Starea conformității granturilor în 2024: Ce trebuie să știți despre cum se schimbă îndrumările uniforme

O privire asupra viitorului Uniform Guidance apare, dar dacă nu ați participat la Formarea anuală pentru subvenții (AGT) 2024, este posibil să fi ratat-o. Pe scurt, vom observa probabil o creștere a pragurilor de audit și cheltuieli, mai puțin jargon și o detectare mai rapidă a fraudelor. Să săpăm.

Exonerare de responsabilitate: Conținutul acestui blog are doar scop informativ general și nu trebuie interpretat ca un sfat juridic. Cititorii sunt încurajați să caute îndrumări de la propriul consilier juridic sau consilier înainte de a lua decizii pe baza informațiilor de aici. Nu ne asumăm nicio răspundere pentru acțiunile întreprinse sau neîntreprinse pe baza acestui articol.

Nota autorului: Acest articol a fost scris înainte de anunțul că noile reguli Uniform Guidance vor fi lansate joi, 4 aprilie. Vă puteți înregistra pentru webinarul de lansare aici . Vom actualiza această piesă cu ceea ce învățăm.

În aprilie 2023, învățam tot ce puteam despre Uniform Guidance for Federal Awards, sau 2 CFR Part 200, care este un cadru de reguli și reglementări pentru acordarea de fonduri federale. Ca parte a acestui efort, am participat la National Grant Management Association (NGMA) 2023 AGT.

Dacă ai fi și tu acolo, s-ar putea să-ți amintești un moment la fel de viu ca mine. Deidre Harrison, controlor adjunct al Oficiului de Management și Buget (OMB) urcă pe scenă și aruncă o bombă: OMB lucrează la o actualizare iminentă a Uniform Guidance.

Vestea lui Harrison este primită cu un geamăt colectiv.

Literal, aud profesioniștii din subvențiile din jurul meu cum se dezumflă. Managerii de granturi dedică ani de zile stăpânirii îndrumării uniforme, fiind adesea supuși unor procese riguroase de certificare. Orice modificare a acestui ghid înseamnă multă muncă pentru mulți oameni.

Pe măsură ce lunile trec, începem să avem o imagine mai clară a ceea ce se va schimba. În septembrie 2023, OMB a publicat unele dintre primele documentații ale modificărilor viitoare ale Ghidului uniform. Acest lucru a fost foarte util, dar ceea ce aveam cu toții aveam nevoie era o scufundare profundă ca parte a evenimentului AGT.

AGT din 2024 a oferit această scufundare adâncă și multe altele. Anul acesta, Harrison ne-a dat detalii și am luat o mulțime de note. Iată ce știm până acum.

De ce se schimbă îndrumarea uniformă

Când Harrison a ieșit pe scenă anul acesta, sala a fost plină de agitație, așteptând să afle mai multe despre ceea ce ea și echipa ei au planificat. Odată cu modificările aduse îndrumării uniforme, OMB urmărește să:

1. Aliniați prioritățile administrației prin încorporarea cerințelor statutare.
2. Reduceți sarcina prin procese simplificate atât pentru agenții, cât și pentru beneficiari.
3. Clarificați și standardizați secțiunile ambigue pentru a asigura o interpretare consecventă.
4. Rescrieți secțiunile într-un limbaj simplu, îmbunătățind fluxul și abordând inconsecvențele.

Harrison a prezentat, de asemenea, Consiliul de Asistență Financiară Federală (COFFA), care a fost anunțat în toamna anului trecut și are sarcina de: „a se asigura că agențiile federale au instrumentele de care au nevoie pentru a furniza programe de asistență financiară federală într-un mod eficient, eficient și echitabil. , reducând în același timp sarcinile administrative pentru solicitanții și beneficiarii de asistență financiară federală.”

Ca parte a acestui obiectiv, COFFA va începe să standardizeze instruirea și procesele în Uniform Guidance. Pentru a înțelege cum, trebuie să înțelegem ce se schimbă.

Pragurile vor crește

Sala a aplaudat când Harrison a anunțat propunerea de a crește de minimis pentru costurile indirecte și directe.

• Pentru rata costurilor indirecte, noul de minimis propus este de 15% (în creștere de la 10%).
• Pentru costurile directe, noul de minimis propus este de 50.000 USD (în creștere de la 25.000 USD).

În plus, pragul propus pentru audituri unice este de 1 milion USD (în creștere de la 750.000 USD). Această schimbare pare a fi una binevenită, deoarece este probabil să reducă povara administrativă asupra multor granturi. Va trebui să așteptăm și să vedem dacă afectează numărul total de audituri necesare.

Limbajul va fi mai simplu și mai clar

Andrew Victor, Esq pentru USAID, a râs la sesiunea de închidere a AGT 2024 când a spus: „Poate că nu trebuie să mergeți la avocatul dumneavoastră doar pentru a vi se explica [Uniform Guidance]”. În acest scop, OMB își propune să facă noul Ghid uniform mai clar și mai ușor de citit, pentru a evita interpretările multiple ale aceleiași limbi.

De exemplu, folosirea „Destinatar” în loc de „entitate non-federală” și numele real al unui anumit sistem guvernamental (cum ar fi SAM.gov) față de „sistemul guvernamental desemnat OPB”. OMB a furnizat un document care arată un exemplu de modificări.

OMB urmărește, de asemenea, să standardizeze Notice of Funding Opportunities (NOFO), care este o notificare că o instituție federală are fonduri disponibile pentru acordare. În prezent, NOFO-urile pot avea o lungime de 100 de pagini, umplute cu limbaj de ghidare uniformă care nu trebuie să fie acolo. În continuare, OMB își propune să reducă NOFO-urile în tandem cu un limbaj mai simplu de ghidare uniformă.

Dezvăluirile obligatorii pot avea loc imediat ce aveți dovezi

De înțeles, transparența și reducerea fraudei sunt extrem de importante pentru OMB. Așadar, schimbă termenele pentru dezvăluirile obligatorii, care sunt notificări privind investigațiile privind frauda.

Practic, aceste modificări sunt mici modificări de redactare care ajung să aibă un impact mare asupra calendarului dezvăluirilor obligatorii. Melissa Prusock, Esq Greenberg Traurig, LLP, a declarat că a considerat că această schimbare terminologică este cea mai mare schimbare pe care o vede din noile reguli de conformitate propuse. Ea a explicat: „Cu regula propusă, este orice [activitate] criminală. Aceasta este o extindere semnificativă. Vă pune în aceeași barcă cu contractorii. De asemenea, spune că trebuie să „fii prompt” cu dezvăluirea ta, în timp ce înainte se spunea „în timp util”.

Anterior, interpretarea a fost că solicitanții, destinatarii și subdestinatarii vor trebui să dezvăluie potențialele activități frauduloase odată ce au fost siguri că este frauduloasă. Cu modificările propuse, acești oameni ar trebui să dezvăluie că ancheta are loc de îndată ce aveți dovezi credibile.

La AGT 2024, David Clark, director general al serviciilor speciale pentru industrie la BDO USA, a explicat că, „De îndată ce aveți dovezi credibile, trebuie să le anunțați. Nu mai trebuie să fi terminat ancheta. Dacă aveți un pont și credeți că este real, trebuie să îl dezvăluiți.”

Aceste noi reguli de divulgare, deși mici la suprafață, sunt o schimbare majoră, așa că fii atent pentru mai multe despre ele și consultați un consilier juridic.

Schimbarea va dura puțin

În cele din urmă, cel mai mare lucru pe care l-am învățat este că aceste modificări probabil nu vor intra în vigoare în curând. Când vor apărea actualizările finale la Uniform Guidance, Harrison ne-a asigurat că va fi suficient timp pentru pregătire înainte de implementare.

Așadar, deocamdată vă recomand să vă concentrați asupra Ghidului Uniform pe care îl avem astăzi și să vă păstrați ochii deschiși la schimbările care se afișează la orizont.

Gestionarea granturilor este o muncă grea

Sunt atât de recunoscător față de managerii noștri de granturi, deoarece lucrează neobosit pentru a rămâne în conformitate și pentru a înțelege aceste reguli în interior și în exterior. Totuși, ei se educă și se antrenează reciproc și sub-destinatarii lor, NPO-urile și toți oamenii buni care fac treaba bună. Nu este o sarcină mică.

Dacă sunteți în căutarea unui software de gestionare a granturilor care să vă ajute să plătiți fonduri în siguranță și în conformitate cu conformitatea, vă încurajez să programați o demonstrație cu Submittable. Dacă sunteți în căutarea unor consultanți care să vă ajute să vă gândiți la conformitate, luați legătura cu prietenii noștri de la BDO.