Obțineți rezultate consistente fără a fi copleșiți

Probabil că ești grozav în ceea ce faci. Lumea are nevoie disperată de ceea ce oferi tu. Dar adesea se simte atât de copleșitor să încerci să faci asta.

Nu e vina ta. Există seturi de abilități pe care nu le aveți încă în cutia de instrumente. Marketingul și vânzările sunt probabil un set. Managementul proiectelor este celălalt. Nu aveai nevoie de acestea pentru a fi bun în ceea ce faci. Dar, acum că vrei să ai o afacere, sunt obligatorii.

Așa cum a spus unul dintre studenții mei: „Trebuie să fim manageri de proiect dacă vrem să supraviețuim. Aceste abilități sunt la fel de esențiale ca și celelalte expertize ale noastre , pentru că dacă nu gestionăm această parte nu vom avea o afacere. Ne vom epuiza.”

Un alt student a spus despre cursul Make It Happen că această postare se bazează pe „Acesta este cel mai bun lucru pe care l-am făcut pentru afacerea mea în ultimii 5 ani”. Acest articol este o condensare extremă a lecțiilor predate și aplicate în acel curs.

Luați următoarele câteva minute și învățați un proces simplu, repetabil, în doar 7 pași, care vă va face să obțineți rezultatele dorite fără acel sentiment familiar de copleșire și groază. Vei începe să te simți încrezător în capacitatea ta de a-ți atinge obiectivele de fiecare dată.

Cei șapte pași sunt:

1. Diviza și cuceri
2. Estimați efortul și costurile
3. Secvență și obține o hartă rutieră
4. Comunicați cu ECHIPA dumneavoastră
5. Executați, urmăriți și controlați
6. Raportați regulat
7. Odihnește-te și reînnoiește-te

Urcați acești pași pentru a ajunge la rezultatele dorite.

Orice inițiativă pe care o întreprindeți se simte copleșitoare. Sunt atât de multe lucruri de făcut și nu știi de unde să începi. Pentru a simți un sentiment de „fac ceva”, pentru a câștiga un pic de impuls, majoritatea oamenilor doar sară și fac puțin din toate. Dar ei nu fac prea multe progrese.

Ceea ce trebuie să facem este să ne facem timp pentru a ne planifica atacul (știu că sună războinic).

Pasul 1: Împărțiți și cuceriți

Primul pas este să știi tot ce trebuie făcut pentru a-ți atinge obiectivul. Faceți acest lucru creând o hartă mentală a tuturor sarcinilor și activităților pe care anticipați că vor trebui efectuate. Începeți cu sub-sarcinile de nivel foarte înalt din inițiativa dvs.

Odată ce aveți acele componente majore, împărțiți-le pe fiecare în detalii mai fine. Continuați să subdivizați până ajungeți la activități care pot fi realizate cu 4 ore de efort sau mai puțin. Când aveți un set fin detaliat de hărți mentale, adăugați toate sub-sarcinile și activitățile lor componente într-o foaie de calcul ca aceasta:

Pasul 2: Estimați efortul și costurile

După ce ați enumerat toate activitățile care trebuie finalizate, începeți estimarea. Fiecare dintre activitățile pe care le prevăzuți va necesita efort pentru a fi finalizată. Unele vor implica, de asemenea, cheltuirea banilor (costuri). În ceea ce vă stă în putință, notați ce credeți că va fi nevoie pentru a finaliza fiecare activitate, atât ore de efort, cât și bani cheltuiți.

La început, acestea vor fi estimări din partea ta. Obțineți sfaturi de la oameni care au mai făcut acele activități înainte. Înregistrați-vă estimările în foaia de calcul Foaia de activitate.

Pasul 3: Secvență și obține o hartă rutieră

Următorul pas este să ne gândim la secvența în care se pot întâmpla activitățile. Întrebați-vă pentru fiecare activitate, este ceva care trebuie finalizat înainte de a putea începe? Notați această constrângere. Nu are rost să începem Activitatea B dacă Activitatea A trebuie finalizată mai întâi. Veți sfârși prin a pierde timpul din cauza reluării.

După ce ați finalizat secvențierea, puteți crea o foaie de parcurs cu repere. O piatră de hotar este de obicei o subsarcină de nivel superior care va fi nevoie de multe activități mai mici pentru a fi finalizată. De exemplu, toată infrastructura de internet back-end trebuie să fie la loc înainte de a putea începe să invitați oamenii să vadă ceea ce oferiți.

Când ați finalizat secvențierea activităților și aveți o foaie de parcurs, veți vedea durata reală a inițiativei dvs. Acesta este momentul în care vei începe să realizezi cât de mult va dura inițiativa ta. Îți vei da seama că nu ar trebui să începi să te îngrijorezi de lipsa progresului la doar o lună.

Pasul 4: Comunică cu ECHIPA ta

Acest pas poate părea ciudat dacă ești un antreprenor solo. S-ar putea să crezi că ești singura persoană „din echipa ta”. Mai aruncă o privire. Dacă aveți un prieten care vă ajută sau cineva care vă construiește un site web, aveți o echipă. Poate cineva scrie o copie pentru acel site.

Dacă altcineva este implicat în obținerea rezultatului dorit, ai o echipă. Și trebuie să știe care este planul, ce se întâmplă acum și ce urmează. Întotdeauna am susținut că esența managementului de proiect este să te asigur că oamenii vorbesc între ei, că toată lumea știe ce se întâmplă și că nu există surprize.

Pasul 5: Executați, urmăriți și controlați

Odată ce ți-ai făcut planificarea și toată lumea știe ce trebuie să se întâmple, în sfârșit, dai startul proiectului. Acest pas se simte ca cea mai mare piesă pentru că este. Din păcate, majoritatea oamenilor doresc să înceapă cu acest pas. O parte foarte importantă a acestui pas este partea de urmărire și control.

Un plan este doar un plan. Îți arată calea preferată către obiectivul tău. Dar nu este realitate. Circumstanțele se vor schimba, unele dintre ele destul de dramatic. Trebuie să fii la curent cu ceea ce se întâmplă de zi cu zi și să răspunzi acestor circumstanțe în schimbare.

Completați datele efective de început și de sfârșit ale activităților pe Fișa de activitate. Urmăriți efortul real și costurile. Observați problemele pe măsură ce apar și cum ați răspuns. Acesta este modul în care vă mențineți proiectul pe drumul cel bun. Nu numai asta, dar construiești o istorie care să-ți informeze proiectele viitoare.

Pasul 6: Raportați în mod regulat

Un alt lucru pe care nu îl facem este să scriem rapoarte regulate. Adică, dacă suntem singura persoană din proiect, știm totul, nu? Da, dar …
Întotdeauna m-am considerat a fi principalul beneficiar al rapoartelor.

Acest lucru necesită disciplină, dar vă obligă să recunoașteți ce s-a întâmplat săptămâna aceasta, ce este planificat pentru săptămâna viitoare, cum se va realiza, problemele care trebuie abordate etc. Prin „regulat” mă refer săptămânal. În cazul proiectelor mai lungi, este posibil să creați un raport mai formal o dată pe lună, care este trimis tuturor persoanelor care sunt interesate de scopul sau obiectivul dvs.

De asemenea, veți face un raport final odată ce inițiativa a fost finalizată. Acest raport final este ca și cum ați pune toate lecțiile într-o cutie pe care o puteți deschide și revizui atunci când vă planificați următoarea inițiativă. Veți găsi că este neprețuit.

Pasul 7: Odihnește-te și reînnoiește

Este posibil ca acest pas final să nu pară un pas în care îți avansezi proiectul. Să presupunem că inițiativa ta are o perioadă de 6 luni. Împărțiți-l în patru sprinturi de 6 săptămâni. Mergi din greu la fiecare sprint. Dar la sfârșitul fiecărui sprint, luați o pauză de câteva zile.

Folosește acest timp pentru a te odihni și a te reînnoi. Este aproape ca și cum ai lua o mini-vacanță. Vei reveni la inițiativă împrospătat, gata să abordezi următorul sprint cu același nivel de vigoare ca și cele precedente.

Elemente de acțiune

Ei bine, iată-l. Șapte pași simpli pentru a vă duce la bun sfârșit inițiativele. Singurul lucru pe care vi l-aș sugera este: Aplicați acești 7 pași. Începeți cu urmărirea și raportarea dacă inițiativa dvs. este în desfășurare. Faceți toți pașii dacă tocmai ați început o inițiativă sau sunteți pe cale să începeți una.

Se va simți inconfortabil pentru primele două ori când încercați să faceți acest lucru. Continua. Cu o practică deliberată, veți îmbunătăți planificarea, urmărirea și raportarea. Acești pași sunt esențiali pentru a-ți finaliza proiectele cu succes. Nu numai că vei face ceea ce îți place, dar afacerea ta va prospera.