8 sfaturi de gestionare a e-mailului pentru a vă menține căsuța de e-mail curată

Simți că menținerea căsuței de e-mail curată este o luptă pierdută? Pentru a vă ajuta, strateg de marketing de conținut Zoe Devitto vă împărtășește câteva sfaturi de gestionare a e-mailului mai jos.

În lumea de astăzi, se pare că toată lumea și papagalii lor au un cont de e-mail.

Poate că aveți chiar mai multe adrese de e-mail în scopuri diferite (vinovat aici). Dar, indiferent de câte conturi de e-mail am creat, sunt mândru să spun că inbox-ul meu este întotdeauna îngrijit și ordonat.

Dar nu a fost întotdeauna așa (oh, nu!).

Am fost si eu acolo. Acel loc întunecat când pierzi controlul asupra tuturor abonamentelor la care te-ai înscris în schimbul acelui irezistibil premiu. Sau când canalele de e-mail încearcă să vă convingă să cumpărați acel articol pe care l-ați abandonat în coșul de cumpărături.

Poate chiar și acel mesaj important ocazional de la un client care se pierde printre bonanza ( nu bueno ).

Sfaturi pentru gestionarea e-mailurilor: cum să vă dezordinea căsuța de e-mail

Dar acele zile consumatoare de timp sunt acum în spatele meu. Am învățat sfaturi de gestionare a e-mailurilor care îmi mențin în mod regulat căsuța de e-mail curată, cu un efort minim din partea mea.

Îmi place să numesc asta „Metoda Inbox Zero”. Un sistem în care organizez e-mailurile în fișiere pentru a evita pierderea timpului. În acest fel, pot răspunde la e-mailurile relevante în timp ce scap de nedoriturile vizuale.

Înrudit: Aflați cum să realizați mai multe vânzări din e-mailurile dvs. cu acest curs gratuit de marketing prin e-mail

Inbox-ul tău se simte copleșitor? Am câteva sfaturi bune de gestionare a e-mailului și le împărtășesc mai jos.

Sa incepem.

#1. Creați conturi de e-mail separate pentru scopuri specifice

Cu mulți furnizori de e-mail gratuiti disponibili, este rar să găsești pe cineva în zilele noastre cu un singur cont de e-mail.

Având mai multe conturi (de exemplu, unul pentru e-mailurile de la serviciu, un alt cont pentru e-mailurile personale și un al treilea cont pentru servicii online, cum ar fi descărcarea gratuită), facilitează organizarea e-mailului.

Cont de e-mail de serviciu

Protejați acest cont de e-mailurile inutile cu orice preț. Aceasta înseamnă să nu-l împărtășiți prietenilor și familiei. Nu vă abonați niciodată la buletine informative cu acest cont de e-mail.

Cont de e-mail de familie și prieteni

Un cont de e-mail special creat doar pentru cei mai buni prieteni și membri apropiați ai familiei. Îl puteți folosi și pentru urgențe personale și formulare de contact.

Cont de e-mail social

Acesta va fi cel mai flexibil cont de e-mail al dvs. și, cel mai probabil, cel cu cele mai multe e-mailuri nedeschise.

Dacă utilizați diferiți furnizori de e-mail pentru fiecare cont, poate fi util să aveți un client de e-mail. Clienții de e-mail sunt aplicații bazate pe web sau desktop care vă permit să gestionați mesajele de e-mail de la diferiți furnizori de servicii de e-mail.

#2. Separați-vă e-mailurile în zone

Majoritatea furnizorilor de servicii de e-mail, cum ar fi Outlook și Gmail, vă permit să setați funcții care separă e-mailurile în categorii în funcție de prioritate și urgență.

Stele și steaguri

Puteți face acest lucru prin configurarea unor funcții precum stelele și pictograma steag, care vă permite să diferențiați e-mailurile primite în funcție de criterii specificate (adică, urgență scăzută, medie sau mare).

Păstrați-vă contul sortat, astfel încât e-mailurile marcate cu stea să apară întotdeauna în partea de sus și să nu vă pierdeți în haos.

Dar utilizatorii, atenție! Nu vă lăsați dus de semnalarea și marcarea cu stea a e-mailurilor dvs. Când cea mai mare parte a corespondenței dvs. este clasificată, poate fi copleșitor să determinați care dintre ele sunt importante.

Etichete și foldere

Când vă organizați contul, obiectivul dvs. ar trebui să fie să aveți o căsuță de e-mail curată, așa că încercați să ștergeți cât mai multe mesaje posibil. Cheia aici este să o faci frecvent pentru a evita un efect de bulgăre de zăpadă în care pierzi controlul.

Dar cum rămâne cu cele pe care nu le poți șterge imediat? Soluția este destul de simplă: învață cum să-ți organizezi cu ușurință e-mailurile folosind fișiere și etichete.

Dosarele acționează ca niște sertare. Vă păstrați e-mailurile astfel încât să nu provoace nicio poluare vizuală. Și continuați despre asta creând mai multe fișiere și dedicându-le pe fiecare unor e-mailuri specifice.

Categoriile pot fi:

• e-mailuri legate de muncă
• notificări pe rețelele sociale
• sau e-mailuri de la prieteni și familie.

Mesaje primite ar trebui să fie folderul principal cu toate aceste categorii diferite.

Sfat bonus: căsuța dvs. de e-mail este inundată de sute, poate chiar mii de e-mailuri spam?

Am o soluție care nu necesită crearea unui alt cont de e-mail.

Creați un fișier și etichetați-l „Arhivat”. Apoi, selectați toate mesajele din căsuța dvs. de e-mail și mutați-le în acest fișier. În acest fel, căsuța dvs. de e-mail va rămâne curată și nu veți pierde sau pierde niciunul dintre e-mailurile anterioare.

De asemenea, etichetele sunt similare cu dosarele. Când selectați un termen, veți vedea toate e-mailurile cu eticheta respectivă. Dar etichetele diferă de fișiere deoarece sunt folosite pentru a atribui o categorie e-mail-urilor primite, fără a le muta efectiv într-un anumit fișier.

În acest fel, un singur mesaj poate avea mai multe etichete, dar poate fi prezent doar într-un singur fișier. Este o formă de a vă găsi rapid mesajele atunci când aveți nevoie de ele, utilizând cuvinte cheie atribuite care corespund conținutului acestuia.

#3. Dezabonați-vă de la listele de e-mail de care nu aveți nevoie

Acest lucru poate părea o idee deloc, dar în mod surprinzător, mulți oameni continuă să ștergă e-mailurile promoționale în mod regulat, dar nu se deconectează niciodată de la astfel de buletine informative.

De ce ne facem asta nouă înșine?

Asigurați-vă că vă dezabonați de la listele de corespondență și e-mailurile promoționale pe care nu le deschideți niciodată. De asemenea, dezabonați-vă de la orice alerte pe rețelele sociale de care nu aveți nevoie.

Alternativ, puteți utiliza un cont de e-mail separat pentru e-mailurile promoționale, astfel încât să vă puteți păstra e-mailurile importante în contul dvs. principal.

Abonamentele nedorite sunt numărul tău. 1 inamic atunci când încerci să obții Inbox Zero. De la buletine informative la reclame, aceste mesaje vă pot copleși cu ușurință căsuța de e-mail și pot face dificilă identificarea mesajelor importante.

Când căutați ceva de citit prin intermediul căsuței dvs. de e-mail sociale/în bloc, nu treceți pe lângă lucrurile neinteresante. Scoate-le din purgatoriul de e-mail și șterge-le din viața ta pentru totdeauna.

De înțeles, dezabonarea de la listele de e-mail poate fi, de asemenea, consumatoare de timp, așa că rețineți că prevenirea este mai bună decât orice remediu. Nu vă abonați decât dacă știți că îl doriți în căsuța dvs. de e-mail.

Programați o perioadă mai lungă de timp o dată pe săptămână pentru a face o organizare mai aprofundată a căsuței de e-mail, cum ar fi crearea și utilizarea fișierelor și a etichetelor.

#4. Utilizați grupuri sau liste de distribuție

Ai primit CC într-o conversație despre care nu trebuie să fii actualizat? Sau te-ai trezit prins într-un fir de e-mail cu răspunsuri la toate? Ei bine, la fel ca și în cazul mesajelor text mobile din chat-urile de grup, aveți opțiunea de a dezactiva subiectul respectiv.

Pentru a face asta în Google și Outlook, deschideți orice mesaj din fir, faceți clic pe cele trei puncte în partea de sus a ecranului (deasupra liniei de subiect). Selectați „Sunet” din opțiunile drop-down (în Gmail) sau „Ignorați” (dacă utilizați Outlook).

În funcție de stilul tău de viață, s-ar putea să fii plin de e-mailuri de evenimente (și răspunsuri de grup nesfârșite) pentru întâlniri de joacă, întâlniri de lucru și evenimente sociale. Folosiți Google Calendar pentru a urmări toate evenimentele dvs. și pentru a șterge e-mailurile de invitație la evenimente de îndată ce le vedeți în calendar.

#5. Utilizați matricea Eisenhower

Mulți profesioniști pierd atât de multă energie și timp încercând să decidă ce sarcină să se ocupe mai întâi. Și când ai multe în farfurie, prioritizarea a ceea ce trebuie să faci (și în ce ordine) este de mare ajutor.

Dar când lista ta de lucruri de făcut pare mai lungă decât covorul Grammy, cum poți decide ce sarcină să prioritizezi? În afară de a te baza pe instrumentul tău obișnuit de gestionare a sarcinilor, mai există un truc pe care îl poți scoate de sub mânecă.

Introduceți matricea Eisenhower. Un sistem care vă permite să înțelegeți rapid ce sarcini și decizii să abordați mai întâi. Este un instrument simplu de luare a deciziilor care împarte sarcinile în patru casete și prioritizează sarcinile pe care ar trebui să vă concentrați mai întâi și pe care ar trebui să le delegați sau să le ștergeți.

Așadar, atunci când vă aflați în îndoială față de diverse e-mailuri, întrebați-vă:

• Este important?
• Sau este urgent?

În mod ironic, oamenii au tendința de a acorda prioritate sarcinilor urgente, dar capacitatea surprinzătoare de a le amâna pe cele importante. Scopul triajului e-mailului este de a identifica acele e-mailuri despre care știți că sunt urgente – nu cele cu subiecte cele mai dramatice.

Eisenhower Matrix îmbunătățește productivitatea, învățându-vă cum să prioritizați mai bine. Această tehnică vă ajută să aflați care activități merită timpul și efortul dvs. și care nu sunt. Și într-o lume în care cu toții ne grăbim să ne ținem pasul cu programul, aceasta este o abilitate neprețuită.

Folosind Matricea Eisenhower, vă puteți separa e-mailurile în patru categorii:

• Urgent și important (fa acum)
• Urgent și neimportant (delegat)
• Neurgent și important (amânare)
• Neurgent și neimportant (ștergeți)

#6. Verifică-ți e-mailul la prima oră dimineața

Acesta nu numai că este un sfat important de gestionare a e-mailurilor, dar vă va menține mai productiv prin eliminarea distragerilor. Deoarece e-mailurile pot ajunge oricând în timpul zilei, este ușor să fii tentat să le verifici – chiar și atunci când te afli în mijlocul unui lucru.

Verificarea e-mailului meu de îndată ce mă trezesc mă ajută să mă pregătesc pentru ziua mea. Pot să mă asigur că nu există urgențe cu care trebuie să mă ocup – sau să le planific în ziua mea, dacă există. De asemenea, pot prinde din urmă ce muncă au făcut colegii mei peste noapte. Deosebit de util atunci când lucrați într-o echipă de la distanță cu colegi din întreaga lume.

În general, nu răspund la niciun e-mail la prima oră dimineața, dar verificarea căsuței mele mă ajută să mă pregătesc pentru ziua următoare.

Când efectuați una dintre verificările obișnuite ale căsuței de e-mail, tratați-vă numai cu acele e-mailuri pe care le puteți gestiona rapid. Dacă un e-mail necesită un răspuns rapid, deschideți-l și răspundeți pe măsură ce parcurgeți mesajele. Dar dacă un e-mail primit are nevoie de mai mult timp pentru a răspunde, rezervați ceva timp mai târziu.

O modalitate bună de a continua despre acest lucru este să utilizați funcția de amânare pentru a primi e-mailul la un moment mai convenabil (da, asta este un lucru).

De asemenea, programați ore de verificare a e-mailurilor în timpul zilei

Dacă nu trebuie să fii atent la e-mailuri sau anunțuri importante, programează câteva perioade scurte de timp în timpul zilei pentru a-ți verifica e-mailul. Deci, în loc să citiți fiecare mesaj imediat ce îl primiți, rezervați ceva timp în fiecare zi pentru a răspunde la e-mailuri și pentru a face curățare.

Poți face acest lucru dimineața, când începi să lucrezi, pentru a alina acea curiozitate imediat ce te trezești. Apoi, înainte și după prânz. Și în sfârșit, la sfârșitul zilei.

Secretul aici este să rezistați tentației. Așadar, ori de câte ori te trezești în mijlocul unei sarcini care dorești să arunci o privire casual la Gmail, spune-ți să rezisti nevoii până la următorul interval orar, dedicat acestui lucru.

În afară de asta, stai departe de căsuța poștală.

#7. Folosiți răspunsurile automate atunci când este necesar

Numele autoresponderului spune totul. Acestea sunt mesaje care sunt trimise automat abonaților pe baza unei ore stabilite sau a unei anumite etichete de eveniment. Și utilizarea corectă a răspunsurilor automate poate fi o strategie puternică pentru o campanie de marketing prin e-mail.

Așadar, să presupunem că nu vă simțiți confortabil să închideți o fereastră de e-mail, deoarece vă temeți că cineva vă poate contacta cu o solicitare urgentă, iar întârzierea dvs. de a răspunde vă poate afecta afacerea.

Soluția? Configurați un mesaj OOO (în afara biroului) sau un mesaj de răspuns automat care spune ceva în rândul:

"Bună,

Multumesc pentru e-mail.

Nu sunt de la birou de la mm/zz la mm/zz și voi avea acces limitat la e-mailurile mele / nu voi avea acces la e-mailurile mele.

Dacă este urgent, contactați [NUME] la [EMAIL] sau [TELEFON]. Voi face tot posibilul să răspund prompt la e-mailul dvs. când mă întorc.

Toate cele bune,

[NUME]"

#8. Golește gunoiul

Gândiți-vă la curățarea în profunzime a căsuței primite ca la o curățare de primăvară pentru viața dvs. digitală. Scopul aici este să vă revizuiți întreaga strategie de rearanjare a e-mailului și să eliminați orice aglomerație în căsuța de e-mail care vă face să pierdeți timpul.

Și asta înseamnă și coșul tău electronic (ceva pe care majoritatea oamenilor îl ignoră). E-mailurile pe care le primiți nu sunt stocate pe computer sau pe telefon, ci sunt salvate de la distanță în cloud. Chiar dacă s-ar putea părea că există o capacitate nesfârșită de date, dacă rămâi fără spațiu în Gmail, este o idee bună să goliți dosarul Coș de gunoi al contului.

De asemenea, nu uitați să curățați din când în când mesajele arhivate pentru a elibera spațiu de stocare. Puteți arhiva mesajele manual sau, alternativ, puteți configura un dispozitiv de curățare automată a căsuței primite pentru a șterge mesajele mai vechi de 30 de zile.

Dar fii atent și șterge doar mesajele de care ești sigur 100% că nu vei mai avea nevoie. Dacă faceți clic pe „Goliți coșul de gunoi” sau „Goliți coșul de reciclare”, nu veți putea recupera niciun mesaj.

A dispărut. Adio, amice! Nu numai că nu ați putea recupera conținutul coșului de gunoi, dar nu ați avea nicio indicație că a existat ceva acolo pentru început.

Preluați controlul asupra căsuței dvs. de e-mail

Ține-ți căsuța de e-mail sub control. Oricare ar fi hack-urile dvs. de gestionare a e-mailurilor, parcurgeți-vă e-mailurile în fiecare zi pentru a evita o căsuță de e-mail suprasaturată.

Iată câteva sfaturi rapide de reținut:

1. Treceți prin e-mail la anumite momente ale zilei, prestabilite.

2. Aplică principiul Pareto: prioritizează 20% din e-mailurile tale și amână restul.

3. Aveți un folder „Răspuns până la XX Day”.

4. Realizează că nu trebuie să răspunzi la fiecare e-mail.

5. Fiți nemilos și apăsați butonul Ștergere. Nu vă atașați de mesajele nedorite.

Alegeți mesajele și sarcinile cu cea mai mare prioritate, evitați distragerea atenției și aruncați-vă imediat. Și odată ce ați îmblânzit căsuța de e-mail, nu uitați să vă felicitați.

Gestionarea e-mailurilor necesită stabilirea unor reguli strategice și menținerea disciplinei. Ar putea dura ceva timp – și este perfect în regulă. A învăța cum să stăpânești acest lucru este la fel ca dezvoltarea unui nou obicei. Acordați-i timp și veți începe să găsiți procesul mai ușor.

Amintiți-vă să nu vă faceți griji pentru a face toate acestea dintr-o singură mișcare. Adevărul să fie spus, organizarea și rearanjarea unei căsuțe poștale haotice peste noapte este la fel de copleșitoare ca și a te ocupa de una aglomerată. Adaptați puțin câte puțin câteva obiceiuri pozitive.

Efectuați câteva dintre acțiunile periodice, cum ar fi golirea coșului de gunoi sau ștergerea în bloc a e-mailurilor trimise, pentru a vă ajuta să simțiți că înregistrați progrese.

Sper că acest ghid rapid vă va ajuta să vă îmbunătățiți fluxul de lucru prin e-mail și să vă creșteți productivitatea.

Și amintiți-vă, atunci când aveți îndoieli, arhivați-l.

Autor: Zoe Devitto este un strateg de marketing de conținut pentru mărci SaaS precum FollowUpBoss, Mention.com și multe altele. Pe plan personal, Zoe este o pasionată de pho și îi place să călătorească în jurul lumii ca nomad digital.