Concediu al angajaților: politică, reguli și impact (cu soluții practice)

Nicio afacere nu este imună de posibilitatea ca un angajat să intre în concediu, în general pentru o perioadă prelungită. Un concediu este într-un fel mult mai problematic decât uzura, deoarece companiile nu pot angaja înlocuitori pentru acești angajați.

Este esențial ca companiile să își gestioneze politica de concediu cu precauție și în conformitate cu legile existente. O politică eronată sau nedefinită privind concediile de absență ar putea duce la ineficiențe operaționale, uzură mai mare a angajaților, supraîncărcare sau lipsă de personal.

Există multe lucruri pe care companiile le pot face pentru a planifica și gestiona eficient absențele angajaților. Acest articol își propune să vorbească despre toate motivele majore ale concediului angajaților. În cele din urmă, vă vom informa și cum ar trebui să vă redactați politica de concediu pentru o procedură fără probleme și pentru a reduce impactul acesteia asupra operațiunilor comerciale.

Înainte de a intra în declarația problemei și a soluției, să înțelegem mai multe despre concediul incert al angajaților și despre cum este diferit de alte tipuri de concedii.

Ce este un concediu?

Un concediu este o pauză aprobată de la locul de muncă, relativ pentru o perioadă mai lungă pe care o iau angajații din cauza unor circumstanțe extraordinare. Spre deosebire de alte tipuri de absențe ale angajaților, cum ar fi vacanța, PTO sau zilele de boală, acestea sunt în general fără precedent și sunt în mare parte neplătite sau parțial plătite. Cu toate acestea, în unele cazuri, concediul este cunoscut în avans și poate fi plătit în funcție de circumstanțele și natura angajării, cum ar fi un concediu sabatic.

De asemenea, concediul poate fi fie voluntar, fie involuntar. Concediile voluntare sunt de obicei luate din motive personale, cum ar fi pentru a avea grijă de părinți sau pentru a lua o perioadă sabatică planificată de mult. Concediile involuntare sunt cele impuse de angajatori, de obicei rezultatul unor circumstanțe neprevăzute, cum ar fi o anchetă în curs sau o acțiune disciplinară.

Cum funcționează concediul?

Procesul de concediu de absență este ușor diferit față de alte concedii, cum ar fi PTO, deoarece acestea au nevoie de o revizuire manuală. Fiecare organizație are politicile și procesele lor pentru a reglementa concediile angajaților.

• Solicitare de concediu: Primul pas este, în general, ca angajatul să solicite un concediu de la angajator. Acest lucru se face, în general, prin poștă sau Leave Management System (LMS), în funcție de politica companiei. Cererea trebuie să includă datele și motivul cererii de concediu propuse.
• Aprobarea managerului/HR: Odată primită cererea, angajatorul va aproba sau va refuza de obicei concediul pe baza circumstanțelor, politicii, istoricului angajaților. De asemenea, aceștia pot lua în considerare dacă au suficient personal pentru a acoperi sau nu sarcinile angajaților absenți.
• La aprobare: Dacă este aprobat, angajatorul va colabora cu angajatul pentru a determina cum să își acopere cel mai bine sarcinile în timp ce acesta este plecat. Acest lucru poate implica reatribuirea sarcinilor altor angajați, angajarea unui lucrător temporar sau pur și simplu gestionarea fără cineva în acel rol până când angajatul se întoarce.
• În cazul refuzului: dacă este refuzat, angajatorul va oferi de obicei un motiv pentru decizia sa și va oferi alternative, dacă este posibil. De exemplu, ei pot sugera ca angajatul să-și ia locul de muncă de acasă sau să-și eșaloneze zilele libere. Acest lucru va asigura că aceștia pot avea în continuare ceva timp departe de muncă, fără a perturba prea mult operațiunile de afaceri.
• Plata în timpul concediului: dacă un angajat este plătit în timpul concediului, depinde în general în întregime de politica companiei. Angajatorii pot lua în considerare și alte circumstanțe, istoricul angajatului, desemnarea, importanța și impactul angajatului.
• Comunicare: Odată ce totul este finalizat, este important să comunicați aceste planuri tuturor părților implicate. Acestea includ manageri, colegi de muncă și clienți care pot fi afectați de schimbarea personalului. Se asigură că fiecare membru al echipei cunoaște constrângerile viitoare și poate adopta o abordare proactivă pentru a minimiza întreruperile.

Tipuri de concediu

Există mai multe tipuri diferite de concediu, fiecare cu cauze și impacturi diferite. Iată o scurtă prezentare a celor mai comune tipuri de concedii:

• Complicații medicale: în timp ce majoritatea companiilor oferă zile libere pentru boală fiecărui angajat, afecțiunile medicale grave, bolile cronice și complicațiile pe termen lung nu sunt luate în considerare de către organizații. Angajatul ar putea fi incapabil să lucreze sau să decidă să-și ia zile libere pentru o perioadă mai lungă fie pentru propriile afecțiuni medicale, fie pentru a avea grijă de cineva din familie.
• Concursuri sabatice: Concursurile sabatice sunt de obicei luate pentru oportunități de dezvoltare personală sau profesională, cum ar fi programe de studii în străinătate, proiecte de cercetare sau stagii. În general, concediile sabatice sunt plătite parțial, dar pot fi plătite sau neplătite, în funcție de politica companiei, istoricul de muncă și acordul.
• Concediul de maternitate/paternitate: Concediul de maternitate este obligatoriu pentru fiecare organizație și poate dura între 6-16 săptămâni cu plată. Majoritatea companiilor oferă, de asemenea, o anumită formă de concediu de paternitate plătit pentru a le permite angajaților de sex masculin să creeze relații cu copiii lor.
• Concediu pentru doliu : În cazul unui deces în familie, mulți angajatori vor oferi concediu pentru doliu, pentru a le oferi angajaților timp să deplânge și să planifice.
• Concediu pentru sănătate mintală: Uneori, angajații au nevoie de un timp liber de la muncă pentru o sănătate mintală și bunăstare sănătoasă. Acest tip de concediu poate fi voluntar și involuntar și poate fi din mai multe motive, cum ar fi anxietatea, depresia, epuizarea sau trauma.

Ar putea exista multe alte motive pentru un concediu, cum ar fi serviciul de juriu, serviciul militar sau serviciul comunitar, în funcție de țara sau statul în care își desfășoară activitatea organizația.

Impactul concediilor asupra afacerilor

Frunzele fără precedent ar putea avea un impact atât negativ, cât și pozitiv asupra afacerii dumneavoastră. Iată câteva dintre principalele efecte ale concediului de absență asupra afacerii:

• Operațional: În funcție de tipul și durata concediului, este posibil ca întreprinderile să fie nevoite să își ajusteze operațiunile pentru a se adapta angajatului. Aceasta ar putea include angajarea unui înlocuitor temporar, reatribuirea sarcinilor altor angajați sau modificarea proceselor sau a programelor.
• Financiar: Dacă un angajat este plătit în timpul concediului, acest lucru ar putea pune o presiune asupra bugetului companiei. Alternativ, dacă un angajat nu este plătit în timpul concediului, acesta poate rămâne în urmă cu facturi sau nu poate să-și facă față obligațiilor financiare personale.
• Reputație: în unele cazuri, concediile pot afecta și reputația afacerilor. De exemplu, dacă un angajat ia o perioadă sabatică pentru oportunități de dezvoltare personală, acest lucru ar putea să se reflecte pozitiv asupra afacerii și să-i îmbunătățească reputația.

Cum se creează o politică de solicitare a concediului pentru angajați?

Politica de solicitare a concediului va varia de la o afacere la alta, în funcție de nevoile și resursele organizației. Iată câteva elemente cheie care trebuie luate în considerare la elaborarea unei politici de solicitare a concediului, cum ar fi:

• Scopul și tipul frunzelor

Scopul politicii privind cererea de concediu trebuie să fie clar precizat, astfel încât angajații să știe ce acoperă polița și de ce există. Ar trebui să acopere atât circumstanțele prevăzute, cât și neprevăzute care ar putea apărea în viața unui angajat.

În general, majoritatea companiilor permit un concediu pentru complicații medicale, deces, concediu sabatic și maternitate/paternitate.

• Eligibilitate

Criteriile de eligibilitate pentru luarea unui concediu ar trebui să fie prezentate în politică, astfel încât angajații să știe cine poate și nu poate beneficia de beneficiu. Aceasta ar putea include vechimea în muncă, rolul postului și performanța. Cu toate acestea, majoritatea companiilor permit personalului de conducere să ia un an sabatic după 5 ani de serviciu.

• Procedură

Procedura de solicitare a unui concediu trebuie să fie clar stabilită, astfel încât angajații să știe cum să procedeze. Acest lucru ar putea implica trimiterea unui formular sau trimiterea prin e-mail HR cu informațiile relevante. De asemenea, este important de reținut intervalul de timp în care angajații trebuie să își depună cererile în funcție de natura concediului.

În general, cererea de concediu de maternitate/paternitate trebuie depusă cu 1-2 luni înainte, în timp ce alte circumstanțe neprevăzute se depun în general în ziua însăși. În mod similar, perioada sabatică trebuie informată cât mai devreme posibil, în general cu 3-6 luni înainte de concediu.

• Durată

Durata pentru care se acordă concediul trebuie stipulată și în poliță. Acest lucru este important pentru ca angajații să știe cât timp pot sta departe de muncă și să planifice în consecință.

În general, un concediu medical poate fi acordat doar pentru o perioadă de 6-12 săptămâni. Alte concedii, cum ar fi concediile de maternitate/paternitate, ar putea varia între 9 și 18 săptămâni, în timp ce un concediu sabatic poate fi acordat până la 1 an.

• Compensare

Politica ar trebui să precizeze, de asemenea, dacă angajații vor fi plătiți în timpul concediului. De asemenea, ar putea exista concedii condiționate și parțial plătite în funcție de acordul cu angajatul.

Majoritatea companiilor plătesc angajații în timpul concediului de maternitate/paternitate, dar unele pot oferi compensații parțiale. Companiile pot chiar să semneze obligații cu angajații înainte de a accepta un concediu sabatic plătit, asigurându-se că angajatul lucrează pentru o anumită perioadă chiar și după finalizarea studiilor.

• Instrucțiuni

În politică ar trebui să fie incluse și linii directoare privind concediile. Acest lucru ar putea acoperi lucruri precum dacă angajații trebuie să păstreze legătura cu compania în timpul concediului lor. Sau dacă li se permite să lucreze pentru alte organizații în timpul concediului și dacă li se cere să ramburseze banii primiți de la companie în timpul concediului.

Includeți aceste elemente cheie în politica dvs. de solicitare a concediului pentru a vă asigura că atât angajatorii, cât și angajații sunt conștienți de drepturile și responsabilitățile lor atunci când vine vorba de a-și lua concediu.

Modalități de a minimiza impactul concediului în operațiunile de afaceri

Absentismul ar putea duce la haos în ordinea de lucru bine stabilită. În special în întreprinderile mici și în pozițiile de conducere superioară, concediul prelungit ar putea avea un impact semnificativ asupra operațiunilor unei companii. Fiecare organizație trebuie să aibă un plan de urgență pentru a acoperi concediul unui angajat.

Există câteva moduri cheie prin care companiile pot minimiza impactul concediului asupra operațiunilor lor.

• Planificare în avans

Dacă știți că un angajat va lua un concediu, încercați să îl planificați în avans, astfel încât să puteți pune pe altcineva să-și acopere sarcinile în timp ce este plecat. Acest lucru ar putea implica pregătirea unui alt membru al personalului pentru a face treaba, angajarea unui înlocuitor temporar sau rearanjarea programelor de lucru, astfel încât alți angajați să poată reuși.

• Compensați în schimbul îndrumării

O altă modalitate de a minimiza impactul unui concediu este să vă asigurați că angajații sunt compensați corespunzător și că sunt în contact pentru timpul pe care îl au plecat de la locul de muncă. Acest lucru ar putea implica să le plătească salariul total sau parțial în schimbul conducerii și îndrumării subordonaților în timpul liber.

• Construiește o echipă multifuncțională

Organizațiile trebuie să construiască echipe cu fiecare membru capabil să îndeplinească mai multe roluri. Alți membri ai echipei trebuie să poată acoperi angajații absenți.

De exemplu, dacă aveți o echipă de vânzări, ar trebui să existe cineva în echipă care poate gestiona întrebările de la serviciul clienți dacă reprezentantul clienților nu este disponibil.

Cum poate ajuta software-ul de management Leave?

Concediile afectează operațiunile companiilor din toate industriile. Este important să adoptați o abordare proactivă pentru a le gestiona. O modalitate de a gestiona concediile într-o manieră organizată este prin intermediul software-ului.

Software-ul de gestionare a concediilor pentru angajați (ELMS) vă permite să stabiliți politici, să trimiteți mementouri, să urmăriți prezența și să gestionați procesul de concediu cu ușurință. ELMS vă poate ajuta să evitați problemele de absenteism prin urmărirea absențelor, asigurându-se că angajații primesc beneficii de concediu și oferind posibilitatea de a trimite notificări conducerii despre absența unui angajat.

Concluzie

Concediile nu sunt rare, fiecare organizație trece prin asta. Companiile trebuie să aibă o politică de concediu de absență eficientă și rezonabilă pentru a gestiona absențele angajaților și pentru a se asigura că operațiunile comerciale sunt afectate minim. Angajații trebuie să adopte o abordare proactivă pentru a contracara aceste concedii incerte și pentru a pregăti planuri de urgență.

Întrebări frecvente

Categorii înrudite: Sistem de management al salarizării angajaților | Instrumente de management al resurselor umane | Sistemul de management al prezenței angajaților | Software de urmărire a solicitantului