Cât de sănătoase sunt datele dvs.?

Publicat: 2023-11-27

Diagnosticul: chestii orb

Eu și soția mea comentăm „orbirea lucrurilor” – capacitatea de a „nu vedea” lucrurile pe care le lăsăm întinse prin casă. Nu observă benzile elastice de păr pe care le scoate oriunde s-ar întâmpla să stea așezată. Nu observ când las pe un blat un clește sau o șurubelniță. Poate că fiecare dintre noi tocmai s-a obișnuit cu omniprezența acelui lucru, sau poate o voce interioară ne spune că vom avea nevoie din nou de el în curând, așa că de ce să-l punem deoparte? Oricare ar fi motivul, fiecare nu este conștient că există o problemă cu acel lucru acolo.

În mod similar, mulți dintre clienții noștri vin la noi cu propria lor versiune a orbirii lucrurilor, doar că totul este despre datele lor. Au adunat o colecție de nume, adrese, note, facturi și alte date care suferă de multe probleme, dar nu văd ce e chiar sub nasul lor. Nu este că clienții noștri sunt în mod inerent oameni dezordonați sau că nu le pasă de calitatea datelor lor; doar că au încetat să mai vadă capcanele de a face lucrurile într-un mod dezorganizat sau incomplet.

În calitate de consultanți, este datoria noastră să îndreptăm toate acestea. Acest lucru începe cu înțelegerea modului în care lucrurile au ajuns astfel, în primul rând. Mai jos sunt câteva dintre lucrurile pe care le căutăm.

Obținerea bătrânului este nasol

Datele sunt depășite aproape imediat ce sunt introduse. Oamenii se mută, își schimbă birourile, primesc numere de telefon noi și își schimbă numele de familie. Și exact zero la sută dintre ei se simt obligați să vă anunțe despre asta. Mai rău încă, ei nu își amintesc cui au spus și cui nu au spus, așa că Elizabeth Cassiano, cu care ați făcut afaceri în urmă cu trei luni, este acum Elizabeth Cassiano-Blightly. Sau, eventual, Elizabeth Blightly. Să-ți spun, îți dai seama cum să o găsești în timp ce ea așteaptă la telefon. Sau, poate că este mai ușor să creezi o nouă înregistrare de contact și să pierzi tot istoricul pe care îl aveai în versiunea veche, unică, a lui Elizabeth. Tentant, dar foarte confuz data viitoare când sună.

Consecvența nu este cheia

Majoritatea aplicațiilor sunt destul de specifice cu privire la termenii de căutare. Este o sarcină extrem de implicată pentru programatori să construiască „logica neclară”. Ceea ce înseamnă „McKinley Ave”. nu este același lucru cu „McKinley Avenue”. Tastați oricare dintre acestea ca un întreg și nu veți găsi pe celălalt. Un alt tip de date cu probleme obișnuite sunt numerele de telefon - unora le place să tasteze (xxx) xxx-xxxx, în timp ce altora preferă xxx-xxx-xxxx sau chiar xxx.xxx.xxxx dacă sunt de tip artistic. Din experiența mea, este dificil să predai și să aplici un set de reguli pe care oamenii să le amintească pentru acest gen de lucruri, deși se poate face. Mai multe despre asta mai târziu.

Pune-o oriunde

Ce faci când ai două numere de telefon și un câmp de număr de telefon? De ce, pune-l pe al doilea oriunde poți, desigur. Câmp de note? Sigur. Câmp pentru adresa de e-mail? De ce nu, oricum nu am o adresă de e-mail pentru el. Oamenii o vor putea găsi, nu? Dreapta? Buna ziua? Totul este distracție și jocuri până când trebuie să cauți după acel număr de telefon, apoi ai o problemă reală.

Cunoașterea corectă din greșit

Dacă utilizați multe aplicații pentru a vă îndeplini sarcinile — Excel, Airtable și QuickBooks, de exemplu — trebuie să introduceți informații de mai multe ori. Nume, adresa, informații despre starea lucrării, liste de piese – orice este esențial pentru afacerea dvs. Deci, să presupunem că aveți două adrese diferite pentru o companie și știți că are o singură locație. Care are dreptate? Este posibil să aveți indicii sau procese suprapuse peste datele dvs. care vă ajută în acest sens. Sau poate nu. Datele de modificare sunt întotdeauna utile, dacă toate locurile în care stocați aceleași date urmăresc automat acele informații. Dacă nici măcar unul dintre acestea nu, nu știți care versiune este cea mai nouă. Aceasta este o problemă potențial costisitoare, care poate duce la îndeplinirea incorectă a comenzii, termene limită ratate și așa mai departe. Mai rău încă, este foarte comun. Un alt mod în care această problemă se manifestă este atunci când utilizatorii introduc mai multe înregistrări pentru un lucru - persoană, locație, comandă, inventar - și, din nou, poate fi dificil să știi care dintre ele este versiunea corectă sau cea mai actualizată.

Prognosticul: 20-20 Viziune

Vestea este bună. Dezvoltatorii veterani, precum mine, au experiență nu numai în vindecarea unor astfel de date bolnave precum cele descrise mai sus, dar suntem și mai buni în construirea unor medii curate și integrate pentru a le adăposti odată ce sunt sănătoase. Iată cheile pentru stocarea sănătoasă a datelor.

Într-un sistem de afaceri construit corespunzător, există un singur loc în care este stocată fiecare bucată de date. Motto-ul este „intră o dată, folosește multe”. Cu alte cuvinte, ar trebui să existe o singură înregistrare de client per client. Numele clientului, adresa(e), numerele de telefon etc. ar trebui să fie stocate fiecare într-un mod care să le permită să apară oriunde este nevoie, dar doar ca referință, nu ca informații potențial conflictuale în două părți diferite ale sistemul.

Asigurați-vă că datele pot fi găsite cu ușurință, folosind instrumente de căutare robuste care permit variații ale rezultatelor. Nu ar trebui să aveți nicio îndoială în mintea dvs. că o căutare vă va oferi un răspuns definitiv dacă înregistrarea există și dacă este cea corectă. Odată ce l-ați găsit, ar trebui să puteți edita cu ușurință datele, dând putere utilizatorilor să mențină totul actualizat și precis.

Datele ar trebui să permită posibilitatea existenței mai multor lucruri. Un exemplu clasic sunt persoanele care au mai mult de un număr de telefon sau mai multe adrese de e-mail. Proiectăm fiecare sistem pentru a permite introducerea nelimitată a acestui tip de date, pentru a evita mentalitatea „doar pune-l oriunde”.

Introducerea datelor ar trebui să faciliteze respectarea regulilor. Dacă doriți întotdeauna ca numerele de telefon din SUA din 10 cifre să urmeze formatul (xxx) xxx-xxxx, le vom formata pentru dvs., indiferent de modul în care le introduceți. Nimeni nu trebuie să-și amintească cum ar trebui să se facă - pur și simplu funcționează.

Urmărirea atentă a modificărilor. Un sistem de afaceri bun ar trebui să aibă un jurnal de audit care urmărește modificările aduse înregistrărilor (ce a fost schimbat, cine l-a schimbat și când). Acest lucru vă ajută enorm atunci când încercați să aflați dacă o înregistrare este actualizată sau nu.

Eliminați necesitatea unui grup de aplicații independente. Ar trebui să puteți realiza tot ceea ce aveți nevoie cu un sistem de afaceri bine construit, care este proiectat la comandă pentru a satisface toate nevoile dvs. S-ar putea să aveți un sistem de contabilitate preferat sau cu care trebuie să lucrați, dar care poate fi integrat pentru a partaja informații cu sistemul de afaceri, astfel încât cele două să fie strâns integrate și mereu sincronizate.

Privind înainte

Migrarea datelor între sisteme mai vechi, cum ar fi cele descrise mai sus, vine de obicei mai târziu în procesul de dezvoltare. Atunci când vă construim o nouă aplicație, o planificăm cu mare atenție pentru a satisface nevoile unice ale companiei sau organizației dumneavoastră. Avem viziunea de a vedea punctul final pentru noul dvs. sistem de afaceri și vă putem ajuta la netezirea drumului către un mod de a face lucrurile mai bun, mai funcțional și care economisește venituri.