Business Intelligence în educație: ediția școlară

Școlile generează mai multe date decât pot gestiona și pot folosi în mod eficient. Înconjurați de toate aceste informații, ei sunt încă înfometați de perspective. Și nu este de mirare – gestionarea manuală a tonelor de documente pe hârtie sau, în cel mai bun caz, a foilor de calcul Excel este o plăcere dubioasă care necesită eoni de timp deja limitat.

Din fericire, tehnologia actuală permite instituțiilor de învățământ să facă o schimbare considerabilă în modul în care lucrează. În același timp, neglijarea tendințelor EdTech are ca rezultat o mulțime de oportunități ratate. În timp ce unele școli se îneacă în cantități uriașe de date, altele navighează cu ușurință în aceste ape datorită Business Intelligence (BI). În acest articol, investigăm modul în care BI îi ajută pe administratorii școlii, profesorii, elevii și părinții.

Care sunt provocările legate de educație care pot fi gestionate prin aplicarea Business Intelligence?

Școlile au multe în farfurie:

Alocarea resurselor financiare disponibile. Finanțarea depinde de o multitudine de factori. Numărul de studenți și mărimea claselor, prezența studenților și rezultatele academice, ofertele de programe și multe altele - toate acestea contează pentru sponsori. Într-o situație în care școlile trebuie să facă mai mult cu mai puțin, ar fi bine să aibă o viziune clară asupra a ceea ce au de fapt.

Resursele limitate ale profesorilor. Pregătirea diverselor materiale de învățare, urmărirea progresului elevilor, întâlnirea cu părinții, completarea rapoartelor, – se pare că profesorii au nevoie de un ținător de timp pentru a îndeplini toate aceste sarcini. Cuplat cu deficitul de profesioniști, un astfel de volum de muncă este imposibil de gestionat fără ajutorul tehnologiei. Școlile au nevoie de sprijin tehnologic pentru a monitoriza sarcinile de lucru alocate și pentru a oferi profesorilor un program de lucru echilibrat și un număr suficient de clase.

Cantități masive de documente. Cercetarea lui McKinsey dezvăluie că automatizarea a 20-40% din activitățile pe hârtie ale profesorilor va duce la eliberarea a 13 ore pe săptămână. Ar contribui la reducerea volumului de muncă al profesorilor la un nivel normal, deoarece acum este de cel puțin 50 de ore pe săptămână. Administratorii școlii vor respira mai ușor după implementarea BI, deoarece tehnologia simplifică managementul administrativ și ajută la îndeplinirea mai rapidă a cerințelor de raportare.

Standardizarea experienței studenților. O abordare universală demotivează studenții și afectează negativ implicarea acestora. Aceasta duce la performanțe slabe și înrăutățește evaluarea școlii. De asemenea, părinții nemulțumiți de notele copiilor lor pot crede că profesorii sunt de vină și relația dintre ei va deveni tensionată.

Implicarea insuficientă a părinților în procesul educațional. Nu este de mirare, mai ales dacă ambii părinți lucrează și timpul întâlnirilor cu profesorii nu coincide cu timpul lor liber.

Lipsa vizibilității datelor școlare pentru sponsori. Când oamenii investesc în îmbunătățiri, ei vor, evident, să vadă unde se duc banii lor și cât de eficient este școala.

Cum schimbă tehnologia BI performanța sarcinilor administrative?

Aplicarea Business Intelligence în educație oferă administrației școlii:

1. Toate datele necesare adunate la un loc

Toate informațiile sunt organizate într-un depozit, astfel încât administrația școlii să nu fie nevoită să extragă date din mai multe surse. În ultimele etape ale procesării datelor, datele sunt vizualizate sub formă de tablouri de bord intuitive și ușor de analizat în cadrul unor instrumente speciale de BI precum Power BI, Tableau, Qlik etc. Să luăm ca exemplu situația granturilor. Școlile trebuie să caute finanțare, dar necesită prea mult timp pentru a ține evidența manuală a granturilor pentru care școala ta poate aplica. Datorită BI, toate informațiile despre ei pot fi strânse, analizate și apoi prezentate părților interesate în mod automat.

2. Activități optimizate

Procese precum gestionarea bugetelor, comandarea resurselor, plata facturilor, gestionarea programării, asigurarea compatibilității școlii cu legile și reglementările relevante, angajarea personalului și altele necesită timp. Luați programarea, de exemplu. Este una dintre cele mai solicitante sarcini de administrare, care este aproape imposibil de introdus într-un algoritm. Planificarea este întotdeauna realizată de o persoană – software-ul BI nu va crea automat un program, dar va evidenția lacunele în unul generat de oameni. De exemplu, soluția de Business Intelligence vă va concentra atenția asupra intervalelor de orar atunci când profesorul are doar prima și a patra lecție și veți putea gestiona timpul angajaților dvs. mai adecvat și mai eficient.

3. Raportare simplificată cu vizibilitate sporită a proceselor

Cu BI, datele pentru diferite tipuri de rapoarte, împreună cu informațiile cheie pentru sponsori sunt adunate automat. În loc de numeroase tabele cu text și numere, este împachetat în vizualizări de date ușor de înțeles. Atunci când raportarea se bazează pe vizibilitatea clară a proceselor școlare, administrația poate nu doar să înțeleagă informații, ci să obțină informații cu adevărat valoroase din acestea. Analiza datelor bine organizate și prezentate ajută la găsirea de noi modalități de economisire a banilor pentru școală.

4. Capacitatea de a prezice schimbări viitoare

BI în educație combinată cu Machine Learning (ML) poate fi folosit pentru a analiza unde veți ajunge dacă decideți să faceți modificări sau să rămâneți pe calea curentă. De exemplu, tehnologia vă va ajuta să monitorizați înscrierea studenților și dimensiunea clasei pentru planificarea resurselor și calcularea cerințelor de finanțare de stat și a plăților. Funcționează în același mod și cu activități extracurriculare, cum ar fi evenimente sportive, curățenie, securitate, prelegeri pentru invitați etc. Soluțiile BI colectează datele despre acestea și, pe baza cheltuielilor din anii precedenți, fac ipoteze despre cheltuielile viitoare, astfel încât să vă puteți aloca bugetul cu înțelepciune.

5. Vizibilitatea angajatului

Contractul profesoarei de matematică se încheie luna viitoare, profesoara de muzică intră în concediu de maternitate peste două luni... De câte situații ca acestea trebuie să aveți în vedere pentru a lua decizii privind prelungirea contractului sau angajarea de noi profesori din timp? BI vă va ajuta să urmăriți aceste date. De asemenea, Business Intelligence în educație poate fi privită ca o posibilitate de a monitoriza starea și volumul de muncă al profesorilor pentru a preveni epuizarea acestora. Sondajul NEA a arătat că 55% dintre profesorii din SUA plănuiesc să părăsească studiile din cauza epuizării. Cu BI, veți putea observa dacă programele unor profesori sunt supraîncărcate și veți putea realoca volumul de muncă. Dacă evitați schimbarea personalului, va fi o valoare suplimentară pentru părinți și elevi, deoarece nimeni nu este fericit când profesorii se schimbă constant.

6. Identificarea ușoară a comportamentului riscant în rândul elevilor

De asemenea, tehnologia ajută la observarea, colectarea și analizarea comportamentului elevilor pentru a efectua evaluări de risc. O astfel de abordare contribuie la transformarea școlii într-un spațiu mai sigur. De exemplu, într-un tablou de bord, profesorii pot lăsa note despre comportamentul elevilor. Soluția BI va vizualiza frecvența acestor comentarii și gradul de importanță a acestora. Folosind-o, administrația școlii este capabilă să evidențieze când comportamentul unui elev este perturbator pentru alții și să ia măsuri pentru a preveni transformarea acestor comportamente riscante în accidente majore.

7. Implicarea sporită a sponsorilor

Analiza simplă și clară ajută la atragerea sponsorilor și îi menține implicați în inițiativele școlare. Există o șansă lungă în care vor săpa în rapoartele foilor de calcul, în timp ce tablourile de bord informative și convenabile au șanse mai mari de a le atrage atenția.

Mai mult, Business Intelligence în educație vă permite să generați automat imagini vizuale pentru sponsori. Fără software BI, personalul administrativ petrece de obicei 2-3 săptămâni pentru a aduna și pregăti toate informațiile necesare.

Cum influențează BI peisajul educațional pentru profesori?

Sarcinile profesorilor sunt cele care pot fi schimbate semnificativ în bine cu soluțiile BI. Aplicarea Business Intelligence în educație ajută la:

1. Reduceți timpul și efortul petrecut pe documente

Profesorii cu normă întreagă lucrează 51-57 de ore pe săptămână și petrec mai mult de jumătate din acest timp activităților nepredare. Nu este de mirare că nivelul de depresie în rândul profesioniștilor din educație este mult mai ridicat decât în ​​rândul populației generale – 32% față de 19%. În același timp, aproape jumătate dintre profesori nu își împărtășesc problemele de sănătate mintală cu nimeni la locul de muncă, deoarece le este frică de stigmatizare.

Aplicarea Business Intelligence în educație poate salva profesorii de la arderea uleiului de la miezul nopții și poate minimiza impactul negativ asupra sănătății lor mentale și fizice. Pe lângă faptul că aveți grijă adecvată de bunăstarea angajaților dvs., puteți utiliza soluția BI pentru a elibera timpul profesorilor, astfel încât aceștia să poată ajunge din urmă cu studenții cu performanțe slabe sau să-și îmbunătățească calificările.

2. Urmăriți progresul elevilor în timp real și corectați-l rapid

Având date despre performanța elevilor, practic, pe un platou de argint, le permite profesorilor să-și evalueze progresul, să identifice talentele la timp sau să identifice problemele și să găsească rapid modalități de a le rezolva. Soluția BI îi ajută pe profesori să urmărească continuu traseul de învățare al elevilor în loc de o analiză post-factum la sfârșitul trimestrului.

Profesorii pot avea un sentiment instinctiv despre care studenți au nevoie de mai multă atenție în anumite momente, dar software-ul BI susține această bănuială profesională cu date reale într-o formă ușor de înțeles. Construirea foilor de calcul pentru a analiza datele privind performanța și prezența necesită timp chiar și pentru un student, ca să nu mai vorbim de faptul că analiza trebuie făcută pentru o medie de peste 25 de studenți pe clasă.

Acum, imaginați-vă că un profesor dorește să adauge un al treilea factor pentru analiză, de exemplu, date despre bunăstare sau factori familiali, cum ar fi divorțul, părinții singuri, violența etc., care indică faptul că un elev are nevoie de puțin mai mult ajutor. Acest lucru ar însemna de obicei profesorul trebuie să înceapă să construiască o nouă foaie de calcul și poate părea că trebuie să renunțe la planurile de weekend pentru a finaliza proiectul.

Profitând de BI în educație, folosiți timpul profesorilor mai eficient, ținându-i ocupați doar analizând informațiile procesate automat.

3. Implicați părinții în procesul educațional cu informații semnificative despre copiii lor

Datele organizate și structurate sunt, de asemenea, convenabile pentru a fi partajate cu alții. Economisește timpul profesorilor pentru a se pregăti pentru întâlnirile lor cu părinții elevilor. Timpul eliberat poate fi alocat pentru o analiză mai profundă și mai atentă a informațiilor colectate automat.

Iată un exemplu de tablou de bord în care profesorii de la clasă pot monitoriza scorurile de implicare ale elevilor lor la diferite materii, prezența și nivelul de performanță la toate disciplinele și pot revizui acești parametri în detaliu pentru anumiți studenți și materii.

Profesorii de materii pot lăsa feedback pentru a facilita profesorilor de la clasă și părinților să înțeleagă pe deplin succesul elevilor în învățarea anumitor subiecte sau a materiei în general.

Cum îi ajută pe părinți Business Intelligence în sectorul educațional?

Deoarece copiii își petrec o parte semnificativă a timpului studiind, este firesc important ca părinții să fie informați despre activitățile educaționale ale copilului lor și despre bunăstarea la școală. Soluțiile BI oferă părinților:

1. Vizibilitatea în timp real a progresului copiilor lor și posibilitatea de a rămâne în contact cu profesorii

Cel mai răspândit motiv pentru care părinții nu participă la întâlnirile școlare este că pur și simplu nu o pot face din cauza programului lor de lucru. În SUA, procentul familiilor cu copii sub 18 ani și cu ambii părinți lucrând cu normă întreagă este de 59,8%, în țările europene rata medie este de 61%, dar în unele țări scandinave, aceasta depășește 80%. Tehnologia care simplifică și accelerează conversațiile dintre profesori și părinți este din ce în ce mai valoroasă în aceste circumstanțe.

Tehnologia BI permite părinților să acceseze date legate de ceea ce învață copilul lor. Îi încurajează să se conecteze cu profesorul copilului lor și să descarce materiale de învățare dacă elevul ar trebui să facă sarcini suplimentare pentru a-și îmbunătăți notele. Datorită tablourilor de bord simple, părinții pot vedea nivelul real de performanță al copiilor lor. Funcționalitatea tablourilor de bord mai complexe oferă părinților posibilitatea de a adresa profesorilor întrebări despre procesul de învățare și de a obține răspunsuri sau sfaturi.

2. Păstrând legătura strânsă cu copiii lor

De obicei, este ușor să-i întrebi pe copiii din școala elementară despre cum merg lucrurile la școală – ei tind să împărtășească cum a decurs ziua lor. Dar obținerea unui răspuns la aceeași întrebare de la adolescenți poate fi destul de dificil. Aici soluția BI poate fi de mare ajutor. Examinând comentariile profesorilor în tabloul de bord al copilului dvs., puteți înțelege mai bine interesele și problemele acestora și puteți găsi subiectele de discutat în timpul micului dejun sau al cinei. Astfel de discuții mici nu sunt puțin lucru. Un sondaj OCDE a investigat relațiile dintre performanța elevilor și implicarea părinților în procesul educațional și a arătat că doar 52% dintre părinți din întreaga lume discută despre bunăstarea copiilor lor la școală în fiecare zi sau aproape în fiecare zi. Între timp, elevii ai căror părinți fac acest lucru cel puțin o dată pe săptămână au mai multe șanse să declare un nivel ridicat de satisfacție cu viața și să obțină scoruri mai mari.

Deci, pentru părinți, BI în educație face viața școlară a copilului lor la doar un clic distanță de un buton.

3. Conștientizarea aspectelor non-academice ale vieții școlare a copiilor

Urmărirea progresului de învățare al copiilor este esențială, dar există și alte lucruri de care părinții sunt interesați, de exemplu, mesele școlare. Cu o soluție BI, părinții pot vedea meniul de mic dejun și prânz pentru luna următoare și pot alege între variante alternative precum carne sau un preparat vegetarian, suc de fructe în loc de lapte, dacă elevul are intoleranță la lactoză. Acest lucru este deosebit de important pentru elevii de școală elementară care, din cauza vârstei lor, nu pot identifica întotdeauna dacă pot mânca anumite feluri de mâncare. Și atunci când părinților li se oferă posibilitatea de a decide în prealabil un meniu, ei pot evita îngrijorarea că copilul lor va mânca ceva greșit sau nu va mânca deloc.

Dacă cantina școlii acceptă tehnologia de plată a brățării, părinții pot, de asemenea, să monitorizeze ceea ce cumpără copiii lor și să limiteze cantitatea de achiziții.

Cum sprijină tehnologia BI studenții?

Implementarea BI în sectorul educațional asigură o experiență de studiu mai bună, îi ajută pe studenți să-și dezvolte talentele și, de asemenea, le creează un spațiu sigur. Tehnologia oferă studenților:

1. Experiență de învățare personalizată

Deoarece profesorii sunt capabili să urmărească în mod constant performanța individuală a fiecărui elev, ei pot sfătui materiale suplimentare și foi de lucru personalizate pe baza subiectelor cu care elevul este blocat. Cercetările RAND arată că studenții care au început sub norma națională și apoi au șansa de a valorifica personalizarea în învățare au atins aceste norme până la sfârșitul anului universitar și le-au depășit în doi ani.

„Cursanții se bucură de a face o muncă care este provocatoare, dar posibilă și, prin urmare, plină de satisfacții atunci când face clic”, a spus Brian Galvin, director academic la Varsity Tutors.

2. Încrederea în sprijinul psihologic sigur disponibil în orice moment

Multe școli au la dispoziție un psiholog sau un consilier, dar doar a avea unul nu este suficient pentru ca elevii să caute ajutor dacă au nevoie de el, deoarece nu pot fi siguri că datele lor private vor fi în siguranță. Școlile ar trebui să ofere studenților posibilitatea de a cere sfaturi sau ajutor în mod anonim și să le ofere posibilitatea unei întâlniri personale cu specialistul pe baza consimțământului lor. Ce legătură are asta cu BI în educație? Software-ul Business Intelligence permite psihologilor să colecteze solicitările studentului și să le potrivească cu datele despre nivelul de prezență al acestuia pentru o înțelegere mai profundă a situației în cazul în care studentul ar dori să-și dezvăluie identitatea. O astfel de abordare ajută școlile să aibă mai multă grijă de starea psihologică a elevilor, de climatul emoțional din cursuri și, de exemplu, să sesizeze cazuri de agresiune în stadii incipiente.

3. Planificarea carierei în liceu

Imaginează-ți cât de ușor poate fi pentru elevi să-și aleagă viitoarea profesie dacă datele despre performanța lor la diferite materii sunt colectate automat pe parcursul întregii vieți școlare și apoi prezentate într-un tablou de bord clar. În acest fel, studenții obțin portrete digitale cu drepturi depline ale lor, care reflectă toate punctele lor forte și punctele slabe. În plus, aceste tablouri de bord pot afișa cele mai potrivite colegii și universități pentru admitere în funcție de interesele studentului și de analiza punctajelor. Este, de asemenea, posibil să evidențiezi subiectele sau domeniile în care este necesară îmbunătățirea dacă studentul dorește să se înscrie la o anumită universitate și să aleagă o anumită specializare.

Dacă punem împreună toate părțile interesate pe care BI îi ajută în procesul educațional, vom obține o astfel de hartă mentală.

Maximizați-vă oportunitățile de a analiza datele

Posibilitățile care vin odată cu aplicarea Business Intelligence în educație sunt nenumărate. Cu toate acestea, nici nu este fără muscă în unguent. Sunt atât de multe date de colectat și analizat, încât este posibil să vă confruntați cu paralizie și oboseală de date chiar înainte de a începe inițiativa de Business Intelligence. Prin urmare, este esențial să dezvoltați o strategie incrementală bine gândită pentru implementarea software-ului BI - să fiți determinat despre ceea ce aveți nevoie este deja jumătate din luptă. Găsirea partenerului tehnologic potrivit, care poate dezvolta și implementa fie unele componente BI, fie o soluție cu drepturi depline, ar trebui să fie parte integrantă a planificării proiectului dumneavoastră. Specialiștii BI cu experiență relevantă în industrie vă vor ajuta la identificarea tuturor capcanelor posibile în avans și la atingerea obiectivelor dorite în cel mai eficient mod, astfel încât să vă bucurați doar de modul în care Business Intelligence schimbă în bine modul în care lucrați.

Pentru a afla cu ce să începeți, rezervați o consultație cu experții noștri BI.

Articolul a fost publicat inițial aici