Ghidul simplu pentru crearea unui plan de urgență de afaceri

Cum să eviți dezastrele? Fii pregătit pentru ei.

Când lucrurile merg bine, de multe ori uiți să faci planuri pentru momentele rele. Dar atunci când lovește un dezastru, poți pierde totul într-o clipă.

Un cutremur vă poate duce la pământ întregul magazin, cel mai mare client vă poate alege concurentul în locul dvs., sistemul dumneavoastră se poate prăbuși brusc, făcându-vă să pierdeți date importante etc. Există posibilități infinite de dezastre dacă vă gândiți cu adevărat la asta.

De aceea, lipsa unui plan de urgență de afaceri poate fi un dezastru în sine.

Să vedem de ce aveți nevoie de un plan de urgență de afaceri și cum să creați unul în câțiva pași simpli.

Ce este un plan de urgență de afaceri?

Dar mai întâi, să definim ce este un plan de urgență.

Un plan de urgență este o strategie proactivă care descrie cursul acțiunilor sau pașilor pe care trebuie să îi ia conducerea și personalul unei organizații ca răspuns la un eveniment care s-ar putea întâmpla în viitor. Acesta joacă un rol semnificativ în continuitatea afacerii, managementul riscurilor și recuperarea în caz de dezastru.

Vă ajută să fiți pregătit pentru evenimente neprevăzute și să minimizați impactul acestora. De asemenea, prezintă un plan pentru desfășurarea operațiunilor normale de afaceri după ce evenimentul a avut loc.

Este cunoscut și sub nume precum planul B, planul de rezervă și planul de recuperare în caz de dezastru. În cazul în care planul dvs. principal nu funcționează, este timpul să executați planul B.

Beneficiile unui plan de urgență

Fără un plan de urgență, te deschizi la riscuri inutile. Iată câteva beneficii importante ale unui plan de urgență de la care nu puteți privi.

• Ajută să reacționeze rapid la evenimentele negative. Întrucât un plan de urgență enumeră acțiunile care trebuie întreprinse, toată lumea se poate concentra asupra a ceea ce trebuie să facă fără a pierde timpul în panică.
• Având un plan de urgență în vigoare, vă permite să minimizați daunele care ar putea apărea în urma unui dezastru și să minimizați pierderile de producție. De exemplu, dacă aveți generatoare de urgență instalate, chiar și în timpul unei pene de curent, echipa dvs. poate lucra fără probleme.

Cum să faci un plan de urgență

Un plan eficient de urgență de afaceri se bazează pe o bună cercetare și pe un brainstorming. Iată pașii pe care trebuie să îi urmați într-un proces de planificare pentru situații de urgență.

Pasul 1: enumerați principalele riscuri

Identificați evenimentele majore care ar putea avea un impact negativ asupra cursului afacerii dvs. și asupra resurselor cheie, cum ar fi angajații, mașinile, sistemele IT etc.

Implicați alți șefi de echipă, experți în domeniu și chiar persoane din afară, cum ar fi consultanții de afaceri, pentru a obține o înțelegere mai profundă a lucrurilor care pot cauza probleme și pot pune în pericol direcția.

Utilizați o hartă mentală pentru a organiza și clasifica informațiile pe care le adunați din sesiunea de brainstorming cu personalul. Puteți împărtăși cu ușurință acest lucru tuturor celor din organizație pentru a obține și părerea lor.

Pasul 2: prioritizează riscurile pe baza impactului lor

Odată ce ați creat o listă cu toate riscurile posibile care ar putea apărea în diferite domenii ale afacerii dvs., începeți să le prioritizați în funcție de amenințarea pe care o reprezintă.

Diagrama de probabilitate a impactului riscului este un instrument util pe care îl puteți folosi aici. Vă ajută să evaluați și să prioritizați riscurile în funcție de severitatea impactului acestora și de probabilitatea ca acestea să apară.

Pasul 3: Creați planuri de urgență pentru fiecare eveniment

În acest pas, veți crea planuri separate care descriu acțiunile pe care trebuie să le întreprindeți în cazul în care apar riscurile pe care le-ați identificat mai devreme.

Luați în considerare ce trebuie făcut pentru a relua operațiunile normale după impactul evenimentului.

Aici va trebui să clarificați responsabilitățile angajaților, termenele care evidențiază când lucrurile ar trebui făcute și finalizate după eveniment, procesele de restabilire și comunicare și pașii pe care trebuie să-i fi urmat în avans pentru a preveni pierderile atunci când evenimentul a avut loc (de exemplu, asigurarea acoperire).

Puteți utiliza un format vizual aici pentru a evidenția cursul acțiunilor. Ar fi mai ușor de înțeles pentru toată lumea.

Șablonul 1

Șablonul 2

Șablonul 3

Pasul 4: Partajați și mențineți planul

Odată ce ați finalizat planurile de urgență, asigurați-vă că acestea sunt rapid accesibile tuturor angajaților și părților interesate.

Revizuiți-vă planurile de urgență din când în când și actualizați-le după cum este necesar. Și este cea mai bună practică să vă informați și angajații cu privire la modificări, deoarece acestea pot include actualizări ale rolurilor și responsabilităților acestora.

Ce părere aveți despre planurile de urgență?

Așa faci un plan de urgență detaliat. Enumerați incidentele majore care ar putea dăuna operațiunilor dvs. de afaceri, prioritizați-le în funcție de impactul și probabilitatea lor, creați un plan de acțiune care să explice ce ar trebui să faceți în cazul în care acestea apar și revizuiți-le și actualizați-le frecvent.

Care este procesul de planificare pentru situații de urgență la organizația dvs.? Anunțați-ne în secțiunea de comentarii de mai jos.