Probleme legate de lanțul de aprovizionare în domeniul sănătății și cum să le rezolvi prin tehnologie

Crystal Evans, o tânără de 40 de ani cu o boală neuromusculară progresivă, se teme că bacteriile vor crește în interiorul tubului de siliciu care îi conectează trachea de un ventilator care pompează aer în plămâni. După cum a spus ea pentru Washington Post, obișnuia să aibă o rutină amănunțită înainte de pandemie. A implicat schimbarea circuitelor de plastic de câteva ori pe lună pentru a le menține sterile.

Acum că pandemia a cauzat o penurie de siliciu și plastic necesar pentru tuburi și a făcut ca aceste materiale să fie mai greu de furnizat, doamna Evans trebuie să treacă printr-un singur circuit nou pe lună. Ceea ce înseamnă este că ea și mulți pacienți ca ea au căzut, strict vorbind, pradă lanțului de aprovizionare întrerupt. Iar estimările celor afectați sunt de zeci de milioane.

Amploarea perturbărilor este rampantă. Potrivit Kaufman Hall, firma de consultanță în domeniul sănătății, de la începutul pandemiei, 86% dintre spitalele din SUA au raportat astfel de probleme ale lanțului de aprovizionare medicală ca aprovizionare complicată cu consumabile, iar 85% s-au plâns de creșterea prețurilor.

Și, în timp ce în 2022, industria de asistență medicală părea să fi obținut o victorie constantă asupra virusului, consecințele majore pe care COVID-19 a avut-o asupra lanțului de aprovizionare în domeniul sănătății (care acum este agravată de invazia Ucrainei de către Rusia) rămâne încă de abordat. Problemele cheie ale lanțului de aprovizionare în domeniul sănătății care trebuie abordate includ:

• Disponibilitate limitată a produselor farmaceutice critice, în special a celor implicate în tratamentul bolilor respiratorii acute și a echipamentului personal de protecție
• Probleme în procurarea materialelor utilizate pentru fabricarea produselor farmaceutice
• Disponibilitate limitată a metalelor comune și a materiilor prime utilizate pentru fabricarea echipamentelor medicale
• Dificultăți în producerea și furnizarea de semiconductori (utilizați pentru aparate RMN, monitoare de tensiune arterială și alte echipamente medicale) cauzate de accesul întrerupt la materiale atât de rare precum gazul de neon și substanța chimică C4F6
• O creștere a costurilor de achiziții și operaționale alimentată de creșterea prețurilor la țiței, gaze, materiale plastice și energie
• Vizibilitate limitată în lanțul global de aprovizionare și în lanțul de aprovizionare în domeniul sănătății ca parte a acestuia
• Achiziții offshore eșuate și necesitatea reproiectării strategiilor de aprovizionare către nearshore

În calitate de furnizori experimentați de dezvoltare de soluții de asistență medicală, noi, cei de la ITRex, credem că este timpul că liderii lanțului de aprovizionare în domeniul sănătății să-și regândească strategiile de management și să înceapă să răspundă la problemele lanțului de aprovizionare medicale evidențiate de COVID-19. De asemenea, credem că tehnologia poate deveni un aliat puternic pentru cei care sunt gata să se angajeze într-o călătorie de transformare.

Pentru a vă ajuta să navigați în schimbare, subliniem problemele cheie ale lanțului de aprovizionare cu asistența medicală și punem în evidență soluțiile tehnologice care ajută la depășirea acestor provocări.

Probleme critice ale lanțului de aprovizionare în domeniul sănătății de abordat în 2022

Problema 1. Cheltuieli inutile atribuite în principal unei gestionări deficitare a stocurilor

Una dintre problemele critice din lanțul de aprovizionare medicală este cheltuielile în continuă creștere și inutile. De fapt, un studiu Navigant pe 2.127 de spitale din SUA a constatat că cheltuielile inutile pentru operațiunile lanțului de aprovizionare au ajuns la aproximativ 25,7 miliarde de dolari pe an. Și o mare parte a cheltuielilor, 11 milioane USD per unitate anual, poate fi eliberată prin optimizarea gestionării stocurilor.

Gestionarea inventarului spitalicesc este un proces complicat care presupune estimarea volumelor optime de inventar, urmărirea livrărilor, proiectarea strategiilor de depozitare adecvate, gestionarea retragerilor și a produselor expirate și multe altele. Este adesea dificil pentru angajații lanțului de aprovizionare să furnizeze pur și simplu produsele necesare pacienților și medicilor, cu atât mai puțin să optimizeze procesul. Cu toate acestea, odată cu aplicarea progreselor tehnologice recente, directorii lanțului de aprovizionare pot depăși problemele acute de gestionare a stocurilor în lanțurile de aprovizionare din domeniul sănătății, pot realiza economii potențiale și pot reduce creșterea costurilor operaționale.

Soluție: Optimizarea managementului stocurilor

Tehnologia poate aborda problemele de gestionare a stocurilor din lanțul de aprovizionare cu asistența medicală într-o varietate de moduri. Credem că următoarele două au cel mai mare impact: creșterea vizibilității inventarului și aducerea de informații noi, bazate pe datele istorice ale inventarului.

Îmbunătățirea vizibilității inventarului

Statisticile și experiența clienților noștri demonstrează că nu este întotdeauna ușor pentru lucrătorii spitalului să urmărească inventarul și să se asigure că au la îndemână toate articolele necesare. În plus, 85% dintre lucrătorii medicali susțin că au probleme în a documenta consumabilele și 25% dintre ei spun că nu verifică întotdeauna expirarea produsului sau informațiile despre rechemare.

Ceea ce ar putea ajuta la abordarea problemelor lanțului de aprovizionare în domeniul sănătății legate de inventar este trecerea la un management al inventarului mai transparent, bazat pe tehnologie. Urmărirea inventarelor printr-o platformă securizată, bazată pe cloud și introducerea elementelor internetului obiectelor, cum ar fi balize sau senzori, pentru urmărirea în timp real, crește drastic vizibilitatea inventarului. De asemenea, este mai ușor pentru angajații lanțului de aprovizionare să calculeze volumele optime de inventar, să gestioneze furnizorii, să urmărească livrările și să aducă articolele necesare pacienților și personalului medical la timp. Având o vizualizare în timp real a stocurilor ajută la urmărirea calității articolelor livrate, facilitând astfel conformitatea și gestionarea produselor expirate sau rechemate.

Prin creșterea vizibilității asupra inventarului, spitalele pot recupera o parte din veniturile pierdute ca urmare a pierderii datelor de inventar și a practicilor defecte de gestionare a stocurilor. Anual, acest venit pierdut se ridică la 7 miliarde de dolari.

Atingerea perspectivelor predictive

Adăugând tehnologia, în special inteligența artificială (AI), în combinațiile lor de management al lanțului de aprovizionare, organizațiile din domeniul sănătății pot folosi informațiile generate de analizele predictive pentru a depăși astfel de probleme ale lanțului de aprovizionare în domeniul sănătății, cum ar fi luarea neinformată a deciziilor și cunoștințele limitate despre inventar.

Algoritmii AI pot, de exemplu, să îmbunătățească prognoza cererii pe baza datelor istorice ale cererii și a informațiilor despre factorii externi care influențează cererea, să optimizeze distribuția stocurilor în mai multe locații de stocare, să eficientizeze gestionarea produselor expirate și rechemate și multe altele.

Ca rezultat, spitalele pot economisi bani prin dimensionarea corectă a inventarului și îmbunătățirea strategiilor de cumpărare și stocare.

Problema 2. Criza talentelor din lanțul de aprovizionare, cuplată cu operațiuni manuale banale

O altă provocare acută în lanțul de aprovizionare în domeniul sănătății este criza talentelor – organizațiile din domeniul sănătății se luptă să recruteze, să dezvolte și să rețină lucrătorii din managementul lanțului de aprovizionare.

Potrivit lui McKinsey, criza are loc la peste 15,9 milioane de persoane care s-au relocat în SUA de la începutul pandemiei și 1,7 milioane de persoane care s-au pensionat anticipat. Mai mult decât atât, o scădere cu 1,3% a ratei nete de imigrare a avut un impact asupra ofertei de muncă, care va dura.

Lipsa profesioniștilor în managementul lanțului de aprovizionare este amplificată de faptul că o mare parte din managementul lanțului de aprovizionare în domeniul sănătății este încă efectuat manual. Potrivit unui sondaj recent efectuat pe 100 de lideri ai lanțului de aprovizionare a spitalelor, aproape jumătate dintre respondenți se bazează pe instrumente oarecum manuale, cum ar fi foile de calcul Excel.

Deși sunt potrivite pentru gestionarea lanțurilor de aprovizionare la scară mai mică, atunci când sunt aplicate la operațiuni mai complexe, instrumentele manuale sunt lente, costisitoare și predispuse la erori. Ceea ce pot face progresele tehnologice este să digitalizeze și chiar să automatizeze o parte mai mare a operațiunilor de management al lanțului de aprovizionare, compensând astfel lipsa de talent și eliberând lucrătorii de la îndeplinirea sarcinilor de rutină.

Soluție: Automatizarea operațiunilor manuale

Dincolo de digitalizarea de bază a managementului lanțului de aprovizionare prin intermediul platformelor bazate pe cloud alimentate cu capabilități de urmărire și analiză, tehnologiile pot ajuta la automatizarea unei părți a operațiunilor, permițând lanțurilor de aprovizionare să meargă cu mai puțină forță umană. Tehnologiile în cauză acoperă blockchain, automatizarea proceselor robotizate (RPA) și automatizarea proceselor inteligente (IPA).

Blockchain, de exemplu, are potențialul de a transforma fundamental modul în care asistența medicală abordează gestionarea contractelor, prețurilor și tranzacțiilor.

La rândul său, RPA care implică crearea, implementarea și gestionarea roboților care emulează anumite acțiuni umane poate prelua următoarele sarcini:

• Procesarea comenzilor
• Gestionarea facturilor si platilor
• Supravegherea volumelor de inventar
• Citirea și compararea ofertelor furnizorilor
• Comunicarea stărilor de expediere și multe altele

Și în timp ce RPA este folosit pentru a efectua sarcini repetitive cu variații minime, automatizarea inteligentă a proceselor - care combină RPA și inteligența artificială - abordează procese mai complexe de la capăt la capăt, cum ar fi:

• Lista scurtă a furnizorilor
• Evaluarea nivelului stocurilor de stocuri
• Abordarea comenzilor în așteptare și gestionarea retragerilor
• Revizuirea contractelor cu furnizorii

Problema 3. Asigurarea complicată a aprovizionării și dificultăți în anticiparea penuriei de aprovizionare

O altă provocare cheie a lanțului de aprovizionare în domeniul sănătății, care se preconizează că va continua pe parcursul anului 2022, este asigurarea complicată a aprovizionării.

Industria se confruntă cu penuria primară și secundară de produse medicale, echipamente și medicamente esențiale.

Penuria primară are loc ori de câte ori cererea crește în creștere pentru produse care sunt direct legate de întreruperi, cum ar fi produsele legate de ventilație sau consumabilele de testare în vremuri de COVID.

Lipsurile secundare apar atunci când produsele sunt legate indirect de întreruperi. O fabrică de materii prime care închide și afectează fabricarea produselor utilizate în sălile de operație este un exemplu de deficit secundar de aprovizionare.

În timp ce instrumentele de management al lanțului de aprovizionare permit anticiparea penuriei primare într-o anumită măsură, ele nu oferă vizibilitate asupra penuriei secundare. Ceea ce pot face tehnologiile avansate este să ajute organizațiile din domeniul sănătății să înțeleagă mai bine modul în care pandemia, geopolitica, transportul, forța de muncă, financiara, securitatea cibernetică și alți factori afectează dinamic lanțul de aprovizionare.

Soluție: Predicția întreruperilor de aprovizionare la toate nivelurile

Progresele tehnologice pot ajuta lucrătorii din lanțul de aprovizionare să înțeleagă mai bine riscurile care apar la nivelul secundar de aprovizionare și dincolo, precum și să prezică lipsurile de aprovizionare.

Inovațiile tehnologice promițătoare acoperă soluții medicale bazate pe inteligență artificială care identifică produsele care devin critice în diferite scenarii de perturbare și apoi, încrucișează produse echivalente dintr-o rețea largă de furnizori fără părtinire competitivă. Alte soluții care câștigă popularitate sunt sistemele avansate de analiză și monitorizare a evenimentelor care ajută la prezicerea penuriei primare și secundare de aprovizionare.

Instrumentele de detectare a cererii și instrumentele care conectează partenerii comerciali ajută, de asemenea, la rezolvarea problemei deficitului de aprovizionare.

Aplicând soluțiile de mai sus, experții în lanțul de aprovizionare pot îmbunătăți semnificativ vizibilitatea asupra tuturor nivelurilor de aprovizionare, pot obține o mai bună înțelegere a riscurilor potențiale și pot evalua sursele alternative de aprovizionare.

Problema 4: O lipsă generală a rezilienței lanțului de aprovizionare

Experții în domeniul sănătății afirmă că actualele lanțuri de aprovizionare în domeniul sănătății sunt reactive prin natura lor. Pandemia a evidențiat necesitatea ca organizațiile din domeniul sănătății să reconsidere modul în care abordează planificarea strategică și prevenirea riscurilor.

Ceea ce poate face tehnologia este să sprijine directorii lanțului de aprovizionare în planificarea strategică și să ofere acces la informații care nu erau la îndemână înainte.

Soluție: planificare proactivă cu riscuri în minte

Tehnologia poate schimba însăși abordarea privind gestionarea fluxului de produse în domeniul sănătății, facilitând cele trei aspecte cheie ale unui lanț de aprovizionare rezistent:

• Relații de încredere cu furnizorii: Integrați în soluțiile de management al lanțului de aprovizionare, algoritmii de inteligență artificială pot ajuta furnizorii pe lista scurtă, să efectueze evaluări automate ale furnizorilor, să verifice contractele cu furnizorii, precum și să optimizeze managementul furnizorilor cântărind costurile și timpii de livrare.
• Transparența fluxurilor de lucru: tehnologia ajută la transparența fluxurilor de lucru, produsele fiind urmărite în timp real de-a lungul lanțului de aprovizionare, precum și transparența comunicării - toate nodurile din lanțul de aprovizionare având acces la aceleași informații în timp real.
• Gestionare la timp, slabă a stocurilor: valorificând oportunitățile IoT, AI și RPA, organizațiile din domeniul sănătății pot prezice volume perfecte de inventar pentru a satisface cererea fără riscul de supra stoc sau epuizări, gestionează calitatea articolelor livrate și pot seta automat reaprovizionare pentru o reaprovizionare mai rapidă și mai ușoară.

Ca rezultat, managerii lanțului de aprovizionare în domeniul sănătății pot dezvolta strategii de management mult mai echilibrate și pot preveni riscurile, mai degrabă decât să reacționeze la întreruperi.

Lucruri de reținut atunci când oferiți lanțului dvs. de aprovizionare de asistență medicală o revizuire digitală

Îndemnate de pandemie, organizațiile din domeniul sănătății își intensifică investițiile în tehnologie. Potrivit unui studiu recent, aproape 81% dintre organizațiile din domeniul sănătății au indicat că și-au crescut investițiile în tehnologie în 2021.

Cu toate acestea, pentru a vă asigura că investițiile uriașe dau roade, este important să ne amintim că adoptarea de tehnologii avansate - inclusiv AI, IoT și RPA - are specificul său. Vă recomandăm să aveți în vedere următoarele aspecte:

• Scalarea soluțiilor tehnologice la nivel de companie

Lanțul de aprovizionare în domeniul sănătății este un amestec complicat de noduri conectate prin mai multe fluxuri de lucru și oameni și este greu de realizat o tehnologie care să acopere totul. Prin urmare, atunci când vă digitalizați lanțurile de aprovizionare, vă sfătuim să urmați calea de dezvoltare iterativă.

Să presupunem că alegeți să lansați o soluție RPA pentru a automatiza o parte din operațiunile de zi cu zi. Începeți cu efectuarea unei analize amănunțite a fluxurilor de lucru ale organizației dvs., identificați ceea ce poate și ce nu poate fi automatizat și prioritizați posibilitățile de creare a valorii pe segmentele și fluxurile de lucru ale lanțului de aprovizionare. Începeți să transferați RPA către acele segmente care au cel mai mare potențial de creare de valoare și să generați mai rapid rentabilitatea investiției. Odată ce soluția inițială este pusă în funcțiune, puteți începe să construiți pe ea și să evoluați în continuare tehnologia - atât pe verticală, cât și pe orizontală.

• Asigurarea conformității cu reglementările și standardele IT relevante în domeniul sănătății

Implementarea tehnologiei într-un domeniu la fel de reglementat ca asistența medicală nu este ușoară. Atunci când faceți acest lucru, asigurați-vă că partenerul dvs. tehnologic are o înțelegere profundă a complexităților și specificului sistemului de sănătate. Este esențial ca aceștia să studieze în detaliu contextul în care va fi utilizată tehnologia, inclusiv setările organizaționale și grupurile de părți interesate relevante, înainte de a proiecta efectiv soluția.

În timpul dezvoltării, asigurați-vă că furnizorul dvs. de tehnologie documentează în detaliu întregul proces - de la idee la proiectare la inginerie și testarea soluției dvs. software. Acest lucru ar facilita comunicarea cu autoritățile de reglementare.

În cele din urmă, înainte de a implementa tehnologia la nivelul întregii companii, luați în considerare efectuarea unui audit extern pentru a reduce potențialele riscuri de conformitate la minimum.

• Menținerea securității infrastructurii IT

Atunci când adoptați tehnologia de management al lanțului de aprovizionare în domeniul sănătății, trebuie să fiți atenți la amenințări. Prin urmare, este imperativ să proiectați o strategie de securitate cibernetică gândită la începutul procesului de dezvoltare și să faceți referire la aceasta pe parcursul dezvoltării pentru siguranța încorporată. Asigurați-vă că ați stabilit un plan de acțiune pentru prevenirea, detectarea și atenuarea riscurilor de securitate, precum și luați în considerare efectuarea de audituri externe de securitate pentru un plus de siguranță.

Dacă vă gândiți să abordați problemele lanțului de aprovizionare din domeniul sănătății, oferind lanțului dvs. de aprovizionare o revizuire digitală, contactați experții ITRex. ITRex vă va răspunde la întrebări și va planifica pașii suplimentari.

Publicat inițial la https://itrexgroup.com pe 14 iulie 2022.