„De la o barieră la un pod”: 6 concluzii pentru o mai bună gestionare a granturilor din conversația noastră cu trei căi locale locale

De ani de zile, Submittable a fost un partener mândru pentru multe organizații locale United Way care folosesc tehnologia de acordare a granturilor Submittable pentru a-și gestiona investițiile în organizații nonprofit din comunitatea lor prin acordarea de granturi competitive.

Am invitat recent trei clienți United Way să se alăture vicepreședintelui de impact social al Submittable, Sam Caplan, pentru o conversație cu colegii lor despre ceea ce au învățat implementând strategii moderne și centrate pe comunitate cu Submittable.

Dacă cauți să creezi relații mai puternice în comunitatea ta prin acordarea ta, această conversație este pentru tine. Iată cele mai bune rezultate, în propriile lor cuvinte.

În conversație:

• Jeff Howell, director de programe la United Way of the Greater Triangle
• Craig Shoemaker, director de tehnologie și operațiuni la United Way of Greenville County
• Christopher Nicholas, CFO/CTO/COO la United Way of Greenville County
• Sabra Williams, analist de sisteme la United Way of Greater Philadelphia și Southern New Jersey
• Sam Caplan, vicepreședinte al impactului social la Submittable

1. Nu-ți fie teamă să schimbi felul în care ai făcut-o întotdeauna

United Way există de peste o sută de ani. Și în timp ce această istorie lasă organizația ca un pilon bine stabilit în multe comunități, poate duce, de asemenea, la un sentiment de inerție. Orice efort de a face o schimbare se confruntă cu provocarea „modului în care am făcut-o întotdeauna”.

Pentru Craig Shoemaker, Director de Tehnologie și Operațiuni, și Christopher Nicholas, CIO la United Way of Greenville County, un proces de acordare a granturilor cu adevărat învechit a fost greoi pentru toți cei implicați. Erau gata să-l scuture.

După cum explică Craig, au vrut să îmbrățișeze un nou mod: îndrăzneț și simplu . Redați clipul pentru a afla despre el.

Prin simplificarea atât a aplicației în sine , cât și a tehnologiei aplicației cu trecerea la Submittable, aceștia și-au putut atinge scopul.

Așa cum descrie Craig în clip, în trecut, „Software-ul era greoi. A fost greu. A trebuit să facem cursuri axate în mod special pe procesul de aplicare, mai degrabă decât să vorbim despre ce conținut era necesar sau ce căutăm de la candidați. Așadar, [pentru a fi] îndrăzneț și simplu, ne-am dorit cu adevărat un instrument care să ajute la facilitarea și să nu fie un obstacol pentru a împiedica finanțarea așa cum a fost în trecut .”

2.Tratați experiența dvs. de aplicare ca începutul relației dvs. cu beneficiarii dvs. de grant

Pentru Jeff Howell, Chief Program Officer la United Way of the Greater Triangle, care deservește triunghiul de cercetare din jurul Raleigh, Durham și Chapel Hill din Carolina de Nord, o platformă de gestionare a granturilor este mai mult decât un simplu produs. Este un instrument pentru a construi încrederea. El explică în clip.

După cum spune Jeff în clip, „Cred din perspectiva noastră, investiția în ceva de genul Submittable este să investim în prima experiență cu United Way of the Greater Triangle.”

Punând acea relație pe piciorul potrivit, Jeff a aflat că, mai târziu, solicitanții sunt „dispuși să lucreze cu tine la câteva lucruri și să se sprijine puțin mai mult în relația respectivă ”.

3. Centrați umanitatea solicitanților dvs

Mai multe sfaturi de la Jeff? Pentru a construi o relație reală cu solicitanții, mai degrabă decât o tranzacție, concentrați-vă pe centrarea umanității lor. Submittable oferă încărcări ușoare de fișiere pentru a accepta mai multe tipuri de fișiere video și audio care vă pot ajuta să faceți acest lucru. Ascultă-l pe Jeff răspunzând la întrebarea lui Sam Caplan despre asta în clip.

După cum detaliază Jeff, valorificarea încărcărilor de fișiere permite United Way of the Greater Triangle să:

• Apropiați-vă de munca solicitantului. După cum spune Jeff, „Suntem capabili să vedem cum arată, se simte și cum sună această lucrare în fiecare zi.”
• Setează-și recenzenții să fie avocați puternici. Jeff explică: „Recenziatorii noștri văd că sunt capabili să construiască acea relație personală cu organizația în care pot deveni un avocat pentru munca lor. Cred că chiar și dincolo de procesul nostru de acordare a granturilor, ei se simt mai conectați la acel spațiu.”
• Oferiți organizațiilor nonprofit mai mult spațiu pentru a se concentra asupra muncii lor. În cuvintele lui Jeff: „Le putem permite să facă această aplicație cât mai ușor posibil și să-i lăsăm să revină la ceea ce fac cu adevărat bine și la ceea ce avem nevoie ca noi, ca finanțator în acest spațiu, să se concentreze. Este o victorie grozavă pentru noi ca comunitate.”

4. Creați o experiență de recenzent mai primitoare pentru voluntari

Sabra Williams, analist de sisteme pentru United Way din Greater Philadelphia și sudul New Jersey, la fel ca multe alte United Ways locale, practică acordarea participativă de granturi. Aceasta înseamnă că ea salută în mod intenționat voluntarii din comunitatea ei pentru a participa activ la procesul de evaluare. Cu această strategie, o experiență pozitivă - sau negativă - de recenzent poate avea reverberații care le afectează reputația în comunitate.

Intrând în cel mai nou ciclu de acordare a granturilor, Sabra s-a concentrat, prin urmare, pe îmbunătățirea experienței recenzenților. Ea știa că i-ar economisi timp ei și recenzenților ei. Dar a ajuns să ofere o multitudine de alte beneficii. explică Sabra în clip.

După cum detaliază ea în clip, multe dintre beneficii au fost înrădăcinate în funcția intuitivă de revizuire paralelă a Submittable, care a dus la:

• Mai puțin timp investit în revizuirile de instruire. Sabra spune: „În anii precedenți, știți, am oferit mai multe sesiuni de antrenament. Am tipărit tot felul de lucruri. Am realizat lianți cu toate aplicațiile. Am purtat discuții în grup. Nu de data asta."
• Un impuls în participare. Cu ajutorul unui instrument ușor de utilizat, ea explică: „În general, am avut o participare foarte bună cu voluntarii noștri.”
• Un proces de revizuire mai rapid, la timp. Sabra spune „Deoarece sistemul este într-adevăr atât de ușor de utilizat și ușor de utilizat, recenzenții și-au putut finaliza sarcinile la timp, cu foarte puține întrebări sau probleme.”
• Reducerea frustrării recenzenților. Revizuirea intuitivă alăturată a lui Submittable a însemnat mai puține dureri de cap. După cum explică Sabra, „Cred că a fost esențial în economisirea timpului și reducerea frustrării. Știu că a fost o plângere în ciclurile anterioare.”

5. Faceți raportarea cât mai ușor posibil

Submittable nu apare doar pentru procesul de aplicare și dispare. Mai degrabă, este un instrument pe care dvs. și solicitantul dvs. îl puteți utiliza pe parcursul întregului ciclu de grant pentru a comunica cu ușurință și a ține evidența documentelor, vizitelor la fața locului, verificărilor verbale - tot ceea ce face parte dintr-un parteneriat de grant.

Pentru Sabra, acel instrument consecvent pe parcursul întregului ciclu de grant a condus la un rezultat foarte satisfăcător în raportarea participării. Ascultă-l în cuvintele ei din clip.

După cum explică ea:

„Am fost încântați că toate cele o sută de agenții și-au prezentat rapoartele . Nu cred că ni s-a întâmplat asta vreodată. Le-am introdus vreodată pe toate. Și, de fapt, majoritatea chiar au venit la timp. Așa că a fost și o surpriză plăcută.”

Cum au făcut-o?

„Cred că, știi, un sistem care este foarte ușor de utilizat, cu care erau deja familiarizați, ne-a ajutat cu adevărat să ne asigurăm că toată lumea a primit rapoartele lor”, spune Sabra.

6. Restabiliți-vă reputația îmbrățișând schimbarea

Revenind la Craig și Christopher la United Way of Greenville County, noua lor filozofie îndrăzneață și simplă a ajuns să facă mult mai mult decât simplificarea proceselor. Le-a întărit reputația . Christopher explică în clip.

S-ar putea să vă întrebați cum ar putea adaptarea unui nou sistem de gestionare a granturilor să aibă atât de impact?

După cum spune Christopher, s-a rezumat la a lua procesul de grant în sine „de la o barieră la un pod ”. El a vrut ca procesul să se schimbe de la sentimentul ca „ o piedică pentru finanțare la un mijloc ușor de a obține acces la capital care poate fi reinvestit în comunitatea noastră ”.

Submittable a permis, de asemenea, echipei United Way of Greenville County să se miște mult mai rapid. Ceea ce pentru o organizație nonprofit care speră să obțină finanțare poate face o mare diferență. În cazul lor, aceste schimbări împreună au ajuns să sporească reputația organizației. După cum explică Christopher,

„Pentru unii dintre partenerii noștri, suntem o sursă importantă de venit pentru un an. Și, prin simplificarea acestui proces, ne-a permis să-i ajutăm cu adevărat să ia decizii bugetare, să-i ajutăm să ia decizii strategice și le-au putut lua rapid și asta , în cele din urmă, ne-a ajutat reputația de convocator, de facilitator, de finanțator și nu așa, ei bine, trebuie să sărim prin toate aceste cercuri și să sperăm că ne vor acorda, știi, banii pe care îi cerem.”

Fă primul pas către schimbare

Mulți furnizori de granturi se află într-un loc în care știu că este timpul să accepte schimbarea, dar nu sunt siguri cum să facă primul pas. Privind alte organizații care au făcut tranziții importante, vă poate ajuta să dezvoltați o strategie care să aibă sens pentru echipa și comunitatea dvs.

Există mult mai multe perle de înțelepciune împachetate în conversația de o oră. Pentru a-l auzi pe Christopher dezvăluind care instrument l-a ajutat la „salvarea [lui] căsnicia” (indiciu: este același pe care Jeff a spus că dacă scăpăm vreodată de el, vom avea „o revoltă” pe mâini), ascultați conversația completă.

Dacă sunteți gata să aflați mai multe despre Submittable, ne-ar plăcea să vorbim cu dvs. Contactați echipa noastră astăzi!