Definiția succesului în managementul proiectelor | # 9 Începeți cu managementul de proiect

Ce înseamnă că un proiect are succes? Singurul său criteriu este livrarea rezultatelor în termenul specificat și închiderea cheltuielilor în bugetul planificat? Dar ce se întâmplă dacă scopul realizat al proiectului nu corespunde așteptărilor clientului? Sau, altfel, scapă criteriile considerate importante de către părțile interesate? În articolul de astăzi, discutăm despre definiția succesului în managementul de proiect.

Definiția succesului în managementul de proiect – cuprins:

1. Introducere
2. Definiția project success
3. Definiția finalizării vs. criterii de acceptare
4. KPIS. Indicatori de întârziere
5. rezumat

Introducere

Fiecare proiect este guvernat de legile sale. Prin urmare, precum și metoda de implementare a proiectului – trebuie să selectăm și să adaptăm criteriile de succes, de fiecare dată la specificul unui anumit proiect. Pe de o parte, poate fi crucial să se creeze o definiție tehnică a finalizării, pe de altă parte – criterii de acceptare formulate din punctul de vedere al destinatarului rezultatelor proiectului. Pentru multe proiecte, pe de altă parte, este la fel de important să se creeze KPI-uri adecvate, adică indicatori cheie de performanță, care să permită o evaluare multidimensională a implementării proiectului.

Definiția project success

În timp ce lucrează la viziunea proiectului, părțile interesate se întreabă care va fi definiția succesului. Pentru multe proiecte, sincronizarea va fi cheia – la urma urmei, la ce folosește să organizezi o petrecere de Crăciun fastuoasă pentru investitori dacă are loc în ianuarie? Poate că depășirea bugetului va fi mai puțin importantă în acest caz decât chiar și un denunț de o zi.

În cazul implementării unui bal de caritate, se poate dovedi exact invers – putem amâna data evenimentului pentru a reduce costul închirierii sălii. Dacă, din nou, organizăm o petrecere care vizează degustarea produselor locale, atât timpul cât și costul implementării lasă loc priorității calității. Trebuie să echilibrăm organizația cu disponibilitatea celor mai bune alimente de sezon.

La urma urmei, conform PMBOK, cel mai important factor determinant al succesului unui proiect este rezultatul acestuia , văzut din perspectiva clientului sau, în cazul proiectelor interne, din perspectiva utilizatorului final. Dar cum să creăm o definiție a succesului în managementul de proiect, astfel încât să poată însoți echipa de proiect în timp ce lucrează la sarcini detaliate și, în același timp, să fie clar pentru părțile interesate?

Definiția finalizării vs. criterii de acceptare

Definiția succesului în managementul de proiect este de obicei creată de managerul de proiect în cooperare cu părțile interesate. Ei sunt cei care trebuie să fie de acord să stabilească criteriile pe care trebuie să le îndeplinească rezultatul final pentru a fi considerat un succes. Opinia lor este, de asemenea, crucială atunci când se evaluează rezultatul.

Este important, așadar, ca atunci când începe un proiect să fie cât mai clar nu doar care ar trebui să fie rezultatul, ci și cum va fi verificat pentru a vedea dacă îndeplinește criteriile de succes. Pentru a clarifica acest punct, vom folosi terminologia folosită în proiectele Scrum. Acestea sunt „definiția finalizării” și „criteriile de acceptare”. Diferența dintre cele două se vede perfect atunci când luăm în considerare exemplul unui proiect care vizează crearea site-ului unei companii.

Definiția completării va oferi o descriere tehnică a site-ului: acesta va fi securizat corespunzător, va consta dintr-o pagină de pornire și patru subpagini, iar în antet va exista un panou de autentificare pentru clienți. Cu alte cuvinte, odată cu definirea finalizării, echipa de proiect știe ce va implementa.

Pe de altă parte, prin definirea clară a criteriilor de acceptare, echipa de proiect știe de ce va face toate aceste activități și cum munca depusă se va traduce în valoare de afaceri. Criteriile de acceptare vor fi astfel folosite pentru a verifica dacă rezultatul proiectului este satisfăcător din punctul de vedere al utilizatorului. Folosind exemplul de mai sus, site-ul web se va afișa cu ușurință pe diverse dispozitive și va permite utilizatorului să meargă la panoul de clienți după ce a introdus un nume de utilizator și o parolă.

Revenind pentru un moment la exemplul organizării de evenimente, definiția finalizării proiectului ar putea include, de exemplu:

• data și locul evenimentului,
• numărul de oaspeți pentru care au fost pregătite locuri,
• meniul,
• acompaniament muzical asigurat.

Criteriile de acceptare, pe de altă parte, se pot referi la experiența așteptată a participanților la partide , de exemplu:

• spatiul spatiului,
• calitatea bauturilor servite,
• servirea simultană a alimentelor tuturor oaspeților așezați la o masă.

KPIS. Indicatori de întârziere

Indicatorii cheie de performanță (KPI) sunt determinanți cheie ai succesului în managementul de proiect pentru a evalua dacă obiectivele sale de bază sunt îndeplinite. Indicatorii întârziați pot fi utilizați pentru a evalua succesul implementării proiectului. Predicția valorii finale a KPI-urilor face posibilă definirea criteriilor minime de îndeplinit pentru a vorbi despre succesul proiectului. Cu toate acestea, ele sunt potrivite doar pentru evaluarea rezultatelor măsurabile, cum ar fi:

• costul implementării sarcinii
• oportunitatea executării
• numărul de ore-om sau alte resurse utilizate pentru implementarea proiectului
• încărcarea mediului
• traducerea forței de muncă în profit pentru organizație.

Există sute de indicatori utilizați în practica de management în acest scop, selecția lor la începutul proiectului este deci una dintre sarcinile importante ale Managerului de Proiect. La urma urmei, scopul nu este să măsori totul, ci doar ceea ce oferă cu adevărat informații relevante despre stadiul proiectului și succesul în managementul proiectului. Nu ar trebui să fie mai mult de 20, în timp ce în cazul proiectelor mai mici numărul lor nu trebuie să depășească 5.

rezumat

Succesul în managementul proiectelor depinde nu numai de efortul depus, de situația pieței și de conducerea eficientă. De asemenea, este esențial să definim cu exactitate ceea ce considerăm succes. Și chiar și factori suplimentari care nu pot fi anticipați. Până la urmă, din punctul de vedere al clientului, o soluție improvizată de ultimă oră poate fi foarte satisfăcătoare. Cu toate acestea, mai bine să lăsăm improvizația printre strategiile de bravoare de salvare a proiectelor în ultimul moment care sunt în pericol de eșec, mai degrabă decât să aplicăm zilnic definiții bine gândite ale succesului și finalizarii proiectului și criterii de acceptare bine formulate.

Dacă vă place conținutul nostru, alăturați-vă comunității noastre de albine ocupate pe Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Caroline Becker

În calitate de manager de proiect, Caroline este expertă în găsirea de noi metode de a proiecta cele mai bune fluxuri de lucru și de a optimiza procesele. Abilitățile ei de organizare și capacitatea de a lucra sub presiunea timpului o fac cea mai bună persoană pentru a transforma proiectele complicate în realitate.

Vizualizați toate postările

Începeți cu managementul de proiect:

1. Ce este un proiect?
2. Ce este managementul de proiect?
3. Cum să gestionezi proiectele?
4. Metode de management de proiect
5. Tipuri de proiecte
6. 4 exemple de proiecte
7. Prioritizarea proiectelor
8. Domenii de activitate a proiectului
9. Definiția succesului în managementul proiectelor