Cum angajarea unui asistent virtual vă ajută să vă dezvoltați afacerea

Când îți începi afacerea, tu ești afacerea. Tu faci toate sarcinile:

• Admin – Propuneri
• Financiar – Contabilitate
• Website – Grafică și copiere
• Social Media – Crearea de postări și postarea lor

Există multe sisteme din culise ale unei afaceri. Pe măsură ce afacerea dvs. crește, timpul dvs. este mai bine petrecut lucrând în domeniul dvs. de expertiză. Cât despre lucruri care nu sunt în zona ta de strălucire? Acestea sunt sarcini de delegat unui asistent virtual (VA).

Dar cum faci tranziția de la a le face singur la a preda sistemele altcuiva? Crearea unui document sau a unui videoclip care arată cum finalizați în prezent aceste sarcini vă ajută să le delegați mai târziu. În cele din urmă, aceste procese pot intra în manualul de politici și proceduri pentru afacerea dvs.

Iată câteva sarcini care sunt tipice pentru majoritatea companiilor. Aceasta nu este o listă cuprinzătoare. Alegeți unul dintre acestea și documentați-vă procesul pentru a-l finaliza. Instrumentele pe care le folosesc pentru a documenta sunt descrise mai târziu în acest articol.

1. Admin
   A. Propuneri/Contracte
   b. Facturare
   c. Contabilitate
2. Site-ul web
   A. Grafică
   b. Copie
   c. Actualizări ale paginilor de pe un site web
   d. Actualizări de software dacă WordPress
3. Postări pe blog
   A. Scris
   b. Video
   i. Cum creat
   ii. Unde să găzduiești videoclipul (de obicei, Youtube)
   c. Cât de des postate
   d. Grafică
4. Social Media
   A. Pe ce rețele de socializare să distribuiți
   b. Cât de des să împărtășești
   c. Cum să partajați postările de pe blog
   d. Surse de articole externe de partajat

Iată 2 exemple de procese din afacerea dvs. care sunt ușor de delegat dacă schițați pașii și stabiliți liniile directoare. Scopul creării unui blog eficient și a unei postări pe rețelele sociale este consecvența mărcii dvs. în aspectul și senzația - logo, culori, font etc.

Exemplul 1: postați un blog pe site-ul dvs. web.

1. Creați titlul blogului
2. Creați porțiunea scrisă sau video a postării pe blog
3. Dacă există un videoclip, adăugați conținutul scris pentru a explica videoclipul
4. Dacă nu există un videoclip, găsiți sau creați imagini legate de postarea de pe blog – elementele vizuale sunt importante pentru lizibilitate
5. Conectați-vă la tabloul de bord al site-ului web
6. Navigați pentru a adăuga o nouă secțiune de blog (În WordPress: Postează o Adăugare nouă)
7. Introduceți titlul
8. Verificați URL-ul slug - schimbați-l dacă este necesar
9. Introduceți textul și imaginile
10. Folosiți diferite dimensiuni de titlu în diferite locuri din postare
11. Adăugați un apel la acțiune (CTA) – descărcați un magnet de plumb gratuit sau rezervați un apel scurt cu dvs
12. Adăugați text care le cere cititorilor să comenteze pe blog sau să trimită un comentariu prin intermediul rețelelor sociale
13. Adăugați butoane de distribuire socială și cereți cititorilor să distribuie articolul
14. Dacă utilizați pluginul Yoast pe WordPress
    A. Decideți asupra cuvântului cheie Focus
    b. Scrieți fragment (text de previzualizare scurtă care apare în căutarea Google)
    c. Asigurați-vă că aveți 2 lumini verzi pentru SEO și lizibilitate
15. Previzualizează-l înainte de a publica oficial postarea
16. Pe WordPress, asigurați-vă că articolul este atribuit proprietarului afacerii sau persoanei corecte.
17. Publicați articolul

În timp ce cele de mai sus pot părea puțin copleșitoare, delegarea integrală sau parțială a procesului este fezabilă. Asigurați-vă că VA înțelege pe deplin pașii și vă poate transmite marca. De asemenea, este esențial să aprobi tot conținutul înainte de publicare.

Exemplul #2 este procesul de creare și postare a blogurilor dvs., a articolelor organizate și a citatelor pe rețelele sociale.

1. Tip de conținut
   A. Link-uri pentru postări noi de blog și/sau videoclipuri de pe site-ul dvs. web sau canalele de socializare
   b. Linkuri către articole organizate legate de subiectul sau tema dvs. care nu sunt ale dvs
   i. Cum găsiți aceste articole – surse de încredere, colegi, publicații din industrie?
   c. Citate
2. Creați imagini pentru fiecare citat sau link, dacă este necesar
   a.Imaginile de marcă, în special pentru citate, sunt recunoscute și arată consecvență. (Exemplu – uitați-vă la feedul Twitter @Youpreneur. Toate citatele au o temă, logo-ul în partea de sus, fontul cu majuscule în alb și imagini diferite.) Asta este branding!
3. Scrieți o copie explicând fiecare link (și pentru a arăta că ați citit articolul care nu este al dvs.).
4. Deschide conținut/calend editorial
5. Inserați linkuri în calendar pentru a ști ce să postezi când și pe ce canal
6. Programați postări în software-ul dvs. de programare pentru rețelele sociale (exemplele sunt Buffer sau Hootsuite)

Scopul este de a crea un document cu pași detaliați în scris, cu imagini care să vă contureze procesele. Apoi oricine poate urma și face pașii odată ce începeți să delegați sarcini.

De exemplu, iată un exemplu care arată cum documentez un pas pentru a adăuga o nouă postare pe blog în partea din spate a site-ului meu WordPress.

1. Conectați-vă la WordPress
2. Faceți clic pe Postări
3. Faceți clic pe Adăugare nou

Iată instrumentele pe care le folosesc pentru a documenta un proces din afacerea mea.

• Microsoft Word sau Google Docs – Ambele instrumente permit editarea și partajarea ușoară a lucrării dvs
• Un student de facultate! Am angajat un student la facultate pe stradă. Am înregistrat un videoclip care arată un proces și ea a creat documentul Word cu pașii și imaginile pe baza direcției mele.
• Jing de Techsmith. Este un instrument gratuit și foarte cool. Am un mic balon galben pe marginea ecranului desktopului meu. Dau clic pe semnul plus și primesc o reticulă pe care dau clic și trage din stânga sus în colțul din dreapta jos al imaginii pe care vreau să o captez pe ecran. Dau clic pe captură pentru a captura imaginea. Apoi pot copia și lipi imaginea capturată în Word sau Google Docs. Pot salva și un fișier.

Pot adăuga săgeți care indică unde să dai clic sau comentarii pentru a descrie un pas. Apoi copiați captura de ecran, astfel încât să o puteți lipi în documentația dvs. Acest lucru arată cum Jing poate oferi clar direcție, utilă în delegare.

Unele procese vor fi administrative, iar altele vor fi tehnice. Oricum, atunci când angajați un VA sau trebuie să vă înlocuiți VA, luând timp pentru a documenta modul în care îndepliniți sarcinile, aveți un proces care este ușor de urmat.

Acest nivel de claritate vă permite să delegați și să uitați, având încredere că VA dvs. va înțelege cum funcționează afacerea dvs. Ai mai mult timp să lucrezi la afacerea ta și nu la afacerea ta. Puteți lucra cu mai mulți clienți care fac ceea ce vă place cel mai mult, puteți câștiga mai mulți bani și puteți ajuta mai mulți oameni.