Cum se configurează Blueprints pe Zoho CRM?

Fiecare afacere are un mod bine definit de a face lucrurile. Există fluxuri de lucru care servesc ca o cale pentru a finaliza diferite sarcini și proiecte. Modul în care se desfășoară fluxurile de lucru contribuie ca un factor semnificativ în timp ce se decide cerințele software, deoarece software-ul trebuie să fie robust pentru a oferi o cantitate mare de capabilități care gestionează procese unice de afaceri.

Acum, Zoho înțelege aceste cerințe diferite până la bază și face tot posibilul pentru a le implementa corect. Planul Zoho CRM este, de fapt, o metodă prin care procesul de vânzare poate fi împărțit în etape individuale. Pe măsură ce trecem între fiecare etapă, devine posibil să îi solicităm utilizatorilor și personalului să introducă informații relevante, astfel încât nimic să nu treacă neobservat.

Mai jos, vom înțelege mai întâi ce este Blueprint în detaliu pentru a obține un context clar despre cum îl putem configura pe Zoho CRM și ce poate face.

Planul Zoho CRM

Din momentul în care un client potențial este capturat în sistemul CRM până în momentul în care este urmărit și mai departe, există multe procese de vânzare pe care o organizație le realizează în funcțiune. De exemplu, există o companie numită Explore Electronics Pvt. Ltd. care oferă gadget-uri tehnice clienților.

Acum, în afară de comenzile online pe care această companie le-ar putea primi, ei pot avea și o echipă de vânzări dedicată, care ar trebui să urmărească clienții potențiali generați prin demonstrații, surse offline și evenimente. Reprezentanții de vânzări de la Zoho CRM Blueprint pot începe prin a apela un set de clienți potențiali și să programeze demonstrații de produse cu acești potențiali clienți.

Până la sfârșitul acestei demonstrații, când clienții potențiali devin interesați de achiziționarea proiectelor, se generează o cotație, care poate fi convertită în continuare într-o comandă odată ce este aprobată. Produsele pot fi apoi expediate și livrate clienților.

Probleme de vânzări în Explore Electronic Pvt. Ltd.

Acum, acest proces despre care tocmai am vorbit vă poate părea foarte simplu când îl citiți. Cu toate acestea, atunci când vine vorba de execuția acestui proces, se pot confrunta cu multe probleme din cauza anumitor blocaje și lacune. Să le privim în detaliu.

• Adesea, managerii de vânzări își pot petrece cea mai mare parte a timpului formând noi reprezentanți de vânzări, ceea ce înseamnă că nu au suficient timp pentru a se concentra asupra muncii lor.
• Produsul și tot ceea ce poate oferi nu sunt întotdeauna clare în mintea tuturor reprezentanților de vânzări. De multe ori, reprezentanții de vânzări pot să nu cunoască detaliile importante despre produse solicitate de clienți potențiali în timpul unui apel, ceea ce poate dezamăgi liderul și poate duce la pierderea vânzărilor.
• Alteori, informațiile importante despre clienți pot lipsi. Numai în timpul procesului unei comenzi, echipa de livrare poate realiza că informațiile sau adresa clientului sunt greșite, iar acest lucru poate întârzia în mod clar livrarea comenzii.
• Pot fi momente în care politicile de reduceri nu sunt respectate. Explore Entertainment poate avea o politică conform căreia reducerile nu pot depăși 20%, dar în unele cazuri, ofertele cu reduceri mai mari pot fi procesate, ceea ce poate scăpa atenției managerilor de vânzări.

Instanțele menționate mai sus sunt unele dintre cele mai clasice moduri în care pot fi întâlnite probleme atunci când ai o echipă mare pentru executarea unui proces, dar lipsește un sistem bine definit pentru a-l executa eficient. În acest caz, principala problemă se învârte întotdeauna în jurul absenței îndrumării și validării clare a CRM.

Soluții oferite de Zoho CRM Blueprint

Planul Zoho CRM poate permite unei organizații să proiecteze și să execute un proces într-o manieră organizată, fiind complet lipsită de lacune. Cu configurarea Zoho Blueprint , aproape fiecare detaliu poate fi captat din procesul offline din CRM și, prin urmare, procesul de simplificare devine foarte ușor.

Este posibil să definiți fiecare etapă într-un singur proces și să legați oamenii cu fiecare etapă. Puteți să vă ghidați echipele împreună cu execuția unui proces, să validați informații importante în context și, de asemenea, să automatizați acțiunile de rutină.

• Calificare de plumb

  Pentru a vă asigura că obiectivul de calificare a potențialului este îndeplinit, Zoho CRM Blueprint ajută la realizarea scriptului agentului apelant destul de liniar. Software-ul ghidează reprezentanții de vânzări la fiecare pas al programării unei demonstrații de produs. Blueprint acționează ca un script de agent de apel și ajută reprezentanții de vânzări cu descrieri de produse în timp ce sunt la telefon cu un client potențial. Acest lucru poate rezolva problema oricărei inconsecvențe în mesajul care este comunicat reprezentanților de vânzări.

• Urmărire

  Cu configurarea Zoho Blueprint , aproape fiecare pas poate fi reglementat în procesul de urmărire, care constă în trimiterea și revizuirea unei cotații. În acest sens, reducerea oferită clienților poate fi validată de CRM, asigurându-se în același timp că echipa de vânzări aderă la politicile companiei. Notificările prin e-mail sunt automatizate către managerii de vânzări ori de câte ori cineva acceptă oferta, astfel încât nimic să nu le oprească atenția.

• Managementul comenzilor

  Pentru a ghida reprezentanții de vânzări la fiecare pas al procesului de gestionare a comenzilor, Zoho CRM Blueprint joacă un rol important. Se ocupă de verificarea inventarului, de expediere și chiar de livrare. Aici, reprezentanții de vânzări sunt, de asemenea, solicitați să introducă informațiile CRM, cum ar fi adresa clientului. Acest lucru vă asigură că nu există întârzieri în livrarea produselor.

Blocuri fundamentale ale Zoho CRM Blueprint

Blueprint în Zoho CRM este conceput practic pentru a executa un proces de afaceri într-o manieră sistematică și bine definită. Cu acest Blueprint, se poate defini fiecare etapă dintr-un proces și poate asocia oamenii potriviți cu fiecare etapă. De asemenea, poate ajuta la ghidarea echipelor pe parcursul execuției unui proces. În plus, ajută, de asemenea, la mandatarea și validarea informațiilor importante în context, în timp ce automatizează acțiunile de rutină.

Un plan este proiectat prin crearea unei ordini secvențiale a etapelor numărate într-un proces. În limbajul CRM, elementele de bază ale unui Blueprint sunt statele și tranzițiile.

Stat

Într-o configurare Blueprint, o „stare” este condiția în care se află ceva la un anumit moment. De exemplu, orice tranzacție într-un CRM trece prin diferite etape până când are loc urmărirea, care include calificarea, negocierea și aprobarea reducerii. Toate aceste etape se numesc stat. Stările trebuie să fie trase și plasate în Editorul Blueprint pentru a proiecta fluxul procesului.

Tranziție

O tranziție nu este altceva decât o legătură între două state care vin într-un proces. Ea prescrie condițiile necesare pentru ca o înregistrare să se mute dintr-un fel de stat în altul. De exemplu, condițiile și acțiunile necesare pentru ca o înregistrare să treacă de la Calificare la Negociere sunt de obicei prescrise în blocul Tranziție.

Proiectarea unui plan

Procesul de configurare sau construirea unui proces este de fapt o procedură în trei etape. Include:

1. Introducerea informațiilor de bază

Aici, puteți specifica modulul, aspectul și câmpul pentru care trebuie creat procesul.

Puteți merge la „Configurare”, apoi la „Automatizare”, apoi la „Plan”.

• Apoi puteți face clic pe crearea unui Blueprint.
• În această fereastră pop-up Creare Blueprint, puteți alege modulul, aspectul și câmpul pentru care ar trebui să fie creat procesul.
• Să spunem că procesul este acela de Urmărire cu clienți potențiali. În acest caz, puteți alege modulul Oferte cu un aspect Standard și un câmp Etapă.
• Pentru mai multă claritate, puteți specifica și criterii, deoarece dacă nu faceți acest lucru, atunci toate înregistrările create în aspect vor intra în proces.
• În cele din urmă, faceți clic pe Următorul.

2. Definirea fluxului de proces

În Blueprint Editor, puteți defini fluxul procesului chiar de la începutul stării implicite până la starea de ieșire.

În Editorul Blueprint, puteți glisa și plasa toate statele care fac parte din proces.

• De asemenea, puteți stabili fluxul de proces între state prin conectarea diferitelor noduri în butoanele State.
• Trebuie să rețineți că starea Start nu este echivalentă cu nicio valoare a câmpului de selectare ales.
• Puteți crea tranziții făcând clic pe butonul + între două state. Pentru a șterge o tranziție, tot ce trebuie să faceți este să faceți clic dreapta pe linia de tranziție și să faceți clic pe Eliminare tranziție.

3. Configurați setările de tranziție

Puteți configura setările Înainte, în timpul și după tranziție între diferite stări din proces, așa cum este necesar. De exemplu, putem privi Tranziția între state.

Putem numi aceasta „Închidere”. În exemplul Explore Electronics menționat mai sus, următoarele pot fi câteva dintre instrucțiunile care trebuie respectate la momentul configurării.

• Pentru finalizarea tranziției de negociere, un reprezentant de vânzări din Explore Electronics poate introduce procentul de reducere și data de închidere.
• Pe baza politicii companiei, reducerea la un produs nu poate fi mai mare de 20%.
• Imediat când se execută tranziția de închidere, o notificare prin e-mail poate fi automatizată către managerul reprezentantului de vânzări, informându-i în același timp despre trimiterea ofertei.

Prin urmare, se poate spune cu ușurință că Blueprint vă permite să creați o replică a proceselor de afaceri offline în CRM. Chiar de la generarea de clienți potențiali până la închiderea tranzacțiilor, o organizație urmează multe procese de afaceri. Planurile pot fi folosite pentru a oferi utilizatorilor Zoho CRM un ghid detaliat despre cum să parcurgă toți pașii unui proces de afaceri.

De exemplu, trebuie să colectați câteva documente înainte de a trimite o ofertă unui client. Se poate configura o etapă într-un plan care obligă încărcarea documentului și permite înregistrării să treacă la etapa următoare imediat după ce documentele au fost încărcate.

Concluzie

Când procesul pe care îl urmați offline nu este surprins cu acuratețe în aplicația software, nu există niciodată nicio asigurare că va fi urmat în mod corect. Ar putea exista unele inconsecvențe și posibile lacune în proces și aceasta este problema pe care o rezolvă Blueprint.

Planul Zoho CRM este ca o replicare online a unui proces de afaceri. Poate capta toate detaliile unui proces offline în software. Implementarea Planului Zoho CRM prin contactarea unui consultant expert Zoho poate asigura automatizarea, validarea și colaborarea eficientă în echipă, ceea ce face ca procesul să fie eficient și lipsit de orice fel de lacune.