Modelarea proceselor de afaceri: definiție, beneficii și tehnici

Având în vedere multe definiții și mai multe modalități de a face acest lucru, modelarea proceselor de afaceri (BPM) poate fi puțin confuză, mai ales pentru un începător. Dar când mergi mai adânc, vei realiza că nu există o mare diferență în majoritatea abordărilor. Acest tutorial de modelare a proceselor de afaceri vă va ajuta să aflați mai multe despre diferitele definiții, caracteristici și istoric din spatele BPM. Și vom aborda pe scurt și diferitele tehnici de modelare a proceselor de afaceri.

Definiția Business Process Modeling

Printre multe definiții disponibile online pentru Business Process Modeling, următoarele sunt câteva care ne-au captat atenția;

• BPM este un mecanism pentru descrierea și comunicarea stării curente sau viitoare a unui proces de afaceri.
• BPM este un mijloc de reprezentare a pașilor, a participanților și a logicii de decizie în procesele de afaceri.
• BPM este o metodă de îmbunătățire a eficienței și calității organizaționale. Începuturile sale au fost în afaceri conduse de capital/profit, dar metodologia este aplicabilă oricărei activități organizate.
• BPM își propune să îmbunătățească performanța afacerii prin optimizarea eficienței activităților de conectare în furnizarea unui produs sau serviciu.
• BPM este un set de activități pentru reprezentarea proceselor de afaceri într-un mod formal, permițând analiza și îmbunătățirea ulterioară a acestor procese.
• Modelarea proceselor de afaceri este o combinație de diferiți pași ai procesului, cum ar fi Maparea proceselor, Descoperirea proceselor, Simularea proceselor, Analiza proceselor și Îmbunătățirea proceselor.

Toate cele de mai sus fiind adevărate, pot fi rezumate la modul în care se desfășoară munca într-o întreprindere sau într-o organizație .

Cum a evoluat BPM

BPM a apărut rapid de-a lungul ultimelor două până la trei decenii și a înlocuit practicile anterioare de eficiență organizațională, cum ar fi Time and Motion Study (TMS) sau Total Quality Management (TQM). O astfel de cerere pentru BPM este rezultatul,

• Creșterea transparenței și a răspunderii tuturor organizațiilor, inclusiv a serviciilor publice și a guvernului
• Creșterea utilizării sistemelor de informare și comunicare
• Complexitatea modernă a afacerilor

BPM poate fi considerat un instrument de management al calității datorită I) naturii sale tehnice, 2) accentului procesului și 3) abordărilor și responsabilităților analitice care decurg în îmbunătățirea calității, pe piață. Modelarea proceselor de afaceri este foarte utilă în managementul schimbării organizațiilor.

Caracteristici notabile de modelare a proceselor de afaceri

O listă rezumată a caracteristicilor BPM este următoarea;

• BPM este de obicei o diagramă care reprezintă o secvență de activități. De obicei, arată evenimente, acțiuni și legături sau puncte de conexiune, în secvența de la capăt la capăt.
• Se concentrează în principal pe procese, acțiuni și activități etc.
• Un model de proces de afaceri include atât procesele IT, cât și procesele umane.
• Modelarea proceselor de afaceri este interfuncțională, combinând de obicei munca și documentația mai multor departamente din organizație.
• Resursele apar în BPM în ceea ce privește modul în care sunt procesate.
• Oamenii (echipe, departamente etc.) apar în BPM în ceea ce privește ceea ce fac, la ce și, de obicei, când și din ce motive, mai ales când există diferite posibilități sau opțiuni, ca într-o diagramă de flux.
• Modelarea proceselor de afaceri poate include, de asemenea, activități ale proceselor și sistemelor organizațiilor externe care alimentează procesul primar.
• În operațiunile unei organizații mari, modelele de procese de afaceri tind să fie analizate și reprezentate mai detaliat decât în ​​organizațiile mici, datorită amplorii și complexității.
• Modelarea proceselor de afaceri este într-o măsură definită și de diferitele instrumente computerizate sau software care sunt utilizate în aplicarea metodelor sale. Aceste instrumente evoluează odată cu schimbarea timpului și, prin urmare, se recomandă să păstrați o minte deschisă asupra modului în care poate fi utilizat BPM.

Ierarhia modelului de proces de afaceri

Următoarea ierarhie este utilizată în principal în modelarea proceselor pentru întreprinderile mari. Ea clasifică toate procesele unei organizații în cinci niveluri, astfel încât să fie mai ușor de eficientizat rezultatul.

Istoria modelării proceselor de afaceri

Originile BPM sunt de secole în urmă. Deci, haideți să facem o scurtă trecere printr-o istorie rezumată a acesteia.

În cele mai vechi timpuri, producția în industria de cabană se realiza de către o persoană care făcea un articol de la început până la sfârșit. Când fabricile au devenit un standard, mulți angajați care făceau câte un articol s-au dovedit consumatoare de timp și ineficiente.

În 1776, „Diviziunea muncii” – Adam Smith a susținut că întreruperea procesului de producție și crearea unor sarcini specifice ar fi simplu și accelerat procesul. El a arătat că dacă diferitele etape ale fabricației ar fi parcurse de oameni diferiți într-un lanț de activități, rezultatul ar fi mult mai eficient. De aici s-a născut procesul de afaceri.

„Timpul și mișcarea” de la începutul anilor 1900 – Gândind înainte, Frederik Winslow Taylor și-a îmbinat „studiul timpului” cu „studiul mișcării” al lui Frank și L. Gilbreth, ceea ce a dus la noi metode științifice de management (1911) și infamul „timpul și mișcarea” studii. Aceste studii au documentat și analizat procesele de lucru cu scopul de a reduce timpul necesar și numărul de acțiuni implicate în fiecare proces, îmbunătățind atât productivitatea, cât și eficiența lucrătorilor. Acest lucru a fost îmbrățișat cu entuziasm de către angajatori și privit cu cinism și animozitate de către muncitori.

La începutul anilor 1900 „cea mai bună cale” – Frank Gilbreth a dezvoltat prima metodă de documentare a fluxului procesului. El și-a prezentat lucrarea „Process charts – First Steps to Finding the One Best Way” Societății Americane pentru Ingineri Mecanici (ASME) în 1921. Până în 1947, Standardul ASME pentru Diagramele de Proces a fost adoptat universal, folosind notația originală a lui Gilbreth.

În anii 1930, dezamăgirea față de linia de asamblare – În primul deceniu al secolului al XX- ^lea , „timpul și mișcarea” era un concept familiar, în ton cu epoca „științifică” modernă. Cu toate acestea, până în 1936, a început dezamăgirea, reflectată în filmul lui Charlie Chaplin Modern Times. Filmul a satirizat producția de masă și linia de asamblare, făcând ecou dezamăgirea culturală cu banda de alergare tristă a industriei din timpul marii depresiuni. Poate că nu este o coincidență că teoriile pentru optimizarea productivității și cei care profită cel mai mult de pe urma acestora sunt mai puternic puse sub semnul întrebării sau criticate atunci când ciclul economic intră în recesiune.

Fluxul de lucru de la mijlocul anilor 1970 – Cercetarea și dezvoltarea automatizării de birou au înflorit între 1975 și 1985. Au fost stabilite tehnologii de flux de lucru specializate și termenul „flux de lucru”. În timp ce BPM își are originile istorice în fluxul de lucru, există două diferențe cheie:

• Procesele bazate pe documente efectuate de oameni sunt în centrul sistemelor de flux de lucru, în timp ce BPM se concentrează atât pe oameni, cât și pe procesele de sistem.
• Fluxul de lucru se referă la procesele din cadrul unui departament, în timp ce BPM se adresează proceselor care acoperă întreaga organizație.

În anii 1980, era calității – Managementul calității sau al calității totale (TQM) a fost teoria la modă a managementului și proceselor de afaceri, susținută de Deming și Juran. Folosit inițial în inginerie și producție, se bazează pe filozofia japoneză Kaizen sau îmbunătățirea continuă. Scopul a fost de a obține îmbunătățiri incrementale ale proceselor de cost, calitate, serviciu și viteză.

Aspectele cheie ale managementului calității totale au devenit acum mainstream și s-au adaptat cu succes pentru a se potrivi afacerilor anilor 2000. Six Sigma și Lean manufacturing sunt cele mai cunoscute dintre aceste metodologii.

În anii 1990, Business Process Re-engineering (BPR)

La începutul anilor 1990, Business Process Re-engineering și-a făcut apariția și a început să capete amploare în comunitatea de afaceri. În timp ce TQM (în acest moment se confruntă cu o scădere a popularității) urmărea să îmbunătățească procesele de afaceri treptat, BPR a cerut o schimbare radicală a proceselor de afaceri și a performanței.

În 1993, Michael Hammer și James Champy au dezvoltat conceptul în cartea lor „Re-ingineria corporației: un manifest pentru revoluția în afaceri”. Ei au afirmat că procesul a fost mai degrabă revoluționar, rapid și drastic decât evolutiv și incremental. A fost un succes imens, iar organizațiile și consultanții l-au îmbrățișat cu fervoare. Industria de reinginerie a crescut și a triumfat înainte de a începe să scadă.

Până la sfârșitul anilor 1990, BPR ca abordare a întregii organizații a căzut dramatic în disfavoare. Sa dovedit a fi prea îndelungat pentru majoritatea organizațiilor, prin urmare a fost prost executat și, în consecință, a fost abandonat ca abordare a întregii organizații.

Criticii acestei metodologii cu totul „nouă mătură” ar spune că este imposibil să pornești de la o listă curată într-o organizație deja consacrată. Alte critici au fost că era dezumanizant și mecanicist, concentrându-se mai degrabă pe acțiuni decât pe oameni (Taylorism).

În mod esențial, este asociat cu termenii „întârziere”, „restructurare” și „reducere” a organizațiilor, toate grupate ca eufemisme pentru disponibilizări. Nu ceea ce Hammer și Champy au avut în vedere.

În anii 2000, Business Process Modeling (BPM)

Cele mai bune principii ale reinginerării proceselor de afaceri încă supraviețuiesc în BPM, la o scară mai puțin drastică, mai puțin brutală și mai ușor de gestionat. Cu lecțiile învățate, modelarea proceselor de afaceri poate și funcționează, dar trebuie tratată cu prudență. Cheia constă în implementare. Atunci când este condus și implementat în mod sensibil și inclusiv, poate fi bun atât pentru companie, cât și pentru personalul acesteia.

Pentru o forță de muncă care se înecă în administrare, o mare parte din aceasta repetă sau reintrodusă în mai multe baze de date, BPM poate fi un lucru grozav. Poate elibera timp pentru a vă concentra asupra sarcinilor cu „valoare adăugată” care sunt împuternicitoare și răsplătitoare: vorbirea și ascultarea clienților, luarea deciziilor sau ceea ce sunt buni, mai degrabă decât să se ocupe de sarcini plictisitoare și lipsite de sens.

BPM este eficient ca orice altă metodologie poate fi. În mâinile greșite, poate sufoca și împiedica o organizație și oamenii săi. Instrumentul nu produce rezultate – ceea ce contează este modul în care îl utilizați.

Diverse tehnici de modelare a proceselor de afaceri

În implementarea modelării proceselor de afaceri, există multe tehnici care au fost încercate și testate de-a lungul anilor. Unele pot avea puține dezavantaje, iar altele s-au dovedit a fi de succes.

1. Tehnica diagramei de flux
2. Diagrame de flux de date — tehnica lui Yourdon
3. Diagrame rol-activitate (RAD)
4. Diagrame de interacțiune rol (RID)
5. Diagrama Gantt
6. Definiție integrată pentru modelarea funcției (IDEF)
7. Rețele Petri colorate (CPN)
8. Metode orientate pe obiecte (OO)
9. Tehnica fluxului de lucru
10. Simulare
11. Notație de modelare a proceselor de afaceri (BPMN)
12. Diagrama de activitate UML

O vedere detaliată a tehnicilor BPM de mai sus va fi acoperită în următorul nostru articol. Creately acceptă majoritatea tehnicilor menționate în lista de mai sus.

Gândurile dvs. despre acest tutorial de modelare a proceselor de afaceri

Feedbackul dvs. este ceea ce ne menține în continuare și ne ajută să ne asigurăm conținutul pentru a vă satisface mai bine nevoile. Dacă aveți întrebări despre acest articol, lăsați un comentariu și vă vom contacta cât mai curând posibil.

Și rămâneți pe fază pentru următorul nostru articol, unde vom acoperi diverse tehnici BPM în detaliu.

Mai multe tutoriale pentru diagrame

• Tutorial diagramă secvență: Ghid complet cu exemple
• Ghid final de diagramă de flux ( Tutorial complet de diagramă de flux cu exemple)
• Tutorial diagramă de caz de utilizare (ghid cu exemple)