într-o perioadă specificată.

Exemplu: Cu ajutorul instrumentului de management de proiect, David a atribuit mai multe sarcini diferitelor persoane și a definit clar ce se aștepta de la aceștia în ceea ce privește obiectivele finale. Toată lumea era conștientă de lucrarea la îndemână și toată lucrarea a fost finalizată în termenul dat.

5. Obțineți informații utile

Un bun management al proiectului cuprinde planificarea eficientă a proiectului, alocarea resurselor, acumularea de date și comunicarea. Odată ce ai terminat cu proiectul, poți să te uiți înapoi la proiectul tău, să evaluezi performanța și să încerci să afli ce a funcționat cel mai bine și ce nu. Dacă nu aveți o astfel de facilitate, sunteți obligat să repetați aceleași greșeli și, de asemenea, este posibil să nu reușiți să dați tot ce aveți mai bun în următorul proiect.

Exemplu: Sanchit a folosit software de management de proiect pentru a examina raportul de stare al proiectelor sale. El a observat că patru sarcini sunt în așteptare, iar echipa a cheltuit și mai mult decât bugetul alocat.

Cu patru proiecte viitoare și patru sarcini în așteptare, el a cerut tuturor din echipa sa să-și ridice șosetele și să dea tot ce e mai bun pentru a finaliza munca la timp. Software-ul de management de proiect i-a permis să aloce mai multe resurse pentru lucrările în așteptare și să le pregătească pentru noile proiecte.

• Importanța PMS pentru întreprinderile mari cu exemple

Indiferent de dimensiunea unei organizații, gestionarea unui proiect este întotdeauna o sarcină dificilă pentru toată lumea. Prin instrumentul de management al proiectelor, puteți reduce presiunea gestionării proiectelor de la început până la sfârșit și puteți păstra controlul asupra obiectivelor dvs. de afaceri. În următoarele câteva rânduri, veți afla despre cele trei motive principale pentru care afacerea dvs. are nevoie de software de management de proiect.

1. Întreprinderile mari au diferite departamente și birouri pe tot globul. Cu ajutorul unui instrument de management de proiect, puteți asigura un flux consistent de informații între toate echipele și puteți evita ratarea oricărui termen limită.

Exemplu: Rakshay este lider de proiect într-o firmă multinațională, a dorit imediat să împărtășească informații vitale despre un proiect cu echipa sa onshore și offshore. Nu era sigur dacă fiecare membru al personalului își va verifica căsuțele de e-mail, așa că a împărtășit informațiile prin intermediul software-ului de management al proiectelor. În câteva secunde, toată lumea a primit o notificare pop-up pe tabloul de bord al software-ului și toți au acordat cea mai mare atenție informațiilor partajate.

2. Când există o întârziere în proiect, organizațiile mari cheltuiesc adesea mai mulți bani decât au planificat. Ea provoacă o repercusiune asupra altor proiecte și fondurile acestora se pot epuiza. Companiile mari pot folosi software de management de proiect pentru planificarea costurilor și pentru a-și menține bugetul sub control.

Exemplu: Rohan a decis să folosească soluția de management de proiect pentru a descoperi starea financiară a proiectului în derulare. A fost încântat să afle că funcția de planificare financiară a software-ului a ajutat echipa sa să evite depășirea bugetului. Mai mult, a reușit să-și stabilească un obiectiv financiar pentru următorul proiect.

3. Îmbunătățește responsabilitatea echipei pentru o anumită misiune și, de asemenea, promovează colaborarea în echipă. Fluxul de lucru unanim al echipei dumneavoastră asigură finalizarea la timp a proiectelor și reduce riscurile de pierderi.

Exemplu: Daniel folosea Microsoft Excel și metode manuale pentru a atribui munca membrilor echipei sale, dar ei obișnuiau să rateze termenele în mod regulat. După o anumită perioadă, a decis să încerce pentru ceva timp soluția de management de proiect. Spre surprinderea sa, instrumentul s-a dovedit a fi extrem de benefic pentru echipa sa, deoarece putea stabili termene limită pentru proiecte, urmări progresul și trimite notificări atunci când sarcina era întârziată.

A ajutat la insuflarea unui sentiment de responsabilitate în echipa sa și la sporirea productivității. Mai mult, a putut să documenteze totul și să le împărtășească tuturor, astfel încât aceștia să știe unde se află acum și ce se aștepta de la ei.

Tipuri de software de management de proiect

Există trei tipuri diferite de software de management de proiect:

• Software individual: Acest software se potrivește perfect pentru o persoană care are nevoie de o aplicație simplă și ușoară pentru a gestiona proiecte. Vine cu mai puține funcții și oferă doar funcționalități de bază utilizatorului său.
• Software integrat: Software -ul integrat este utilizat în principal de companiile care lucrează la mai multe proiecte simultan. Acest PMS are o bază de date centralizată de informații care poate fi ușor accesată de toți membrii echipei.
• Software de colaborare: Software -ul de colaborare este o opțiune ideală pentru echipele mai mari, deoarece permite tuturor membrilor echipei să vizualizeze, să acceseze și să colaboreze la un proiect și să rezolve o anumită problemă de afaceri.

Exemple de instrumente gratuite pentru proiecte cu sursă deschisă

Iată lista celor mai bune cinci soluții software open-source pentru a vă gestiona afacerea.

1. RationalPlan

RationPlan este o soluție puternică de management de proiect, concepută pentru a ajuta managerii de proiect să organizeze sarcini, să aloce resurse, să urmărească progresul și să gestioneze volumul de lucru conform cerințelor.

2. OrangeScrum

OrangeScrum este o platformă bazată pe cloud care utilizează Scrum board și fluxul de lucru Kanban pentru executarea eficientă a sarcinilor, colaborarea în echipă și generarea de rapoarte.

3. Proiect deschis

Aceasta este o soluție open source de gestionare a proiectelor care vine cu caracteristici personalizate pentru planificarea proiectelor, urmărirea problemelor, raportarea costurilor și gestionarea timpului. Vine cu platforme de management Agile și Scrum pentru a asigura un flux de lucru fără întreruperi.

4. Taiga

Taiga este o sursă deschisă și planificare gratuită de proiecte care oferă clienților săi platforme de management Scrum și Agile. Oferă 300 mb de stocare și până la 3 utilizatori pot lucra la un proiect privat.

5. Odoo

Software-ul Odoo este cunoscut pentru interfața sa ușor de utilizat și pentru câteva funcții utile de gestionare, cum ar fi tabele pivot, panouri Kanban, gestionarea fișierelor și multe altele. În plus, oferă, de asemenea, o gamă largă de instrumente pentru gestionarea stocurilor, resurse umane, contabilitate, vânzări și producție.

Industrii care utilizează software de management de proiect/ Cine poate folosi instrumente de management de proiect

Software-ul de management al proiectelor constă din diverse caracteristici și funcționalități care pot ajuta toate industriile. Îi ajută pe liderii lor să conducă proiectele cu ușurință și oferă echipei capacitatea de a face față proiectelor dificile și termenelor limită strânse. Mai jos este o listă a industriilor care utilizează software PM în avantajul lor.

• Dezvoltare software Software de management de proiect

Sistemul de management al proiectelor este utilizat în dezvoltarea de software pentru a promova o înțelegere clară a obiectivelor și cerințelor. Menține echipele pe aceeași pagină și organizate.

• Software de management al proiectelor de construcții

În industria construcțiilor, acest software oferă toate caracteristicile care fac procesul mai rapid, ușor de manevrat, fără întreruperi și mai eficient. Prin urmare, ceea ce duce la mai multă profitabilitate și mai puțin consumator de timp.

• Producție de software de management de proiect

Industria prelucrătoare trebuie să facă față mai multor provocări legate de costul, materia primă și calitatea produselor. Software-ul de management de proiect ajută la minimizarea unora dintre aceste provocări și dă putere producătorilor să producă bunuri de cea mai bună calitate la un cost minim.

• Software de management de proiect IT

În sectorul IT, obiectivul este de a crește eficiența prin menținerea tuturor din echipă pe aceeași pagină. Panourile Kanban, diagramele Gantt și rapoartele detaliate oferă caracteristici esențiale necesare pentru finalizarea cu succes a proiectelor IT.

• Software de management al proiectelor educaționale

Este folosit de universități, institute, colegii și universități pentru a gestiona activitățile de zi cu zi și pentru a organiza fiecare proces. În plus, este folosit atât de elevi, cât și de profesori, pentru a le crește productivitatea.

• Software de management de proiect farmaceutic

Industriile farmaceutice au o parte echitabilă de responsabilități față de consumatorii lor și trebuie să gestioneze cererea de medicamente și să mențină întreaga operațiune organizată. Software-ul de management al proiectelor pentru produse farmaceutice este conceput pentru a gestiona eficient proiectele, a urmări resursele, a furniza rapoarte precise, a gestiona facturarea și a accelera întregul proces.

• Software de management al proiectelor imobiliare

În sectorul imobiliar ajută la automatizarea sarcinilor banale, la urmărirea listelor și a potențialilor clienți și la analizarea performanței în diferite regiuni și proprietăți.

• Software de management de proiect pentru agenții creative

Menține fluxul de lucru în funcțiune în timp ce urmărește performanța echipei. Încurajează colaborarea între membrii echipei, iar caracteristica de raportare ajută la identificarea oricăror blocaje.

• Software pentru managementul proiectelor guvernamentale

Sprijină agențiile guvernamentale în toate fazele proiectului, de la inițializare până la planificare și implementare. Diagramele Gantt în managementul proiectelor oferă rapoarte aprofundate despre fluxul de lucru și banii cheltuiți pentru un anumit proiect.

Care sunt câteva criterii pentru selectarea software-ului de management de proiect?

Instrumentul de management de proiect a devenit critic pentru toate afacerile. Software-ul este conceput special pentru a face gestionarea echipei și îndeplinirea sarcinilor mai simple și mai eficiente. Sa dovedit a fi un avantaj pentru managerii de proiect și automatizează operațiunile de bază, cum ar fi planificarea proiectelor, alocarea resurselor, programarea etc. Interfața ușor de utilizat îmbunătățește colaborarea între echipe și păstrează o filă asupra fluxului de lucru în timp real.

Acum, înainte de a vă concentra pe orice software de management de proiect, există câteva repere pe care ar trebui să le analizați. Iată cele șase criterii importante de care trebuie să țineți cont în timpul procesului de selecție.

• Ar trebui să fie ușor de utilizat: software-ul ar trebui să fie ușor de utilizat de toată lumea și trebuie să fie simplu de înțeles, astfel încât echipa dvs. să nu-și piardă timpul în înțelegerea caracteristicilor și funcționalității sale.
• Facilitate de partajare a fișierelor: software-ul de management al proiectelor trebuie să aibă o gamă largă de opțiuni pentru a partaja fișiere, inclusiv stocare bazată pe cloud, hard disk partajat, site-uri web punct de partajare și dispozitive de stocare media.
• Ar trebui să fie personalizabil: pentru a vă asigura că software-ul funcționează exact în același mod dorit, software-ul ar trebui să permită facilitate de personalizare și un flux de lucru personalizabil.
• Integrare perfectă: instrumentul dvs. de management de proiect ar trebui să sprijine soluțiile software actuale și diverse alte platforme pentru o accesibilitate sporită.
• Monitorizare și raportare: software-ul trebuie să vă ofere posibilitatea de a monitoriza actualizările în timp real și ar trebui să puteți partaja informațiile cu utilizatorii externi și părțile interesate.
• Securitatea datelor stocate: Nu în ultimul rând, sistemul software ar trebui să ofere măsuri ample de criptare și autentificare pentru a asigura cea mai mare securitate a datelor.

Concluzie

Software-ul de management de proiect nu este o opțiune, ci un instrument necesar pentru afacerea dvs. Ajută la creșterea eficienței operațiunilor dumneavoastră în curs și la minimizarea și diminuarea riscurilor implicate. Companiile care nu implementează acest instrument în procesul lor de afaceri se vor lupta întotdeauna să își gestioneze munca, bugetul, forța de muncă și calitatea produselor.

Categorii înrudite: Instrumente Kanban | Instrumente Scrum | Instrumente wireframe | Software pentru diagrame Gantt