Modul în care agenții de finanțare guvernamentală creează o experiență pozitivă pentru cetățean

Ca orice relație, experiența unui cetățean cu programele guvernamentale este alcătuită dintr-o serie de mici detalii care construiesc sau erodează încrederea. Mizele sunt mari – fiecare interacțiune cu un program de granturi guvernamentale este un punct de date pentru oameni care modelează relația lor cu instituțiile publice în general.

Granturile guvernamentale sunt foarte conștienți de rolul lor în această relație. De aceea, atât de mulți îmbrățișează transformarea digitală. Vor să întâlnească cetățenii acolo unde se află, astfel încât să poată crea programe care au un impact real.

Pe măsură ce fac această tranziție, agenții de finanțare guvernamentali trebuie să fie intenționați cu privire la detaliile care modelează experiența cetățeanului, conștientând modul în care aceste detalii se potrivesc cu obiectivele culturale și operaționale mai largi.

Lăsați constituenții să vă ghideze

Cetăţenii înşişi sunt cei care ştiu cel mai bine de ce au nevoie. Căutați contribuții de la membrii comunității și urmăriți până la introducerea feedback-ului lor în programul dvs.

Acest lucru vă poate ajuta să adoptați o abordare colaborativă a guvernării, care, la rândul său, vă va ajuta să creați programe de granturi mai accesibile în care cetățenii vor ajunge la încredere. În plus, creează o dinamică pozitivă în care cetățenii se simt inspirați să rămână implicați civic.

Nu așteptați să începeți comunicarea. Construiți angajamentul comunității în programele de granturi acum, astfel încât să puteți auzi ce doresc și ce au nevoie oamenii înainte ca nevoile lor să devină urgente. În New York City, consiliul municipal a introdus bugetarea participativă, care permite membrilor comunității să influențeze direct modul în care este alocat bugetul public. Acest tip de buclă de feedback asigură că contribuția publicului este inclusă în mod constant în procesul de luare a deciziilor și nu este un lucru unic.

Când înveți de ce au nevoie comunitățile de fapt, poți crea programe de granturi care funcționează de la început. Fără cunoștințele lor, riscați să porniți pe calea greșită și să vă pregătiți pentru o corectare a cursului mai târziu.

Programul federal de salvare a spitalelor rurale este un prim exemplu. Deși intenția generală s-a aliniat cu ceea ce aveau nevoie comunitățile, detaliile nu au făcut-o. Nu multe spitale au optat pentru program pentru că a forțat comunitățile să renunțe la unele lucruri de care aveau cu adevărat nevoie, cum ar fi serviciile de spitalizare.

Acum, administratorii de programe încearcă să modifice cerințele pentru a atrage mai mulți solicitanți. Dar odată ce ai o lansare epuizată ca aceasta, poate fi greu de recuperat. Sentimentul publicului și membrii comunității nu sunt dornici să colaboreze atunci când simt că administratorii de programe nu sunt în ton cu realitățile lor zilnice.

Căutarea de timpuriu a feedback-ului comunității vă pune echipa pe drumul cel bun. Și vă asigură că veți fi pregătit pentru creșterile bruște de nevoie atunci când apar crize.

Nu mai încerca să mergi singur

Cetățenii nu cunosc adesea detaliile despre modul în care agențiile și departamentele sunt împărțite. Mulți își văd interacțiunile cu anumite programe guvernamentale ca parte a unei singure relații. Dacă departamentele și programele nu sunt conectate, experiența cetățeanului poate deveni neconexă și frustrantă. Membrii comunității care interacționează cu mai multe agenții ar putea începe să simtă că o mână nu știe ce face cealaltă.

Încercați să distrugeți silozurile dintre programe și să vă aliniați eforturile cu alte instituții publice. În Houston, oficialii au format o coaliție între agențiile publice și organizațiile nonprofit locale și regionale cu scopul de a pune capăt persoanelor fără adăpost în oraș. Aceasta a însemnat că, în loc să încerce fiecare organizație să rezolve singură această problemă masivă, ei ar putea colabora și împărtăși resurse.

Coaliția a lucrat împreună pentru a facilita accesul la servicii cetățenilor care se confruntă cu persoanele fără adăpost. Acești cetățeni nu au fost nevoiți să facă față politicilor și proceselor conflictuale din cadrul agențiilor sau să navigheze în golurile care se deschid inevitabil atunci când programele nu sunt coordonate. Abordarea a avut un impact uriaș, ajutând la reducerea numărului de persoane fără adăpost în oraș cu aproape două treimi.

Oferirea cetățenilor o experiență consecventă în cadrul programelor îi ajută să înțeleagă la ce să se aștepte atunci când interacționează cu agențiile guvernamentale. De-a lungul timpului, ei vor dezvolta o competență pentru modul în care funcționează programele publice în zona lor, făcându-le mai ușor să se implice și să rămână implicați.

În timp ce căutați să adoptați un software de gestionare a granturilor guvernamentale, explorați dacă o soluție poate deservi mai multe departamente și agenții. Acest lucru oferă cetățenilor o experiență consecventă și vă permite să împărtășiți cunoștințele și constatările între echipe. Pentru a face tranziția ușoară, luați în considerare utilizarea unui singur program ca teren de testare și apoi scalarea soluției mai larg.

Alegeți detaliile back-end corecte

În acest moment, majoritatea agențiilor guvernamentale înțeleg necesitatea transformării digitale. Dar pentru a o face bine, sistemul dvs. de gestionare a granturilor trebuie să includă tehnologia back-end potrivită pentru a crea o experiență front-end excelentă pentru cetățeni.

Scopul #1: Oferiți claritate

Când procesele de solicitare a granturilor sunt confuze și complicate, oamenii fie nu se deranjează să aplice, fie nu primesc ceea ce au nevoie.

Nimic nu ilustrează mai bine miza mare decât americanii care se luptă să obțină ajutor federal pentru dezastre. Mulți dintre ei au probleme în navigarea cerințelor pentru aceste programe, ceea ce înseamnă că într-o perioadă de nevoie incredibilă, nu primesc ajutor. Drept urmare, mulți se confruntă cu persoanele fără adăpost.

Procesele complicate pot, de asemenea, perpetua inechitățile. Acesta este o parte din motivul pentru care programele federale de recuperare favorizează proprietarii albi bogați.

Pe măsură ce adoptați software nou, urmăriți să simplificați aplicațiile și să oferiți cetățenilor claritate cu privire la ceea ce trebuie să facă exact în fiecare etapă pentru a se califica pentru finanțare.

Caracteristici de căutat într-un software de gestionare a granturilor

• Platformă ușor de navigat, cu instrucțiuni clare în față
• Posibilitatea de a descărca întregul formular
• Test de eligibilitate pentru a preveni solicitanții neeligibili să petreacă timp cu aplicația
• Comunicare în aplicație

Obiectivul #2: Prioritizarea accesibilității

Accesibilitatea asigură că toți cei care ar trebui să poată accesa finanțare prin grant pot într-adevăr să facă acest lucru. La început, accesibilitatea în cadrul unui sistem de management al granturilor se referă la bifarea căsuțelor care asigură că oamenii cu toate abilitățile au accesul de care au nevoie. Lucrul grozav este că, atunci când îmbunătățiți accesibilitatea pentru unii, îmbunătățiți capacitatea de utilizare pentru toată lumea.

Dar accesibilitatea adevărată depășește o abordare de bifare pentru a întâlni oameni acolo unde se află. Este nevoie să înțelegeți cum situațiile unice ale oamenilor le modelează experiența cu programul dvs. De exemplu, capacitatea cuiva de a accesa programul dvs. ar putea fi afectată de nesiguranța locuinței, de un dezastru natural recent, de boală, rănire sau de o serie de factori. Când sunteți conștient de aceste circumstanțe, vă puteți face partea pentru a crea rampele de care au nevoie cetățenii.

Caracteristici de căutat într-un software de gestionare a granturilor

• Aplicație prietenoasă cu dispozitivele mobile
• Localizare pentru anumite comunități
• Colaborare în timp real
• Suport tehnic live pentru solicitanți

Scopul #3: Reducerea impozitului pe timp

„Taxa pe timp” este timpul necesar cetățenilor pentru a se implica într-un program guvernamental. Include tot timpul necesar pentru găsirea oportunităților de finanțare, completarea cererilor și așteptarea plății.

Reducerea impozitului pe timp reduce poverile asupra oamenilor și organizațiilor care încearcă să obțină finanțare și îmbunătățește experiența pentru toată lumea.

Programul Minnesota Frontline Worker este un exemplu al modului în care tehnologia poate ajuta la reducerea timpului de taxare asociat unui program. Departamentul Muncii și Industriei, Departamentul pentru Ocuparea Forței de Muncă și Dezvoltare Economică și Departamentul de Venituri au făcut echipă pentru a livra peste 500 de milioane de dolari lucrătorilor din prima linie.

Cu partenerul software potrivit, au putut să-și lanseze programul, să revizuiască peste 1,2 milioane de aplicații și să distribuie fonduri în mai puțin de șase luni. Portalul solicitantului a fost ușor de accesat și a simplificat trimiterea. Datorită experienței pozitive a cetățenilor, programul a câștigat premii și a fost celebrat ca o poveste de succes bipartizană.

Caracteristici de căutat într-un software de gestionare a granturilor

• Înregistrare unică pentru solicitanți
• Completare automată inteligentă a formularelor
• Schițe salvate
• Distribuirea fondurilor ACH

Obiectivul #4 Eliberează-ți echipa pentru a merge mai adânc

Pe cât de important este ca partea din cererea dvs. de grant care este adresată publicului să fie simplă și ușor de utilizat, experiența cetățeanului depinde și de cât de ușor este pentru echipa dvs. de gestionat. Dacă echipa ta își petrece cea mai mare parte a timpului blocată în sarcini administrative, nu va avea lățimea de bandă pentru a face altceva.

Timpul pe care îl economisiți în sarcinile administrative vă eliberează pentru a face lucruri precum sensibilizarea comunității, dezvoltarea de programe și planificarea strategică - toate esențiale pentru a crea o experiență pozitivă a cetățenilor.

Caracteristici de căutat într-un software de gestionare a granturilor

• Forme care sunt ușor de construit și ajustat
• Automatizări ale fluxului de lucru
• Abilitatea de a ajusta formularele în mod autonom după ce un program este live
• Raportare și conformitate cuprinzătoare
• Un expert în implementare care vă va ajuta să vă ghideze

Unind punctele

Transformarea digitală nu este despre adoptarea unui nou software pentru a obține o listă generală de funcții noi. Este vorba despre conectarea punctelor pentru a înțelege modul în care fiecare funcție nouă îmbunătățește experiența cetățenilor. Adoptarea unei abordări mai holistice vă va ajuta să construiți încredere și să încurajați un angajament mai puternic din partea membrilor comunității.

Fiind cel mai de încredere software de gestionare a granturilor pentru guverne, Submittable a fost creat pentru a vă ajuta să oferiți o experiență extraordinară pentru cetățeni pentru fiecare program pe care îl rulați.