Ghidul complet pentru analiza impactului asupra afacerii cu șabloane

Analiza impactului asupra afacerii este una dintre cele mai importante componente ale procesului de planificare a managementului continuității afacerii. În timpul analizei, identificați modul în care potențialele întreruperi ar afecta funcțiile cheie ale afacerii și performanța generală a organizației dvs.

În această postare, vom acoperi tot ce trebuie să știți despre analiza impactului asupra afacerii, împreună cu șabloane utile pe care le puteți folosi pentru a obține un avans în procesul de planificare.

Ce este o analiză de impact asupra afacerii

După cum sugerează și numele, procesul BIA identifică expunerea și impactul unor amenințări sau întreruperi specifice asupra funcțiilor dvs. de afaceri și asupra organizației dvs.

Consecințele unei astfel de întreruperi pot include pierderea financiară, pierderea reputației și pierderea poziției competitive, pe lângă pierderea potențială a personalului, pierderea datelor și chiar pierderea accesului la clădiri.

Analiza impactului asupra afacerii constă în evaluarea funcțiilor critice de afaceri ale organizației, analiza potențialului impact perturbator asupra acestora și colectarea informațiilor necesare dezvoltării strategiilor de recuperare prin care vor fi determinate resursele necesare pentru recuperarea și reluarea acestora în cazul unui dezastru. .

O analiză a impactului asupra afacerii constă de obicei din următorii pași care urmează să fie conduși de managerul BCP (Business Continuity Plan);

• Stabilirea criteriilor de impact asupra afacerii folosind chestionarul BIA
• Prioritizarea importanței fiecărei unități de afaceri față de criteriile stabilite
• Consolidarea constatărilor și clasamentelor
• Prezentarea rezultatelor finale către conducerea executivă pentru a confirma clasificările critice și listele de priorități

Elemente ale unei analize de impact asupra afacerii

Un BIA de succes ar trebui să producă următoarele rezultate.

• Raport detaliat cu informații despre,
  • Prioritizarea funcțiilor critice de afaceri
  • Clasificarea criticității
  • Limite tolerabile
  • Prioritate de restaurare

• Analiza impactului (atât cantitativ, cât și calitativ) a funcțiilor de afaceri indisponibile și a problemelor și daunelor cauzate de indisponibilitatea acestora.
• Resurse minime necesare pentru a recupera funcțiile de afaceri critice prioritizate.

Când se efectuează un BIA

BIA poate fi folosit atunci când aveți nevoie,

• Evaluați impactul întreruperii asupra unei funcții sau a unui proces de afaceri din cadrul organizației.
• Determinați și înțelegeți măsura în care există dependențe funcționale și operaționale cheie în cadrul organizației.
• Stabiliți prioritățile și secvența în care ar trebui restaurate funcțiile cheie de afaceri și sistemele IT perturbate.

Importanța și beneficiile unei analize de impact asupra afacerii

Un BIA este un proces de autoevaluare care poate duce la următoarele avantaje.

• Oferă informațiile necesare atât pentru luarea deciziilor, cât și pentru încorporarea în planul de continuitate a afacerii.
• Ajută la identificarea proceselor cheie de afaceri care sunt esențiale pentru supraviețuirea organizației și direcționează efortul și resursele către ceea ce contează.
• Evaluează efectele întreruperii operațiunilor sau proceselor cheie de afaceri din cadrul organizației.
• Ajută întreaga organizație să se implice în planificarea continuității afacerii, permițând în același timp fiecărui șef al unei unități de afaceri să evalueze operațiunile și să atribuie o valoare timpului de nefuncționare.
• Identifică echipamentele și resursele necesare pentru a rula funcțiile critice ale afacerii și asigură disponibilitatea acestora.
• Evaluează impactul pe care l-ar avea asupra veniturilor, sprijinului investitorilor, serviciului clienți, avantajului competitiv și cotei de piață în cazul în care o funcție critică de afaceri nu poate fi îndeplinită.
• Ajută la identificarea resurselor vitale necesare pentru a menține condițiile normale de funcționare într-un mod eficient din punct de vedere al costurilor.

BIA vs evaluarea riscurilor

În timp ce evaluarea riscurilor urmărește să identifice amenințările care vor afecta afacerea și să minimizeze probabilitatea producerii dezastrelor, analiza impactului asupra afacerii urmărește să stabilească echilibrul optim între durata de recuperare și cost, ceea ce ajută la justificarea cheltuielilor cu contramăsurile de risc și pentru recuperare. capacitatea.

Deși evaluarea riscurilor și analiza impactului asupra afacerii sunt tratate ca activități separate, pentru toate scopurile practice, acestea sunt ambele părți ale procesului general de management al riscului al unei organizații.

BIA vs. Planificarea recuperării în caz de dezastru

BIA este unul dintre pașii vitali în planificarea recuperării în caz de dezastru. BIA este folosit pentru a evalua și a aduna informații despre efectele precise ale dezastrului asupra organizației. BIA, care identifică funcțiile critice de afaceri și impactul întreruperii asupra acestora, oferă informațiile necesare pentru a defini strategiile de recuperare în caz de dezastru ca răspuns la dezastre.

BIA vs. Planificarea continuității afacerii

Analiza impactului asupra afacerii și analiza riscurilor sunt domenii ale managementului continuității afacerii. În timp ce planurile de continuitate a afacerii se bazează pe informații, analiza de risc și BIA furnizează aceste informații și pun bazele tuturor planurilor aferente.

Cum se efectuează un BIA

Aici am enumerat pașii pe care trebuie să-i urmați pentru a efectua un BIA eficient.

Planificați-vă procesul BIA

O analiză a impactului asupra afacerii este un proiect în sine. Și ca orice proiect obișnuit, are nevoie de planificare. Cu un plan adecvat care stabilește domeniul de aplicare al analizei, scopurile și obiectivele, echipa de proiect, calendarul, bugetul și părțile interesate implicate, veți putea duce totul până la capăt fără obstacole neașteptate.

Descoperiți mai multe documente relevante de management de proiect cu lista noastră cuprinzătoare de șabloane de documentație de proiect.

Adună informații

Pentru a realiza un BIA eficient, ar trebui să aveți o idee de primă mână și informații despre,

• Cum funcționează procesele cheie de afaceri
• Intrări și ieșiri ale procesului
• Resurse și instrumente necesare
• Durata procesului
• Utilizatorii finali ai procesului
• Potențiale întreruperi ale procesului
• Impactul financiar, operațional și juridic al unor astfel de amenințări

Puteți aduna aceste informații prin,

• Discutarea sau intervievarea proprietarilor de procese și părților interesate
• Crearea și partajarea unui chestionar de analiză a impactului asupra afacerii pentru a colecta informații despre funcțiile de afaceri, sistemele de suport și sistemele IT

Verificați și analizați informațiile

Validați și verificați acuratețea informațiilor adunate prin chestionare cu proprietarii de procese de afaceri și coordonatorii unităților de afaceri.

Pe măsură ce analizați informațiile, identificați funcțiile de afaceri care sunt vitale pentru a vă menține afacerea în mișcare. Enumerați aceste procese împreună cu resursele necesare, cum ar fi angajații, materiile prime, echipamentele etc., care sunt necesare pentru a le menține în funcțiune și pentru a stabili un calendar și un buget pentru recuperarea lor.

În acest fel, atunci când unul dintre procese este întrerupt, veți ști pe care să îl reinstalați mai întâi și veți determina cu ușurință care resurse sunt absolut esențiale.

Documentați și prezentați constatările

În această fază a analizei, trebuie să pregătiți rezumatul executiv și raportul BIA. Obiectivul raportului de analiză a impactului asupra afacerii este de a oferi informațiile necesare de care managementul superior are nevoie pentru a dezvolta strategii de recuperare bazate pe date.

Deși raportul ar trebui să includă priorități de recuperare susținute de grafice de date, diagrame și alte ajutoare vizuale, prezentați constatările, recomandările și pașii ulterioare conducerii superioare atât în ​​rapoarte scrise, cât și orale.

BIA trebuie revizuită și actualizată pe măsură ce afacerea se schimbă din cauza schimbărilor organizaționale și tehnologice.

Șabloane BIA

Analiza de impact al afacerii necompletate

Șablon de raport de analiză a impactului asupra afacerii

Cum poate ajuta la desfășurarea unui BIA

Instrumente vizuale pentru a comunica și a colabora mai bine

Puteți crea orice, de la simple diagrame de flux până la structuri complexe de defalcare a lucrărilor cu bibliotecile standard de forme Crately pentru peste 50 de tipuri de diagrame. Fie că mapați pur și simplu un proces, creați ajutoare vizuale pentru raportul dvs. BIA sau creați un tablou de bord pentru o prezentare, o puteți face cu ușurință pe Creately.

Centralizează-ți toate informațiile

Introduceți toate informațiile despre procesele dvs. de afaceri, părțile interesate și echipele pe panza cu note integrate și capabilități de bază de date. Creately are documente complete pentru fiecare formă de pe spațiul de lucru, permițându-vă să stocați o multitudine de informații, indiferent dacă este vorba despre un pas într-o hartă a procesului sau o celulă dintr-un registru de părți interesate. Creați o singură sursă de adevăr pentru echipele dvs. în timpul proiectului BIA.

Coordonează-ți toată munca într-un singur loc

Instrumentele agile de gestionare a proiectelor încorporate de la Creately, inclusiv vizualizările proiectelor (de exemplu, panouri Kanban, cronologie, diagrame Gantt etc.), atribuirea rolurilor, urmărirea progresului și integrările, permit echipelor să-și simplifice derularea proiectelor chiar în aplicație.

Colaborare în timp real

Menține-ți echipa angajată și colaborează ca și cum ai fi în aceeași cameră, indiferent unde te afli. Urmărirea mouse-ului în timp real, previzualizări sincronizate, comentarii și fire de discuții, partajare avansată și permisiuni și istoricul versiunilor pentru a ține evidența modificărilor.

Aveți mai multe sfaturi despre efectuarea unei analize a impactului asupra afacerii?

Efectuarea unei analize a impactului asupra afacerii poate consuma timp și necesită un efort considerabil, dar rezultatul poate fi instructiv și valoros. La sfârșitul acestuia, veți fi obținut o perspectivă valoroasă asupra organizației dumneavoastră și a funcțiilor sale, care este necesară pentru a o duce mai departe.

Sperăm că acest ghid vă va ajuta să realizați un BIA de succes.

Mai aveți sfaturi de împărtășit? Anunțați-ne în secțiunea de comentarii de mai jos.