Cine controlează prima ta impresie în afaceri?

Ultima actualizare pe 2 martie 2021

În orice companie la care clienții pot apela sau pot fi apelați, există șansa de a le oferi o primă impresie în afaceri. Această impresie reprezintă caracteristicile afacerii tale care avansează. Fie că este vorba de asistență pentru clienți, apeluri la rece sau un apel pentru prima dată, vocea și atitudinea care salută clientul îi afectează. Acest lucru fie va construi o relație pozitivă, fie va deteriora reprezentarea companiei înainte ca relația să înceapă să se construiască. Startup-urile ar trebui să fie conștiente de acest lucru din timp și să se asigure că prima impresie în afaceri este gestionată de un recepționer instruit și cu experiență.

Care sunt sarcinile de serviciu ale receptionerului?

Majoritatea oamenilor presupun că singura responsabilitate a unui recepționer este să răspundă la telefoane. Descrierea postului a recepționerului sau a angajatului de la recepție poate varia foarte mult de la o afacere la alta. Răspunsul la telefon este în mod normal un mic procent din lista uriașă de sarcini zilnice pe care acești angajați importanți se ocupă. Câteva exemple de doar câteva dintre sarcinile recepționerului includ:

Ai ghicit, răspunzând la telefoane

• Apeluri de ieșire
• Comandă și management de consumabile de birou
• Management de evenimente
• Managementul igienei biroului
• Monitorizarea zilnică a apelului nominal al angajaților
• Urmărirea zilnică a angajaților
• Instruirea generală a angajaților
• Programarea întâlnirilor cu clienții
• … prea multe pentru a le enumera pe toate!

Pentru postul de recepționer, în mod normal nu este ușor să găsești timp liber sau, uneori, chiar pauză, cu excepția cazului în care există o forță de muncă mai mare de recepționerii care poate acoperi atunci când unul nu este disponibil. Cu toate acestea, pentru acele companii cu un singur recepționer care se ocupă de stația din față și de telefoane, poate fi dificil să înlocuiască numeroasele responsabilități pe care le au atunci când lipsesc. Deși poate părea producția, echipa este cea care ține mingea să ruleze într-o afacere, acea minge nu câștigă niciodată sau își menține impuls fără a începe cu angajatul de la recepție. Faceți clic pentru a trimite pe Tweet

Eticheta receptionerului

După cum am spus la începutul acestui articol, recepționerii sunt prima impresie în afaceri. Din acest motiv, angajatul de la recepție are nevoie de mai mult decât de o caracteristică „foarte drăguță”. Recepționerul trebuie să fie, de asemenea, persoana cu cea mai bună cunoștință cu care să vorbească despre funcționarea interioară a afacerii și despre valorile acestora. Ei trebuie, de asemenea, să fie educați în ceea ce privește telefonul, e-mailul și eticheta față în față atunci când conversează cu potențiali clienți și alții.

Aceasta include înțelegerea „modului corect” de a saluta clienții la apelurile telefonice sau a modului de a începe și a încheia un mesaj de e-mail, în funcție de standardele companiei. Și, cel mai important, cum să reprezentați afacerea atunci când vă întâlniți cu clienții și clienții potențiali în setări fizice sau virtuale. Angajatul de la recepție este un fel ca modelul companiei. Pentru că oricare dintre valorile pe care le arată clienților este de obicei ceea ce se pot aștepta de la restul echipei.

Acesta este motivul pentru care este de cea mai mare prioritate ca recepționerii să primească o instruire de mare valoare în fiecare aspect al afacerii. Deoarece vor răspunde la majoritatea întrebărilor înainte ca clienții să obțină servicii sau să programeze întâlniri, ei trebuie să înțeleagă toate informațiile despre companie, altfel aceiași clienți nu pot trece niciodată la pasul următor. A avea angajați nepregătiți care răspund la telefoane sau contactează clienții potențiali este un risc serios. Acest lucru poate duce adesea la pierderea clientului sau a potențialului client. Acest lucru se datorează lipsei de informații sau denaturării companiei. Un recepționer instruit și cu experiență îi va arăta, de obicei, potențialului client la ce se poate aștepta de la afacere, de la prima impresie.

Marketingul digital seamănă mult cu o primă impresie. Fiecare reclamă sau conținut este o oportunitate de a impresiona pe cineva. Dacă doriți ajutor cu aceste prime impresii digitale, atunci ar trebui să luați în considerare utilizarea serviciilor noastre cu etichetă albă.

Cum să faci o primă impresie bună în afaceri

Desigur, nu există o practică standard pentru a crea o primă impresie bună în afaceri. Fiecare companie este diferită. Ceea ce o afacere ar putea accepta ca fiind cea mai bună practică pentru o impresie pozitivă, s-ar putea să nu funcționeze întotdeauna pentru o altă companie. Cu toate acestea, există câteva sugestii despre ce puteți face pentru a obține acea primă impresie bună în afaceri. Deși unele dintre ele pot părea evidente, mulți recepționi ratează cu desăvârșire semnul unora dintre aceste sugestii și riscă să strice reputația companiei lor din cauza asta. Deci, iată câteva sugestii evidente și poate nu atât de evidente pentru a obține o primă impresie bună:

• Distribuiți doar informațiile pe care le înțelegeți
  Clienții vă sună pentru răspunsuri, nu pentru presupuneri. Pierderea timpului unui potențial client este o modalitate sigură de a-l împiedica să se întoarcă. Asigurați-vă că înțelegeți cât mai multe despre afacerea dvs. înainte de a încerca să răspundeți la întrebări. Și dacă nu știi răspunsul, nu-l lăsa așa. Asigură-l pe client că, deși nu știi răspunsul, știi unde să-l găsești și îi vei oferi răspunsul cât mai curând posibil.
• Zâmbește audibil
  Chiar și la un apel telefonic, oamenii vă pot identifica de obicei atitudinea după tonul dvs. și structura răspunsurilor dvs. Încercați să vorbiți cu un zâmbet, indiferent de cum vă simțiți în interior, iar apelul este de obicei preluat cu un zâmbet. Nu lăsați pe cineva să vă audă stresul sau frustrarea la telefon, pentru că atunci când nu vă poate vedea fața, va vizualiza compania însăși ca vocea de la celălalt capăt al firului și asta se traduce printr-o „Companie Stres Out” sau „Frustrată”. Companie". Amintiți-vă, recepționerul este reprezentantul afacerii la primul apel. Caracteristicile tale vor deveni „atitudinea” companiei, așa că asigură-te că este una bună.
• Imbraca-te potrivit
  Dacă proprietarul afacerii nu ți-a spus deja acest lucru, ar trebui să știi în continuare, modul în care atitudinea ta reprezintă afacerea ta merge la fel cu aspectul tău. Majoritatea nu ar presupune că o persoană cu găuri în pantofi, pete pe haine și păr neîngrijit, ar locui într-un conac (deși așa poate fi uneori) și este la fel și cu o afacere. Clienții care văd recepționera cu o înfățișare care reprezintă un aspect nepăsător, necurat și nedorit, vor vedea afacerea în același mod. Oamenilor le va fi greu să creadă că vei avea grijă de bunurile lor atunci când tu nu ai grijă de tine. Deși, de obicei, nu este nevoie să treci peste bord în majoritatea locurilor cu cravate sau uniforme, este totuși important să exprimi un aspect care să arate că îți pasă de tine și de împrejurimile tale, ceea ce se traduce și prin grija pentru afacerea lor.

O recepționeră adecvată, care face o impresie bună, îi permite clientului să vadă că ești genul de afaceri care cred că nu faci doar promisiuni, ci tu le faci să se întâmple. Veți construi încredere cu un client și ar fi mai probabil ca acesta să vă angajeze serviciile.

Nu vă faceți prima impresie în afaceri ultima

Deși acest sfat este important pentru toate întreprinderile, acesta este în principal cea mai mare prioritate pentru companiile nou-înființate. Pentru startup-uri, primele impresii vor fi tot ce au la început. Chiar și cu un plan de afaceri solid, un capital puternic și o forță de muncă cu experiență, doar un recepționer fără experiență care vă salută clienții potențiali vă poate opri creșterea înainte ca aceasta să înceapă.

Nu este greu de spus că, în majoritatea afacerilor care depind de generarea de lead-uri, recepționerul este unul dintre cele mai valoroase atuuri ale afacerii. Cu toate acestea, pot reprezenta și cel mai mare risc dacă sunt puși în prima linie fără pregătire sau experiență. Este esențial ca recepționerul dvs. să nu strice prima impresie a afacerii dvs.. Deși acesta este doar primul pas către succesul dvs., este de departe unul dintre cele mai importante.

Aveți nevoie de ajutor pentru a vă gestiona reputația? Ar trebui să luați în considerare serviciile noastre de gestionare a reputației cu etichetă albă. Nu ezitați să ne contactați și să ne spuneți ce părere aveți despre acest articol. Spuneți-ne dacă acest lucru v-a ajutat să vă îmbunătățiți primele impresii.