Cum să îmbunătățiți comunicarea în echipă cu colaborarea vizuală

Un lucru pe care toate echipele de înaltă performanță îl au în comun este comunicarea eficientă.

Comunicarea eficientă în echipă este cheia pentru a rămâne productiv, pentru a evita conflictele, pentru a construi încrederea și, în cele din urmă, pentru a atinge obiectivele organizaționale în timp util.

O echipă care nu comunică eficient între ele pregătește scena pentru haos, stres, întârzieri și conflicte nedorite.

Ceea ce ne duce la următoarea întrebare. Cum să îmbunătățim comunicarea în echipă? Strategiile de comunicare în echipă sunt multe, dar astăzi nu ne vom concentra asupra niciuna dintre ele. În schimb, vom vorbi despre colaborarea vizuală și despre cum vă poate ajuta să comunicați mai bine cu echipa dvs., indiferent dacă sunt la fața locului, la distanță sau o combinație a celor două.

S-ar putea să vă zgâriați capul la început, dar suportați-ne. Până la sfârșitul acestei postări pe blog, vei da din cap de acord.

Să săpăm.

Ce este colaborarea vizuală

Colaborarea vizuală presupune lucrul împreună folosind mijloace vizuale precum o pânză sau o tablă albă, videoconferințe, diagrame, simboluri, imagini, schițe etc.

Este folosit atât de echipe care se află în comun, cât și de la distanță, în diverse scopuri, inclusiv managementul întâlnirilor, planificarea proiectelor, prototiparea, brainstormingul, gândirea de proiectare și planificarea sprintului.

De ce colaborarea vizuală

A vorbi unul cu celălalt pare destul de ușor, totuși, proiectele eșuează, se întâmplă greșeli, iar oamenii rămân în urmă și adesea devin confuzi - totul din cauza comunicării ineficiente.

Cu multe echipe care au trecut la lucrul de la distanță, unde echipele scriu mai ales pentru a comunica decât pentru a vorbi, provocările de comunicare s-au multiplicat.

O soluție eficientă pentru a depăși aceste provocări comune este utilizarea imaginilor, în materialul de comunicare și în timpul colaborării. În loc să comunici pur și simplu unul cu celălalt folosind cuvinte (în format vorbit sau scris), atașează imagini vizuale pentru a le elabora mai mult.

S-a dovedit că utilizarea imaginilor îmbunătățește înțelegerea și ajută la procesarea informațiilor mai bine și mai rapid. Cercetările arată că oamenii pot procesa imaginile de 60.000 de ori mai repede decât textul și că au tendința de a-și aminti 80% din ceea ce văd, în timp ce doar 20% din ceea ce citesc și 10% din ceea ce aud. Acesta este motivul pentru care însoțirea mesajului dvs. cu o imagine vizuală va lăsa mai puțin spațiu pentru confuzie și va duce mai repede mesajul acasă.

De exemplu, dacă doriți să explicați cum funcționează un proces, utilizați o diagramă flux pentru a facilita înțelegerea destinatarului.

Exemplu de colaborare vizuală

Să încercăm să înțelegem cum colaborarea vizuală poate ajuta la îmbunătățirea comunicării cu un exemplu.

Brainstorming de grup. Această tehnică creativă este excelentă pentru a aduna soluții pentru o problemă sau pentru a genera idei noi, inovatoare pentru proiecte, împreună cu echipa ta.

Una dintre barierele în calea unei sesiuni eficiente de brainstorming este menținerea impulsului și lăsarea tuturor să contribuie în mod egal. De asemenea, atunci când multe idei sunt aruncate în cameră în același timp, unele s-ar putea să nu ajungă niciodată pe lista finală.

Soluţie; brainstorming folosind o hartă mentală, un instrument vizual pentru captarea ideilor și organizarea lor. Dacă utilizați o pânză online care poate oferi tuturor (chiar și celor care se alătură de la distanță) acces la același spațiu pentru a colabora în jurul hărții mentale, toți indivizii pot contribui în mod egal la construirea acesteia pe măsură ce își adaugă ideile. De asemenea, pot folosi imagini sau simboluri în loc de cuvinte. Cea mai bună parte este că nimeni nu trebuie neapărat să vorbească; toate ideile vor fi comunicate și înregistrate totuși.

Harta mentală finală va defini clar toate ideile și sub-ideile, modul în care acestea sunt legate între ele și modul în care ajută la rezolvarea problemei în cauză. De asemenea, puteți partaja pânza cu părțile interesate atunci când este timpul să obțineți contribuția lor.

Spațiu de lucru vizual online

Majoritatea echipelor lucrează de la distanță în zilele noastre, sau cel puțin au câțiva membri care fac acest lucru. Pentru a permite tuturor să participe în mod egal la colaborarea și comunicarea ideilor vizual, aveți nevoie de un spațiu de lucru online care acceptă editare sincronă, conferințe video, comentarii, urmărire în timp real cu mouse-ul și previzualizări de modificare.

Aici poate ajuta un instrument precum Creately. Oferă o pânză online infinită pe care echipele o pot folosi pentru a comunica și a colabora în jurul planurilor, proiectelor, strategiilor și ideilor lor. Oferă capabilități de colaborare în timp real care permit echipelor să lucreze împreună ca și cum s-ar afla în aceeași cameră.

Metode vizuale de colaborare pentru o comunicare eficientă în echipă

Acum că sunteți gata să gândiți, să lucrați și să comunicați vizual, este timpul să vă gândiți de unde să începeți. Cu o pânză infinită, există posibilități nesfârșite, de asemenea, confuzie cu privire la unde să începem. Pentru a vă ajuta să restrângeți și să generați cele mai bune rezultate, am enumerat mai jos câteva metode împreună cu șabloane.

Planificare strategica

Planificarea strategică presupune să evaluați unde vă aflați și unde doriți să fiți și să stabiliți direcția afacerii dvs. în consecință. Fără îndoială, procesul constă într-o mulțime de comunicare înainte și înapoi între membrii echipei și părțile interesate.

Aducând totul și pe toți într-o singură pânză, puteți evita o mulțime de confuzii care, în general, vine cu metodele non-vizuale de comunicare și colaborare, cum ar fi fire de e-mail, apeluri conferințe nesfârșite, fire de chat etc.

Maparea călătoriei clientului

Maparea călătoriei clienților implică conturarea și analizarea călătoriei clienților dvs. în timp ce interacționează cu marca dvs. Dezvăluie acțiunile clienților, emoțiile, punctele dureroase și așteptările de-a lungul călătoriei lor.

Puteți simplifica eficient comunicarea în jurul acestui proces, colaborând vizual cu echipa dvs.

Desfășurarea ședințelor

Întâlnirile implică o mulțime de discuții și pentru a face ceva productiv din tot ceea ce este comunicat, trebuie să organizați și să înregistrați corect ideile împărtășite, să le prioritizați și să creați planuri de acțiune.

Această pânză este creată în jurul componentelor de bază ale unei întâlniri, cum ar fi brainstorming, prioritizarea ideilor, planificarea acțiunilor etc. Editați sau adăugați alte elemente la pânză după cum este necesar pentru a vă desfășura întâlnirea în mod eficient.

Consultați ghidul nostru pentru organizarea de întâlniri eficiente pentru a afla mai multe.

Planificarea sprintului

Planificarea sprintului presupune, de asemenea, o mulțime de discuții care vizează definirea a ceea ce se poate face în timpul sprintului și a modului în care se va realiza munca aleasă. Reunind toate aceste elemente într-o singură pânză, le puteți privi una lângă alta și puteți obține o privire de ansamblu rapidă asupra tuturor.

Sunteți gata să încercați colaborarea vizuală pentru o comunicare eficientă în echipă?

O imagine valorează cât o mie de cuvinte. În loc să rostești o mie de cuvinte pentru a explica ideile unice din capul tău, le poți transforma în ceva vizual și tangibil cu o simplă diagramă sau schiță, pentru a-i ajuta pe alții să le înțeleagă mai bine și mai rapid.

Pur și simplu puteți obține o comunicare eficientă în echipă prin încorporarea unei pânze în întâlnirile dvs. zilnice, în care participanții își pot împărtăși și construi ideile într-o formă vizuală (de exemplu, diagramă, hartă mentală, infografică etc.) pentru a le explica mai bine celorlalți.

Aveți sfaturi pentru îmbunătățirea comunicării în echipă? Anunțați-ne în secțiunea de comentarii de mai jos.