Ghidul dumneavoastră pentru comunicarea asincronă

Echipele din întreaga lume sunt acum bine înrădăcinate în conceptul de lucru la distanță. În ultimul an și jumătate, au existat învățături, frustrări și unele descoperiri mari în dinamica echipei, cultura organizațională și productivitatea generală.

Companiile au avut succese variate în trecerea la munca la distanță. Dar cele mai de succes organizații și-au dat seama de un lucru, că munca de la distanță nu este la fel de simplă ca implementarea unei structuri care exista atunci când echipele erau colocate.

Echipele distribuite se simt mai împuternicite atunci când au mai multă flexibilitate și autonomie. Abilitatea de a-ți face propriul program și de a prioritiza diversele sarcini într-o zi în funcție de ceea ce li se potrivește cel mai bine le oferă membrilor echipei posibilitatea de a-și proiecta ziua și de a-și maximiza productivitatea.

Din ce în ce mai mult, beneficiile lucrului asincron devin evidente. Organizațiile creează și implementează structuri care folosesc cât mai mult toate beneficiile care provin din lucrul asincron.

Ce este comunicarea asincronă?

Munca asincronă este atunci când membrii unei echipe pot comunica între ei fără a fi necesar să fie prezenți exact în același moment de timp. Acest lucru se întâmplă atunci când informațiile pot fi schimbate independent de timp. În comunicarea asincronă, membrii echipei prezintă de obicei unele informații și există o anumită decalaj înainte ca destinatarul să-și ofere răspunsul. Mai simplu spus, munca asincronă este orice formă de muncă care nu are loc în timp real și permite membrilor echipei să își coordoneze eforturile în mai multe programe pentru a lucra împreună la un proiect.

Munca asincronă nu este aceeași cu munca la distanță

Acești doi termeni sunt adesea confundați, dar în realitate sunt net diferiți. Unele companii care au mers la distanță, încă se așteaptă ca angajații să se conecteze la o anumită oră și să rămână la birou de la 9 la 5 la fel cum ar fi dacă s-ar afla într-un birou.

Cu toate acestea, munca asincronă permite angajaților să îndeplinească sarcini pe timpul lor, care pot fi foarte diferite de cele ale colegilor lor. Aceasta presupune că comunicarea nu este menită să fie imediată și că oamenii pot răspunde atunci când le este convenabil. Hub-urile online și instrumentele de colaborare la distanță permit echipelor să acceseze singure o resursă comună. Ei îndeplinesc sarcinile și le trimit colegilor lor, care le pot apoi ridica ori de câte ori începe ziua lor de lucru.

Întâlnirile sunt îngrozitoare

Înregistrările nesfârșite, stand-up-urile zilnice și întâlnirile personale pot fi extrem de neproductive. Întâlnirile au fost identificate ca fiind una dintre cele mai mari scurgeri de timp din orice organizație. Într-un studiu recent realizat de Harvard Business Review, 65% dintre manageri au spus că întâlnirile i-au împiedicat să finalizeze munca efectivă, 71% au spus că întâlnirile sunt neproductive și ineficiente, iar 64% au spus că au venit în calea gândirii profunde.

În timp ce unele întâlniri sunt inevitabile, lucrul asincron schimbă modul în care organizațiile abordează întâlnirile în general. Pentru a programa o întâlnire în timp ce lucrați asincron, trebuie să coordonați orele diferitelor persoane, ceea ce vă asigură că întâlnirile au loc numai atunci când sunt absolut necesare. Acest lucru asigură agende clare și interacțiuni mai productive.

Era muncii profunde

Pe măsură ce echipele devin mai distribuite, valoarea pe care organizațiile o acordă cantității de timp petrecut la locul de muncă s-a redus considerabil. Producția și productivitatea au devenit singurii factori importanți în evaluarea performanței angajaților.

„Sarcinile de tip logistic care nu sunt solicitante din punct de vedere cognitiv sunt adesea efectuate în timp ce sunt distras. Aceste eforturi tind să nu creeze valoare nouă în lume și sunt ușor de reprodus.”

– Cal Newport

Munca profundă se referă la capacitatea noastră de a lucra într-o stare de concentrare profundă și concentrare pentru o perioadă lungă de timp, fără distragere sau întrerupere.

Lucrul asincron îndepărtează angajații de distragerile zilnice ale locului de muncă, astfel încât aceștia să își poată dedica secțiuni din zi pentru a crea rezultate productive de mare valoare.

Beneficiile lucrului asincron

Mai multă flexibilitate: lucrul asincron permite angajaților să devină stăpânii timpului lor. Ei pot crea programe de lucru care se potrivesc stilului lor de viață, ceea ce duce la un echilibru mai împlinit între muncă și viață privată.

Răspunsuri mai detaliate: atunci când lucrează asincron, oamenii nu trebuie să răspundă sau să răspundă imediat, ceea ce înseamnă că își pot face timp să se gândească cu adevărat la o problemă și să o analizeze înainte de a-și oferi răspunsul sau opinia. Acest lucru duce la decizii mai bine gândite.

Mai puține distrageri: lucrul asincron îi ajută pe angajați să intre mai ușor într-o stare de flux. Alocand ceva timp dedicat unei anumite sarcini, aceștia se pot angaja cu adevărat într-o gândire profundă, fără a fi îngrijorați că vor fi întrerupți de colegi în legătură cu alte sarcini care nu au legătură.

Documentare automată: majoritatea comunicării asincrone este comunicare scrisă. Fie prin e-mail, chat sau pe o tablă online, există de obicei o înregistrare a comunicării care are loc. Puteți oricând să vă întoarceți și să faceți referire la această comunicare și servește ca un jurnal care evită redundanța comunicării.

Aplatizează ierarhiile: creează un forum deschis pentru angajați pentru a adăuga sugestii și gânduri. Îndepărtează unii dintre factorii intimidatori care ar putea exista în timpul întâlnirilor sau interacțiunilor față în față.

Instrumente pentru comunicarea asincronă eficientă

E-mail:
Popularitatea e-mailului pare să dispară odată cu apariția multor instrumente de comunicare new-age precum Slack, care pretind a fi construite pentru colaborarea de la distanță. Dar e-mailul încă se traduce foarte bine în comunicarea asincronă. Nu se așteaptă la un răspuns imediat, așa că membrii echipei pot răspunde la timpul lor, cu contribuții serioase și valoroase.

Comunicare video:
Conferința video a fost modalitatea implicită de comunicare pentru a înlocui întâlnirile față în față. Dar nu se traduce foarte bine în munca asincronă, deoarece implică nevoia de a reuni oamenii la un moment dat. Instrumente precum Loom rezolvă acest lucru și vă permit să experimentați beneficiile comunicării verbale prin înregistrări și partajarea ecranului.

Tablă online:

Cu instrumente precum Creately puteți vizualiza gânduri, idei și planuri exact așa cum ați face într-o sală de conferințe. Membrii echipei vă pot revizui vizualizările și pot adăuga comentarii, gânduri și sugestii la ele la momentul lor. Acest lucru creează un spațiu de lucru virtual flexibil și intuitiv, care este excelent pentru echipele dvs. asincrone.

Sfaturi pentru lucrul asincron

Concentrați-vă pe obiective : mulți lucrători de la distanță simt presiunea să „pare ocupați”. Dar munca asincronă este totul despre rezultate, nu activitate. Concentrându-vă pe sarcini clar definite, puteți reduce discuțiile inutile în echipă, puteți lucra mai bine și vă puteți bucura de noul echilibru dintre viața profesională și viața privată.

Stabiliți orele de bază. A lucra asincron nu înseamnă a lucra fără o rutină. Dimpotrivă, uneori implică crearea unui plan mai structurat și mai detaliat de care să te ții. Este important să comunici restului organizației care sunt orele tale de lucru de bază, astfel încât toată lumea să știe cine lucrează în ce program.

Stabiliți așteptări de timp: în timp ce colaborați asincron, este esențial să fiți clar cu privire la termenele limită. Lucrul pe programe individuale nu poate ignora faptul că trebuie respectate termene mai mari. Stabilirea așteptărilor cu privire la momentul în care se datorează ceva este importantă pentru a ajuta angajații să organizeze ziua de lucru pentru a prioritiza mai întâi sarcinile urgente.

Asincron nu înseamnă asocial. A lucra asincron nu înseamnă a lucra izolat. Este încă important să găsiți modalități de a avea membrii echipei să se conecteze între ei și să se distreze.
Organizațiile trebuie să acorde prioritate spărgărilor de gheață și petrecerilor virtuale, astfel încât colegii să își poată lăsa părul jos și să-și cunoască colegii la nivel personal.

Povestește-ne despre experiența ta de lucru asincron

Munca asincronă la nivelul întregii organizații este încă un concept relativ nou, iar echipele încă încearcă să rezolve toate problemele. Ai experiență în lucrul asincron? Ne-ar plăcea să auzim părerile dumneavoastră despre această problemă, vă rugăm să nu ezitați să vă împărtășiți opiniile în comentariile de mai jos.