Ghidul esențial despre cum să faci brainstorming online

Cu mai multe echipe care trebuie să lucreze de acasă în acest an, este important să identificăm cum să eficientizați procesele de lucru acum mai mult ca niciodată.

Mai ales un proces precum brainstormingul, o activitate organizată, detaliată și uneori chiar migăloasă. Chiar și făcut la fața locului, brainstormingul necesită implicarea și atenția deplină a participanților.

Și atunci când toată lumea lucrează de acasă, prezintă mai multe obstacole de depășit.

Ai citit deja Ghidul nostru definitiv pentru lucrul de acasă?

Citiți mai departe pentru a afla cum să faceți un brainstorming eficient online cu echipa dvs. de lucru de la distanță în 6 pași.

Pasul 1: Identificați participanții

Deși, în general, este eficient să păstrați numărul de participanți între 8 și 10 atunci când faceți brainstorming online, a avea o echipă diversă este esențială pentru o sesiune de brainstorming de succes.

În funcție de scopul întâlnirii, participanții pot varia. Asigurați-vă că echipa pe care o alegeți include persoane cu abilități și expertiză diferite relevante pentru subiectul discutat.

Faceți lucrurile mai eficiente prin includerea unui amestec de introvertiți și extrovertiți și participanți creativi și necreativi. Acest lucru va aduce răspunsuri mai diverse.

La fața locului, tot ce trebuie să faceți pentru a verifica disponibilitatea acestora este să vă întoarceți și să întrebați. Dar atunci când toată lumea lucrează în diferite părți ale continentului/lumii, este important să depuneți un efort suplimentar pentru a-i verifica înainte de a decide ora pentru sesiune.

Pasul 2: Trimiteți un e-mail introductiv la întâlnire

Scopul acestui e-mail introductiv este de a informa echipa ta la ce să se aștepte și de a le permite să se pregătească pentru sesiune în avans.

E-mailul ar trebui să includă detalii care explică scopul sesiunii (adică problema și soluția pe care o căutați), orice material de sprijin, agenda, link-uri către instrumente sau resurse relevante, eveniment din calendar și invitația prin e-mail la întâlnire.

Odată ce e-mailul a fost trimis, contactați-i (fie cu un alt e-mail, fie prin intermediul platformei dvs. de chat) și verificați că au primit invitația. De asemenea, puteți face din aceasta o oportunitate de a le reaminti să facă câteva cercetări în jurul subiectului pentru a aduna idei din timp, ceea ce, la rândul său, va economisi timp în timpul sesiunii.

Pasul 3: Alegeți un instrument eficient pentru a face brainstorming online

Indiferent dacă instrumentul preferat este o platformă de mesagerie, un apel video conferință sau o tablă online, asigurați-vă că este suficient de puternic pentru a răspunde nevoilor echipei dvs. de lucru la distanță.

Slack:

Slack nu este doar o platformă de chat, ci poate servi și ca tablou de bord pentru brainstorming. Selectați un anumit canal (sau creați unul nou) pentru sesiune și notificați pe toată lumea despre timpul și scopul, fie printr-o invitație prin e-mail, fie pe canalul însuși. În timpul sesiunii, toată lumea își poate contribui cu ideile ca mesaje noi. La sfârșitul sesiunii, veți avea o listă întreagă de idei pe care ulterior le puteți analiza și prioritiza.

Google Hangouts Meet:

Acesta este un instrument excelent pentru conferințe video, în special cu un grup mare de persoane. Deși, la fel ca în timpul unei sesiuni de brainstorming în persoană, puteți discuta probleme în timpul unui apel video, puteți utiliza și opțiunea de chat pentru a introduce un mesaj text. Cu toate acestea, pentru a menține lucrurile mai eficiente, este mai bine să desemnați un facilitator care ar trebui să-și asume responsabilitatea de a scrie ideile altora.

Creativ:

Creately este o tablă online în care echipele pot colabora în timp real la idei folosind elemente vizuale sau diagrame precum hărți mentale. Înainte de întâlnire, creați și denumiți un document și partajați accesul la el adăugând adresele lor de e-mail sau pur și simplu partajând linkul documentului în canalul dvs. Slack pentru a oferi acces instantaneu echipei dvs. De asemenea, puteți utiliza pluginul Creately pentru Google Drive pentru a vă crea și gestiona fișierele direct din Google Drive. Odată ce începe sesiunea, toată lumea își poate împărtăși ideile pe pânză (schimbările se vor reflecta și în previzualizarea linkului pe care l-ați distribuit pe canalul dvs. Slack).

Pasul 4: Setați o limită de timp și respectați-o

Un lucru care este trecut cu vederea în timpul unei sesiuni de brainstorming la distanță este timpul. Cu toate acestea, este important să respectați programul participantului, deoarece orice timp suplimentar petrecut la întâlnire va reduce timpul său personal.

Uneori, echipele distribuite nu sunt întotdeauna în același fus orar. Deși s-ar putea să fie chiar după micul dejun pentru tine, a-ți lua o jumătate de oră în plus pentru a încheia întâlnirea le poate întrerupe ora de prânz.

Pasul 5: Bazați-vă pe metode adecvate de brainstorming

Deși există o mulțime de tehnici de brainstorming, nu toate pot funcționa în timpul unei sesiuni de brainstorming online. De exemplu, o tehnică precum role storming se potrivește cel mai bine dacă toată lumea este în aceeași cameră.

Și nu toate tehnicile pot ajuta nici cu subiectul pe care îl discutați. De exemplu, hărțile mintale funcționează cel mai bine pentru generarea de idei, în timp ce o tehnică precum 5 motive sau analiza cauzei și efectului poate ajuta mai bine la rezolvarea unei probleme sau la găsirea cauzei principale a unei probleme.

Este important să menționăm metoda care va fi folosită la începutul sesiunii și să clarificăm și regulile sau liniile directoare asociate cu tehnica.

Iată o listă de instrumente utile pentru generarea de idei. Acestea sunt legate de resurse care explică cum să le folosești.

• Analiza 5 de ce
• Analiza cauza si efect
• Diagrama Lotus
• Șase pălării de gândire
• Mood boards
• MERGE FOARTE REPEDE
• SIPOC
• Placi de idei

Pasul 6: Încheiați întâlnirea

După ce ați adunat cât de multe informații doriți, acordați-vă timp (ar trebui să fie incluse și în agendă) pentru a le petrece sortarea și rezumarea lor.

O diagramă de afinitate vă poate ajuta să clasificați datele, să le prioritizați și să prezentați rezultatele echipei, precum și părților interesate.

Urmează crearea unui plan de acțiune, care în sine ar necesita o altă întâlnire. Sau, dacă ați programat și asta în agendă, puteți utiliza un șablon de plan de acțiune pentru a afla rapid elementele.

Ești gata pentru următoarea ta întâlnire online de brainstorming?

Brainstormingul online este mai eficient decât brainstormingul în persoană din câteva motive întemeiate. Reduce momentele în care participanții dominanti preiau controlul eclipsându-și colegii mai introvertiți. Pe măsură ce sporește sentimentul de anonimat, brainstormingul virtual încurajează acești participanți introvertiți să-și împărtășească ideile creative cu mai multă entuziasm.

Mai mult, din moment ce nu toți sunt în aceeași cameră, atunci când faci brainstorming online, crește diversitatea ideilor; întrucât șansa de a fi influențat de ideile altora este minimă, va scoate la iveală mai multe idei diferite de la participanți.

Aveți sfaturi despre cum să faceți brainstorming online cu succes pentru a le împărtăși cu noi? Anunțați-ne în comentariile de mai jos.