Surse și domenii de schimbare în proiect | # 47 Începeți cu managementul de proiect

Indexul termenilor de la sfârșitul cărții PMBOK conține până la 22 de intrări pentru modificarea proiectului. Acestea variază de la costul și cultura schimbării în organizații până la cererile de schimbare. Ce face ca schimbarea să fie atât de esențială în proiecte și cum să o facem față? Ce este managementul schimbării?

Cum se creează un registru de risc de proiect? - Cuprins:

1. Introducere
2. Ce este schimbarea și managementul schimbării?
3. Domenii de schimbare în proiect
4. Modificări în timpul planificării proiectului
5. Modificări în timpul implementării proiectului
6. Surse de modificări în proiect
7. Extern
8. Intern
9. rezumat

Introducere

Schimbarea în timpul unui proiect este aproape inevitabilă, dar multe organizații încă par să treacă cu vederea o astfel de evidentă. În ciuda duratei sale de viață, fie că este de trei luni, un an sau trei, fiecare proiect conține factori de risc care pot duce la renegocierea de către Managerul de Proiect a execuției sale executate cu părțile interesate. Dacă, pe de altă parte, echipa de proiect învață lecții în mod continuu din sarcinile în cauză, pot apărea și îmbunătățiri și schimbări în organizarea muncii care rezultă dintr-o mai bună înțelegere a cerințelor părților interesate.

Ce este schimbarea și managementul schimbării?

PMBOK definește schimbarea ca:

„O modificare la orice livrabil controlat formal, componentă a planului de management al proiectului, document de proiect.”

Aceasta poate include modificări referitoare la:

• proiect obiectiv,
• priorități,
• programa,
• etape ale proiectului sau
• diviziunea muncii în echipa de proiect.

Managementul schimbării, pe de altă parte, este definit ca:

„O abordare cuprinzătoare, ciclică și structurată pentru tranziția indivizilor, grupurilor și organizațiilor de la o stare actuală la una viitoare, cu beneficii de afaceri preconizate.”

Dar la ce domenii ale proiectului ar trebui să acorde mai multă atenție un manager de proiect pentru a se pregăti pentru managementul schimbării?

Domenii de schimbare în proiect

Modificările aduse unui proiect pot apărea în orice etapă a ciclului său de viață, dar ar trebui să acordați cea mai mare atenție celor care au loc în faza de planificare și implementare a proiectului.

Modificări în timpul planificării proiectului

Potrivit PMBOK, în etapa de planificare, echipa de proiect împreună cu managerul de proiect ar trebui să pregătească o schiță a procesului de adaptare a activităților curente la schimbările și evoluțiile emergente. Cu alte cuvinte, ei trebuie să elaboreze cum să o implementeze. Aceasta poate include:

• modificări ale fluxului de lucru,
• remodelarea priorităților sarcinilor incluse în restanță și chiar o proiecție pentru rezoluții atât de radicale ca
• remodelarea obiectivului principal al proiectului

Modificări în timpul implementării proiectului

Modificările care apar în timpul fazei de implementare a proiectului trebuie să urmeze metodologia adoptată, respectiv:

• Cascada – ajustările necesită un proces formal de aprobare și modificări la documentația proiectului,
• Agile – sunt o parte naturală a procesului și sunt introduse în mod continuu prin actualizarea restanțelor și ajustarea activităților echipei,
• Scrum – ca una dintre metodologiile Agile, Scrum presupune, de asemenea, că transformările sunt inevitabile. Dar înainte de a lua măsuri, echipa trebuie să îndeplinească obiectivele Sprintului pe care l-a început,
• Prince2 – aici planul proiectului ar trebui să definească cu atenție de la început și modificările minimizate prin proiectare. Cu toate acestea, dacă trebuie să faceți tranziții, asigurați-vă că vă documentați corespunzător și consultați părțile interesate.

Managerul de proiect trebuie să recunoască faptul că toate ajustările vor afecta alte elemente ale proiectului, uneori în mod imprevizibil. De exemplu, introducerea unei soluții tehnice care ușurează o sarcină poate complica semnificativ execuția alteia, crescând astfel costurile, modificând sfera lucrării și afectând în cele din urmă calitatea execuției.

Surse de modificări în proiect

Când dinamica mediului de afaceri și inovația proiectate cresc, modificările pot modifica aproape fiecare sferă de execuție a sarcinilor. Sursele lor se încadrează în două categorii principale:

• Extern – venit din afara echipei de proiect, și
• Intern – rezultat din procesele care au loc în timpul implementării sarcinilor specifice.

Extern

Cele mai frecvente surse externe de modificări de proiectare sunt:

1. Modificări ale cerințelor clienților. Cerințele clienților sunt o componentă cheie a oricărui proiect. Ele se pot schimba din cauza evoluțiilor din mediul de afaceri, apariției de noi nevoi sau a concurenței. Când cerințele clienților se modifică, Managerul de proiect trebuie să analizeze cu atenție modul în care acesta poate influența proiectul și dacă este posibil să se facă ajustări fără a compromite calitatea, timpul sau costul. De exemplu, dacă clientul decide să remodeleze cerințele interfeței cu utilizatorul, acesta poate remodela structura codului, care ar putea, la rândul său, să reorganizeze programul și să crească costurile.
2. Tăieri de buget. Reducerile bugetare pot rezulta din situația financiară dificilă a organizației, o schimbare a priorităților sau apariția de noi proiecte. În cazul reducerilor bugetare, Managerul de Proiect trebuie să încerce să atingă obiectivele cu costuri mai mici. Aceasta poate însemna:
• reducerea domeniului de activitate,
• scurtarea programului,
• reducere,
• utilizarea externalizării sau
• alte utilizări ale resurselor existente ale organizaţiei.
3. Schimbări în mediul de afaceri. Modificările introduse în legislație, apariția de noi tendințe sau conversia concurenților pot afecta obiectivul proiectului sau cerințele clientului. În cazul unor astfel de schimbări dificil de anticipat, Managerul de Proiect trebuie să stabilească contramăsuri pentru a minimiza impactul schimbării asupra proiectului și pentru a spori atingerea obiectivelor.

Intern

Schimbările interne se datorează unor factori legați de sarcini. Cele mai semnificative includ:

1. Învățarea membrilor echipei. Schimbările interne într-un proiect pot rezulta din procesul prin care membrii echipei dobândesc noi cunoștințe. Cu cât echipa este mai experimentată, cu atât este mai probabil să dezvolte abilități care să le permită să performeze mai bine.

Un exemplu este atunci când un programator observă că codul său nu este foarte lizibil și decide să exploreze scrierea unuia curat. În cele din urmă, el poate propune modificări care vor afecta pozitiv calitatea proiectului.


2. O mai bună înțelegere a cerințelor clienților și a specificului produsului. În timpul proiectului, înțelegerea de către echipa a așteptărilor utilizatorilor se poate extinde. Acest lucru poate duce la dorința de a modifica domeniul de activitate sau de a adapta tehnologia pentru a satisface nevoile identificate ale clientului. De exemplu, după efectuarea sondajelor utilizatorilor, echipa de proiect poate decide să introducă noi funcționalități care au fost solicitate de persoanele chestionate.
3. Schimbați organizarea muncii după ce ați învățat din fluxul de lucru curent. Ca urmare a dobândirii de noi cunoștințe, pot apărea idei pentru îmbunătățirea proceselor, introducerea de soluții inovatoare sau modificarea programului. Analizând fluxul de lucru actual, echipa de proiect poate identifica erorile, precum și posibilele îmbunătățiri, apoi poate face modificări pentru a accelera munca. De exemplu, ei pot găsi diferite instrumente de management de proiect mai potrivite pentru eficientizarea proceselor și creșterea productivității.

rezumat

Managementul schimbării este esențial pentru succesul proiectului. Modificările proiectului sunt inevitabile și provin atât din surse externe, cât și din surse interne. În funcție de stadiul ciclului de viață al proiectului, ar trebui să concepeți un plan adecvat pentru a adapta activitățile curente la schimbările emergente. Managementul schimbării necesită un proces eficient de comunicare și coordonare în cadrul echipei de proiect și cu părțile interesate. Prin urmare, managerul de proiect are o nucă greu de spart: să rămână flexibil și deschis la schimbare, dar în același timp să rămână în control pentru a evita efectele negative asupra proiectului.

Dacă vă place conținutul nostru, alăturați-vă comunității noastre de albine ocupate pe Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Caroline Becker

În calitate de manager de proiect, Caroline este expertă în găsirea de noi metode de a proiecta cele mai bune fluxuri de lucru și de a optimiza procesele. Abilitățile ei de organizare și capacitatea de a lucra sub presiunea timpului o fac cea mai bună persoană pentru a transforma proiectele complicate în realitate.

Vizualizați toate postările

Începeți cu managementul de proiect:

1. Ce este un proiect?
2. Ce este managementul de proiect?
3. Cum să gestionezi proiectele?
4. Metode de management de proiect
5. Tipuri de proiecte
6. 4 exemple de proiecte
7. Prioritizarea proiectelor
8. Domenii de activitate a proiectului
9. Definiția succesului în managementul proiectelor
10. De ce să folosiți software de management de proiect?
11. Cum să alegi cel mai bun software de management de proiect?
12. Prezentare generală a software-ului de management de proiect
13. Ciclul de viață al proiectului
14. Pentru ce este viziunea proiectului?
15. Scopul proiectului. Ce este și cum să o definești bine?
16. Faza de inițiere a proiectului - la ce să acordați atenție?
17. Domeniul planificarii in managementul proiectelor
18. Ce este un program de proiect și pentru ce este acesta?
19. Cum să folosiți reperele într-un proiect?
20. Execuția proiectului
21. Cum să pregătiți un plan de urgență de succes al unui proiect?
22. Importanța închiderii proiectului
23. Eșecul proiectului. 5 motive pentru care proiectele eșuează
24. 4P de management: proiect, produs, program și portofoliu
25. Cele mai importante sarcini și responsabilități ale managerului de proiect
26. Cele mai utile abilități de manager de proiect
27. Cum să devii manager de proiect?
28. 5 cărți pe care fiecare manager de proiect ar trebui să le citească
29. Cum să înființezi o echipă de proiect?
30. Structura de defalcare a muncii - cum să delegeți munca într-un proiect?
31. Cum să conduci o echipă în timpul muncii hibride?
32. Provocări cu care se confruntă managerii de proiect atunci când lucrează cu o echipă
33. Tipuri de întâlniri de proiect
34. Monitorizarea proiectului. Ce parametri de urmărit?
35. Cum să scrii un convingător
36. Cum să definești domeniul de aplicare al unui proiect și să eviți modificarea domeniului de aplicare?
37. Studiu de fezabilitate – putem implementa acest proiect?
38. Analiza de risc în proiecte și instrumente pentru facilitarea acestuia
39. Cum se creează o carte de proiect?
40. Ce este un registru al părților interesate?
41. Diagrama Gantt în planificarea managementului de proiect
42. Cum se creează un buget de proiect?
43. Managementul timpului în proiect
44. Cum se creează un registru de risc de proiect?
45. Strategii de management al riscului de proiect
46. Marketing de proiect
47. Surse și zone de schimbare în proiect
48. Modele de schimbare a managementului proiectelor
49. Ce urmează după Agile? Metode în managementul proiectelor