6 metode grozave de a face față facturilor pierdute, incorecte, incomplete
Publicat: 2022-08-01Facturile pierdute, incorecte și incomplete sunt nenorocirea fiecărui contabil și proprietar de afaceri. Puteți vinde cele mai bune produse sau oferiți servicii grozave, dar dacă facturile dvs. au erori, este posibil să nu primiți banii la timp. Emiterea de facturi eronate face ca procesul de plată să fie mai lung și mai complicat. Nu veți primi nicio plată dacă vă pierdeți factura. Cum eviți astfel de probleme? Cum să faceți față facturilor pierdute, incorecte sau incomplete. Citiți articolul pentru a afla mai multe.
Facturi pierdute, incorecte, incomplete – cuprins:
- Factură pierdută – consecințe
- Cum să evitați pierderea facturilor
- Ce se întâmplă când clientul dvs. primește o factură incorectă?
- Cum să evitați emiterea de facturi incorecte?
- Factură incompletă – la ce fel de probleme să vă așteptați?
- Cum să evitați emiterea de facturi incomplete?
Factură pierdută – consecințe
Ce este o factură pierdută? Este un document, care nu a ajuns niciodată la client. Pot exista multe motive diferite pentru o astfel de situație. Cele mai frecvente motive sunt:
- Date de adresă incorecte
- Trimiterea unei facturi către clientul greșit
- Factura nu a fost emisă
- Scrisoarea a fost pierdută de compania de corespondență
Consecința pierderii facturii este o lipsă de plată din partea clientului. Clientul care nu a primit documente de la dumneavoastră nu va plăti. Nu este ușor să afli că factura ta nu a fost încă plătită – singura modalitate este să colectezi confirmări de la clienții tăi în mod continuu, altfel singurul semn al unei facturi neplătite este lipsa plății în contul tău. Într-o astfel de situație, veți fi obligat să trimiteți din nou documentul pierdut cu noul termen de plată. Înseamnă că va trebui să așteptați mult timp pentru banii tăi.
Cum să evitați pierderea facturilor
Dacă utilizați o formă tradițională de corespondență, încercați să alegeți poșta recomandată sau poșta cu confirmare de primire. Acest lucru vă va asigura că documentele dumneavoastră au ajuns la destinație. Verificați cu atenție adresa clientului dumneavoastră înainte de a trimite e-mailul pentru a fi sigur că i se va livra factura. Facturile electronice sunt o opțiune mai bună, le puteți trimite prin e-mail și soluția este mult mai rapidă decât poșta tradițională. Există o opțiune de primire în sistemul de e-mail care vă permite să primiți o confirmare a trimiterii prin corespondență. Cu astfel de opțiuni, vei afla rapid că factura ta a ajuns la persoana potrivită.
Cum să evitați greșelile la adresa de e-mail? Software-ul de facturare este foarte util în astfel de situații. Trebuie să introduceți datele corecte ale clientului o singură dată pentru a vă asigura că adresa este întotdeauna la fel de corectă. Software-ul de facturare vă va ajuta să emitați facturi repetitive și, în general, vă va ajuta să organizați mai bine documentele.
Ce se întâmplă când clientul dvs. primește o factură incorectă?
Fiecare factură trebuie să precizeze clar care este obiectul principal al tranzacției. Cumpărătorul nu ar trebui să aibă îndoieli cu privire la pentru ce este factura. Determinarea imprecisă a obiectului tranzacției poate prelungi procesul de plată. Este posibil să înțelegeți toți termenii și expresiile folosite în documentul dvs., dar clienții dvs. s-ar putea să nu le înțeleagă, mai ales dacă aveți tendința de a folosi jargon sau cuvinte imprecise.
Expresia „ serviciu nr. 5 ” este de înțeles doar pentru dvs., dar compania, care face comenzi pentru zeci sau sute de produse, va avea o problemă uriașă cu identificarea produsului sau serviciului din factură. O astfel de formulare poate provoca multe îndoieli – aici nici măcar nu este clar dacă numărul 5 descrie vânzătorul sau cumpărătorul. Nu există nicio informație despre obiectul serviciului.
În mod similar, sintagma „ mărfuri conform ordinului nr. 5 ” este neclară. Nu știm prea multe despre mărfuri, numărul, tipul, livrarea sau prețul acestora. O astfel de factură va circula prin departamentele companiei cumpărătorului și nu veți fi plătit până când nu vor fi rezolvate toate problemele.
Pot apărea unele greșeli în ceea ce privește formularea folosită în legătură cu secțiunea de plată. Nu folosiți expresiile: după primirea, la sfârșitul lunii, a ultimei zile lucrătoare – acest lucru poate duce la greșeli. Clientul dumneavoastră poate înțelege astfel de expresii în felul său. Informațiile imprecise despre termenul de plată pot cauza o întârziere a plății – nu veți primi banii atunci când vă așteptați.
Cum să evitați emiterea de facturi incorecte?
Singura soluție este formularea precisă, corectă. Facturile ușor de înțeles fac procesele de plată mai rapide. Pe factura dvs. utilizați aceeași formulare care se află pe comenzile clientului. În mod similar, dacă aveți acordul cu clientul dvs., utilizați formularea din acord. Datorită acestui fapt, clientul dumneavoastră nu va trebui să se gândească de două ori la articolele de pe factură.
Dacă nu aveți nici ordinul, nici acordul? Încercați să utilizați numărul EAN (Numărul articolului european) sau numărul GTIN (Numărul articolului comercial global) – acele numere identifică articolele vândute fără echivoc. Ce zici de servicii – descrie-le cu precizie, dă data furnizării.
Dacă emiteți facturi parțiale, includeți informații suplimentare. Îți va ajuta clientul să verifice corectitudinea facturii. Poate fi o listă detaliată care prezintă sfera sarcinilor efectuate. O bună practică este includerea unora dintre prevederile contractului. Cu cât documentul este mai transparent și mai ușor de înțeles, cu atât ajunge mai rapid către departamentul de plăți.
Setarea datei plății oferă ziua exactă în care factura dvs. va deveni scadentă. Informați-vă despre reduceri pentru plățile anterioare, dacă le utilizați. Informați-vă despre taxele pentru plăți întârziate. Clienții dvs. trebuie să știe din timp la ce să se aștepte – îi ajută să își gestioneze programul de plată. O astfel de gestionare atentă a facturilor va aduce multe beneficii clienților dumneavoastră și dvs. – reconcilierea facturilor va fi cu siguranță mult mai ușoară.
Factură incompletă – la ce fel de probleme să vă așteptați?
O factură incompletă încetinește procesul de facturare deoarece completarea datelor necesită timp. Facturile incomplete sunt de obicei mutate la sfârșitul cozii de plată. Este foarte puțin probabil ca o factură incompletă să fie plătită de către client. Informațiile lipsă trebuie găsite și explicate. Cineva trebuie să se ocupe de această problemă. Clienților nu le place să-și piardă timpul prețios ocupându-se de astfel de probleme. În general, dacă factura dvs. este incompletă odată, nu este o problemă, dar greșelile frecvente pot încuraja clientul să înceteze cooperarea cu dvs. Facturile incomplete vorbesc prost despre starea managementului dumneavoastră. Erorile din documente de o asemenea valoare și importanță precum facturile induc îndoieli clienților și întrebări. Nu puteți păstra ordinea în facturi, prin urmare nu există nicio comandă în altă parte a companiei dumneavoastră.
Cum să evitați emiterea de facturi incomplete?
Înainte de a trimite factura verifica din nou toate datele importante. Acordați o atenție deosebită datei și modului de plată. Datele incomplete vor duce la lipsa plății la data stabilită. Este mai bine să evitați astfel de evenimente neplăcute. Utilizați șabloane gata făcute pentru a vă emite facturile. Un șablon de valoare bună ar trebui să aibă toate elementele necesare cerute de lege. Este benefic să folosești software de facturare cu șabloane realizate profesional de către specialist. Cu astfel de șabloane, facturile ar trebui să fie îngrijite, ordonate și complete. Procesul de facturare trebuie să fie bine organizat, iar facturile dumneavoastră ar trebui să fie impecabile și fără erori.
Dacă vă place conținutul nostru, alăturați-vă comunității noastre de albine ocupate pe Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.
Autor: Andy Nichols
Un rezolvator de probleme cu 5 grade diferite și rezerve nesfârșite de motivație. Acest lucru îl face un proprietar și manager de afaceri perfect. Când caută angajați și parteneri, deschiderea și curiozitatea lumii sunt calitățile pe care le prețuiește cel mai mult.