Cum să colaborezi cu clienții în timp ce lucrezi de la distanță?

Pandemia de COVID-19 a schimbat modul în care multe afaceri și organizații funcționează, în principal din cauza „forțării” de a-și îndeplini atribuțiile din afara biroului. Cu toate acestea, s-a recunoscut rapid că munca de la distanță are mai multe beneficii, oferind angajaților o flexibilitate mai mare, economii de timp și costuri reduse de navetă în primul rând, iar angajatorilor abilitatea de a căuta talent într-o zonă mai largă, printre alte beneficii.

Cu toate acestea, acest tip de schimbare nu a venit fără provocări, mai ales din cauza lipsei de contact direct cu partenerii de afaceri. Mai jos, vă explicăm cum să lucrați cu clienții într-o eră a muncii de la distanță pe scară largă, pentru a vă asigura că obțineți aceleași rezultate ca înainte.

Contact constant – baza unei colaborări de succes cu clienții

Unul dintre cele mai importante aspecte atunci când lucrați cu clienții este să păstrați legătura cu aceștia în orice moment, astfel încât aceștia să știe în orice moment în ce stadiu se află lucrarea, să primească imediat răspunsuri la întrebări sau să nu aibă îngrijorări cu privire la rezultatul final. În cazul lucrului la distanță, contactul direct poate fi înlocuit cu ușurință de întâlniri online regulate (pe mesageria instantă aleasă), schimb de e-mailuri sau apeluri telefonice.

Pentru ambele părți, acest tip de oportunitate reprezintă o comoditate considerabilă, deoarece economisește timp și resurse financiare (de exemplu, cheltuite cu călătoriile la sediul partenerului) – obținând în același timp același rezultat. În acest sens, poate fi deosebit de utilă stabilirea unei date fixe pentru întâlniri (ex. săptămânal, bisăptămânal, lunar) în funcție de nevoile și forma de colaborare cu clientul. În acest fel, controlul asupra activităților este asigurat împreună cu feedback constant.

Stabilirea de obiective comune – să ai grijă de ambele părți în colaborare cu clienții

Atât pentru lucrul la fața locului, cât și la distanță, este important să definiți clar obiectivele și așteptările ambelor părți. Prin urmare, înainte de a lucra cu un client (și de a începe să implementați activități), este necesar să discutați temeinic cerințele, domeniul de activitate și rezultatele așteptate - și, cel mai important, datele de finalizare și etapele de referință. Acest lucru va evita neînțelegerile inutile, vă va permite să urmăriți progresul și să vă asigurați că produsul final este livrat conform așteptărilor.

În acest scop, merită, în primul rând, să partajăm în mod regulat diverse tipuri de documente, prototipuri sau machete, astfel încât una dintre părți să poată ține evidența lucrărilor, iar cealaltă parte să primească feedback constant (sugestii de modificări, aprobarea direcției de dezvoltare etc.) care va îmbunătăți implementarea activităților.

Instrumente online – pentru a accelera procesele implementate

Pentru a facilita colaborarea cu clientul în timp ce lucrați de la distanță, merită, de asemenea, să utilizați instrumente speciale de management de proiect (cum ar fi Firmbee). Astfel de soluții permit tuturor celor autorizați să urmărească progresul muncii, să facă schimb de informații, să comunice, să partajeze fișiere, să programeze întâlniri și să efectueze alte câteva procese pentru a eficientiza contactul zilnic.

În acest fel puteți gestiona cu ușurință programul proiectului, atribui sarcini, monitoriza implementarea acestora și menține comunicarea continuă. Totul devine o mare comoditate pentru toți cei implicați în subiect și va minimiza numărul de întrebări și îndoieli care apar.

Timp de răspuns rapid – pentru a inspira încredere

Dorind să vă asigurați o colaborare eficientă cu clienții de la distanță, ar trebui să vă amintiți, de asemenea, să încercați să fiți disponibil pentru partenerii dvs. și să nu întârziați să răspundeți la mesajele lor (cu echilibru între viața profesională și viața privată, desigur). Dacă nu puteți oferi un răspuns complet imediat, anunțați-le, asigurându-vă că ați primit mesajul și că veți reveni cu feedback cât mai curând posibil. Acest lucru va întări încrederea partenerului în tine și în echipa ta și, de asemenea, va minimiza posibilele griji legate de activitățile în desfășurare.

Mai mult, manifestarea interesului și empatiei față de nevoile indicate, ascultarea și înțelegerea diferitelor perspective și răspunsul la așteptări (în special în ceea ce privește corecțiile sau direcțiile de dezvoltare ulterioară) ajută la construirea unor relații de durată. Având în vedere natura mediului îndepărtat, merită să abordăm aceste aspecte cu atenția și grija corespunzătoare.

Colaborează cu clienții – rezumat

Colaborarea cu clienții în timp ce lucrați de la distanță poate fi la fel de fructuoasă ca și munca la fața locului care implică contact față în față – atâta timp cât vă asigurați că partenerul dvs. este îngrijit la fel de bine ca înainte (deși într-o formă diferită). Veți fi, fără îndoială, ajutat de diverse tipuri de mesagerie instant și instrumente care au fost dezvoltate având în vedere astfel de situații (în special facilitând construirea de relații la distanță).

Cu toate acestea, amintiți-vă că lucrul esențial este să rămâneți flexibil la nevoile raportate și pregătit să vă adaptați la situațiile în schimbare. Străduința constantă pentru a vă îmbunătăți procesele pentru a asigura servicii de calitate – indiferent de locație, forme de contact și modul în care vă îndepliniți sarcinile – este cheia pentru a colabora eficient cu clienții.

Dacă vă place conținutul nostru, alăturați-vă comunității noastre de albine ocupate pe Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Nicole Mankin

Manager HR cu o capacitate excelentă de a construi o atmosferă pozitivă și de a crea un mediu valoros pentru angajați. Îi place să vadă potențialul oamenilor talentați și să îi mobilizeze pentru a se dezvolta.

Vizualizați toate postările