Cum să stăpânești arta plastică a planificării și a bugetului de afaceri

Începerea unei afaceri este un lucru provocator: trebuie să muncești din greu și să faci tot posibilul pentru a-i asigura succesul. Cu toate acestea, munca nu se termină chiar și atunci când afacerea dvs. devine efectiv operațională. Încă trebuie să faceți mult mai mult pentru a vă asigura că se va menține pe drumul cel bun.

Desigur, ar putea fi greu, mai ales pentru începători. Se pare că trebuie să fii cu ochii pe atât de multe lucruri și să te concentrezi pe atât de multe sarcini urgente în fiecare zi încât nu mai rămâne timp pentru planificarea afacerii și bugetarea. Cu toate acestea, este foarte important să găsiți acel timp, deoarece planificarea afacerii și bugetarea sunt de fapt unul dintre cele mai importante lucruri pentru succesul în afaceri.

De ce asa? Pentru că un plan vă permite să înțelegeți mai bine cum vă vedeți afacerea, cum doriți să o dezvoltați și așa mai departe. Atunci când creezi un plan, stabilești ținte pe care vrei să le atingi, precum și definiți modalitățile de evaluare a succesului afacerii tale.

Practic, planificarea vă oferă toate instrumentele necesare pe care le puteți folosi pentru a vă îmbunătăți afacerea în viitorul apropiat. Cu toate acestea, acest lucru se întâmplă numai atunci când planificarea este făcută corect.

Ce să includeți în planul dvs. anual?

Dacă vrei să creezi un plan de afaceri perfect, trebuie să știi ce trebuie inclus în el și cât de mare va fi. Desigur, nu există limitări stricte la dimensiunea unui plan de afaceri, deoarece fiecare afacere este diferită. Cu toate acestea, dacă o faceți pentru prima dată, vă recomand să începeți cu un plan anual: nu este prea mare și nici prea scurt.

Un plan anual bun trebuie să includă următoarele lucruri:

• un rezumat executiv
• o listă de produse și servicii pe care le oferiți (sau intenționați să le oferiți în acest an)
• o descriere detaliată a pieței dvs. țintă
• un plan financiar
• un plan de marketing, precum și un plan de vânzări
• repere și metrici
• o descriere a echipei dvs. de management

Pentru a-l scrie în cel mai bun mod posibil, trebuie să vă gândiți la starea actuală a companiei dumneavoastră și la cum ar trebui să arate până la sfârșitul anului. Descrie-ti piata tinta, gandeste-te la obiectivele care trebuie atinse in acest an, la produsele si serviciile care trebuie lansate.

Vizualizează informațiile pentru a-ți fi mai ușor să vezi întreaga imagine (acest lucru este deosebit de important pentru cei care nu au prea multă experiență în planificare). Puteți folosi diagrame și diferite tipuri de diagrame, cum ar fi hărți mentale, pentru a vizualiza și organiza ideile și planurile.

Încearcă să alegi câteva obiective principale pentru compania ta și să le adaugi în planul anual fiind cât se poate de concrete: de exemplu, dacă vrei să-ți crești câștigurile, ar trebui să specifici cu cât (10%, 15% etc.). De asemenea, este bine să vă gândiți la obstacolele cu care vă puteți confrunta și să găsiți câteva modalități de a minimiza potențialele riscuri care ar putea apărea.

Amintiți-vă că, deși un plan de afaceri trebuie să fie specific și detaliat atunci când îl scrieți, acesta nu ar trebui să rămână static până la sfârșitul anului. Nicio afacere nu este suficient de previzibilă pentru ca acest lucru să se întâmple: ar trebui să o înțelegi și să te pregătești să acționezi rapid, adăugând modificări unui plan de afaceri dacă se întâmplă ceva neașteptat.

Ciclul de planificare a afacerii

După cum am spus, planificarea obișnuită a afacerii nu este un lucru static – de fapt, este un ciclu care de obicei arată astfel:

• Îți faci ceva timp pentru a evalua eficiența afacerii tale. Pentru a face acest lucru, ar trebui să comparați performanța sa actuală cu cea de anul trecut – sau cu obiectivele stabilite la începutul acestui an.
• Apoi trebuie să vă gândiți la oportunitățile care ar putea apărea, precum și la amenințările cu care vă puteți confrunta.
• Amintiți-vă atât de succesele, cât și de eșecurile pe care le-a experimentat afacerea dvs. de-a lungul anului trecut. Analizează-le și gândește-te ce se poate face pentru a le repeta/evita.
• Gândiți-vă la principalele obiective de afaceri pe care ați dori să le atingeți și asigurați-vă că le adăugați la noul plan anual (sau editați-l pe cel vechi conform acestora).
• Creați un buget.
• Vino cu obiective bugetare.
• Completați planul.
• Asigurați-vă că îl revizuiți în mod regulat (în fiecare lună, la fiecare trei luni etc.), făcând modificări dacă este necesar.

Repetați întregul ciclu.

Planificarea afacerii și bugetarea

Când o afacere este încă mică și în creștere, ar putea părea inutil să-și planificați bugetul. Cu toate acestea, este esențial dacă doriți să evitați riscurile financiare și să puteți investi în oportunități atunci când apar.

În plus, odată cu creșterea rapidă a afacerii tale, s-ar putea să te trezești într-o situație în care nu mai poți controla toți banii. Extinderea afacerii include de obicei crearea de departamente diferite responsabile de lucruri diferite – și fiecare dintre aceste departamente trebuie să aibă propriul buget.

După cum vezi, cu cât afacerea ta devine mai mare, cu atât devine mai complicată. Deși este în regulă să nu controlezi fiecare cent de unul singur, depinde totuși de tine să te asiguri că afacerea ta continuă să crească în loc să devină neprofitabilă. De aceea este atât de important să creezi un plan bugetar care să îți permită să înțelegi veniturile exacte pe care le aduce afacerea ta până la sfârșitul lunii și valoarea acestuia, pe care poți să economisești sau să cheltuiești pentru diferite lucruri.

Este important de reținut că un plan de afaceri nu este în niciun fel o prognoză. Nu prezice câți bani vei câștiga până la sfârșitul anului. În schimb, este un instrument pentru a vă asigura că afacerea dvs. va rămâne profitabilă chiar și după ce ați acoperit toate cheltuielile necesare.

În plus, un plan de afaceri vă asigură, de asemenea, că veți avea posibilitatea de a investi bani în proiecte viitoare, de a finanța tot ceea ce trebuie finanțat anul acesta și de a îndeplini toate obiectivele de afaceri.

Beneficiile unui buget de afaceri

Întreaga planificare bugetară are o mulțime de avantaje:

Îți permite să evaluezi succesul afacerii tale: când știi exact cât profit ți-a dat afacerea ta la începutul anului, poți să-l compari cu profitul până la sfârșitul anului, înțelegând dacă obiectivele tale financiare au fost îndeplinite sau nu.

Permite gestionarea eficientă a banilor: de exemplu, dacă economisiți bani pentru cheltuieli unice estimate, nu veți fi surprins de acestea.

Ajută la identificarea problemelor înainte ca acestea să se întâmple: de exemplu, dacă îți evaluezi bugetul și vezi că venitul rămas după acoperirea tuturor cheltuielilor este destul de mic, vei înțelege că trebuie să faci mai mult profit în acest an.

Ajută la luarea unor decizii mai inteligente, investind doar bani pe care îți poți permite să-i investești.

Vă permite să vă gestionați afacerea mai eficient, alocând mai multe resurse proiectelor care au cel mai mult nevoie de ele.

Ajută la creșterea motivației personalului.

Practic, când ai pregătit un plan bugetar, ai spatele acoperit.

Cum se creează un buget?

Există atât de multe articole scrise despre cum să creezi un buget de afaceri perfect, dar cele mai multe dintre ele se limitează la aceste 5 lucruri simple:

• Evaluează-ți sursele de venit. Trebuie să afli câți bani aduce afacerea ta zilnic pentru a înțelege câți bani îți poți permite să investești și să cheltuiești.

• Faceți o listă cu cheltuielile dvs. fixe. Acestea se repetă în fiecare lună și cantitatea lor nu se modifică. Unii oameni uită să excludă din venitul lunar suma necesară pentru acoperirea acestor cheltuieli, dar este important să facă acest lucru pentru a înțelege clar bugetul.

• Nu uitați de cheltuielile variabile. Acestea nu au un preț fix dar încă trebuie plătite în fiecare lună. Veniți cu o sumă aproximativă pe care va trebui să o plătiți și includeți-o în buget.

• Preziceți-vă cheltuielile unice. Fiecare afacere are nevoie de ele din când în când, dar dacă îți planifici bugetul uitând de aceste cheltuieli, cheltuirea banilor pe ele l-ar putea afecta foarte mult și nu într-un mod pozitiv.

• Când enumerați toate sursele de venituri și cheltuieli, este timpul să le adunați pe toate. Evaluează câți bani vei avea în fiecare lună după ce vei acoperi toate aceste cheltuieli. Apoi gândește-te la ce parte din acea sumă îți poți permite să investești în ceva.

În timp ce un întreg proces de creare a bugetului ar putea părea prea complicat, totuși ar trebui să găsești timp pentru a-l face. Merită din plin efortul – în plus, un astfel de plan te-ar putea ajuta nu numai pe parcursul lunii următoare, ci și pe parcursul anului următor (dacă sursele tale de cheltuieli și venituri nu se vor schimba prea mult).

Desigur, este încă important să-l revizuiți din când în când, făcând modificări atunci când este necesar. Cu toate acestea, procesul de revizuire nu va fi la fel de complicat precum crearea unui plan bugetar de la zero.

Pași cheie în elaborarea unui buget

Dacă nu ați creat niciodată un plan de buget, ați putea face unele greșeli de buget. Cu toate acestea, când vine vorba de planificarea financiară, cea mai mică greșeală ar putea avea un impact negativ. Următoarele sfaturi vă pot ajuta să evitați cu ușurință majoritatea greșelilor, făcând planul bugetar mai realist.

• Încercați să o luați încet

Cu cât petreci mai mult timp pentru buget, cu atât este mai bine pentru tine. Este greu să creezi rapid un plan bugetar impecabil: există șanse mari să ratezi ceva. De aceea, este vital să vă asigurați că ați enumerat toate sursele de venituri și cheltuieli și că sunteți bine pregătit.

• Puteți folosi datele de anul trecut

Datele de anul trecut te-ar putea ajuta să vezi mai bine întreaga imagine: o poți compara cu datele de anul acesta, aflând dacă veniturile tale au crescut sau au scăzut. Cu toate acestea, ar trebui să-l utilizați doar pentru comparare și ca ghid. Aveți noi obiective și resurse anul acesta, iar mediul în care lucrați s-a schimbat și el, așa că planificarea și strategiile dvs. actuale ar trebui să difere de cele pe care le-ați folosit anul trecut.

• Asigurați-vă că un buget este realist

Cel mai important lucru despre un plan bugetar este că trebuie să acopere nu numai cheltuielile previzibile, ci și pe cele mai puțin previzibile. Desigur, este dificil să faci predicții, dar utilizarea datelor anterioare împreună cu alte planuri de afaceri ca exemple ar putea face întregul proces mai ușor.

De asemenea, un buget trebuie să fie detaliat: informațiile pe care le conține trebuie să vă permită să monitorizați toate detaliile cheie ale afacerii dvs., fie că este vorba despre vânzări, costuri și așa mai departe. De asemenea, puteți utiliza niște software de contabilitate pentru un management mai eficient.

• Este în regulă să implici oamenii

Dacă afacerea ta este suficient de mare, probabil că ai niște angajați responsabili pentru o parte din operațiunile financiare. Este bine să-i implici și pe aceștia într-un proces de creare a bugetului, folosindu-și cunoștințele și experiența pentru a prezice unele cheltuieli, de exemplu. Dacă oamenii pe care îi implici sunt suficient de experimentați, combinația dintre profesionalismul lor și cunoștințele tale va face un buget mai realist și mai eficient.

• Vizualizarea ajută

Diverse diagrame și diagrame sunt atât de populare în afaceri dintr-un motiv: permit urmărirea cu ușurință a veniturilor și cheltuielilor. De exemplu, puteți crea o diagramă pe baza planului dvs. și o altă diagramă bazată pe un buget real și să le comparați în timpul revizuirilor planificate pentru a vedea dacă planul dvs. de buget funcționează exact așa cum vă așteptați sau nu.

După cum am menționat mai sus, este mai ușor să controlezi finanțele atunci când conduci o afacere mică. O astfel de afacere are nevoie de un singur buget care este creat pentru o anumită perioadă – în majoritatea cazurilor, pentru un an. Afacerile mai mari, însă, au nevoie de altceva. Au diverse departamente, așa că este mai bine să creați mai multe bugete deodată, adaptându-le pe fiecare la nevoile unui anumit departament.

Nu uitați să revizuiți!

Am menționat deja că o revizuire este un proces important pentru fiecare planificare și bugetare de afaceri. Indiferent cât de bun este planul tău, este imposibil să prezici totul cu o precizie de 100%. Afacerea ta va crește și mediul din jurul ei se va schimba, așa că, cu cât vei reacționa mai repede la astfel de schimbări, cu atât este mai bine pentru tine.

De aceea ar trebui să programați din când în când revizuiri ale bugetului. Recomand să începeți cu o revizuire în fiecare lună și apoi să treceți la un program mai confortabil. Revizuirea în fiecare lună vă poate ajuta să observați defectele planului dvs. (care este deosebit de important dacă nu aveți prea multă experiență în acest gen de lucruri), precum și să înțelegeți cât de stabilă este afacerea dvs.

Dacă vezi că nu trebuie să faci schimbări des, ai putea începe să-ți revizuiești planul la fiecare trei sau șase luni (totuși, recomand să o faci mai des).

Puteți folosi diverse diagrame comune pentru a vă ajuta. Cel mai bun lucru despre diagrame este că ajută la vizualizarea bine a datelor, ceea ce este foarte important atunci când trebuie să vedeți întreaga imagine mai clar - și acest lucru se întâmplă adesea în timpul planificării bugetului. De exemplu, o diagramă sau o diagramă a veniturilor companiei dvs. vă poate arăta cât de mult au crescut finanțele dvs. într-o anumită perioadă. Mai mult, dacă observați anumite scăderi într-un grafic (care nu sunt prezise), veți putea reacționa rapid la aceasta, reparând lucrurile care au mers prost.

Ce trebuie să luați în considerare pe parcursul întregului proces de revizuire? În primul rând, venitul dvs. real. Probabil că va fi diferit în fiecare lună: fiecare afacere are propriile perioade de vârf de vânzări și perioade de vânzări reduse, și trebuie să le găsiți și să le amintiți pentru o planificare mai eficientă anul viitor. Este important să verificați dacă venitul se potrivește cu cel pe care l-ați prezis sau nu: dacă nu, trebuie să aflați de ce s-a întâmplat.

În al doilea rând, trebuie să vă evaluați cheltuielile reale. Vedeți dacă diferă de bugetul dvs., cât de mult îl afectează, de ce vă depășesc așteptările (dacă sunt) și așa mai departe.

Probabil cel mai bun lucru despre revizuire este că vă permite să reacționați rapid la toate situațiile neașteptate, salvându-vă afacerea de potențialele necazuri și căderi. Așa că asigurați-vă că nu o săriți peste.

Concluzie

După cum vedeți, scrierea unui plan de afaceri este un proces complex. Trebuie să fii foarte atent, să planifici totul, începând cu obiectivele tale și terminând cu cheltuielile tale, să iei în considerare atâtea lucruri și să implici și alți oameni în planificare dacă se poate. Mai mult, trebuie să înveți tot timpul, să-ți revizuiești planurile, să faci schimbări, să găsești modalități de a reacționa la situații neașteptate.

Dar, deși acest lucru ar putea părea un lucru greu de făcut, este foarte convenabil pentru toți cei care doresc să-și gestioneze afacerea cu succes. Planificarea ia mult de pe umeri și face întregul proces de desfășurare a afacerii mai ușor. Ești capabil să evaluezi eficiența afacerii tale analizând creșterea veniturilor lunare, obiectivele pe care ai vrut să le atingi și așa mai departe. De asemenea, puteți anticipa potențialele căderi ale afacerii dvs. și puteți utiliza instrumentele pe care le aveți pentru a minimiza toate riscurile.

Ești capabil să evaluezi eficiența afacerii tale analizând creșterea veniturilor lunare, obiectivele pe care ai vrut să le atingi și așa mai departe. De asemenea, puteți anticipa potențialele căderi ale afacerii dvs. și puteți utiliza instrumentele pe care le aveți pentru a minimiza toate riscurile.

Sper că acest ghid vă va ajuta să creați un buget și planuri de afaceri puternice și realiste și să le implementați cu succes în conducerea afacerii dvs. Dacă aveți câteva sfaturi despre planificarea afacerii și bugetului pe care doriți să le împărtășiți, vă rugăm să faceți acest lucru în secțiunea de comentarii de mai jos!

Biografia autorului:

Kevin Nelson și-a început cariera ca analist de cercetare și și-a schimbat sfera de activitate în servicii de scriere și marketing de conținut. În afară de scris, el petrece mult timp citind literatură de psihologie și management, căutând cheile de boltă ale ideilor de motivație. Simțiți-vă liber să vă conectați cu el pe Facebook, Twitter, Google+, Linkedin.