Sfaturi pentru curățarea CRM

Unul dintre scopurile principale ale managementului CRM, sau al managementului relațiilor cu clienții, este de a colecta, organiza și analiza datele clienților pentru a înțelege mai bine cine sunt aceștia și cum să îi contactați. Înarmat cu datele potrivite, CRM-ul dvs. poate eficientiza fluxurile de lucru, poate îmbunătăți loialitatea și păstrarea clienților și poate crește profitabilitatea.

Dar, având în vedere un aval constant de informații despre clienți, este vital să efectuați o curățare regulată a datelor pentru a vă asigura că informațiile pe care sistemul dvs. CRM le utilizează pentru analiză și generarea de informații sunt exacte și actualizate.

Curățarea datelor CRM poate fi un proces complicat - iată câteva sfaturi pentru a o ușura.

De ce contează un CRM „curat”?

Un CRM servește mai multor scopuri. Ajută la colectarea, organizarea și segmentarea datelor despre clienți, întreține relațiile cu clienții, optimizează canalul de vânzări și eficientizează serviciile pentru clienți.

Dar capacitatea unui CRM de a produce rezultate de succes depinde de calitatea datelor. Cu date curate, poate rula mai rapid și mai eficient. Aceasta are ca rezultat:

• Satisfacția clienților sporită
• Decizii mai bune
• Economii

Dar atunci când datele nu sunt curate, acestea împiedică capacitatea angajatului dvs. de a-și îndeplini munca la un nivel înalt. După cum notează Forbes: ¹

„Atunci când profesioniștii în vânzări și marketing înoată în grămezi de date murdare, ei sunt blocați să ia decizii informate bazate pe date. Doar 33% dintre specialiști în marketing simt că se pot baza pe datele lor CRM pentru a lua decizii. Calitatea slabă a datelor costă economia SUA aproximativ 3,1 trilioane de dolari anual. După cum spune vechea zicală, „gunoi înăuntru, gunoi afară”.

Pentru a profita la maximum de sistemul dvs. CRM și de diversele sale instrumente, în special de cele care se bazează pe automatizare, au nevoie de date curate pentru a le alimenta. Așa cum un supermașină are nevoie de benzină de înaltă calitate, un CRM necesită date de primă clasă, actualizate.

Ce sunt datele murdare?

Companiile folosesc diverse canale pentru a colecta date de contact de la clienți sau potențiali clienți, inclusiv:

• Vitrine fizice
• Contact față în față prin echipele de vânzări
• Site-uri web
• Site-uri web mobile
• Aplicatii mobile
• Cataloage
• Comenzi prin poștă
• Centre de apeluri

Când informațiile sunt introduse manual, acest lucru duce inevitabil la o eroare umană. Și același lucru se poate spune despre colectarea și introducerea automată a datelor - pur și simplu se întâmplă mai rar. Dar chiar și atunci, dacă un client introduce date incorecte , nu există nicio modalitate ca o mașină să știe asta.

Datele proaste sunt o problemă mai frecventă decât ați putea presupune inițial.

Conform sondajului Experian Data Quality – care a interogat peste 1.200 de organizații dintr-o gamă largă de sectoare și dimensiuni ale companiilor – compania medie estimează că 22% din datele sale de contact sunt inexacte într-un fel. ²

Deci, cum devin proaste datele?

De obicei, acest lucru se întâmplă în unul dintre cele patru moduri:

1. Date învechite – informațiile despre clienți se deteriorează în timp. Informațiile pe care le-au furnizat cu un an în urmă s-ar putea să nu fie aceleași astăzi. Oamenii se mișcă; primesc numere noi, își schimbă adresele de e-mail sau își schimbă locul de muncă. Potrivit Data Axle, ³ aproximativ 4% din adresele listelor de corespondență, rezultând 180.000 USD risipiti anual pe corespondență nelivrabilă.
2. Date duplicate – Una dintre cele mai comune moduri în care datele se murdăresc este atunci când există duplicate. Așadar, chiar dacă informațiile ar putea fi exacte, o intrare duplicată deformează analiza CRM-ului dvs. sau are ca rezultat contactarea dublă. Motivele comune pentru aceasta includ:

• Eroare manuală
• Fuzionarea listelor
• Software CRM defect
• Date formatate necorespunzător – Modul și ordinea în care datele sunt introduse pot fi făcute într-una din mai multe combinații. Ar putea fi numele, numele, apoi informațiile de contact. Sau nume, prenume, informații de contact. Si asa mai departe. Când datele sunt introduse manual, se deschide posibilitatea ca un angajat să completeze formularele diferit de altul.
• Clienții își introduc datele incorect – În mod similar, atunci când clienților li se cere să completeze formulare online, pot introduce informații greșite într-o anumită casetă sau pot scrie greșit ceva.

Modalități de curățare a datelor

A avea date proaste este costisitor. Potrivit Harvard Business Review, costă 3 trilioane de dolari SUA în fiecare an: ⁴

„Motivul pentru care datele proaste costă atât de mult este că factorii de decizie, managerii, lucrătorii în cunoștințe, oamenii de știință în date și alții trebuie să le adapteze în munca lor de zi cu zi. Și a face acest lucru este atât consumator de timp, cât și costisitor. Datele de care au nevoie au o mulțime de erori și, în fața unui termen limită critic, mulți indivizi fac ei înșiși corecții pentru a finaliza sarcina în cauză.”

Dar doar pentru că împiedică alte afaceri nu înseamnă că la fel trebuie să se întâmple și ție. Din fericire, există pași pe care îi puteți face pentru curățarea datelor , optimizând astfel sistemul și economisind bani.

Câteva sfaturi simple de curățare CRM includ următoarele.

# 1 Standardizați datele

În primul rând, luați măsuri de precauție pentru a preveni acumularea mai multor date proaste sau cel puțin pentru a reduce rata la care acestea apar.

Standardizarea datelor realizează acest lucru.

După cum notează datele Momentum: ⁵ „Dacă regulile concrete și stricte nu sunt implementate, angajații vor introduce în mod nesimetric date care vor fi dificil de aliniat. Pe măsură ce bazele de date devin mai mari, acest lucru devine din ce în ce mai relevant, deoarece standardele de date se pot pierde rapid.”

Prin stabilirea regulilor și sistemelor de colectare și introducere a datelor în cadrul CRM, puteți insufla obiceiuri bune care înlocuiesc metodologiile fragmentate. Implementarea corectă a proceselor de validare a formularelor și de curățare a datelor nu va elimina complet intrările proaste de date, dar va reduce frecvența acestora.

# 2 Remediați micile probleme de formatare

Când vine vorba de date, problemele minore pot provoca dureri de cap majore, mai ales când există mii (sau milioane) de puncte de date.

Luați majuscule, de exemplu. La completarea formularelor, este posibil ca oamenii să nu își scrie numele și prenumele cu majuscule; alții își pot introduce numele cu majuscule. Aceasta poate să nu pară o problemă, dar dacă trimiteți e-mailuri de marketing și e-mailul scrie greșit numele persoanei, poate elimina sentimentul de personalizare.

O altă problemă comună cu introducerea manuală a datelor implică codurile poștale, și anume codurile poștale care încep cu zero. Potrivit lui Thomas Bonneau de la GB Sterling: ⁶

„[Dacă] aveți un fișier de date prost, ați putea ignora aproape 10% din setul de date la nivel național... Dacă aveți un fișier de date în Excel care conține cod poștal și coloana și coloana sunt formatate corect (cod poștal special sau text) , totul va arăta grozav dacă aveți un zip cu zero la început (ex. 02739). Cu toate acestea, când salvați acest fișier într-un CSV pentru a-l importa în CRM și îl redeschideți din nou pentru a edita, zeroul de început va scădea deoarece CSV ignoră orice formatare Excel anterioară care păstra acest zero.”

La suprafață, acestea sunt probleme mici, dar acele erori minuscule vă pot afecta rezultatul final, irosind timp și resurse valoroase. Abordând aceste probleme înainte de a fi importate în CRM, veți economisi bani și timp, reducând în același timp frustrarea angajaților.

# 3 Eliminați duplicatele

Nimeni nu vrea să fie vizat de două ori de o companie – chiar și una căreia îi este un client fidel. Începe să se simtă ca spam.

Dacă lista dvs. de clienți nu este lungă, curățarea duplicat poate fi făcută manual. Doar faceți acest lucru în mod regulat pentru a preveni apariția problemei. Cu toate acestea, dacă sunteți o afacere mai mare, automatizarea vă poate ajuta. Majoritatea sistemelor CRM au funcții automate care vă permit să stabiliți reguli și condiții care să detecteze duplicatele.

De acolo, asigurați-vă că vă setați sistemul să blocheze automat introducerea conținutului duplicat.

# 4 Arhivați-vă datele

Aveți date de care nu le utilizați în prezent, dar care ar putea avea nevoie în viitor?

O problemă comună cu companiile este că acestea sunt obligate prin reglementările de conformitate să stocheze datele istorice. Soluția pentru aceasta este arhivarea acestor informații. Procedând astfel, vă puteți asigura că datele sunt stocate în siguranță, dar nu mai afectează sistemul. Acest lucru eliberează spațiu de stocare, accelerează timpii de procesare și facilitează căutarea înregistrărilor curente.

În mod similar, datele mai vechi pe care le puteți șterge ar trebui șterse.

# 5 Consolidați câmpurile

În unele cazuri, pot exista mai multe câmpuri pentru introducerea datelor care conțin informații similare, dacă nu sunt redundante. Prin reducerea opțiunilor de introducere, reduceți șansa de introducere a datelor duplicate sau inexacte.

# 6 Îmbogățiți-vă datele

În unele cazuri, datele pot fi considerate murdare atunci când sunt incomplete. Este posibil să lipsească un cod poștal. Sau este posibil să aveți o adresă de e-mail, dar niciun contact telefonic. Semnalați contactele care nu au informații și apoi vedeți dacă puteți completa spațiile libere.

#7 Externalizează-ți eforturile CRM

Una dintre cele mai ușoare modalități de a vă gestiona datele CRM, mai ales dacă sunteți o companie mai mare, este să externalizați procesul unei companii de curățare a datelor. Acești experți au abilitățile, experiența și instrumentele necesare pentru a curăța datele.

Multe dintre aceste entități oferă și servicii de îmbogățire a datelor. Aceasta înseamnă că vă puteți curăța și îmbunătăți datele dintr-o singură lovitură. Prin externalizare, puteți economisi timp și bani echipelor dvs. interne, dându-le puterea să se concentreze pe ceea ce fac ei cel mai bine.

Curățarea CRM este simplă

Date mai bune înseamnă mai multe informații utile. Efectuând o curățare CRM obișnuită, vă puteți asigura că sistemul dvs. este alimentat de informații acționabile despre clienți.

De acolo, puteți sări la următorul articol din lista de sarcini. Doriți să utilizați datele CRM acționabile pentru a vă îmbunătăți eforturile de marketing?

Putem ajuta cu asta.

Aici, la Power Digital, vom crea o imagine holistică a strategiei dvs. de marketing și apoi vom folosi tehnici încercate și adevărate pentru a vă ajuta să vă atingeți KPI-urile, inclusiv utilizarea eficientă a datelor dvs. CRM acum curate. Luați legătura astăzi pentru a începe.

Surse:

1. Forbes. Cele mai bune practici pentru igiena datelor. https://www.forbes.com/sites/falonfatemi/2019/01/30/best-practices-for-data-hygiene/?sh=1fde3d072395
2. Consultanta electronica. Costul datelor proaste. https://econsultancy.com/the-cost-of-bad-data-stats/
3. Axul de date. Infografică: cum scăderea datelor îți reduce strategiile de vânzări și marketing. https://www.data-axle.com/resources/blog/infographic-how-data-is-tanking-your-sales-and-marketing-strategies/
4. Recenzie de afaceri Harvard. Datele proaste costă 3 trilioane USD pe an. https://hbr.org/2016/09/bad-data-costs-the-us-3-trillion-per-year
5. Date de impuls. 9 Tactici de curățare a datelor CRM pentru productivitatea vânzărilor. https://momentumdata.com/9-crm-data-cleanup-tactics-for-sales-productiveness/
6. Inciclu. Lista de verificare finală pentru curățarea datelor CRM. https://blog.insycle.com/the-ultimate-crm-data-cleanup-checklist