Cinci e-mailuri nepoliticoase pe care le trimiteți fără să vă dați seama
Publicat: 2018-01-13Scrierea unui e-mail care apare exact așa cum o faci în persoană este o artă plastică
Chiar și cei mai simpatici și educați dintre noi pot încă arăta ca niște ticăloși într-un e-mail. A scrie un e-mail care apare la fel ca în persoană este o artă frumoasă.
În timpul unei conversații, îți ajustezi tonul, expresia feței, gesturile și postura pentru a se potrivi cu starea de spirit a ceea ce transmiți. Faci asta pentru că oamenii tind să fie mult mai receptivi la felul în care spui lucrurile decât la ceea ce spui de fapt.
E-mailul elimină o conversație. Este eficient, dar transformă interacțiunile altfel ușoare în interpretări greșite dezordonate. Fără expresii faciale și postură corporală care să vă ghideze mesajul, oamenii privesc fiecare cuvânt pe care îl introduceți ca pe un indicator al tonului și al dispoziției.
Cele mai multe dintre greșelile pe care le fac oamenii în e-mailurile lor sunt complet evitate. Următoarea listă analizează aceste greșeli subtile și gafe ascunse.
CC compulsiv și răspuns la toate
A face CC oamenii tot timpul este unul dintre cele mai enervante lucruri pe care le poți face prin e-mail. Aș spune că este cel mai enervant, dar această onoare este acordată excesiv de „răspunde tuturor”. Dacă cineva vă trimite un e-mail ție și o grămadă de alte persoane, chiar crezi că fiecare destinatar trebuie să primească un alt e-mail de la tine spunând „mulțumesc”? Nu o fac, iar când faci asta, îi trimite pe oameni să se cațără pe un zid.
Trucul pentru a ști când să CC cuiva este să-ți tratezi e-mailul ca și cum ar fi o întâlnire în persoană. Întrebarea devine apoi următoarea: „Ar fi necesar sau util ca această persoană să vină la întâlnire?” Dacă răspunsul este nu, atunci nu-și pierde timpul cu un e-mail. Cât despre răspunsul tuturor, doar nu o faceți. Chiar dacă altcineva din topic răspunde la toate, totuși îi enervezi pe toată lumea până la moarte când te alături de luptă. Dacă aveți ceva de spus, este mai bine să trimiteți acest lucru direct (și privat) expeditorului inițial și să-l lăsați pe acesta să decidă dacă grupul ar trebui să știe și el.
Calea-Prea-Scurtă
De prea multe ori, cauza conflictului de e-mail este un dezechilibru între efortul din e-mailul inițial și efortul de a răspunde la acel e-mail. Când cineva scrie un paragraf detaliat subliniind probleme importante, se așteaptă să răspunzi cu atenție. Trimiterea înapoi „Am înțeles” sau „Remarcat” pur și simplu nu funcționează. Fără cunoașterea intenției și a tonului dvs., răspunsurile scurte par a fi apatice și chiar sarcastice pentru receptor. Acest lucru este regretabil, deoarece aceasta este rareori intenția expeditorului.
Recomandat pentru tine:
Cum va transforma Metaverse industria auto din India
Ce înseamnă prevederea anti-Profiteering pentru startup-urile indiene?
Cum startup-urile Edtech ajută forța de muncă din India să își îmbunătățească abilitățile și să devină pregătite pentru viitor...
Stocuri de tehnologie New-Age săptămâna aceasta: problemele Zomato continuă, EaseMyTrip postează Stro...
Startup-urile indiene iau comenzi rapide în căutarea finanțării
Platforma de marketing digital Logicserve are finanțare de 80 INR Cr, rebrand-urile ca LS Dig...
Cel mai bun mod de a evita să fii interpretat greșit într-un răspuns scurt este să-ți împărtășești intenția. Chiar și să răspunzi cu „Sunt puțin ocupat, dar ar trebui să-l pot citi mai târziu în această săptămână” pare mult mai bine decât „Am înțeles”, pe care mulți oameni îl vor interpreta ca indiferență.
Linia de subiect „URGENT”.
Liniile de subiect care spun „URGENT” sau „CÂT POATE” arată o nerespectare totală față de destinatar. Dacă e-mailul dvs. este atât de urgent, ridicați telefonul și sunați persoana respectivă. Chiar și în cazurile rare în care un e-mail este de fapt urgent, etichetarea lui ca atare în linia de subiect este inutilă și dă un ton puternic, negativ.
Cheia pentru a evita subiectele „URGENTE” este dublă. În primul rând, dacă problema este tratată cel mai bine în orice altă formă decât prin e-mail, atunci așa ar trebui să o tratați. În al doilea rând, dacă nu este cazul, atunci problema constă în capacitatea ta de a crea un subiect puternic. La urma urmei, oamenii își verifică e-mailul frecvent, așa că atâta timp cât subiectul le atrage atenția, va duce treaba la bun sfârșit. În loc să etichetați e-mailul ca fiind urgent, întrebați-vă de ce este urgent. Răspunsul la această întrebare este noua ta linie de subiect. Dacă un client are nevoie de un răspuns astăzi, atunci pur și simplu creați subiectul „Clientul are nevoie de răspuns astăzi”. Acest lucru menține sentimentul de urgență fără a da un ton grosolan și disperat.
Debbie Downer
Trimiterea de e-mailuri care le spun în mod constant oamenilor ce fac greșit și ce nu ar trebui să facă într-adevăr are o taxă. Chiar dacă încercați să oferiți critici constructive, trebuie să evitați negativitatea în e-mailuri cu orice preț. Deoarece oamenii nu pot auzi tonul tău direct, ei citesc în conotațiile cuvintelor și creează un ton în capul lor pe măsură ce merg. Negativele devin deosebit de negative sub formă de e-mail.
Ori de câte ori te trezești că folosești cuvinte negative precum „nu pot”, „nu pot”, „nu vor” sau „nu a putut”, transforma-le în pozitive. Efectuarea acestei schimbări transformă întregul ton al mesajului. De exemplu, în loc să spuneți „Nu puteți completa astfel de rapoarte în viitor”, spuneți „Data viitoare când completați un raport, vă rugăm...” Când trebuie să trimiteți feedback negativ, nu faceți acest lucru într-un e-mail. Sari la telefon sau mergi pe hol.
Robotul
Este ușor să te gândești la e-mail ca la o modalitate de a face ceva rapid, dar atunci când faci asta până la extrem, vi se pare inuman. Nu ai intra în biroul cuiva și ai înmâna un raport pe care să-l faci fără a-i recunoaște cumva. A sari direct la esențial ar putea părea cel mai eficient lucru de făcut, dar lasă o impresie negativă de durată.
Repararea acestuia este simplă. Luați o secundă în plus pentru a saluta persoana căreia îi scrieți. Nu trebuie să întrebați destinatarul despre weekendul său. Este nevoie doar de o simplă recunoaștere a individului ca ființă umană. Acest lucru păstrează tonul mult mai respectuos decât ar fi dacă ai trimite pur și simplu sarcini.
Aducând totul împreună
Cel mai dificil lucru despre trimiterea de e-mailuri este să vă asigurați că oamenii vă percep mesajul așa cum doriți. Trebuie să fii conștient social pentru a reuși acest lucru. Adică, fiți dispus să vă faceți timp pentru a vă gândi cum arată lucrurile din perspectiva destinatarului înainte de a apăsa „trimite”.
Despre autor
Dr. Travis Bradberry este co-autorul premiat al celei mai bine vândute cărți, Emotional Intelligence 2.0, și cofondatorul TalentSmart, cel mai important furnizor mondial de teste și instruire de inteligență emoțională, care deservește peste 75% din companiile Fortune 500. Cărțile sale cele mai vândute au fost traduse în 25 de limbi și sunt disponibile în peste 150 de țări. Dr. Bradberry a scris sau a fost acoperit de Newsweek, TIME, BusinessWeek, Fortune, Forbes, Fast Company, Inc., USA Today, The Wall Street Journal, The Washington Post și The Harvard Business Review.