Cunoașteți diferența: comandă de achiziție (PO), bon de ambalare și factură

Pentru comercianții cu amănuntul și vânzătorii de comerț electronic, cunoașterea diferenței dintre o comandă de achiziție, un bon de ambalare și o factură este esențială pentru operațiuni eficiente.

Începe cu procesul de cumpărare. La urma urmei, nu poți vinde ceea ce nu ai!

Între comandă, expediere și primire, există o curbă de învățare pe care vânzătorii trebuie să o depășească pentru a avea succes. Dezvăluire completă: acest lucru este mai ușor de spus decât de făcut.

Cu toate acestea, efectuând cercetări și unele încercări și erori de modă veche, puteți deveni un profesionist în cel mai scurt timp.

Vânzătorii trebuie să învețe cum să cumpere eficient și să descopere ce funcționează pentru afacerea lor. Această postare ar trebui să vă ajute să ușurați orice teamă pe care o aveți în legătură cu procesul de cumpărare, trecând peste elementele de bază ale comenzilor de achiziție, facturilor și bonurilor de ambalare.

Ce este o comandă de cumpărare?

O comandă de achiziție (PO) este cererea de comandă trimisă de un cumpărător către un vânzător. Acest document conține detalii despre tipul și cantitatea articolelor comandate.

De asemenea, va prezenta prețurile de achiziție care au fost convenite și condițiile de plată.

Cumpărătorii folosesc comenzile de cumpărare pentru a se asigura că produsele care sosesc sunt într-adevăr produsele pe care le-au comandat.

De la introducerea comenzilor de cumpărare în industriile de vânzare cu amănuntul, procesul de cumpărare a devenit mai eficient și permite o mai bună urmărire a stocurilor și a plăților.

Pentru a trimite o comandă de cumpărare, cumpărătorul utilizează de obicei un sistem software electronic care permite o urmărire mai bună și o trimitere electronică către furnizori.

Comenzile de achiziție oferă detaliile necesare pe care vânzătorii și cumpărătorii le folosesc pentru a păstra date exacte despre vânzările sau achizițiile anterioare.

Comanda de cumpărare include:

• Un număr de PO
• O dată de expediere
• Adresa de facturare
• Adresa de transport
• Articolele solicitate, cantitățile și prețul
• Termeni

Exemplu de comandă de achiziție:

Dacă aveți nevoie de șabloane de comenzi de achiziție, iată câteva locuri în care puteți găsi șabloane gratuite pentru comenzile de achiziție:

• Laborator șabloane
• Foaie inteligentă
• Șabloane legale

Software-ul nostru de gestionare a stocurilor, SkuVault , poate genera automat comenzi de achiziție pe baza nivelurilor de reaprovizionare prestabilite și poate extrage informațiile de contact ale furnizorului direct în șabloanele de comenzi de achiziție. Acest lucru poate economisi o cantitate semnificativă de timp.

De ce este importantă o comandă de cumpărare?

Odată ce cumpărătorii emit un ordin de cumpărare și acesta este acceptat de vânzător, acesta devine documentul de guvernare pentru vânzare.

Ordinul de cumpărare prevede o promisiune de plată, pe baza termenilor acordului de la cumpărător. Acest lucru oferă vânzătorilor încrederea de a furniza bunurile.

Ca parte a unui contract general de vânzare, acesta poate fi un contract obligatoriu între părți, care atenuează riscul vânzătorului și oferă unele protecții legale în cazul în care cumpărătorul nu este obligat.

Numărul comenzii de achiziție este util în special pentru urmărire. Vânzătorii pot folosi OP-urile pentru a potrivi expedierile cu achizițiile folosind numerele comenzilor de achiziție. OP-urile includ, de asemenea, atât informațiile cumpărătorului, cât și ale vânzătorului, pentru a facilita reconcilierea tuturor părților.

Transparență instantanee a inventarului

Implementați un IMS pentru a obține un control mai mare al stocurilor și erori mai puțin costisitoare.

Descarca

Ce este o factură?

Un vânzător pregătește factura pentru cumpărător după ce acesta trimite o comandă de cumpărare.

O factura este un document nenegociabil . Aceasta înseamnă că vânzătorul acceptă termenii și este de acord să furnizeze bunurile sau serviciile comandate, dar nu este dispus să facă nicio modificare sau să negocieze termenii.

Trebuie să începeți de la început? Consultați ghidul nostru despre cum să creați o factură .

În timp ce comanda de cumpărare este emisă de cumpărător, factura provine de la partea vânzătoare. Identifică atât cumpărătorii, cât și vânzătorii și ar trebui să facă referire la comanda de cumpărare.

Descrie – și cuantifică – articolele vândute, arată data expedierii, costurile unitare și orice reduceri aplicate, timpii de livrare și termenii de plată. Poate include, de asemenea, informații despre transport și modul de transport.

Exemplu de factura:

Dacă aveți nevoie de șabloane de factură, iată câteva locuri în care puteți găsi șabloane gratuite pentru facturi:

• Factură Acasă
• Factură simplă
• Generator de facturi

Un șablon de factură gratuit poate funcționa pentru operațiuni foarte mici care trebuie doar ocazional să creeze facturi.

Dacă doriți ceva mai eficient, puteți genera automat facturi din SkuVault care pot face parte din urmărirea inventarului prin procesul de preluare, împachetare și expediere .

Facturile și OP-urile oferă multe dintre aceleași detalii. Acest lucru are sens deoarece factura acționează ca o factură pentru comanda de solicitare a plății.

Ca atare, este foarte important ca ambele documente să conțină aceleași informații, astfel încât fiecare parte să poată potrivi OP-urile și Facturile pentru exactitate.

Care este diferența dintre o comandă de achiziție și o factură?

Diferența principală dintre comanda de cumpărare și factură este scopul documentelor și detaliilor tehnice care se află pe OP și care nu sunt incluse pe o factură.

Pentru vânzători, factura este o modalitate politicoasă de a cere cumpărătorilor banii pe care îi datorează pentru produsele pe care le-au livrat. Facturile sunt un memento prietenos că mărfurile livrate nu au fost încă plătite. Ca și alte metode de facturare, facturile permit uneori prelungiri ale plăților.

Companiile folosesc de obicei doar facturile în tranzacțiile B2B. Tranzacția de bunuri între companii este mai credibilă decât vânzările B2C, așa că vânzătorii sunt încrezători că vor primi plăți atunci când cumpărătorii le vor putea face.

În calitate de furnizor al comercianților cu amănuntul sau al companiilor de comerț electronic, bunurile sunt de obicei vândute cu un markup de către cumpărător. Acest lucru creează un flux de numerar care oferă vânzătorilor inițiali mai multă încredere că vor fi plătiți.

De ce este importantă o factură?

Facturile sunt importante pentru vânzători ca modalitate de a fi plătiți la timp.

Prin potrivirea facturilor cu comenzile de cumpărare, permite o tranzacție mai simplă. În esență, închide bucla dintre comandă și cererea de plată.

Facturile oferă, de asemenea, dovezi că produsele sau serviciile au fost livrate. Aceasta arată că vânzătorul a respectat termenii acordului și stabilește dreptul vânzătorului la plată . În cazul în care cumpărătorul nu plătește, acesta oferă o dovadă suplimentară că vânzătorul a onorat comanda.

Din punct de vedere contabil, o factură înregistrează tranzacția ca conturi de încasat până când toate datoriile au fost achitate.

Ce este un bon de ambalare?

Un bon de ambalare este un document de expediere care vine cu o comandă în pachetul de expediere sau ascuns într-o pungă de transport atașată la pachet.

Uneori, denumită scrisoare de transport, listă de ambalare sau listă de expediere – un bon de ambalare detaliază detaliile produsului, astfel încât destinatarul se poate asigura că articolele din expediere se potrivesc cu ceea ce a comandat.

Care este diferența dintre un bon de ambalare și o factură?

Atât facturile, cât și borderourile de ambalare sunt trimise cumpărătorilor de la vânzători, dar servesc unor scopuri complet diferite. Toate companiile folosesc facturi, dar nu toate companiile folosesc bonuri de ambalare.

De exemplu, companiile bazate pe servicii nu folosesc borderourile de ambalare dintr-un motiv foarte evident: nu vând produse. În schimb, ei doar emit facturi.

Bonurile de ambalare sunt necesare numai dacă există produse expediate și primite spre vânzare.

O altă diferență între o factură și un bon de ambalare este cine primește documentele.

Dacă tu ești cel care trimite aceste documente, este important să ții cont de cine ar trebui să le primească. Factura trebuie trimisă persoanei responsabile de plată.Acesta ar putea fi departamentul de contabilitate, de exemplu.

Bonul de ambalare va fi trimis departamentului care primește articolele, astfel încât acestea să poată înregistra mărfurile primite.În unele cazuri, aceasta poate fi aceeași persoană, dar este mai probabil să fie diferite zone ale afacerii, în special într-un depozit sau operațiune la scară largă.

În lumea reală, au existat o mulțime de probleme cu afacerile nou-înființate sau în relații noi atunci când borderourile de ambalare și facturile au fost trimise persoanei greșite.

Fiecare transport trebuie să includă un bon de ambalare. Detaliile de pe borderourile de ambalare vor fi personalizate în funcție de afacerea și bunurile vândute.

Documentul trebuie să menționeze data comenzii, produsele incluse în comandă și cantitatea fiecărui produs. În funcție de afacere, poate fi inclusă și greutatea produsului. Detalii ca acestea sunt importante pentru mulți cumpărători care folosesc bonul de ambalare ca ghid atunci când își despachetează comanda.

Exemplu de bon de ambalare

Iată un exemplu despre cum ar arăta un bon de ambalare tipic și detaliile pe care le conține:

Dacă aveți nevoie de șabloane de borderouri, iată câteva locuri în care puteți găsi șabloane gratuite pentru borderouri:

• Arhiva de șabloane
• Microsoft Office
• Factura Berry

Dacă faci o afacere cu volum redus, aceste șabloane gratuite pot funcționa pentru tine.

Pentru afaceri sau operațiuni de depozit mai robuste, veți dori să generați borderouri de ambalare folosind un sistem de gestionare a stocurilor , cum ar fi SkuVault , pentru a automatiza listele de prelevare care pot fi dublate drept borderouri de ambalare sau să utilizați bonuri de ambalare generate de software-ul dvs. de expediere.

SkuVault se integrează cu toate soluțiile de transport populare , inclusiv ShipStation, ReadyCloud, ShipRush, ShipWorks și Temando.

De ce este important un bon de expediere?

Buletinele de ambalare sunt importante din mai multe motive.

Pentru vânzători, borderourile de ambalare oferă un număr precis al articolelor expediate. Acestea pot servi drept verificare în timpul fazei de control al calității a onorării comenzilor pentru a vă asigura că articolele potrivite și cantitățile potrivite ies pe ușă.

Pentru cumpărători, borderourile de ambalare funcționează în același mod pentru a se asigura că mărfurile primite se potrivesc cu ceea ce spun borderourile.

Este importantă identificarea oricăror discrepanțe înainte de a părăsi unitatea vânzătorului.

Prin identificarea clară a conținutului coletului, persoana care îl primește poate bifa articolele din listă. Cel mai bun moment pentru cumpărători pentru a surprinde orice problemă cu comenzile primite este atunci când sosesc pentru prima dată.

În timp ce facturile ar trebui păstrate atât de către cumpărători, cât și de către vânzători pentru înregistrare, odată ce bunurile au fost primite și verificate, borderourile de ambalare nu mai sunt necesare.

Comenzi de achiziție vs. bon de ambalare vs. factură – Cum funcționează

Comenzile de achiziție, facturile și borderourile de ambalare au toate scopuri diferite, dar funcționează împreună. Atât cumpărătorii, cât și vânzătorii câștigă atunci când execută aceste tranzacții în mod corespunzător.

Vânzătorul realizează un profit de la cumpărător și, la rândul său, cumpărătorul realizează un profit de la clienții lor, care în cele din urmă achiziționează produsul. Datorită comenzilor de achiziție, facturilor și bonurilor de ambalare, acest proces se desfășoară fără probleme și eficient.

Un exemplu din lumea reală

Să aruncăm o privire la un exemplu real despre cum funcționează întregul proces de achiziție de la început până la sfârșit și cum funcționează împreună aceste documente:

1. Crearea comenzii de achiziție: Compania A se epuizează stocul pentru unul dintre produsele lor cele mai vândute.Trebuie să reordoneze pentru a continua vânzările. Compania A creează o comandă de cumpărare cu cantitatea și cerințele specifice pentru produs. Această comandă de achiziție este livrată furnizorului, Compania B.
2. Comanda de achiziție primită : Compania B primește comanda de achiziție și confirmă că poate furniza produsul cu specificațiile necesare.
3. Comanda expediată : Compania B expediază apoi produsele cumpărătorului și include un bon de ambalare.De asemenea, trimit o factură prin care solicită plăți pentru bunurile care au fost livrate.
4. Comanda primită : Compania A folosește borderoul de ambalare pentru a se asigura că comanda este corectă și face trimiteri încrucișate la comanda de cumpărare, borderoul de livrare și factura pentru a se asigura că toate sunt de acord.Odată ce totul este în ordine, factura este procesată pentru plată.
5. Comandă înregistrată : După ce a acceptat bunurile în stoc, Compania A va introduce aceste informații în sistemul său de gestionare a stocurilor pentru a păstra înregistrările exacte.

Compania A este un cumpărător în acest scenariu, dar poate deveni și vânzător. Atunci când un consumator cumpără ulterior un produs de la Compania A, această companie își va crea propriul bon de ambalare pentru a-l trimite împreună cu produsul (produsele).

Înainte de expediere, compania A va confirma că expediază articolul(ele) potrivit(e), comparând borderoul de ambalare cu comanda de achiziție. Numai acest pas evită orice posibilitate ca tranzacția să ducă la o expediere greșită.

Compania A expediază apoi clientului produsul lor împreună cu un bon de ambalare. Odată ce clientul primește produsul, acesta va folosi borderoul de ambalare pentru a confirma achiziția.

Întregul proces de cumpărare și de vânzare se poate face manual folosind foi de calcul sau documente Word, dar este predispus la erori și este dificil de urmărit.

Folosind software-ul SkuVault de gestionare a stocurilor și a depozitelor, puteți gestiona mai fiabil întregul proces de la început până la sfârșit . Puteți economisi timp prin automatizarea proceselor și asigurând un număr exact de inventar pe parcursul întregului proces de cumpărare și vânzare.

Întrebări frecvente despre comenzile de achiziție, bonurile de ambalare și facturi

Iată câteva dintre cele mai frecvente întrebări despre comenzile de achiziție, bonurile de ambalare și facturi.

Există diferite tipuri de comenzi de cumpărare?

Da. Furnizorii vor accepta comenzi de achiziție standard, cum ar fi cele generate de SkuVault, dar pot exista situații în care doriți să utilizați diferite OP-uri în scopuri specifice, cum ar fi:

• Contract : comenzile de achiziție contractuale sunt pentru o perioadă specificată.Puteți, de exemplu, să aveți un PO pentru un furnizor care este bun pentru un an. Detaliile despre anumite comenzi și intervalele de timp pot varia.
• Patură : Comenzile de achiziție generale sunt uneori folosite pentru a comanda anumite articole fără un program de livrare sau pentru a stabili un „cont deschis” pentru a reordona într-un program regulat sau neregulat, după cum este necesar.
• Planificat : comenzile de achiziție planificate sunt utilizate atunci când articolele, cantitățile și prețul sunt cunoscute, dar datele de livrare sunt imprevizibile.

Care este diferența dintre o factură și o factură?

În timp ce oamenii tind să folosească „factură” și „factură” în mod interschimbabil, ele au semnificații diferite.

O factură este o listă simplificată și, în general, solicită plata imediată - cum ar fi ceea ce obțineți după ce mâncați la un restaurant. O factură este o defalcare mai detaliată a bunurilor sau serviciilor pe care le-ați comandat și specifică termenii și obligațiile de plată.

Care este diferența dintre o factură de vânzare și o chitanță?

O factură este o cerere de plată. O chitanță este dovada că plata a fost efectuată.

Ce este o declarație?

O factură este emisă ca cerere de plată bazată pe anumite expedieri sau mărfuri livrate.

O declarație este emisă ca un rezumat al tuturor taxelor restante ca parte a procesului de colectare.

De obicei, facturile sunt trimise atunci când mărfurile sunt expediate sau livrate. Extrasele sunt, de obicei, trimise lunar ca o amintire a tuturor facturilor neplătite și a activității contului.

Care este diferența dintre un bon de expediere și un conosament?

Un conosament (BOL) este un document care transferă dreptul de proprietate asupra articolelor de la vânzători la cumpărători. Un BOL este un document legal care servește drept confirmare că un transport de marfă a fost livrat.

Un bon de ambalare arată mărfurile efective livrate în transport.

Ce este o comandă de cumpărare generală?

O comandă generală de achiziție este un tip de acord pe termen lung între un cumpărător și un furnizor, în care cumpărătorul este de acord să cumpere o anumită cantitate de produse sau servicii de la furnizor într-o anumită perioadă.

Acest tip de aranjament poate fi benefic pentru ambele părți, deoarece eficientizează procesul de achiziție și oferă furnizorului un flux constant și previzibil de comenzi.

Concluzie

Atunci când conduceți o afacere sau un depozit, este foarte important să cunoașteți diferențele și rolurile pe care aceste documente le joacă în procesul de cumpărare.

Achiziționarea pentru o afacere poate fi un proces stresant pentru unii. A învăța cum să plasați și să primiți corect comenzi poate fi dificil, mai ales dacă nu ați mai făcut-o până acum.

Cu toate acestea, este ceva pe care pur și simplu trebuie să înveți să-l faci corect și, odată ce ai înțeles, achiziția poate fi un proces fără probleme și fără întreruperi.

Amintește-ți aceste elemente de bază și preia controlul asupra afacerii tale.