Lista de verificare pentru o implementare ERP cu succes și sigură: provocări și bune practici

O implementare ERP va fi rareori perfectă, dar cu o planificare și o înțelegere atentă, vă puteți asigura că se potrivește cu calendarul și bugetul dvs. Acest lucru poate părea intimidant, dar utilizarea listei de verificare de mai jos va face ca procesul să meargă fără probleme.

Cele mai bune așteptări ERP ale oricărei afaceri

Astăzi, soluția software ERP este disponibilă pentru aproape orice tip de afacere. În general, fiecare companie are propriile așteptări specifice de la software-ul ERP.

• Procese de afaceri optimizate: prin automatizarea și integrarea proceselor dvs. de afaceri, sistemul ERP crește productivitatea și reduce costurile cu forța de muncă și timpul. Pe măsură ce afacerea crește, devine necesară modernizarea sistemului companiei, astfel încât să necesite mai puțină muncă manuală. Le va oferi membrilor echipei mai mult timp pentru a gestiona plângeri complexe, mai degrabă decât să răspundă la întrebări simple una câte una.

• O mai bună analiză a datelor: ERP-ul este de așteptat să transforme modul în care o afacere își adună și își analizează datele. Acest lucru ar ajuta managementul și liderii să identifice cu acuratețe informațiile despre întreaga lor operațiune comercială.

• Operațiuni de afaceri mai eficiente: sistemul ERP modern promovează eficiența afacerii făcând colaborarea mai rapidă și mai ușoară. Puteți satisface nevoile partenerilor și părților interesate cu un sistem ERP și poate îmbunătăți productivitatea și moralul angajaților prin automatizarea sarcinilor repetitive.

Provocări majore de implementare a ERP cu care se confruntă managementul

Provocări de implementare a ERP care pot crea timp dificil managementului și utilizatorilor finali, dacă sunt lăsate nesupravegheate.

• Aprobare din partea conducerii de top

  Implementarea ERP durează adesea mai mult decât se aștepta, din cauza unui răspuns lent din partea autorităților superioare. Conducerea de top trebuie să fie complet implicată în procesul de implementare ERP securizat.

• Proces de integrare

  La implementarea aplicațiilor ERP, una dintre provocările cheie este determinarea proceselor de integrat. Este obișnuit ca companiile cu mai multe divizii să se confrunte cu acest tip de provocare.

• Antrenament adecvat

  Educarea personalului despre noul sistem ERP este esențială înainte și după implementarea acestuia. La început, angajații ar putea fi resentiți în legătură cu adoptarea noului software ERP. Cu toate acestea, o pregătire și o motivație adecvate pot rezolva problema.

• Provocări legate de migrarea datelor

  Deoarece sistemul ERP înlocuiește sistemele moștenite, provoacă provocări de migrare a datelor. Pot exista incompatibilități între datele sistemelor vechi și sistemele ERP.

  Un plan de implementare adecvat poate depăși această problemă. Procedând astfel, puteți înțelege mai bine diferitele modificări care ar putea fi necesare pentru un sistem nou.

• Problemă de flexibilitate

  Sistemele ERP nu sunt uneori suficient de flexibile. Înseamnă că nu poate fi configurat conform procesului curent de afaceri. O companie în acest moment trebuie să facă un pas înapoi și să se adapteze la cerințele sistemului ERP. Puteți elimina astfel de probleme selectând software-ul ERP potrivit pentru afacerea dvs.

• Costurile implementării și upgrade-urilor ERP

  Actualizările sistemului ERP sunt adesea necesare pentru a ține pasul cu cerințele în schimbare ale afacerii. Aici vânzătorii joacă un rol important. Căutați un furnizor care oferă actualizări gratuite fără a implica costuri ascunse în momentul achiziției.

• Întârzierea acceptării utilizatorului

  În ciuda faptului că au pregătirea adecvată, unii angajați le poate fi încă greu să se adapteze cu noul software ERP. Prin urmare, procesul de implementare ar putea fi planificat într-o manieră personalizată.

• Cerințe hardware

  Pentru a rula eficient, sistemele ERP ar putea avea nevoie de hardware avansat. Prin urmare, este recomandat să investiți în hardware adecvat pentru sistemul ERP pe care un utilizator intenționează să îl implementeze.

Lectură recomandată: Lista celor mai bune software ERP gratuit și open source din India

Considerații de achiziție pentru software-ul ERP

Ești gata să investești într-un software ERP bun? Așteptați, asigurați-vă că luați în considerare acești factori pentru o implementare fără probleme.

Interval de timp

• Care este termenul așteptat pentru implementarea ERP cu succes și sigură?
• Cum ar arăta un program detaliat?
• Ce resurse trebuie furnizate și când?
• Unde pot apărea întreruperi operaționale și când?

Personalizare

• Câtă personalizare se poate aștepta de la sistem?
• Furnizorul înțelege cu adevărat nevoile și procesele dvs. unice de afaceri?

Management de proiect

• Cum va fi gestionat proiectul dumneavoastră de către furnizor?
• Veți obține un singur punct de contact experimentat și receptiv?
• Ce membri ai echipei dumneavoastră vor trebui să fie implicați în procesul de implementare?

Utilizabilitate

• O implementare ERP de succes și sigură se bazează în mare măsură pe adoptarea de către utilizatori.
• Evaluați caracterul intuitiv al aplicației și ușurința în utilizare în diferite roluri.

Costuri de abonament

• Care este structura costurilor unui abonament?
• Cât de mult din costuri sunt în avans
• Care sunt costurile lunare și sunt acestea flexibile?

Costurile proiectului

• Există costuri suplimentare implicate?
• Există ceva de care ar trebui să fii deosebit de atent pentru a înțelege domeniul tău ERP?

Migratia datelor

• Care sunt lucrurile pe care ar trebui să le știți despre migrarea datelor dvs. existente?
• Sunteți aliniat cu furnizorul dvs. de ERP pentru a evalua provocările implicate în migrarea de la sistemele vechi, eliminarea datelor învechite sau redundante, curățarea datelor și așa mai departe?

Întreținere și actualizări

• Cum puteți face modificări sistemului ERP odată ce acesta a fost implementat?
• Ce activități vor necesita asistență din partea furnizorului de servicii sau programatorului sau a unui consultant de specialitate?

Instruire

• Există vreo demonstrație sau resurse de formare oferite?
• Costă ceva sau sunt oferite gratuit?

Ciclul de viață sau fazele implementării ERP

O înțelegere corectă a acestor faze de implementare a ERP va ajuta la o mai bună planificare și execuție.

• Pasul 1: Selectarea pachetului

  În primul rând, trebuie să alegeți un software ERP potrivit pentru afacerea dvs., cu toate modulele esențiale. Există o mare varietate de opțiuni disponibile pe piață, iar alegerea celei potrivite pentru afacerea dvs. poate fi o provocare. Acest pas elimină orice module ERP care nu au nicio relevanță pentru afacerea dvs.

• Pasul 2: Planificarea proiectului

  Un proiect trebuie planificat corect înainte de a fi lansat pentru a evita orice surprize în procesul de implementare. De la selectarea resurselor potrivite până la atribuirea sarcinilor, planificarea este vitală pentru implementarea ERP cu succes.

• Pasul 3: Analiza GAP

  O altă fază importantă a ciclului de viață al implementării ERP, analiza GAP este efectuată pentru a analiza sistemul actual al unei organizații. Procedând astfel, puteți identifica cu ușurință ce procese din planificarea resurselor întreprinderii necesită cea mai mare atenție.

• Pasul 4: Reproiectare

  Pentru a îmbunătăți eficiența și eficacitatea unui proces, se utilizează reinginerie. Aceasta implică diverse alternanțe și schimbări bazate pe planificarea proiectului și analiza decalajelor.

• Pasul 5: Antrenament

  Datorită implementării unui nou sistem, angajații vor trebui să urmeze o formare adecvată înainte de a putea începe să-l folosească fără probleme.

• Pasul 6: Testare

  Acesta este un alt pas esențial în ciclul de viață al implementării ERP. Practic, se efectuează testarea pentru a determina erorile, astfel încât acestea să poată fi rezolvate înainte de implementarea procesului propriu-zis de aplicare.

• Pasul 7: Aplicare

  În această fază este implementat efectiv sistemul ERP. După colectarea, analizarea și convertirea tuturor datelor pentru a fi introduse în noul sistem, vechiul sistem este aruncat și înlocuit cu cel nou.

• Pasul 8: Întreținere

  Ca parte a ciclului de viață ERP, întreținerea este ultimul pas. După ce noul sistem a fost implementat, angajații care lucrează la el ar trebui să fie la curent cu cele mai recente progrese tehnologice. În plus, angajații ar trebui să se familiarizeze cu pașii necesari pentru a actualiza sistemul și a-l menține în funcțiune.

Citire sugerată: Lista celor mai bune software-uri ERP pentru imobiliare din India

Lista de verificare a implementării ERP de succes și sigure

Respectați aceste liste de verificare pentru implementarea ERP pentru a vă asigura că nimic nu merge prost la fiecare pas.

Plan

• Postați achiziția, dezvoltați o echipă de proiect pentru implementarea ERP.
• Identificați problemele comune și pașii care nu sunt necesari în procesele de afaceri prin documentarea și evaluarea stării lor actuale.
• Organizați întâlniri recurente și apeluri de lansare.
• Identificați scopul și obiectivele proiectului dumneavoastră de implementare ERP securizat înainte de a începe să vă dezvoltați planul de proiect.

A pregati

• Echipa de proiect ERP ar trebui să finalizeze planul de proiect.
• Verificați gradul de pregătire a planului de proiect pentru implementare obținând aprobarea din partea comitetului de conducere și a echipei de proiect.
• Asigurați-vă că datele sunt curate și compatibile cu noul sistem ERP prin dezvoltarea unei strategii de migrare a datelor.
• Pregătiți o strategie de backup și un plan de continuitate a afacerii pentru date.
• Stabiliți strategii de activare a utilizatorilor pentru a instrui toți utilizatorii și grupurile de utilizatori.

Tren

• Efectuați instruire pentru utilizatorii finali în conformitate cu planurile de formare specificate în planul de management al schimbării.
• O întâlnire de tranziție a clienților ar trebui să fie organizată cu vânzătorul în urma instruirii pentru a ajuta clientul să adopte și să dețină noul sistem.

Instalare

• Instalați software ERP relevant pentru noile procese de afaceri dezvoltate ca rezultat al procesului de planificare.
• Începeți migrarea datelor statice inițiale.
• Dacă este necesar, pregătiți infrastructura de găzduire și hardware și creați planuri pentru partajarea datelor între departamente.
• Finalizați instalarea software-ului și personalizarea sistemului.

Asigurați fluxul de date

• Validați acuratețea datelor migrate și asigurați-vă că sunt curate și exacte, fără date duplicate sau incorecte.
• Stabiliți un proces de mapare a datelor pentru a asigura un flux fluid de date între zonele de afaceri și departamente, ca parte a procesului de testare și lansare.

A evalua

• Testați toate intrările și ieșirile referitoare la datele utilizatorului, astfel încât procesele să poată fi înțelese clar.
• Asigurați-vă că toate grupurile de utilizatori și funcțiile funcționează conform planului prin confirmarea validității proceselor de afaceri.
• Identificați și depanați orice erori necunoscute care pot apărea în timpul testării infrastructurii sau soluției dvs.

Obțineți asistență

• Închiderea proiectului cu echipele de suport și trecerea la suport post-implementare.
• Continuați să mențineți și să susțineți software-ul prin instruirea utilizatorilor.

Citire sugerată: Cel mai recent cel mai bun software ERP pentru școli din India

Cum asigură software-ul DataNote securitatea ERP?

Soluția software pentru întreprinderi DataNote este un sistem ERP bazat pe cloud, care permite companiilor să își gestioneze datele fără a compromite securitatea datelor. Cadrul său proprietar OpenLogic este ceea ce îl deosebește de implementarea ERP tradițională. Utilizatorii săi nu trebuie să partajeze date de afaceri, secrete comerciale sau logica de afaceri în timp ce eficientizează diferite procese.

DataNote ERP eficientizează procesele din cadrul departamentelor și centralizează informațiile pentru securitate. Menține cerințele standard de securitate și oferă acces restricționat pentru a gestiona, edita și co-autor.

Concluzie

Sistemele ERP au câștigat recunoașterea globală pentru capacitatea lor de a oferi avantaje competitive, cu o creștere fără precedent a fuziunilor, precum și un bastion asupra concurenților. Un sistem ERP care este planificat și gestionat cu succes poate îmbunătăți productivitatea angajaților și satisfacția clienților. Astfel, poate crește efectiv profiturile folosind resurse reduse.